第1篇第一章總則第一條為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的安全、完整和有效利用，提高工作效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、影像文件等。第三條文件歸檔保存工作應(yīng)遵循以下原則：1.完整性原則：確保文件內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，不得遺失、篡改；2.安全性原則：確保文件在保存、使用、傳輸過(guò)程中的安全，防止泄露、損毀；3.有效性原則：確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供，滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)需求；4.簡(jiǎn)便性原則：簡(jiǎn)化文件歸檔保存流程，提高工作效率。第二章文件分類(lèi)與歸檔第四條文件分類(lèi)1.按文件性質(zhì)分類(lèi)：分為行政管理文件、業(yè)務(wù)管理文件、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件等；2.按文件形式分類(lèi)：分為紙質(zhì)文件、電子文件、影像文件等；3.按文件保管期限分類(lèi)：分為永久保存、長(zhǎng)期保存、短期保存等。第五條文件歸檔1.歸檔范圍：公司各部門(mén)、各崗位在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件，包括但不限于以下內(nèi)容：（1）公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等；（2）合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等；（3）項(xiàng)目文件、技術(shù)文件、設(shè)計(jì)文件等；（4）財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；（5）其他具有保存價(jià)值的文件。2.歸檔要求：（1）文件應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)、順序排列；（2）文件應(yīng)注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息；（3）文件應(yīng)保持整潔、完好，不得涂改、損壞。第三章文件保存與管理第六條文件保存1.紙質(zhì)文件保存：（1）按照文件保管期限，分別存放在檔案柜、文件柜等專(zhuān)用設(shè)施中；（2）檔案柜、文件柜應(yīng)保持通風(fēng)、干燥，防止文件霉變、蟲(chóng)蛀；（3）定期對(duì)文件進(jìn)行清理、整理，確保文件整潔、有序。2.電子文件保存：（1）按照文件保管期限，分別存儲(chǔ)在服務(wù)器、移動(dòng)硬盤(pán)等專(zhuān)用設(shè)備中；（2）服務(wù)器、移動(dòng)硬盤(pán)應(yīng)保持安全、穩(wěn)定，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞；（3）定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。第七條文件管理1.文件查閱：（1）查閱文件需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱；（2）查閱文件應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密；（3）查閱文件后，應(yīng)將文件歸還原位。2.文件借閱：（1）借閱文件需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱；（2）借閱文件應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密；（3）借閱文件應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，如有損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。3.文件銷(xiāo)毀：（1）文件保管期限屆滿(mǎn)，需銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀；（2）銷(xiāo)毀文件應(yīng)采取安全、環(huán)保的方式，確保信息安全。第四章責(zé)任與獎(jiǎng)懲第八條文件歸檔保存工作由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，各部門(mén)、各崗位應(yīng)積極配合。第九條對(duì)在文件歸檔保存工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人和集體，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第十條對(duì)違反本制度，造成文件遺失、損壞、泄露等后果的，將依法追究責(zé)任。第五章附則第十一條本制度由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。第十二條本制度自發(fā)布之日起施行。文件歸檔保存管理制度旨在規(guī)范公司文件管理，確保文件的安全、完整和有效利用，提高工作效率。各部門(mén)、各崗位應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)公司文件管理的良好秩序。第2篇第一章總則第一條為加強(qiáng)單位文件歸檔和保存管理工作，確保文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于本單位所有文件的歸檔、保存、利用和銷(xiāo)毀等工作。第三條文件歸檔保存管理工作應(yīng)遵循以下原則：（一）真實(shí)性原則：歸檔文件必須真實(shí)反映單位工作活動(dòng)，不得偽造、篡改；（二）完整性原則：歸檔文件應(yīng)齊全、完整，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性；（三）安全性原則：確保歸檔文件安全，防止丟失、損毀、泄密；（四）及時(shí)性原則：文件歸檔工作應(yīng)按照規(guī)定時(shí)限完成；（五）科學(xué)性原則：歸檔文件分類(lèi)、編目、檢索等應(yīng)符合檔案管理規(guī)范。第二章文件歸檔范圍第四條凡反映本單位工作活動(dòng)、具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔保存。具體包括：（一）本單位制定的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等；（二）上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的文件、指示、通知等；（三）本單位內(nèi)部形成的文件、會(huì)議記錄、請(qǐng)示報(bào)告、工作總結(jié)、專(zhuān)題報(bào)告等；（四）與外單位簽訂的合同、協(xié)議、備忘錄等；（五）本單位形成的聲像、電子文件等；（六）其他具有保存價(jià)值的文件材料。第五條不宜歸檔的文件材料：（一）無(wú)保存價(jià)值的文件材料；（二）涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件材料；（三）重復(fù)、多余、過(guò)時(shí)的文件材料；（四）其他不宜歸檔的文件材料。第三章文件歸檔程序第六條文件歸檔工作由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，具體程序如下：（一）文件收集：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期收集各單位形成的文件材料，確保文件齊全、完整；（二）文件整理：對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編目、整理，確保文件排列有序、便于檢索；（三）文件鑒定：對(duì)整理后的文件材料進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值；（四）文件歸檔：將鑒定后的文件材料按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式進(jìn)行歸檔；（五）文件歸檔驗(yàn)收：檔案管理部門(mén)對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行驗(yàn)收，確保文件完整、準(zhǔn)確、安全。第七條歸檔文件材料的鑒定標(biāo)準(zhǔn)：（一）反映本單位重要工作活動(dòng)的文件材料；（二）具有歷史、科學(xué)、藝術(shù)價(jià)值的文件材料；（三）涉及本單位重大決策、重要事件、重要人物活動(dòng)的文件材料；（四）具有參考價(jià)值的文件材料。第四章文件保存與利用第八條歸檔文件應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式進(jìn)行保存，確保文件安全。具體包括：（一）紙質(zhì)文件：按照《檔案庫(kù)房管理規(guī)范》進(jìn)行保存；（二）電子文件：按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進(jìn)行保存；（三）聲像文件：按照《聲像檔案管理規(guī)范》進(jìn)行保存。第九條文件利用應(yīng)遵循以下原則：（一）依法利用原則：文件利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，不得泄露國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私；（二）真實(shí)性原則：文件利用應(yīng)保證文件內(nèi)容的真實(shí)性；（三）完整性原則：文件利用應(yīng)保證文件內(nèi)容的完整性；（四）保密性原則：文件利用應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播。第十條文件利用方式：（一）查閱：檔案管理部門(mén)應(yīng)提供查閱服務(wù)，方便單位和個(gè)人查閱檔案；（二）復(fù)制：檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)需要提供復(fù)制服務(wù)，但需遵守保密規(guī)定；（三）咨詢(xún)：檔案管理部門(mén)應(yīng)提供咨詢(xún)服務(wù)，解答單位和個(gè)人對(duì)檔案的疑問(wèn)。第五章文件銷(xiāo)毀第十一條凡已歸檔的文件，在以下情況下可予以銷(xiāo)毀：（一）文件內(nèi)容已失去保存價(jià)值；（二）文件已達(dá)到規(guī)定的保管期限；（三）文件涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私已解除；（四）其他應(yīng)當(dāng)銷(xiāo)毀的文件。第十二條文件銷(xiāo)毀程序：（一）檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批；（二）銷(xiāo)毀前，對(duì)文件進(jìn)行鑒定，確認(rèn)其已無(wú)保存價(jià)值；（三）銷(xiāo)毀文件時(shí)，應(yīng)采取安全措施，防止文件丟失、損毀；（四）銷(xiāo)毀后，應(yīng)做好記錄，并報(bào)上級(jí)檔案管理部門(mén)備案。第六章責(zé)任與獎(jiǎng)懲第十三條檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的文件歸檔保存管理工作負(fù)總責(zé)，具體職責(zé)如下：（一）組織制定文件歸檔保存管理制度；（二）監(jiān)督、檢查文件歸檔保存管理制度的執(zhí)行情況；（三）組織文件歸檔、保存、利用和銷(xiāo)毀工作；（四）定期向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件歸檔保存管理工作情況。第十四條對(duì)在文件歸檔保存管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第十五條對(duì)違反本制度，造成文件丟失、損毀、泄密等后果的，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、行政處分或依法追究法律責(zé)任。第七章附則第十六條本制度由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。第十七條本制度自發(fā)布之日起施行。注：本制度根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況制定，如與國(guó)家法律法規(guī)相抵觸，以國(guó)家法律法規(guī)為準(zhǔn)。第3篇第一章總則第一條為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件歸檔保存工作的規(guī)范化、制度化，提高文件利用效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、影像文件等。第三條文件歸檔保存工作應(yīng)遵循以下原則：1.完整性原則：確保文件歸檔保存的完整性，不得遺漏、損毀或篡改文件。2.及時(shí)性原則：及時(shí)將文件歸檔保存，確保文件的安全和利用。3.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.經(jīng)濟(jì)性原則：合理利用資源，降低文件歸檔保存成本。第二章文件歸檔范圍第四條公司文件歸檔范圍包括：1.公司規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃等政策性文件；2.公司內(nèi)部管理文件，如人事、財(cái)務(wù)、行政、業(yè)務(wù)等部門(mén)的文件；3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、函件等；4.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、報(bào)告等；5.公司內(nèi)部出版物、宣傳材料等；6.公司其他具有保存價(jià)值的文件。第五條文件歸檔范圍可根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，但需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三章文件歸檔程序第六條文件歸檔程序如下：1.文件收集：各部門(mén)按照文件歸檔范圍，及時(shí)收集應(yīng)歸檔的文件。2.文件整理：對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類(lèi)、整理，確保文件目錄清晰、內(nèi)容完整。3.文件鑒定：對(duì)整理后的文件進(jìn)行鑒定，確定文件保存價(jià)值。4.文件歸檔：將鑒定合格的文件按照規(guī)定的時(shí)間、類(lèi)別、順序進(jìn)行歸檔。5.文件編號(hào)：對(duì)歸檔的文件進(jìn)行編號(hào)，建立文件檔案目錄。6.文件保管：對(duì)歸檔的文件進(jìn)行妥善保管，確保文件安全。第七條文件歸檔時(shí)間：1.年度文件：每年12月底前完成歸檔；2.臨時(shí)性文件：根據(jù)文件性質(zhì)和保存價(jià)值，確定歸檔時(shí)間。第八條文件歸檔保管期限：1.永久保存：具有歷史價(jià)值、法規(guī)依據(jù)、重要參考價(jià)值的文件；2.長(zhǎng)期保存：10年以上保存價(jià)值的文件；3.短期保存：3-10年保存價(jià)值的文件。第四章文件利用與銷(xiāo)毀第九條文件利用：1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱；2.外部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)提供相關(guān)證明，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱；3.文件查閱過(guò)程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。第十條文件銷(xiāo)毀：1.文件保管期滿(mǎn)，經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的，可予以銷(xiāo)毀；2.文件銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制《文件銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀；3.文件銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚毀、化漿等方式，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。第五章文件歸檔設(shè)施與設(shè)備第十一條公司應(yīng)配備必要的文件歸檔設(shè)施與設(shè)備，包括：1.文件柜：用于存放紙質(zhì)文件；2.磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備：用于存放電子文件；3.影像設(shè)備：用于拍攝文件；4.