行政文件歸檔與管理制度文件模板一、模板應(yīng)用背景與適用范圍本模板旨在規(guī)范各類組織（含企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等）的行政文件歸檔管理工作，解決文件散亂、查找困難、管理無序等問題，保證行政文件的完整性、安全性和可追溯性。適用于行政部門、綜合辦公室等負(fù)責(zé)文件管理的機(jī)構(gòu)，覆蓋以下場(chǎng)景：年度/季度行政制度、通知公告的歸檔；會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、工作總結(jié)等日常行政文件的整理；合同協(xié)議、審計(jì)材料、證照文件等重要行政檔案的管理；文件借閱、移交、銷毀等全生命周期流程管控。二、行政文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件收集與分類文件收集各部門在文件辦理完畢后（如發(fā)文閉環(huán)、會(huì)議結(jié)束、項(xiàng)目完結(jié)后1周內(nèi)），將紙質(zhì)文件及電子版提交至行政部門指定對(duì)接人某，填寫《文件移交清單》（見附件1），雙方簽字確認(rèn)。收集范圍：凡反映本單位行政活動(dòng)、具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于管理制度、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、請(qǐng)示批復(fù)、調(diào)研報(bào)告、外單位來函等。文件分類按“年度-機(jī)構(gòu)-文件類型”三級(jí)分類法整理，例如：“2024-行政部-管理制度”“2023-財(cái)務(wù)部-審計(jì)材料”。文件類型細(xì)分：可劃分為“綜合管理”（如辦公制度、通知）、“會(huì)議管理”（如董事會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議記錄）、“合同管理”（如行政類合同、服務(wù)協(xié)議）、“證照檔案”（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書）等類別。（二）文件整理與排序文件整理紙質(zhì)文件：去除訂書針、回形針等金屬夾，破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，復(fù)印件需注明“復(fù)印件”及原件存放位置。電子文件：統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式（若需編輯可保留原格式），命名規(guī)則為“YYYYMMDD-文件名-部門”，例如“20240515-辦公設(shè)備管理制度-行政部”。文件排序同一類文件按“時(shí)間順序”排列（發(fā)文日期或會(huì)議召開日期），跨年度文件按歸檔年度歸入相應(yīng)年度；重要文件（如合同、審計(jì)報(bào)告）置于類別最前，一般性文件按流水號(hào)排序。（三）文件編號(hào)與登記文件編號(hào)編碼規(guī)則：“歸檔年度（4位）-部門代碼（2位，如行政部為‘XZ’）-文件類型代碼（2位，如制度為‘ZD’）-流水號(hào)（3位）”，例如“2024-XZ-ZD-001”。部門代碼及文件類型代碼需提前統(tǒng)一制定（詳見附件2《文件分類編碼表》），保證編碼唯一。文件登記所有整理完畢的文件需錄入《文件歸檔目錄》（見附件3），信息包括：歸檔編號(hào)、文件名稱、形成部門、形成日期、密級(jí)（公開/內(nèi)部/秘密）、保管期限、存放位置（檔案柜編號(hào)-層位）、備注。（四）檔案裝訂與歸檔檔案裝訂紙質(zhì)文件：左側(cè)裝訂，厚度不超過2cm，超過部分分冊(cè)裝訂；每?jī)?cè)加裝檔案封面（注明年度、類別、起止編號(hào)、歸檔部門），備考頁填寫整理人、審核人、歸檔日期。電子文件：按分類建立文件夾，刻錄至光盤或存儲(chǔ)至指定服務(wù)器，服務(wù)器需設(shè)置訪問權(quán)限，定期備份（每月1次）。檔案歸檔紙質(zhì)檔案移交至檔案室，按“年度-類別”順序存放于檔案柜，檔案柜張貼標(biāo)簽（如“2024年行政部制度類檔案”）；電子檔案至單位檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)（掃描歸檔編號(hào)條形碼或二維碼）。（五）借閱與歸還管理借閱申請(qǐng)借閱人填寫《文件借閱登記表》（見附件4），說明借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門審核；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)總審批。借閱與歸還行政部門核對(duì)借閱權(quán)限后，提供檔案復(fù)印件（原則上不借閱原件），原件借閱需當(dāng)天歸還；歸還時(shí)，行政部門檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后登記歸還日期，檔案如有損壞或丟失，按單位《檔案管理規(guī)定》追究責(zé)任。（六）到期鑒定與銷毀到期鑒定保管期限屆滿前1個(gè)月，由行政部門牽頭，組織檔案鑒定小組（含行政部、法務(wù)部、使用部門代表）對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類。銷毀流程需銷毀的檔案清單經(jīng)鑒定小組審核、分管領(lǐng)導(dǎo)總簽字確認(rèn)后，由行政部門監(jiān)督銷毀（紙質(zhì)檔案碎紙?zhí)幚恚娮訖n案徹底刪除）；銷毀過程填寫《文件銷毀審批表》（見附件5），監(jiān)銷人、銷毀人簽字存檔，銷毀清單永久保存。三、標(biāo)準(zhǔn)化管理表格模板附件1：文件移交清單序號(hào)文件名稱形成日期文件類型移交份數(shù)電子版狀態(tài)（□有/□無）備注12024年度行政工作計(jì)劃2024-01-05綜合管理1份有正式文件2辦公設(shè)備采購合同2024-03-10合同管理2份有合同號(hào)：HT-2024005移交人：__________接收人：__________移交日期：____年__月__日附件2：文件分類編碼表（示例）部門名稱部門代碼文件類型類型代碼示例編碼行政部XZ管理制度ZD2024-XZ-ZD-001財(cái)務(wù)部CW審計(jì)材料SJ2023-CW-SJ-002人力資源部RL人事文件RS2024-RL-RS-003附件3：文件歸檔目錄歸檔編號(hào)文件名稱形成部門形成日期密級(jí)保管期限存放位置（柜-層）備注2024-XZ-ZD-001辦公室管理制度行政部2024-02-01內(nèi)部10年A-03-2含3個(gè)附件2024-XZ-HY-0055月行政例會(huì)紀(jì)要行政部2024-05-15內(nèi)部5年B-01-1參會(huì)人員：某、某附件4：文件借閱登記表借閱日期借閱部門借閱人聯(lián)系電話文件名稱及編號(hào)借閱事由歸還期限審批人歸還日期備注2024-06-01市場(chǎng)部*某1382024-XZ-ZD-001（辦公室管理制度）新員工培訓(xùn)參考2024-06-08*經(jīng)理2024-06-07復(fù)印件附件5：文件銷毀審批表銷毀清單編號(hào)文件名稱歸檔編號(hào)形成日期保管期限銷毀原因鑒定小組意見部門負(fù)責(zé)人意見分管領(lǐng)導(dǎo)意見銷毀日期執(zhí)行人監(jiān)銷人XH20240012020年行政部臨時(shí)通知（共5份）2020-XZ-TZ06-013年保管期限已滿，無保存價(jià)值同意銷毀同意同意2024-05-20*某*某四、管理過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示及時(shí)性要求：文件需在辦理完畢后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔，避免長(zhǎng)期滯留導(dǎo)致文件丟失或損壞；電子文件需在形成后3個(gè)工作日內(nèi)提交備份。分類準(zhǔn)確性：嚴(yán)格按照“年度-機(jī)構(gòu)-文件類型”分類，禁止跨類別混放，新文件類型需及時(shí)更新《文件分類編碼表》。編號(hào)唯一性：歸檔編號(hào)一旦確定不得更改，若發(fā)覺重復(fù)編號(hào)，需重新梳理并報(bào)行政部門備案后調(diào)整。保密管理：涉密文件（如秘密級(jí)合同、未公開制度）需單獨(dú)存