項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要撰寫規(guī)范及記錄表一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本規(guī)范及記錄表適用于各類項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議，包括但不限于項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、周/月度例會(huì)、階段評(píng)審會(huì)、問題研討會(huì)、變更溝通會(huì)等。通過規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要撰寫，可實(shí)現(xiàn)以下價(jià)值：信息沉淀：系統(tǒng)化記錄會(huì)議核心內(nèi)容，避免信息遺漏或口頭傳達(dá)偏差；責(zé)任明確：清晰界定決議事項(xiàng)的責(zé)任人、完成時(shí)限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)問題落地；追溯依據(jù)：為項(xiàng)目決策、進(jìn)度跟蹤、問題復(fù)盤提供書面參考，減少后續(xù)爭(zhēng)議；協(xié)同增效：幫助未參會(huì)人員快速知曉會(huì)議成果，保證團(tuán)隊(duì)目標(biāo)一致、行動(dòng)同步。二、會(huì)議紀(jì)要撰寫全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心信息提前獲取會(huì)議通知，確認(rèn)會(huì)議主題、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)（線上/線下）、參會(huì)人員（含主持人、記錄人、核心議題負(fù)責(zé)人）及議程。若議程未明確，主動(dòng)與主持人溝通，梳理核心議題及預(yù)期成果（如“確定項(xiàng)目第二階段開發(fā)方案”“明確Q3資源需求”等）。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會(huì)議類型（如常規(guī)例會(huì)、評(píng)審會(huì)）選擇對(duì)應(yīng)模板（見第三部分），或提前創(chuàng)建空白記錄表（電子版/紙質(zhì)版），預(yù)留“議題討論”“決議事項(xiàng)”“行動(dòng)計(jì)劃”等核心模塊填寫區(qū)域。準(zhǔn)備輔助記錄工具：如錄音設(shè)備（需提前征得主持人同意）、速記符號(hào)、關(guān)鍵詞清單（如“決議”“待辦”“風(fēng)險(xiǎn)”等標(biāo)識(shí)）。熟悉背景資料查閱項(xiàng)目相關(guān)文檔（如項(xiàng)目計(jì)劃、上次會(huì)議紀(jì)要、問題跟蹤表），知曉當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)展、待解決問題及本次會(huì)議需重點(diǎn)討論的內(nèi)容，避免記錄時(shí)出現(xiàn)背景信息脫節(jié)。（二）會(huì)中記錄：捕捉關(guān)鍵信息聚焦核心內(nèi)容，避免“流水賬”優(yōu)先記錄：會(huì)議議程中的關(guān)鍵議題、主持人提出的核心觀點(diǎn)、各參會(huì)人員的實(shí)質(zhì)性發(fā)言（尤其是不同意見及爭(zhēng)論焦點(diǎn)）、最終達(dá)成的共識(shí)或決議、明確的行動(dòng)計(jì)劃（含負(fù)責(zé)人、時(shí)限）。簡(jiǎn)化記錄：對(duì)重復(fù)性表述、與議題無關(guān)的閑聊、非必要細(xì)節(jié)（如具體數(shù)據(jù)推導(dǎo)過程）可簡(jiǎn)略記錄或，重點(diǎn)突出“誰(shuí)、什么事、為什么、怎么做、何時(shí)完成”。使用“結(jié)構(gòu)化”記錄方法按“議題-討論-決議-行動(dòng)”的邏輯分層記錄，每個(gè)議題單獨(dú)成段，標(biāo)注發(fā)言人（如“（產(chǎn)品負(fù)責(zé)人）提出：需優(yōu)先解決用戶反饋的登錄卡頓問題”），決議項(xiàng)需明確結(jié)論（如“決議：采納方案A，暫緩方案B”），行動(dòng)項(xiàng)需包含“任務(wù)描述-負(fù)責(zé)人-完成時(shí)限-交付物”（如“任務(wù)：完成登錄模塊優(yōu)化；負(fù)責(zé)人：（開發(fā)組長(zhǎng)）；時(shí)限：8月15日；交付物：優(yōu)化后版本及測(cè)試報(bào)告”）。保證信息客觀準(zhǔn)確不記錄主觀判斷（如“（設(shè)計(jì)師）的方案不切實(shí)際”），僅記錄客觀觀點(diǎn)（如“（設(shè)計(jì)師）認(rèn)為當(dāng)前方案開發(fā)周期過長(zhǎng)，建議簡(jiǎn)化交互流程”）；對(duì)存疑信息（如數(shù)據(jù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）當(dāng)場(chǎng)核實(shí)，如“*（項(xiàng)目經(jīng)理）提到的‘上周用戶留存下降10%’，請(qǐng)問數(shù)據(jù)來源是？”；參會(huì)人員較多時(shí)，可使用“參會(huì)人員簽到表”同步記錄人員信息，避免遺漏。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范紀(jì)要信息核對(duì)與補(bǔ)充會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)整理記錄初稿，對(duì)照錄音（如有）補(bǔ)充遺漏的關(guān)鍵信息，重點(diǎn)檢查決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)的準(zhǔn)確性（如負(fù)責(zé)人姓名、時(shí)限是否與會(huì)議一致）；對(duì)模糊表述進(jìn)行明確化處理（如“盡快完成”修改為“8月10日前完成”），對(duì)未明確的行動(dòng)項(xiàng)（如“需進(jìn)一步調(diào)研”）標(biāo)注“待補(bǔ)充”，并主動(dòng)與相關(guān)人員溝通確認(rèn)。按模板規(guī)范排版使用統(tǒng)一模板（見第三部分），按“基本信息-會(huì)議議程-議題討論記錄-決議事項(xiàng)-后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃-附件-簽字欄”順序排版，保證結(jié)構(gòu)清晰、層級(jí)分明；標(biāo)題統(tǒng)一格式（如“項(xiàng)目第X周例會(huì)會(huì)議紀(jì)要”），字體、字號(hào)、行距保持一致（如標(biāo)題黑體三號(hào)，宋體小四，1.5倍行距），重點(diǎn)內(nèi)容（如負(fù)責(zé)人、時(shí)限）可加粗或使用不同顏色標(biāo)注。審核與分發(fā)初稿完成后提交主持人審核（重點(diǎn)確認(rèn)決議準(zhǔn)確性、行動(dòng)項(xiàng)完整性），根據(jù)審核意見修改后形成正式紀(jì)要；正式紀(jì)要在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人員及項(xiàng)目相關(guān)方（如項(xiàng)目組、管理層、客戶方等），可通過郵件、項(xiàng)目管理工具（如釘釘、飛書、企業(yè)）發(fā)送，并附“簽收確認(rèn)”要求；紀(jì)要需同步存檔至項(xiàng)目共享文件夾，按“會(huì)議類型-日期-主題”命名（如“項(xiàng)目例會(huì)-20230808-第X周例會(huì)紀(jì)要”），方便后續(xù)查閱。三、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要記錄表模板項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要記錄表基本信息會(huì)議名稱會(huì)議編號(hào)會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分-時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)主持人*（項(xiàng)目經(jīng)理）記錄人參會(huì)人員（產(chǎn)品負(fù)責(zé)人）、（開發(fā)組長(zhǎng)）、（測(cè)試工程師）、（客戶代表）等（共X人）缺席人員及原因（如：*（運(yùn)維工程師）因項(xiàng)目支援缺席，已提前同步會(huì)議材料）會(huì)議議程1.議題一：?jiǎn)栴}解決方案討論2.議題二：Q3項(xiàng)目資源需求評(píng)審3.議題三：上次會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展通報(bào)議題討論記錄議題一：?jiǎn)栴}解決方案討論-背景：當(dāng)前模塊在高峰時(shí)段響應(yīng)緩慢，用戶投訴率上升15%（數(shù)據(jù)來源：用戶反饋系統(tǒng)）。-（產(chǎn)品負(fù)責(zé)人）發(fā)言：需在8月底前解決，優(yōu)先保障核心功能穩(wěn)定性，建議從接口優(yōu)化和緩存策略兩方面入手。-（開發(fā)組長(zhǎng)）發(fā)言：接口優(yōu)化需3天，緩存策略需2天，但可能影響現(xiàn)有功能，需測(cè)試團(tuán)隊(duì)配合驗(yàn)證。-（測(cè)試工程師）發(fā)言：可安排并行測(cè)試，優(yōu)化后需進(jìn)行壓力測(cè)試，保證功能達(dá)標(biāo)。-（客戶代表）補(bǔ)充：避免因優(yōu)化導(dǎo)致功能變更，需提前同步用戶影響范圍。議題二：Q3項(xiàng)目資源需求評(píng)審-（項(xiàng)目經(jīng)理）提出：Q3計(jì)劃啟動(dòng)子項(xiàng)目，需新增2名開發(fā)工程師、1名UI設(shè)計(jì)師，現(xiàn)有資源是否可滿足？-（開發(fā)組長(zhǎng)）反饋：現(xiàn)有開發(fā)人員已滿負(fù)荷，需新增1名后端、1名前端工程師；UI設(shè)計(jì)師可內(nèi)部協(xié)調(diào)，但需推遲其他項(xiàng)目任務(wù)。-決議：由（項(xiàng)目經(jīng)理）向人力資源部提交新增2名開發(fā)工程師的申請(qǐng)，UI設(shè)計(jì)師資源由（設(shè)計(jì)主管）協(xié)調(diào)確認(rèn)，8月12日前反饋結(jié)果。議題三：上次會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展通報(bào)-行動(dòng)項(xiàng)1：完成文檔修訂（負(fù)責(zé)人：（產(chǎn)品負(fù)責(zé)人），時(shí)限：8月5日）→已完成，附件1為修訂版文檔。-行動(dòng)項(xiàng)2：協(xié)調(diào)測(cè)試環(huán)境資源（負(fù)責(zé)人：（運(yùn)維工程師），時(shí)限：8月7日）→未完成，因服務(wù)器故障延遲，預(yù)計(jì)8月9日恢復(fù)，需更新時(shí)限。決議事項(xiàng)（按“編號(hào)-內(nèi)容-結(jié)論”梳理，無決議可填“無”）1.關(guān)于問題解決方案：采納“接口優(yōu)化+緩存策略”并行方案，由（開發(fā)組長(zhǎng)）牽頭制定詳細(xì)計(jì)劃，8月9日前提交。2.關(guān)于Q3資源需求：按（項(xiàng)目經(jīng)理）提交的申請(qǐng)執(zhí)行，人力資源部需8月12日前反饋招聘進(jìn)度，（設(shè)計(jì)主管）需同日確認(rèn)UI設(shè)計(jì)師資源到位時(shí)間。3.關(guān)于上行動(dòng)項(xiàng)2：將“協(xié)調(diào)測(cè)試環(huán)境資源”時(shí)限更新為8月9日，負(fù)責(zé)人仍為（運(yùn)維工程師）。后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃（按“編號(hào)-任務(wù)描述-負(fù)責(zé)人-完成時(shí)限-交付物-備注”梳理，無新行動(dòng)可填“無”）1.制定問題優(yōu)化詳細(xì)計(jì)劃（含排期、資源需求）→（開發(fā)組長(zhǎng)）→8月9日→計(jì)劃文檔（含甘特圖）→需同步（產(chǎn)品負(fù)責(zé)人）、（測(cè)試工程師）2.提交新增開發(fā)工程師資源申請(qǐng)→（項(xiàng)目經(jīng)理）→8月10日→招聘需求表→抄送（人力資源部負(fù)責(zé)人）3.確認(rèn)UI設(shè)計(jì)師資源及到位時(shí)間→（設(shè)計(jì)主管）→8月12日→郵件確認(rèn)→抄送*（項(xiàng)目經(jīng)理）附件清單（如：會(huì)議PPT、文檔修訂版、上次會(huì)議紀(jì)要等）1.《問題用戶反饋數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表》2.《Q3項(xiàng)目資源需求申請(qǐng)表》3.《模塊優(yōu)化方案（初稿）》簽字確認(rèn)主持人簽字：日期：年月日記錄人簽字：四、撰寫關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性：杜絕“想當(dāng)然”人名/職務(wù)核對(duì)：記錄參會(huì)人員發(fā)言時(shí)，務(wù)必確認(rèn)姓名、職務(wù)準(zhǔn)確（如“（技術(shù)總監(jiān)）”而非“（經(jīng)理）”），避免因職務(wù)錯(cuò)誤導(dǎo)致責(zé)任不清；數(shù)據(jù)/時(shí)間核實(shí)：對(duì)會(huì)議中提到的關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如“成本降低20%”）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“9月1日上線”）需當(dāng)場(chǎng)或會(huì)后與發(fā)言人確認(rèn)，避免以訛傳訛；決議結(jié)論明確：避免使用“原則上同意”“盡量爭(zhēng)取”等模糊表述，需明確“是否通過”“具體方案”“執(zhí)行邊界”（如“決議：通過方案B，預(yù)算控制在5萬(wàn)元以內(nèi)”）。（二）結(jié)構(gòu)清晰性：避免“信息堆砌”邏輯分層：按“總-分”結(jié)構(gòu)組織內(nèi)容，先列基本信息，再分議題記錄，每個(gè)議題內(nèi)按“討論-結(jié)論-行動(dòng)”展開，避免不同議題內(nèi)容交叉混雜；重點(diǎn)突出：對(duì)“決議事項(xiàng)”“行動(dòng)計(jì)劃”可單獨(dú)成表或使用加粗、縮進(jìn)等方式標(biāo)注，方便快速定位關(guān)鍵信息；語(yǔ)言簡(jiǎn)潔：用短句、要點(diǎn)式記錄，避免大段文字（如“（開發(fā)組長(zhǎng)）提出：由于當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)索引設(shè)計(jì)不合理，導(dǎo)致查詢效率低下，建議重建索引，預(yù)計(jì)耗時(shí)2天，需停機(jī)維護(hù)1小時(shí)”可簡(jiǎn)化為“（開發(fā)組長(zhǎng)）：數(shù)據(jù)庫(kù)索引不合理→重建索引（耗時(shí)2天，停機(jī)1小時(shí)）→需協(xié)調(diào)維護(hù)窗口”）。（三）及時(shí)性與保密性：守住“時(shí)效”與“邊界”及時(shí)整理分發(fā)：會(huì)議紀(jì)需在24小時(shí)內(nèi)完成初稿，48小時(shí)內(nèi)正式分發(fā)，避免因拖延導(dǎo)致信息失效；若會(huì)議涉密（如未公開的變更決策），需在紀(jì)要中標(biāo)注“內(nèi)部文件，禁止外傳”，并按公司保密規(guī)定分發(fā)。行動(dòng)項(xiàng)可跟蹤：每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)需包含“唯一編號(hào)”（如“A-001”），方便后續(xù)在項(xiàng)目管理工具中跟蹤進(jìn)度（如“A-001：優(yōu)化方案制定-完成100%/延期”），避免“寫了不落實(shí)”。（四）常見問題規(guī)避問題1：記錄過于簡(jiǎn)略