2026年能源加工公司客戶信息保密管理制度第一章總則第一條制度目的為保護(hù)客戶信息安全，規(guī)范客戶信息收集、存儲(chǔ)、使用、傳輸?shù)热鞒坦芾?，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)客戶合法權(quán)益與公司商業(yè)信譽(yù)，依據(jù)《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》等法律法規(guī)，結(jié)合能源加工行業(yè)客戶信息特點(diǎn)及公司經(jīng)營實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有涉及客戶信息處理的部門及崗位，包括但不限于銷售部門、客戶服務(wù)部門、市場調(diào)研部門、財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部門、生產(chǎn)管理部門及相關(guān)管理崗位，同時(shí)涵蓋為公司提供服務(wù)的外部合作方（如第三方調(diào)研機(jī)構(gòu)、物流服務(wù)商、IT運(yùn)維公司等）。第三條核心原則合法合規(guī)原則：客戶信息處理活動(dòng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保信息收集有合法依據(jù)、使用符合授權(quán)范圍。最小必要原則：僅收集、存儲(chǔ)、使用與業(yè)務(wù)開展直接相關(guān)的客戶信息，避免過度收集；僅限授權(quán)崗位人員接觸必要的客戶信息，嚴(yán)控信息訪問范圍。全程管控原則：對客戶信息從收集、錄入、存儲(chǔ)、使用、傳輸?shù)戒N毀的全生命周期進(jìn)行保密管控，形成閉環(huán)管理。權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則：明確各部門、各崗位的客戶信息保密職責(zé)，將保密責(zé)任納入崗位考核，確保責(zé)任到人、追責(zé)可溯。風(fēng)險(xiǎn)防控原則：定期開展客戶信息保密風(fēng)險(xiǎn)評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改漏洞，對可能發(fā)生的信息泄露事件制定應(yīng)急處置預(yù)案。第四條客戶信息保密范圍（一）客戶基礎(chǔ)信息包括客戶企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊地址、辦公地址、聯(lián)系方式（固定電話、手機(jī)號碼、郵箱地址）、法定代表人及關(guān)鍵聯(lián)系人身份信息（姓名、身份證號、職務(wù)）等。（二）客戶業(yè)務(wù)信息包括客戶合作需求（如能源產(chǎn)品采購類型、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付周期）、合作合同條款（價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任）、訂單數(shù)據(jù)（訂單編號、下單時(shí)間、發(fā)貨信息）、歷史合作記錄（合作年限、交易金額、履約情況）等。（三）客戶敏感信息包括客戶財(cái)務(wù)信息（銀行賬戶信息、付款記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表）、技術(shù)信息（定制化產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、生產(chǎn)工藝適配要求）、商業(yè)秘密（客戶內(nèi)部采購流程、其他合作方信息、市場布局計(jì)劃）、個(gè)人敏感信息（關(guān)鍵聯(lián)系人的家庭住址、緊急聯(lián)系人信息、生物識別信息等，若涉及）。（四）客戶衍生信息包括客戶滿意度調(diào)研數(shù)據(jù)、投訴處理記錄、需求分析報(bào)告、客戶分類與評級結(jié)果等基于客戶原始信息加工形成的信息。第二章職責(zé)分工第五條銷售部門職責(zé)負(fù)責(zé)客戶信息的初始收集，確保收集過程合法（如向客戶告知信息用途、獲取客戶同意），收集的信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；按規(guī)定將客戶信息錄入公司指定信息系統(tǒng)，不私自存儲(chǔ)、拷貝客戶信息（如不在私人電腦、手機(jī)中保存客戶敏感信息）；規(guī)范使用客戶信息，僅用于業(yè)務(wù)溝通、訂單跟進(jìn)、客戶維護(hù)等授權(quán)場景，不向未授權(quán)人員或外部機(jī)構(gòu)泄露客戶信息；離職時(shí)按要求移交所有客戶信息資料（包括紙質(zhì)文件、電子文檔），刪除私人設(shè)備中存儲(chǔ)的客戶信息，辦理保密交接手續(xù)。第六條客戶服務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)客戶反饋信息、投訴處理記錄的收集與存儲(chǔ)，確保信息錄入系統(tǒng)時(shí)標(biāo)注保密級別（如“普通信息”“敏感信息”）；為客戶提供服務(wù)時(shí)，僅調(diào)取與當(dāng)前服務(wù)相關(guān)的客戶信息，不超范圍訪問；服務(wù)結(jié)束后及時(shí)退出信息系統(tǒng)，避免信息滯留；妥善保管客戶服務(wù)過程中形成的紙質(zhì)資料（如客戶簽字確認(rèn)的服務(wù)單），定期整理歸檔至指定保密柜，不隨意丟棄或外傳；發(fā)現(xiàn)客戶信息可能泄露時(shí)，立即采取控制措施（如暫停相關(guān)信息訪問權(quán)限），并向信息安全管理部門報(bào)告。第七條財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)客戶財(cái)務(wù)信息（銀行賬戶、付款記錄等）的保密管理，僅限財(cái)務(wù)崗位授權(quán)人員訪問，不向其他部門或個(gè)人提供客戶財(cái)務(wù)信息（經(jīng)審批的業(yè)務(wù)需求除外）；存儲(chǔ)客戶財(cái)務(wù)信息的系統(tǒng)設(shè)置加密保護(hù)，紙質(zhì)財(cái)務(wù)憑證（如客戶付款單據(jù)）存放于保密柜，由專人負(fù)責(zé)保管；向外部機(jī)構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）提供客戶財(cái)務(wù)信息時(shí)，需驗(yàn)證對方身份與授權(quán)依據(jù)，留存提供記錄（包括提供時(shí)間、接收方、用途、審批人）；定期清理過期客戶財(cái)務(wù)信息，按規(guī)定流程銷毀（如紙質(zhì)文件粉碎、電子文件永久刪除），避免信息殘留。第八條信息技術(shù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)搭建客戶信息存儲(chǔ)系統(tǒng)（如CRM系統(tǒng)），設(shè)置訪問權(quán)限控制（按崗位、部門劃分權(quán)限，實(shí)現(xiàn)“一人一賬號”），啟用登錄密碼復(fù)雜度要求、定期密碼更換、操作日志記錄等安全功能；對客戶信息系統(tǒng)進(jìn)行定期安全維護(hù)（如漏洞掃描、病毒查殺），確保系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)功能，防止系統(tǒng)被攻擊或數(shù)據(jù)丟失；管理公司內(nèi)部設(shè)備（電腦、服務(wù)器、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備）的信息安全，禁止在未授權(quán)設(shè)備上存儲(chǔ)客戶信息，監(jiān)控外部設(shè)備接入（如U盤插入）的風(fēng)險(xiǎn)；協(xié)助處理客戶信息泄露事件，提供技術(shù)支持（如追蹤信息泄露路徑、恢復(fù)受損數(shù)據(jù)），制定系統(tǒng)安全整改方案。第九條信息安全管理部門職責(zé)牽頭制定客戶信息保密管理制度及實(shí)施細(xì)則，明確保密流程、保密措施與違規(guī)責(zé)任；定期組織公司全員開展客戶信息保密培訓(xùn)（包括法律法規(guī)、制度要求、操作規(guī)范、案例警示），考核培訓(xùn)效果，確保員工掌握保密知識；每季度開展客戶信息保密檢查，重點(diǎn)檢查信息收集合法性、存儲(chǔ)安全性、使用合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題下達(dá)整改通知書，跟蹤整改到位；制定客戶信息泄露應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程（如事件上報(bào)、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制措施、客戶告知、責(zé)任追究），定期組織應(yīng)急演練。第十條外部合作方管理部門職責(zé)與外部合作方（如第三方調(diào)研機(jī)構(gòu)、物流商）合作前，簽訂《客戶信息保密協(xié)議》，明確合作方的保密責(zé)任、信息使用范圍、泄露賠償條款；向合作方提供客戶信息時(shí)，僅提供業(yè)務(wù)必需的信息，不提供敏感信息（如客戶財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)秘密）；必要時(shí)對信息進(jìn)行脫敏處理（如隱藏客戶身份證號中間幾位、銀行賬號后四位）；定期檢查合作方的客戶信息保密執(zhí)行情況（如訪問記錄、存儲(chǔ)方式），發(fā)現(xiàn)合作方違反保密協(xié)議時(shí)，立即終止合作，追究其違約責(zé)任；合作結(jié)束后，要求合作方返還或銷毀所有客戶信息，提供銷毀證明（如紙質(zhì)文件粉碎記錄、電子文件刪除截圖），留存相關(guān)憑證。第三章客戶信息全流程保密措施第十一條信息收集環(huán)節(jié)收集客戶信息前，向客戶明確告知信息收集的目的、范圍、使用方式及保存期限，獲取客戶書面或電子同意（如合作合同中包含信息保密條款、單獨(dú)簽署《信息收集同意書》）；不通過欺騙、脅迫、誘導(dǎo)等不正當(dāng)方式收集客戶信息，不收集與業(yè)務(wù)無關(guān)的信息（如客戶無關(guān)的個(gè)人愛好、非關(guān)鍵聯(lián)系人的私人信息）；收集的客戶信息需當(dāng)場核對真實(shí)性（如驗(yàn)證客戶提供的企業(yè)資質(zhì)文件、聯(lián)系方式），避免錯(cuò)誤信息進(jìn)入系統(tǒng)；紙質(zhì)信息需由收集人簽字確認(rèn)，電子信息需標(biāo)注收集時(shí)間與來源。第十二條信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)客戶信息按保密級別分類存儲(chǔ)：普通信息（如客戶企業(yè)名稱、辦公電話）可存儲(chǔ)于普通系統(tǒng)模塊；敏感信息（如客戶財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)參數(shù)）需存儲(chǔ)于加密模塊，且僅授權(quán)人員可訪問；紙質(zhì)客戶信息（如合同、服務(wù)單）存放于帶鎖保密柜，保密柜鑰匙由專人保管，存放地點(diǎn)設(shè)置監(jiān)控；電子客戶信息存儲(chǔ)于公司內(nèi)部服務(wù)器，不存儲(chǔ)于公共云盤、私人郵箱或外部設(shè)備；定期對客戶信息進(jìn)行備份（電子信息每日自動(dòng)備份、紙質(zhì)信息定期復(fù)印歸檔），備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于獨(dú)立安全設(shè)備，與主數(shù)據(jù)分開存放，防止同時(shí)損壞；過期客戶信息（如合作終止超過3年且無后續(xù)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的客戶信息）按規(guī)定銷毀：紙質(zhì)文件使用碎紙機(jī)粉碎，電子文件通過專業(yè)工具永久刪除（不使用常規(guī)刪除或回收站清空功能），銷毀過程需有兩人在場監(jiān)督，留存銷毀記錄。第十三條信息使用環(huán)節(jié)員工使用客戶信息需遵循“工作必需”原則，即僅在開展業(yè)務(wù)（如跟進(jìn)訂單、提供服務(wù)、數(shù)據(jù)分析）時(shí)使用，不用于私人目的或未經(jīng)授權(quán)的業(yè)務(wù)；訪問客戶信息系統(tǒng)時(shí)，需使用本人賬號登錄，不借用他人賬號或泄露本人賬號密碼；操作過程中若需臨時(shí)離開崗位，需鎖定系統(tǒng)或退出登錄，防止他人趁機(jī)訪問；內(nèi)部傳遞客戶信息（如銷售部門向生產(chǎn)部門提供客戶訂單需求）需通過公司內(nèi)部授權(quán)渠道（如內(nèi)部辦公系統(tǒng)、加密郵件），不通過微信、QQ等非安全渠道傳遞；傳遞敏感信息時(shí)需額外加密（如壓縮文件設(shè)置密碼）；外部提供客戶信息（如向政府部門報(bào)備、與合作方共享）需經(jīng)審批：由需求部門提交《客戶信息外部提供申請表》，說明提供信息的范圍、接收方、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、信息安全管理部門復(fù)核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可提供。第十四條信息傳輸環(huán)節(jié)客戶信息在公司內(nèi)部系統(tǒng)傳輸時(shí)，啟用數(shù)據(jù)加密功能（如SSL加密協(xié)議），防止傳輸過程中被截取或篡改；員工遠(yuǎn)程訪問客戶信息系統(tǒng)（如居家辦公）需通過公司VPN登錄，不使用公共Wi-Fi（如咖啡館、商場網(wǎng)絡(luò)）訪問，避免信息被監(jiān)聽；向客戶傳輸信息（如發(fā)送訂單確認(rèn)函、服務(wù)報(bào)告）時(shí)，驗(yàn)證客戶接收地址（如電話確認(rèn)郵箱或收件人），使用公司官方郵箱或加密傳輸工具，不通過非官方渠道發(fā)送；監(jiān)控客戶信息傳輸過程中的異常情況（如同一賬號短時(shí)間內(nèi)多次傳輸大量信息、向境外IP地址傳輸信息），發(fā)現(xiàn)異常立即暫停傳輸，核實(shí)情況后再處理。第四章監(jiān)督檢查與違規(guī)處理第十五條監(jiān)督檢查機(jī)制日常檢查：各部門指定保密專員，每日檢查本部門客戶信息保密情況（如信息系統(tǒng)登錄狀態(tài)、紙質(zhì)資料存放情況），每周向信息安全管理部門提交檢查報(bào)告；定期檢查：信息安全管理部門每季度開展一次全公司客戶信息保密專項(xiàng)檢查，采用現(xiàn)場檢查（查看資料存儲(chǔ)、設(shè)備安全）、系統(tǒng)檢查（調(diào)取訪問日志、操作記錄）、員工訪談等方式，形成檢查報(bào)告，通報(bào)發(fā)現(xiàn)的問題；專項(xiàng)檢查：在重大業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)（如年度客戶數(shù)據(jù)匯總、外部合作項(xiàng)目啟動(dòng)）或接到保密風(fēng)險(xiǎn)舉報(bào)后，信息安全管理部門開展專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如敏感信息訪問、外部信息提供）；檢查結(jié)果應(yīng)用：將檢查結(jié)果納入部門與個(gè)人績效考核，檢查合格的部門或個(gè)人，在評優(yōu)評先中優(yōu)先考慮；不合格的，限期整改，整改不到位的，扣減績效分?jǐn)?shù)。第十六條違規(guī)行為認(rèn)定以下行為認(rèn)定為客戶信息保密違規(guī)：未經(jīng)客戶同意收集客戶信息，或超范圍收集與業(yè)務(wù)無關(guān)的客戶信息；私自存儲(chǔ)、拷貝客戶敏感信息（如將客戶財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保存至私人U盤），或向未授權(quán)人員泄露客戶信息（如向朋友透露客戶合作價(jià)格）；未按規(guī)定權(quán)限訪問客戶信息（如使用他人賬號登錄CRM系統(tǒng)查看客戶數(shù)據(jù)），或超范圍使用客戶信息（如將客戶信息用于推銷非公司業(yè)務(wù)）；未妥善保管客戶紙質(zhì)資料（如隨意丟棄客戶合同復(fù)印件），或未按規(guī)定銷毀過期客戶信息（如將含客戶信息的文件當(dāng)作廢紙出售）；外部合作方未簽訂保密協(xié)議即提供客戶信息，或未驗(yàn)證授權(quán)依據(jù)即向外部傳遞客戶信息；發(fā)現(xiàn)客戶信息泄露后，未及時(shí)報(bào)告或采取控制措施，導(dǎo)致泄露范圍擴(kuò)大。第十七條違規(guī)處理措施輕微違規(guī)（如首次未及時(shí)退出信息系統(tǒng)、紙質(zhì)資料臨時(shí)放錯(cuò)位置）：對責(zé)任人進(jìn)行口頭警告，責(zé)令立即整改，組織保密教育學(xué)習(xí)（不少于4小時(shí)）；一般違規(guī)（如私自拷貝普通客戶信息、未按規(guī)定審批向內(nèi)部部門提供敏感信息）：對責(zé)任人給予書面警告，扣減當(dāng)月績效獎(jiǎng)金10%-20%，取消當(dāng)年評優(yōu)資格；部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)管理責(zé)任，扣減部門季度績效分?jǐn)?shù)；嚴(yán)重違規(guī)（如泄露客戶敏感信息導(dǎo)致客戶投訴、違規(guī)提供客戶信息給競爭對手）：對責(zé)任人給予記過或記大過處分，扣減當(dāng)年績效獎(jiǎng)金50%-100%，調(diào)崗至非接觸客戶信息崗位；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同；造成損失的違規(guī)（如信息泄露導(dǎo)致客戶終止合作、公司承擔(dān)賠償責(zé)任）：除上述處理外，要求責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)賠償（根據(jù)損失金額按比例計(jì)算）；涉嫌違法犯罪的（如泄露客戶信息牟利），移交司法機(jī)關(guān)處理；外部合作方違規(guī)：立即終止合作，要求其承擔(dān)違約責(zé)任（按保密協(xié)議約定賠償）；若造成公司重大損失，通過法律途徑追究其法律責(zé)任。第五章附則第十八條制度管理本制度由信息安全管理部門牽