日常文書審查核準及分發(fā)傳遞方案表使用指南一、適用工作場景與背景本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機關及社會團體等組織，在日常運營中需對內部或外部文書進行規(guī)范化處理的場景。具體包括但不限于：行政類文書：通知、公告、會議紀要、工作計劃等；業(yè)務類文書：合同協議、項目申請、審批報告、調研報告等；人事類文書：招聘啟事、員工手冊、績效考核表、離職證明等；財務類文書：報銷單、預算申請、付款審批單、財務報表等；其他需統(tǒng)一管理的文書：如對外函件、合作方案、制度文件等。通過標準化審查核準與分發(fā)傳遞流程，可保證文書內容準確、流程合規(guī)、責任明確，同時提升跨部門協作效率，避免文書處理過程中的遺漏、延誤或信息泄露風險。二、文書審查與分發(fā)全流程操作指南（一）第一步：文書起草與初步審核起草準備：起草人需明確文書用途、受眾及核心內容，依據組織內部規(guī)范格式（如字體、字號、頁邊距等）進行撰寫；涉及跨部門協作的文書，需提前與相關部門溝通確認關鍵信息（如數據、職責分工等）。內部審核：起草完成后，需提交至本部門負責人進行初審，重點審核內容真實性、數據準確性、是否符合部門工作需求；初審通過后，部門負責人在“初審意見”欄簽字確認，并標注是否需提交更高層級或專業(yè)部門審查。（二）第二步：合規(guī)性與專業(yè)性審查根據文書類型，需通過以下至少一項專業(yè)審查：法務審查：涉及合同、協議、制度類文書，需由法務部門（或指定法務人員*）審查法律合規(guī)性、條款嚴謹性，重點規(guī)避法律風險；財務審查：涉及預算、報銷、付款等財務類文書，需由財務部門（或指定財務人員*）審查金額準確性、報銷標準符合性、流程完整性；業(yè)務審查：涉及項目、技術等專業(yè)領域文書，需由對應業(yè)務部門負責人（或指定專業(yè)人員*）審查業(yè)務邏輯可行性、目標一致性。審查人需在“審查意見”欄明確標注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說明具體修改意見，反饋至起草人調整。（三）第三步：領導核準分級核準：根據文書重要性及權限劃分，由對應層級領導核準（例如：日常通知由部門總監(jiān)核準，重大合同由總經理/分管校領導*核準）；核準內容：領導需綜合審查文書整體合規(guī)性、必要性及影響，確認無誤后簽署“核準意見”，明確“同意印發(fā)”“同意執(zhí)行”或“退回重擬”。（四）第四步：文書登記與編號登記信息：文秘部門（或指定行政部門*）對核準通過的文書進行登記，記錄文書編號、標題、起草部門、核準日期、分發(fā)范圍等信息；編號規(guī)則：建議采用“部門代碼-年份-序號”格式（例如：“行-2024-001”），保證文書編號唯一性，便于后續(xù)追溯。（五）第五步：分發(fā)傳遞與簽收確認確定分發(fā)范圍：根據文書用途明確接收部門/人員（如全體員工、相關業(yè)務部門、外部合作單位等）；選擇傳遞方式：電子文書：通過內部辦公系統(tǒng)、企業(yè)/釘釘群等發(fā)送，需保留發(fā)送記錄（如發(fā)送成功截圖）；紙質文書：打印紙質版后，通過內部快遞、當面遞交等方式傳遞，接收人需在“分發(fā)傳遞記錄”欄簽字確認；特殊文書處理：涉密或敏感文書需通過加密渠道傳遞，并標注“秘密”“機密”等密級，接收人需簽署保密承諾。（六）第六步：歸檔與復盤文書歸檔：分發(fā)完成后，文秘部門需將文書原稿（含審批痕跡）、電子版、分發(fā)記錄等整理歸檔，按年度分類存放，保存期限不少于3年（涉密文書按保密規(guī)定執(zhí)行）；流程復盤：定期對文書處理效率、問題反饋進行復盤，優(yōu)化審查環(huán)節(jié)時限、跨部門協作流程等，持續(xù)提升文書管理規(guī)范性。三、日常文書審查核準及分發(fā)傳遞方案表（模板）表單基本信息文書標題文書編號密級□公開□內部□秘密□機密起草部門起草人*明聯系方式（內部短號/分機號）起草日期年月日預計分發(fā)日期年月日文書內容概述（簡要說明文書核心目的、主要內容及需解決的關鍵問題，可附頁）審查流程記錄審查環(huán)節(jié)審查人職務審查日期審查意見簽字確認初審*華部門負責人年月日□同意□修改后同意（修改說明：_________________）□不同意（理由：_________）合規(guī)審查*佳法務專員年月日□同意□修改后同意（修改說明：_________________）□不同意（理由：_________）業(yè)務審查*磊業(yè)務部門經理年月日□同意□修改后同意（修改說明：_________________）□不同意（理由：_________）核準*總分管領導年月日□同意印發(fā)□同意執(zhí)行□退回重擬（理由：_________________________________）分發(fā)傳遞記錄序號接收部門/人員分發(fā)日期傳遞方式簽收人簽收日期是否回執(zhí)備注1行政部年月日紙質/電子*敏年月日□是□否2財務部年月日電子*強年月日□是□否3外部合作單位公司年月日加密電子年月日□是□否涉密，需保密…歸檔信息歸檔部門歸檔日期歸檔編號歸檔人備注文秘部年月日-*琳含審批痕跡原件四、操作要點與風險提示（一）文書規(guī)范性要求內容需邏輯清晰、語言簡練、無錯別字或歧義表述，涉及數據、日期、金額等關鍵信息需反復核對；格式需符合組織統(tǒng)一標準（如標題二號黑體、三號仿宋GB2312、行距28磅等），避免格式混亂影響閱讀；附件需與內容一致，并在中明確標注“附件：X”，隨一同分發(fā)。（二）審查時效管理初審、合規(guī)審查、業(yè)務審查需在收到文書后1-3個工作日內完成（緊急文書可縮短至4小時內），避免拖延影響工作進度；審查環(huán)節(jié)若需補充材料或修改內容，審查人需明確告知起草人修改時限，保證文書按計劃推進。（三）分發(fā)傳遞安全涉密文書需通過加密郵箱、內部涉密系統(tǒng)或專人遞送，禁止使用普通郵件、等非加密渠道；電子文書分發(fā)后，需定期查看接收狀態(tài)（如“已讀”回執(zhí)），對未及時接收的接收人進行提醒；紙質文書分發(fā)需保留簽收記錄，保證“誰簽收、誰負責”，避免責任不清。（四）記錄完整性保障審查核準環(huán)節(jié)的所有簽字意見、修改記錄需隨文書一同歸檔，保證流程可追溯；分發(fā)傳遞記錄需包含接收部門/人員、簽收人、日期等關鍵信息，禁止代簽（特殊情況需經部門負責人書面確認）。（五）特殊情況處理緊急文書：標注“特急”字樣，可啟動“并行審查”流程（即多部門同時審查），由核準人加快審批進度；修改后重審：若審查環(huán)節(jié)需重大修改，