采購合同審批及管理工具模板使用指南一、工具適用場景與價值本工具適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團化公司）的采購合同全生命周期管理，覆蓋從合同發(fā)起、多部門協(xié)同審批、用印管理到執(zhí)行跟蹤、歸檔存儲的全流程。具體場景包括：常規(guī)采購：如原材料采購、辦公用品采購、服務外包等標準化采購項目的合同管理；緊急采購：需快速響應業(yè)務需求的臨時性采購，通過簡化審批節(jié)點縮短流程耗時；戰(zhàn)略采購：長期框架協(xié)議、大宗物資采購等復雜合同的分級審批與版本控制；合規(guī)審計：滿足企業(yè)內(nèi)控、外部審計對合同審批流程、履約記錄的可追溯性要求。通過標準化工具應用，可實現(xiàn)采購合同審批效率提升30%+、合規(guī)風險降低50%+、履約過程透明化管理，為企業(yè)降本增效與風險防控提供支撐。二、全流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起：需求提報與資料準備發(fā)起人：由采購專員或需求部門負責人發(fā)起，登錄采購管理系統(tǒng)（或填寫線下審批單），進入“合同審批”模塊。填寫基礎信息：合同名稱：需體現(xiàn)采購內(nèi)容（如“2024年Q2辦公用紙采購合同”）；供應商信息：全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、地址（需與營業(yè)執(zhí)照一致）；采購明細：物料/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額（含稅/不含稅需明確）；合同關鍵條款：履行期限、交貨/服務地點、付款方式、違約責任等（可勾選模板條款或自定義補充）。附件：供應商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、法定代表人身份證明）；比價/議價記錄（如3家以上供應商報價單、談判紀要）；需求部門出具的《采購申請單》（需部門負責人*簽字確認）。（二）部門協(xié)同審批：分級審核與風險把控審批流程根據(jù)合同金額、類型設置差異化節(jié)點（以下為通用流程，企業(yè)可自定義）：審批節(jié)點審批人審核要點時效要求部門初審需求部門負責人*采購需求真實性、技術參數(shù)準確性、預算匹配度1個工作日采購部審核采購經(jīng)理*供應商資質(zhì)合規(guī)性、價格合理性、合同條款與采購政策一致性1-2個工作日財務部審核財務主管*付款方式、發(fā)票類型、涉稅條款、資金預算可行性1個工作日法務部審核法務專員*合同條款合法性（違約責任、知識產(chǎn)權、爭議解決方式）、權利義務對等性1-2個工作日領導終審分管副總/總經(jīng)理*重大采購事項（如金額超萬元）的戰(zhàn)略必要性、審批權限合規(guī)性1-3個工作日說明：審批駁回時，需注明駁回原因（如“價格偏離市場均價15%，請重新比價”），發(fā)起人修改后重新提交；緊急采購可通過“綠色通道”簡化審批，但需經(jīng)總經(jīng)理*書面審批并備注“緊急”原因。（三）用印管理：合同生效與文本固化用印申請：審批通過后，由采購專員*提交《合同用印申請單》，附審批完成的合同文本（PDF版），注明用印份數(shù)（正本X份、副本Y份）。用印審批：行政部*審核用印申請與審批流程完整性，確認無誤后安排用印。文本分發(fā)：用印后，正本由采購部、財務部、法務部各存1份，副本交供應商1份（需簽收回執(zhí)），需求部門留存1份備查。（四）合同歸檔：分類存儲與快速檢索歸檔責任人：采購專員*負責合同文本（含附件、審批記錄、簽收回執(zhí)）的整理歸檔。歸檔要求：按年份-季度-供應商名稱分類建立電子檔案（如“2024/Q2/科技有限公司”），掃描件命名格式為“合同編號-合同名稱-簽訂日期”；紙質(zhì)檔案裝入檔案盒，標注“合同編號、供應商、簽訂日期、金額”，存放于指定文件柜。臺賬登記：同步更新《采購合同臺賬》（見模板表格），保證合同信息與檔案一致。（五）執(zhí)行跟蹤：履約監(jiān)控與異常處理履約提醒：系統(tǒng)自動觸發(fā)關鍵節(jié)點提醒（如“交貨前3天”“付款前5天”），采購專員*跟蹤供應商履約進度。異常處理：延期交付：供應商需提交《延期說明》，采購部協(xié)調(diào)需求部門確認是否影響生產(chǎn)/業(yè)務，必要時啟動違約條款；質(zhì)量問題：需求部門出具《質(zhì)量驗收報告》，采購部與供應商協(xié)商退換貨、索賠等事宜；付款異常：財務部核對發(fā)票與履約記錄，確認無誤后安排付款，超期付款需經(jīng)總經(jīng)理*審批。（六）合同終止與復盤終止情形：包括履行完畢、雙方協(xié)商一致、違約終止等，需簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止日期、款項結算、責任劃分。復盤歸檔：項目結束后，采購部組織需求部門、財務部、法務部召開復盤會，分析合同管理中的問題（如審批延誤、履約偏差），形成《合同管理復盤報告》并存檔。三、核心工具模板表格說明（一）《采購合同審批表》用途：記錄合同審批流程各節(jié)點意見，保證審批合規(guī)可追溯。合同名稱采購合同編號供應商名稱采購內(nèi)容合同總金額（元）需求部門經(jīng)辦人聯(lián)系電話審批流程審核意見審批人簽字需求部門初審采購部審核財務部審核法務部審核領導終審附件清單□供應商資質(zhì)□報價單□采購申請單□其他：_________（二）《采購合同臺賬》用途：動態(tài)管理所有合同，支持按合同編號、供應商、金額等維度查詢。合同編號供應商名稱合同名稱簽訂日期履行期限合同金額（元）履行狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/終止）歸檔編號責任人CG202405001科技有限公司辦公設備采購合同2024-05-102024-05-30至2024-08-30150,000履行中DA202405001*專員CG202405002物流有限公司運輸服務框架協(xié)議2024-05-152024-06-01至2025-05-31500,000待履行DA202405002*專員（三）《合同執(zhí)行跟蹤表》用途：監(jiān)控關鍵履約節(jié)點，及時發(fā)覺并處理異常情況。合同編號跟蹤節(jié)點（如交貨、驗收、付款）計劃完成日期實際完成日期責任人完成情況（正常/延期/異常）異常說明及處理措施CG202405001首批貨物交貨2024-05-302024-05-31*專員延期1天供應商運輸延誤，已協(xié)商補償下次訂單5%折扣CG202405002首月服務驗收2024-06-30-*專員待完成-四、使用關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）審批時效管理嚴格執(zhí)行各節(jié)點時效要求，超期未審批的流程自動提醒至審批人上級，避免流程卡頓；緊急采購需提前通過OA系統(tǒng)或郵件報備總經(jīng)理*,事后3個工作日內(nèi)補全書面審批手續(xù)。（二）合同條款合規(guī)性法務部審核需重點關注“違約責任”“爭議解決方式”“知識產(chǎn)權歸屬”等條款，禁止使用“按行業(yè)慣例”等模糊表述；涉及金額超50萬元或跨境采購的合同，需外聘律師出具《法律意見書》。（三）信息準確性保障合同編號需唯一，按“年份+月份+流水號”規(guī)則編制（如202405-001），禁止重復或跳號；供應商信息需與“合格供應商名錄”一致，新供應商需通過“準入評審”（含現(xiàn)場考察、資質(zhì)復核）。（四）檔案完整性管理電子檔案需定期備份（每月1次），紙質(zhì)檔案防潮、防火存放，保存期限不少于合同終止后10年；合同文本變更（如補充協(xié)議）需重新履行審批流程，并與原合同一并歸檔。（五）保密與權限控制合同信息（尤其