一、目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部定期會(huì)議的組織與管理，提升會(huì)議效率、保障決策有效落地，促進(jìn)信息高效傳遞與團(tuán)隊(duì)協(xié)同，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各層級(jí)、各部門的定期會(huì)議（含戰(zhàn)略會(huì)、調(diào)度會(huì)、工作例會(huì)等），臨時(shí)會(huì)議可參照本規(guī)范執(zhí)行。二、會(huì)議類型與周期企業(yè)定期會(huì)議根據(jù)層級(jí)與職能分為三類，各類型需遵循對(duì)應(yīng)周期開展，確保會(huì)議節(jié)奏與業(yè)務(wù)需求匹配：（一）高層戰(zhàn)略會(huì)議定位：聚焦企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、資源配置等核心議題，統(tǒng)籌全局發(fā)展方向。周期：每季度末召開（或根據(jù)戰(zhàn)略調(diào)整需求動(dòng)態(tài)調(diào)整，原則上每年不少于4次）。參與范圍：企業(yè)高管團(tuán)隊(duì)、核心業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人（必要時(shí)可邀請(qǐng)外部顧問列席）。（二）中層調(diào)度會(huì)議定位：銜接戰(zhàn)略與執(zhí)行，協(xié)調(diào)跨部門資源，解決業(yè)務(wù)推進(jìn)中的卡點(diǎn)問題。周期：每周固定時(shí)段召開（如每周一上午），特殊情況可暫停但需提前公示。參與范圍：各部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（可根據(jù)議題邀請(qǐng)基層骨干參會(huì)）。（三）基層工作例會(huì)定位：聚焦團(tuán)隊(duì)日常任務(wù)推進(jìn)、問題反饋與經(jīng)驗(yàn)分享，保障一線工作效率。周期：每日/每周召開（如部門周會(huì)每周五下午，晨會(huì)每日上班前10分鐘）。參與范圍：部門全員或項(xiàng)目小組核心成員。三、組織與職責(zé)（一）會(huì)議組織者高層會(huì)議由總裁辦（或戰(zhàn)略部）牽頭組織，中層會(huì)議由對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)條線的牽頭部門負(fù)責(zé)，基層會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人指定專人（如部門助理）組織。職責(zé)：提前3個(gè)工作日（基層會(huì)議可提前1個(gè)工作日）確定會(huì)議議題、收集材料、協(xié)調(diào)時(shí)間場(chǎng)地、發(fā)布會(huì)議通知，會(huì)后跟蹤任務(wù)落地。（二）會(huì)議主持人高層會(huì)議由總經(jīng)理（或董事長）主持，中層會(huì)議由條線負(fù)責(zé)人（如營銷總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)）主持，基層會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)骨干主持。職責(zé)：把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)議題討論聚焦目標(biāo)，制止無關(guān)發(fā)言，確保決策形成或共識(shí)達(dá)成，宣布會(huì)議結(jié)束時(shí)間。（三）參會(huì)人員需提前熟悉會(huì)議議題，準(zhǔn)備相關(guān)數(shù)據(jù)、方案或問題反饋材料（基層會(huì)議可簡化為口頭匯報(bào)要點(diǎn)）。會(huì)議期間關(guān)閉手機(jī)鈴聲（或調(diào)至靜音），非發(fā)言時(shí)專注傾聽，發(fā)言需簡明扼要、緊扣議題，避免個(gè)人情緒主導(dǎo)討論。四、會(huì)前準(zhǔn)備要求（一）議題篩選與確定會(huì)議組織者需提前向參會(huì)人員征集議題，篩選原則為：與企業(yè)/部門目標(biāo)強(qiáng)相關(guān)、具有決策或解決價(jià)值、需跨部門協(xié)同或資源支持的議題優(yōu)先。非必要議題（如已明確結(jié)論、可通過郵件/線下溝通解決的事項(xiàng)）不得納入會(huì)議，確保會(huì)議“輕量化”。（二）材料準(zhǔn)備與分發(fā)涉及數(shù)據(jù)、方案的議題，匯報(bào)人需提前整理成書面材料（建議采用“問題-現(xiàn)狀-建議”結(jié)構(gòu)），于會(huì)議前1個(gè)工作日（基層會(huì)議可提前半日）提交組織者并分發(fā)參會(huì)人員。材料需簡潔明了，避免冗長文檔（原則上單議題材料不超過2頁A4紙），關(guān)鍵數(shù)據(jù)用圖表呈現(xiàn)以提升效率。（三）會(huì)議通知與提醒會(huì)議前1小時(shí)（基層會(huì)議可提前半小時(shí)），組織者需通過短信或工作群提醒參會(huì)人員，避免因遺忘導(dǎo)致遲到。（四）會(huì)場(chǎng)與設(shè)備準(zhǔn)備線下會(huì)議需提前檢查投影、音響、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，擺放座位牌（重要會(huì)議），準(zhǔn)備茶水、紙筆等物資；線上會(huì)議需提前測(cè)試騰訊會(huì)議/Zoom等平臺(tái)的穩(wěn)定性，確保全員可順利接入。特殊議題（如涉密討論）需提前確認(rèn)會(huì)場(chǎng)保密性，線上會(huì)議開啟等候室、密碼訪問等功能。五、會(huì)中管理規(guī)范（一）會(huì)議紀(jì)律參會(huì)人員需提前5分鐘到場(chǎng)（線上會(huì)議提前進(jìn)入會(huì)議室調(diào)試設(shè)備），遲到者需向主持人致歉并簡要說明原因（原則上遲到超過15分鐘需重新申請(qǐng)參會(huì)資格）。會(huì)議期間禁止處理與議題無關(guān)的工作（如回復(fù)非緊急消息、刷手機(jī)），確有緊急事務(wù)需離場(chǎng)時(shí)，需向主持人示意并輕聲離開，返回后簡要補(bǔ)聽討論內(nèi)容。（二）討論與決策流程主持人按議題順序引導(dǎo)討論，每個(gè)議題限時(shí)（如高層會(huì)議單議題15-30分鐘，基層會(huì)議5-10分鐘），超時(shí)前需提醒匯報(bào)人或發(fā)言人聚焦核心。決策類議題需明確結(jié)論（如“通過方案A，由XX部門牽頭執(zhí)行”“暫緩決策，需補(bǔ)充XX數(shù)據(jù)后再議”），共識(shí)類議題需明確行動(dòng)方向與責(zé)任人，避免“議而不決”。（三）會(huì)議記錄指定專人（或使用語音轉(zhuǎn)文字工具輔助）記錄會(huì)議內(nèi)容，重點(diǎn)記錄：議題要點(diǎn)、討論分歧、決策結(jié)論、任務(wù)分配（含責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）。記錄需在會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)（基層會(huì)議可延長至當(dāng)日下班前）整理成初稿，提交主持人審核后存檔。六、會(huì)后跟進(jìn)機(jī)制（一）會(huì)議紀(jì)要發(fā)布審核后的會(huì)議紀(jì)要需在24小時(shí)內(nèi)（高層會(huì)議可延長至48小時(shí)）通過企業(yè)內(nèi)部平臺(tái)發(fā)布，要求格式統(tǒng)一（含會(huì)議信息、議題回顧、決策/行動(dòng)項(xiàng)、附件材料），確保全員可查閱。紀(jì)要需明確標(biāo)注“決策項(xiàng)”“待辦項(xiàng)”，便于后續(xù)跟蹤。（二）任務(wù)跟蹤與反饋各任務(wù)責(zé)任人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如周會(huì)任務(wù)周五下班前、月會(huì)任務(wù)月末前）向組織者反饋進(jìn)展，進(jìn)展滯后時(shí)需說明原因并申請(qǐng)調(diào)整計(jì)劃（需經(jīng)原決策人同意）。組織者需建立“任務(wù)跟蹤表”，每周（或每旬）匯總進(jìn)度，抄送相關(guān)負(fù)責(zé)人與分管領(lǐng)導(dǎo)，確保閉環(huán)管理。（三）結(jié)果應(yīng)用與復(fù)盤任務(wù)完成后，需將成果（如報(bào)告、數(shù)據(jù)、交付物）同步至?xí)h紀(jì)要存檔處，供后續(xù)參考；未完成任務(wù)需分析根因，在下次會(huì)議中優(yōu)先復(fù)盤改進(jìn)。每季度末，各層級(jí)會(huì)議組織者需匯總會(huì)議效率數(shù)據(jù)（如議題解決率、任務(wù)完成率、會(huì)議時(shí)長達(dá)標(biāo)率），提交管理部門優(yōu)化會(huì)議機(jī)制。七、監(jiān)督與改進(jìn)（一）會(huì)議效率評(píng)估每半年開展一次“會(huì)議滿意度調(diào)查”，從“議題相關(guān)性”“決策有效性”“時(shí)間利用效率”等維度收集參會(huì)人員反饋，得分低于70分的會(huì)議類型需專項(xiàng)整改。管理部門定期抽查會(huì)議記錄與任務(wù)跟蹤表，對(duì)“議而不決”“任務(wù)拖延”等問題通報(bào)批評(píng)，督促責(zé)任部門改進(jìn)。（二）流程優(yōu)化機(jī)制各部門可根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)提出會(huì)議管理優(yōu)化建議（如調(diào)整會(huì)議周期、簡化材料要求），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后試行，試行期1