2026年建筑裝飾公司智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司智能會(huì)議室的預(yù)約、使用、調(diào)度及設(shè)備管理，提高會(huì)議室使用效率，保障各類會(huì)議（如項(xiàng)目研討、客戶洽談、方案評(píng)審等）有序開(kāi)展，減少資源浪費(fèi)，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有智能會(huì)議室（配備智能預(yù)約系統(tǒng)、投影設(shè)備、視頻會(huì)議終端、音響系統(tǒng)等智能設(shè)備的會(huì)議室）的預(yù)約申請(qǐng)、使用管理、調(diào)度調(diào)整及設(shè)備維護(hù)工作，涉及公司各部門及全體員工。第三條基本原則公平高效原則：所有員工均需通過(guò)統(tǒng)一預(yù)約渠道申請(qǐng)會(huì)議室，按“先申請(qǐng)先分配、緊急事項(xiàng)優(yōu)先”的規(guī)則調(diào)度，確保資源合理分配；規(guī)范使用原則：明確會(huì)議室使用規(guī)范，禁止違規(guī)操作設(shè)備、損壞設(shè)施或占用會(huì)議室開(kāi)展非會(huì)議活動(dòng)；責(zé)任明確原則：區(qū)分預(yù)約人、使用人、設(shè)備維護(hù)人的職責(zé)，確保“誰(shuí)預(yù)約誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)使用誰(shuí)維護(hù)”；安全保密原則：使用會(huì)議室開(kāi)展涉及商業(yè)秘密的會(huì)議時(shí)，需采取保密措施，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理敏感資料。第二章智能會(huì)議室分類與預(yù)約權(quán)限第四條會(huì)議室分類大型智能會(huì)議室：面積50平方米以上，可容納30人以上，配備高清投影、多屏顯示、視頻會(huì)議系統(tǒng)及專業(yè)音響，主要用于客戶接待、大型項(xiàng)目評(píng)審、全員會(huì)議等；中型智能會(huì)議室：面積20-50平方米，可容納10-30人，配備投影、視頻會(huì)議終端，主要用于部門會(huì)議、項(xiàng)目研討、小型客戶洽談等；小型智能會(huì)議室（洽談室）：面積20平方米以下，可容納10人以下，配備基礎(chǔ)投影或顯示屏，主要用于一對(duì)一溝通、小型方案討論等。第五條預(yù)約權(quán)限全員預(yù)約權(quán)限：所有員工均可預(yù)約中型、小型智能會(huì)議室，單次預(yù)約時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)4小時(shí)（特殊情況需審批）；部門負(fù)責(zé)人預(yù)約權(quán)限：部門負(fù)責(zé)人可預(yù)約大型智能會(huì)議室，或?yàn)椴块T團(tuán)隊(duì)申請(qǐng)超過(guò)4小時(shí)的中型、小型會(huì)議室使用權(quán)限；行政部調(diào)度權(quán)限：行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌所有智能會(huì)議室的調(diào)度，可根據(jù)會(huì)議緊急程度（如突發(fā)客戶接待、重要項(xiàng)目評(píng)審）調(diào)整已預(yù)約會(huì)議室的使用安排。第三章智能會(huì)議室預(yù)約管理第六條預(yù)約渠道與時(shí)間預(yù)約渠道：通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）的“智能會(huì)議室預(yù)約模塊”進(jìn)行線上預(yù)約，系統(tǒng)實(shí)時(shí)顯示各會(huì)議室的使用狀態(tài)（空閑、已預(yù)約、使用中）；預(yù)約時(shí)間：預(yù)約需提前申請(qǐng)，其中小型、中型會(huì)議室至少提前1小時(shí)預(yù)約，大型會(huì)議室至少提前24小時(shí)預(yù)約；禁止預(yù)約非工作時(shí)間（如節(jié)假日、夜間，特殊加班會(huì)議需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批）的會(huì)議室。第七條預(yù)約流程提交申請(qǐng)：申請(qǐng)人登錄OA系統(tǒng)預(yù)約模塊，選擇會(huì)議室類型、使用日期、起止時(shí)間，填寫會(huì)議主題、參與人數(shù)、是否需要使用視頻會(huì)議功能等信息，提交預(yù)約申請(qǐng)；系統(tǒng)審核：若所選會(huì)議室在申請(qǐng)時(shí)段空閑，系統(tǒng)自動(dòng)審核通過(guò)，生成預(yù)約訂單，同步發(fā)送預(yù)約成功通知至申請(qǐng)人及行政部；若會(huì)議室已被預(yù)約，系統(tǒng)提示“無(wú)可用資源”，申請(qǐng)人需重新選擇其他會(huì)議室或調(diào)整時(shí)間；特殊審批：若申請(qǐng)使用大型會(huì)議室，或單次預(yù)約時(shí)長(zhǎng)超過(guò)4小時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后方可生成預(yù)約訂單；涉及跨部門共用會(huì)議室的，需提前與參與部門溝通確認(rèn)，在預(yù)約備注中注明參與部門名稱。第八條預(yù)約變更與取消預(yù)約變更：申請(qǐng)人需調(diào)整會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室類型的，需在原預(yù)約會(huì)議開(kāi)始前1小時(shí)登錄系統(tǒng)修改預(yù)約信息，重新提交審核；若原預(yù)約會(huì)議室已無(wú)空閑時(shí)段，需取消原預(yù)約后重新申請(qǐng)；預(yù)約取消：若會(huì)議取消，申請(qǐng)人需在原預(yù)約會(huì)議開(kāi)始前30分鐘登錄系統(tǒng)取消預(yù)約，釋放會(huì)議室資源；未及時(shí)取消且未使用會(huì)議室的，系統(tǒng)將記錄“無(wú)效預(yù)約”，累計(jì)3次無(wú)效預(yù)約的，將限制其1個(gè)月內(nèi)的預(yù)約權(quán)限。第四章智能會(huì)議室使用管理第九條會(huì)前準(zhǔn)備設(shè)備檢查：申請(qǐng)人需在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，通過(guò)智能控制面板檢查設(shè)備（投影、音響、視頻會(huì)議終端等）是否正常運(yùn)行，若發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，需立即聯(lián)系行政部設(shè)備維護(hù)人員處理；環(huán)境準(zhǔn)備：確認(rèn)會(huì)議室桌椅擺放整齊、衛(wèi)生清潔，若需使用茶水、紙筆等物資，可提前1小時(shí)向行政部申請(qǐng)，由行政部安排準(zhǔn)備；涉及客戶接待的會(huì)議，需提前調(diào)試空調(diào)溫度、燈光亮度，營(yíng)造適宜的會(huì)議環(huán)境。第十條會(huì)議期間規(guī)范人員管理：會(huì)議參與人員需在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘入場(chǎng)，禁止遲到、早退；無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入正在使用的會(huì)議室，若需臨時(shí)進(jìn)入（如送文件、物資），需經(jīng)預(yù)約人同意；設(shè)備使用：嚴(yán)格按照設(shè)備操作說(shuō)明使用智能設(shè)備，禁止私自拆卸、改裝設(shè)備或連接外部未經(jīng)檢測(cè)的設(shè)備（如個(gè)人U盤、筆記本電腦，確需連接的需提前進(jìn)行病毒查殺）；使用視頻會(huì)議系統(tǒng)時(shí)，需確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，提前測(cè)試音視頻效果；紀(jì)律要求：會(huì)議期間保持安靜，禁止大聲喧嘩；手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)模式，避免影響會(huì)議秩序；禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食（瓶裝水除外），不得亂扔垃圾。第十一條會(huì)后清理設(shè)備關(guān)閉：會(huì)議結(jié)束后，使用人需關(guān)閉所有智能設(shè)備（投影、視頻會(huì)議終端、燈光、空調(diào)等），通過(guò)智能控制面板確認(rèn)設(shè)備已完全斷電，避免設(shè)備損耗；環(huán)境整理：將桌椅歸位，清理會(huì)議產(chǎn)生的垃圾（如廢紙、水瓶），帶走個(gè)人物品及會(huì)議資料（尤其是涉及商業(yè)秘密的文件，需妥善保管，禁止遺留在會(huì)議室）；離場(chǎng)檢查：使用人離場(chǎng)前需檢查會(huì)議室門窗是否關(guān)閉，確認(rèn)無(wú)物品遺漏、設(shè)備無(wú)損壞后，在OA系統(tǒng)“會(huì)議室使用登記”模塊標(biāo)記“使用完畢”，完成使用流程。第五章智能會(huì)議室調(diào)度管理第十二條常規(guī)調(diào)度行政部每日9:00通過(guò)OA系統(tǒng)查看當(dāng)日會(huì)議室預(yù)約情況，對(duì)預(yù)約沖突（如系統(tǒng)故障導(dǎo)致的重復(fù)預(yù)約）或資源浪費(fèi)（如小會(huì)議占用大會(huì)議室）的情況進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整前需與申請(qǐng)人溝通，說(shuō)明調(diào)整原因及替代方案，征得同意后更新預(yù)約信息。第十三條緊急調(diào)度緊急會(huì)議申請(qǐng)：因突發(fā)情況（如緊急客戶來(lái)訪、項(xiàng)目緊急評(píng)審）需使用會(huì)議室，且無(wú)空閑資源時(shí)，申請(qǐng)人可向行政部提交《緊急會(huì)議室使用申請(qǐng)單》，注明會(huì)議緊急原因、所需會(huì)議室類型及時(shí)長(zhǎng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部；調(diào)度調(diào)整：行政部收到申請(qǐng)后，優(yōu)先協(xié)調(diào)已預(yù)約但尚未開(kāi)始的非緊急會(huì)議（如內(nèi)部培訓(xùn)、常規(guī)部門會(huì)議），與原預(yù)約人溝通調(diào)整會(huì)議時(shí)間或更換會(huì)議室，若協(xié)調(diào)成功，為緊急會(huì)議安排資源；若無(wú)法協(xié)調(diào)，需向申請(qǐng)人說(shuō)明情況，提供備選方案（如拆分會(huì)議、使用臨時(shí)洽談區(qū)域）；調(diào)度記錄：所有緊急調(diào)度情況需在《智能會(huì)議室調(diào)度臺(tái)賬》中記錄，包括申請(qǐng)時(shí)間、調(diào)整內(nèi)容、涉及人員及協(xié)調(diào)結(jié)果，便于后續(xù)追溯。第十四條跨部門調(diào)度涉及多個(gè)部門聯(lián)合開(kāi)展的會(huì)議（如跨部門項(xiàng)目協(xié)作會(huì)議），由主辦部門提前3個(gè)工作日向行政部提交《跨部門會(huì)議室使用申請(qǐng)》，行政部根據(jù)參與人數(shù)、會(huì)議需求統(tǒng)籌安排合適的會(huì)議室，并在預(yù)約系統(tǒng)中備注“跨部門會(huì)議”，提醒其他部門避免預(yù)約沖突。第六章智能設(shè)備維護(hù)管理第十五條日常維護(hù)每日檢查：行政部設(shè)備維護(hù)人員每日上班后30分鐘內(nèi)，對(duì)所有智能會(huì)議室的設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查投影、視頻會(huì)議終端、音響等設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，測(cè)試網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定性，查看設(shè)備是否有損壞、異響，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；定期維護(hù)：每月月底對(duì)智能設(shè)備進(jìn)行全面維護(hù)，包括清潔設(shè)備灰塵、更新視頻會(huì)議系統(tǒng)軟件、校準(zhǔn)投影焦距與音響音量，確保設(shè)備性能穩(wěn)定；每季度聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行一次專業(yè)檢測(cè)，排查潛在故障，形成《設(shè)備維護(hù)報(bào)告》存檔。第十六條故障處理故障上報(bào)：使用人在會(huì)議期間發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，需立即停止使用，聯(lián)系行政部設(shè)備維護(hù)人員（聯(lián)系電話在會(huì)議室門口公示），說(shuō)明故障設(shè)備類型、故障現(xiàn)象及會(huì)議緊急程度；應(yīng)急處理：維護(hù)人員接到上報(bào)后，需在10分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，若故障可快速修復(fù)（如網(wǎng)絡(luò)重啟、設(shè)備重新連接），立即處理；若故障無(wú)法當(dāng)場(chǎng)修復(fù)（如硬件損壞、系統(tǒng)崩潰），需協(xié)助使用人轉(zhuǎn)移至其他空閑會(huì)議室，或提供臨時(shí)替代方案（如使用移動(dòng)投影設(shè)備），確保會(huì)議正常進(jìn)行；維修跟進(jìn)：故障設(shè)備修復(fù)后，維護(hù)人員需進(jìn)行測(cè)試，確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行，并在《設(shè)備故障處理臺(tái)賬》中記錄故障原因、維修過(guò)程及修復(fù)時(shí)間，定期分析故障類型，優(yōu)化維護(hù)措施。第七章監(jiān)督與考核管理第十七條監(jiān)督檢查日常監(jiān)督：行政部通過(guò)OA系統(tǒng)監(jiān)控會(huì)議室預(yù)約與使用情況，不定期抽查會(huì)議室使用狀態(tài)，檢查使用人是否遵守使用規(guī)范、會(huì)后是否清理到位，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)糾正；月度檢查：每月月初對(duì)上月會(huì)議室使用數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括預(yù)約成功率、無(wú)效預(yù)約次數(shù)、設(shè)備故障發(fā)生率、調(diào)度調(diào)整次數(shù)等，形成《智能會(huì)議室使用月度報(bào)告》，上報(bào)公司管理層；意見(jiàn)收集：每季度通過(guò)OA系統(tǒng)向員工發(fā)放《智能會(huì)議室使用滿意度問(wèn)卷》，收集員工對(duì)會(huì)議室預(yù)約流程、設(shè)備性能、調(diào)度服務(wù)的意見(jiàn)與建議，作為制度優(yōu)化與設(shè)備升級(jí)的依據(jù)。第十八條考核與獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)：將會(huì)議室使用規(guī)范遵守情況納入員工月度績(jī)效考核，考核指標(biāo)包括“無(wú)無(wú)效預(yù)約”“會(huì)后清理到位”“設(shè)備無(wú)損壞”“配合調(diào)度調(diào)整”等；獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)連續(xù)3個(gè)月無(wú)違規(guī)記錄、積極配合調(diào)度且在滿意度調(diào)查中獲得好評(píng)的員工，公司給予“規(guī)范使用標(biāo)兵”表彰，并在績(jī)效考核中加分；對(duì)提出有效優(yōu)化建議（如簡(jiǎn)化預(yù)約流程、改進(jìn)設(shè)備維護(hù)方式）的員工，給予一次性獎(jiǎng)勵(lì)；懲罰：對(duì)違反使用規(guī)范的行為，按以下標(biāo)準(zhǔn)處理：首次違規(guī)（如未及時(shí)取消預(yù)約、會(huì)后未清理）：給予口頭警告，要求限期整改；累計(jì)2次違規(guī)：在部門內(nèi)部通報(bào)批評(píng)，扣除當(dāng)月績(jī)效得分5分；累計(jì)3次及以上違規(guī)，或造成設(shè)備損壞、資源嚴(yán)重浪費(fèi)的：扣除當(dāng)月績(jī)效得分20分，限制3個(gè)月內(nèi)的