DB13T29262018公共資源交易電子檔案管理規(guī)范1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公共資源交易電子檔案管理的術(shù)語和定義、總則、電子檔案的收集與整理、電子檔案的存儲(chǔ)與保管、電子檔案的利用與銷毀、電子檔案的安全與保密、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)要求等內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于河北省行政區(qū)域內(nèi)各類公共資源交易中心（平臺(tái)）開展公共資源交易電子檔案管理工作，其他相關(guān)單位可參照?qǐng)?zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T188942016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T71562003文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼GB/T205302006文獻(xiàn)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T382008電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T462009電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范DA/T622017數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范3術(shù)語和定義3.1公共資源交易electronicpublicresourcetrading指涉及公共利益、公眾安全的具有公有性、公益性的資源交易活動(dòng)，包括工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)、土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易、政府采購(gòu)等。3.2電子檔案electronicrecords指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)送的檔案。3.3公共資源交易電子檔案electronicrecordsofpublicresourcetrading指在公共資源交易活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的電子文件及其元數(shù)據(jù)。3.4元數(shù)據(jù)metadata指描述電子檔案背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)。3.5電子檔案管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagementsystem指對(duì)電子檔案進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用、統(tǒng)計(jì)和處置等全生命周期管理的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。4總則4.1基本原則4.1.1公共資源交易電子檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的原則，確保電子檔案的原始性、憑證價(jià)值和長(zhǎng)期可讀。4.1.2公共資源交易電子檔案管理應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人的管理體制，明確各相關(guān)部門和人員的職責(zé)。4.1.3公共資源交易電子檔案管理應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)手段和管理方法，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全生命周期管理。4.2管理職責(zé)4.2.1公共資源交易中心（平臺(tái)）應(yīng)設(shè)立專門的電子檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職人員，負(fù)責(zé)本單位公共資源交易電子檔案的統(tǒng)一管理工作。4.2.2公共資源交易中心（平臺(tái)）應(yīng)建立健全電子檔案管理制度，明確電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用、銷毀等各環(huán)節(jié)的管理要求。4.2.3公共資源交易中心（平臺(tái)）應(yīng)定期組織電子檔案管理人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。4.2.4公共資源交易中心（平臺(tái)）應(yīng)建立電子檔案管理責(zé)任制，明確各相關(guān)部門和人員的職責(zé)，并納入年度考核。4.3技術(shù)要求4.3.2公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，實(shí)現(xiàn)不同角色的分級(jí)授權(quán)和訪問控制。4.3.3公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完整的操作日志記錄功能，記錄電子檔案的創(chuàng)建、修改、訪問、刪除等操作行為。4.3.4公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。5電子檔案的收集與整理5.1收集范圍a)交易項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、核準(zhǔn)、備案等前期文件；b)交易公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、采購(gòu)文件等交易文件；c)投標(biāo)文件、響應(yīng)文件、報(bào)價(jià)文件等競(jìng)爭(zhēng)性文件；d)開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判、詢價(jià)等交易過程文件；e)中標(biāo)通知書、成交確認(rèn)書、合同等交易結(jié)果文件；f)交易質(zhì)疑、投訴、異議處理文件；g)交易保證金、服務(wù)費(fèi)等資金往來文件；h)其他與交易活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的電子文件。5.1.2公共資源交易電子檔案的收集應(yīng)確保電子文件的完整性，包括、附件、元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。5.2收集要求5.2.1公共資源交易電子檔案應(yīng)在交易活動(dòng)結(jié)束后30個(gè)工作日內(nèi)完成收集工作。5.2.2公共資源交易電子檔案的收集應(yīng)采用電子化方式，避免紙質(zhì)文件的二次掃描和數(shù)字化。5.2.3公共資源交易電子檔案的收集應(yīng)確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可用性，不得對(duì)電子文件進(jìn)行任何修改。5.2.4公共資源交易電子檔案的收集應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)，包括文件創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、創(chuàng)建者、修改者、文件格式、文件大小等信息。5.3整理要求5.3.1公共資源交易電子檔案的整理應(yīng)按照交易項(xiàng)目、交易類型、交易時(shí)間等要素進(jìn)行分類，建立科學(xué)的檔案分類體系。5.3.2公共資源交易電子檔案的整理應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)包含項(xiàng)目編號(hào)、文件類型、文件序號(hào)等要素。5.3.3公共資源交易電子檔案的整理應(yīng)按照統(tǒng)一的檔案著錄規(guī)則對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄，著錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、文件格式、文件大小、存儲(chǔ)位置等信息。5.3.4公共資源交易電子檔案的整理應(yīng)建立檔案目錄，檔案目錄應(yīng)與電子檔案建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，確保檔案目錄的準(zhǔn)確性和完整性。5.4質(zhì)量控制5.4.1公共資源交易電子檔案的收集與整理應(yīng)建立質(zhì)量控制機(jī)制，確保電子檔案的質(zhì)量符合要求。5.4.2公共資源交易電子檔案的質(zhì)量控制應(yīng)包括電子文件的完整性檢查、元數(shù)據(jù)的完整性檢查、文件格式的合規(guī)性檢查等內(nèi)容。5.4.3公共資源交易電子檔案的質(zhì)量控制應(yīng)建立檢查記錄，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。5.4.4公共資源交易電子檔案的質(zhì)量控制應(yīng)定期進(jìn)行抽查，抽查比例不低于總檔案量的10%。6電子檔案的存儲(chǔ)與保管6.1存儲(chǔ)要求6.1.2公共資源交易電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用分布式存儲(chǔ)架構(gòu)，確保數(shù)據(jù)的高可用性和容錯(cuò)能力，重要電子檔案應(yīng)至少保存三份副本，分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。6.1.3公共資源交易電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用加密技術(shù)，確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全性，加密算法應(yīng)符合國(guó)家密碼管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。6.1.4公共資源交易電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)建立定期檢查機(jī)制，檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的完好性和數(shù)據(jù)的可讀性，檢查周期不應(yīng)超過6個(gè)月。6.2保管要求6.2.1公共資源交易電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和法律法規(guī)要求確定，一般分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三個(gè)等級(jí)。6.2.2公共資源交易電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)滿足溫濕度控制、防塵、防磁、防靜電等要求，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的長(zhǎng)期可用性。6.2.3公共資源交易電子檔案的保管應(yīng)建立定期遷移機(jī)制，當(dāng)存儲(chǔ)介質(zhì)或文件格式面臨技術(shù)淘汰時(shí)，應(yīng)及時(shí)將電子檔案遷移到新的存儲(chǔ)介質(zhì)或文件格式。6.2.4公共資源交易電子檔案的保管應(yīng)建立災(zāi)備機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠快速恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)。7電子檔案的利用與銷毀7.1利用要求7.1.1公共資源交易電子檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全的原則，嚴(yán)格按照權(quán)限管理和審批程序進(jìn)行。7.1.2公共資源交易電子檔案的利用應(yīng)提供多種查詢方式，包括按項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、交易類型、交易時(shí)間等條件進(jìn)行查詢。7.1.3公共資源交易電子檔案的利用應(yīng)提供在線瀏覽、、打印等功能，滿足不同用戶的利用需求。7.1.4公共資源交易電子檔案的利用應(yīng)建立利用記錄，記錄利用人、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用目的等信息，確保利用行為的可追溯性。7.2銷毀要求7.2.1公共資源交易電子檔案的銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照保管期限和銷毀審批程序進(jìn)行，不得擅自銷毀電子檔案。7.2.2公共資源交易電子檔案的銷毀應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除技術(shù)，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，擦除標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家信息安全相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。7.2.3公共資源交易電子檔案的銷毀應(yīng)建立銷毀記錄，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息，并長(zhǎng)期保存銷毀記錄。7.2.4公共資源交易電子檔案的銷毀應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門、保密部門、審計(jì)部門等共同參與監(jiān)督，確保銷毀過程的合規(guī)性和安全性。8電子檔案的安全與保密8.1安全要求8.1.1公共資源交易電子檔案的安全管理應(yīng)建立完善的安全保障體系，包括物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全等多個(gè)層面。8.1.2公共資源交易電子檔案的安全管理應(yīng)采用身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計(jì)等技術(shù)手段，確保電子檔案的機(jī)密性、完整性和可用性。8.1.3公共資源交易電子檔案的安全管理應(yīng)建立安全事件應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，定期開展安全演練，提高安全事件處置能力。8.1.4公共資源交易電子檔案的安全管理應(yīng)定期開展安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，評(píng)估周期不應(yīng)超過1年。8.2保密要求8.2.1公共資源交易電子檔案的保密管理應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，明確電子檔案的保密等級(jí)和保密范圍。8.2.2公共資源交易電子檔案的保密管理應(yīng)建立分級(jí)授權(quán)機(jī)制，根據(jù)用戶的職責(zé)和權(quán)限，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問范圍。8.2.3公共資源交易電子檔案的保密管理應(yīng)建立保密審查機(jī)制，對(duì)電子檔案的利用、傳輸、復(fù)制等行為進(jìn)行嚴(yán)格審查，防止信息泄露。8.2.4公共資源交易電子檔案的保密管理應(yīng)定期開展保密教育和培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的保密意識(shí)和保密技能，培訓(xùn)周期不應(yīng)超過1年。9電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)要求9.1系統(tǒng)功能要求9.1.1公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案采集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等全生命周期管理功能。9.1.2公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備元數(shù)據(jù)管理功能，支持元數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、查詢、維護(hù)等操作。9.1.3公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，支持基于角色的訪問控制和細(xì)粒度的權(quán)限設(shè)置。9.1.4公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備審計(jì)跟蹤功能，記錄系統(tǒng)操作日志，支持日志查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。9.2系統(tǒng)性能要求9.3系統(tǒng)接口要求9.3.1公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公共資源交易平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接，支持交易數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔。9.3.2公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，支持與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換和共享。9.3.3公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供標(biāo)準(zhǔn)的API接口，支持第三方應(yīng)用的集成和開發(fā)。9.3.4公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)支持多種數(shù)據(jù)格式，包括XML、JSON、PDF、OFD等常用格式。10監(jiān)督與評(píng)價(jià)10.1監(jiān)督要求10.1.1公共資源交易電子檔案管理應(yīng)接受上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，定期報(bào)告電子檔案管理情況。10.1.2公共資源交易電子檔案管理應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、審計(jì)部門等共同參與監(jiān)督。10.1.3公共資源交易電子檔案管理應(yīng)建立投訴舉報(bào)機(jī)制，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，及時(shí)處理投訴舉報(bào)事項(xiàng)。10.1.4公共資源交易電子檔案管理應(yīng)建立責(zé)任追究機(jī)制，對(duì)違反電子檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行責(zé)任