辦公用品管理制度

一、宗旨

為規(guī)范公司辦公用品的采購與使用，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費(fèi),

特制定本辦法。

二、適用范圍

公司內(nèi)部所有部門及分公司辦公用品的采購。

三、管理部門

辦公用品的管理部門是企管辦行政處，由企管辦助理監(jiān)管執(zhí)行，采購由后勤保

障部實(shí)施采購。

四、日常管理

1.辦公用品分為消耗性辦公用品和非消耗性辦公用品。非消耗性辦公用品包

括桌椅、公文柜、電話機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，同時(shí)遵守固定資產(chǎn)管理制

度。

2.辦公用品如分配為個(gè)人使用的，由個(gè)人自己負(fù)責(zé)管理，如計(jì)算機(jī)、筆類、

尺類、橡皮等；如為部門業(yè)務(wù)共同使用的，由部門負(fù)責(zé)人指定專人管理.，如打印

機(jī)、復(fù)印機(jī)等。

3.公共財(cái)產(chǎn)發(fā)生損壞時(shí)，使用人或責(zé)任人需負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。

4、員工要愛護(hù)所有公司的公共設(shè)備，離開辦公室，要檢查關(guān)閉設(shè)備電源及容易

發(fā)生危險(xiǎn)的器具，保證安全。

5、任何人未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不能將專用辦公設(shè)備帶出辦公地點(diǎn)，否則一切后果自

負(fù)。

五、采購管理

1.辦公室所有辦公用品的采購工作，統(tǒng)一由后勤保障部辦公室進(jìn)

行

2.各部門應(yīng)于每月25日至30日根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計(jì)劃,

由企管辦助理填寫《物品采購申請(qǐng)單》，交后勤保障部進(jìn)行審核及采購，具體

物品發(fā)放依據(jù)實(shí)際采購情況而定。

3.辦公用品采購的--般程序?yàn)椋?/p>

A.企管辦助理定期向各個(gè)部門統(tǒng)計(jì)需采購物料，填寫《物品采購申請(qǐng)單》（附

表一）；

B.后勤保障部確認(rèn)庫存無可用或可替代的物品后，按照規(guī)定權(quán)限辦理審批，

填寫《物品采購計(jì)劃表》（附表二），并報(bào)告辦公室采購人員；超出辦理雙限

（即大件物品），即由后勤保障部上報(bào)企管辦審批；

C、得到采購許可簽字后，一般辦公用品由公司制定配送公司送貨上門，驗(yàn)

收完畢后簽字確認(rèn)，即可在財(cái)務(wù)部核銷賬目；大件物品則需經(jīng)過詢價(jià)、議價(jià)、確

定、采購、入庫、發(fā)放程序，購買后憑簽字簽呈核銷費(fèi)用c

D,倉庫管理員將物品發(fā)放給所需部門，部門負(fù)責(zé)人在《物品領(lǐng)用登記表》（附

表三）簽字確認(rèn)；

E、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定進(jìn)行批準(zhǔn)權(quán)限審簽，后由財(cái)務(wù)部核銷費(fèi)用。

4.各部門若需采購臨時(shí)急用的辦公用品，由部門主管填寫《物品采購申請(qǐng)單》（附

表一），并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，后

由采購部熨施采購任務(wù)。

5、公司車輛要嚴(yán)格執(zhí)行定點(diǎn)加油和定點(diǎn)維修制度，并接受后勤保障部的監(jiān)督指

導(dǎo)。

6、對(duì)單價(jià)大于100元以上物品的采購，應(yīng)先進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，并將最終

議定價(jià)格呈報(bào)企管辦，經(jīng)同意后方可實(shí)施采購任務(wù)。

六、用品入庫

1.辦公用品入庫前須進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)丁符合規(guī)定要求的，由企管辦助理登記

入庫；對(duì)不符合要求的，由采購人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)費(fèi)或退貨手續(xù)。

2.物品采購發(fā)票應(yīng)由企管辦助理簽字確認(rèn)入庫后，方可報(bào)銷。

3、企管辦助理須對(duì)辦公用品做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。

4、要認(rèn)真做好新購物品入庫前的檢查、驗(yàn)收工作，要建立辦公用品管理臺(tái)帳，做

到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。

七、辦公用品的領(lǐng)用

1.一般辦公用品的發(fā)放，由企管辦助理依據(jù)《辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)表》（附表

四），在登記好《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附表三）后，直接發(fā)放給使用部門或

個(gè)人。

2.領(lǐng)取時(shí)，領(lǐng)取人須在《辦公用品領(lǐng)取登記表》（附表三）上寫明日期、領(lǐng)

取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等項(xiàng)并簽字。領(lǐng)取非庫存、專門采購的辦公用品

時(shí)，領(lǐng)取人須在購物發(fā)票上簽字。領(lǐng)取接待用品（如水果、煙、茶、紙杯等）時(shí)應(yīng)

由接待承辦部門或接收此物的人員在購物發(fā)票或《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附表

三）上簽字。

3.員工領(lǐng)用單價(jià)在100元以上的物品，須經(jīng)部門主管核準(zhǔn)同意。

4.領(lǐng)取的非消耗性辦公用品（如訂書器、計(jì)算器、剪刀、臺(tái)歷架等）應(yīng)列入移

交，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊疾新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng).

5.特殊辦公用品的發(fā)放，應(yīng)由后勤保障部指定專人負(fù)責(zé)，經(jīng)使用部門或分公司

辦理有關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后，交使用部門或分公司具體使用和管理。

6、領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確，一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多

少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用。

7、辦公用品管理部門及人員應(yīng)恪盡職守，堅(jiān)持原則，照章辦事，嚴(yán)格控制辦公

用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。對(duì)于消耗品，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)法

則設(shè)定領(lǐng)取基準(zhǔn)。明顯超出常規(guī)的申領(lǐng)，領(lǐng)取人應(yīng)作出解釋，否則保管員有權(quán)拒

付。

八、辦公用品的保管

1.辦公用品由企管辦助理統(tǒng)一保管。

2.庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常用、易耗、便于保

管和適丁批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲(chǔ)存或過量積壓，

確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。

3.批量購入的辦公用品應(yīng)即時(shí)入庫存儲(chǔ)，物品采購員和倉庫保管員要搞好驗(yàn)收

交接，在（辦公用品入庫登記本）上如實(shí)填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價(jià)和數(shù)量,

并簽字。

4、加強(qiáng)對(duì)辦公舊物的管理。階段性使用和暫時(shí)閑置的物品要妥善保管，隨時(shí)待

用；替換下的各類辦公設(shè)備交由后勤保障部統(tǒng)一保管，要及時(shí)回收。登記造冊(cè)，

修舊利廢，充分利用。

5、定期進(jìn)行辦公用品庫房盤點(diǎn)，確保帳物相符。隨時(shí)掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)

量和需求情況，適時(shí)增加庫存，保障供給。

九、辦公用品的使用

1.使用辦公用品應(yīng)以室為家，牢固樹立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想，在日常

工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，

努力降低辦公成本。

2.辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私

活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

3.精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時(shí)關(guān)閉電源。定期維護(hù)保養(yǎng)，

最大限度的延長辦公設(shè)備、用品使用壽命.

4.辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用

于復(fù)印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、肺別針等要反復(fù)使用；紙張可雙面利

用，修改校對(duì)稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效

率。

5、印制文件材料要有科學(xué)性和計(jì)劃性，并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符：略

有余富，避免不必要的浪費(fèi)。

6、對(duì)于高檔耐用辦公用品，科室間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購置。

使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，由原采購人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配

件事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。

十、用品轉(zhuǎn)移

1.員工離職時(shí)應(yīng)依《物品領(lǐng)用登記表》（附表三）所領(lǐng)物品一并退回（消耗

品除外），由辦公人員填寫《辦公用品移交表》（附表八），離職員工簽字確認(rèn)。

2、辦公事務(wù)用品如桌椅、公文柜、電話機(jī)、電腦、打印機(jī)等的遷移，需經(jīng)財(cái)務(wù)

部辦理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。

十一、物品維修

L電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公用品出現(xiàn)故障及需維護(hù)（加碳粉）

時(shí)由使用部門向后勤保障部提出維修申請(qǐng)o

2.后勤保障部若發(fā)現(xiàn)用品為人為故障，應(yīng)追究使用人或責(zé)任人的責(zé)任。

3.如無法維修，可聯(lián)系供應(yīng)商或外部維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修，并填寫《辦公用品維修

記錄單》（附表五）。

4、維修經(jīng)后勤保障部和使用部門驗(yàn)收后在維修單上簽字作為報(bào)銷憑證，相關(guān)費(fèi)

用由后勤保障部按規(guī)定報(bào)銷。

5、如辦公用品由于損壞或超出使用年限等情況，維修費(fèi)用較高，需淘汰或新品

替換，則需對(duì)于該物品進(jìn)行報(bào)廢處理，填寫《辦公用品報(bào)廢憑證》（附表七）說

明情況，并說明是直接淘汰還是需要購置新設(shè)備，該表將提交企管辦，由企管

辦決定是否需進(jìn)行報(bào)廢處理

十二、遺失物品管理

1.公司員工應(yīng)愛護(hù)和節(jié)約的辦公用品，同時(shí)應(yīng)承擔(dān)良好保管的義務(wù)。

2.如辦公物品出現(xiàn)人為遺失，應(yīng)由保管人員、使用人員及其部門負(fù)責(zé)人共同

承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3、如辦公室出現(xiàn)被盜、搶劫等情況，導(dǎo)致貴重辦公物品及公司機(jī)密文件被

盜，遺失部門應(yīng)積極配合警察偵破案件，如能追回遺失物品和遺失文件，則相

關(guān)人員應(yīng)被處口頭警告，同時(shí)被警告人應(yīng)加強(qiáng)防盜、防劫觀念，積極建議改進(jìn)防

盜措施；如遺失物品及文件不能追回，則由相關(guān)人員及部門負(fù)責(zé)人對(duì)該事件負(fù)責(zé),

具體處罰措施由企管辦商議決定。

4、如公司出現(xiàn)內(nèi)盜情況，一經(jīng)查出，直接扭送公安局。該人員應(yīng)歸還被盜

物品，并對(duì)公司及公司員工所受損失負(fù)責(zé)，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，公司應(yīng)視情節(jié)給予

嚴(yán)厲處罰。

附表一：《物品采購申請(qǐng)單》

附表二：《物品采購計(jì)劃表》

附表三：《物品領(lǐng)用登記表》

附表四：《辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)》

附表五：《辦公用品維修記錄單》

附表六：《辦公用品遺失單》

附表七：《辦公用品報(bào)廢憑證》

附表八：《辦公用品移交表》

附表一

物品采購申請(qǐng)單

日

期：物料名稱規(guī)格單位所需數(shù)量所需部門簽字確認(rèn)備注

序號(hào)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

附表二:

物品采購計(jì)劃表

物料名稱規(guī)格單位庫存采購計(jì)劃采購確認(rèn)備注

序號(hào)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

附表三:

辦公用品簽領(lǐng)表

公

司：

發(fā)放日期領(lǐng)用人領(lǐng)用物料領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人簽字

人：

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

附表四：

辦公用品配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)

編號(hào)品名單位數(shù)量崗位使用周期離職需歸還備注

1促銷服套1促銷非消耗類需歸還入職發(fā)放

2筆記本本1一級(jí)一月入職發(fā)放

3中性差（黑）支1一級(jí)一月入職發(fā)放

4計(jì)算器個(gè)1一級(jí)非消耗類需歸還入職發(fā)放

5公司信箋本1一級(jí)三月入職發(fā)放

6文件夾個(gè)1一級(jí)非消耗類需歸還入職發(fā)放

7文件架個(gè)1一級(jí)非消耗類需歸還入職發(fā)放

8名片盒1一級(jí)三月入職發(fā)放

9通訊錄張1一級(jí)非消耗類入職發(fā)放

10市場人員文檔本1一級(jí)一月需求發(fā)放

11紙歷文件袋個(gè)1一級(jí)非消耗類需求發(fā)放

12塑料文件袋個(gè)1一級(jí)非消耗類需求發(fā)放

13訂書機(jī)個(gè)1二級(jí)非消耗類需歸還需求發(fā)放

14文件盒個(gè)1二級(jí)非消耗類需歸還需求發(fā)放

15中性筆（紅）支1二級(jí)一月需求發(fā)放

16狡棒支1二級(jí)一月需求發(fā)放

17曲型針盒1二級(jí)實(shí)際使用需求發(fā)放

18大頭針盒1二級(jí)實(shí)際使用需求發(fā)放

19電腦臺(tái)1二級(jí)非消耗類需歸還需求發(fā)放

20電話部1二級(jí)非消耗類需歸還需求發(fā)放

21打印機(jī)臺(tái)1一級(jí)#洎耗類需歸還需求發(fā)放

22

23

24

25

26

27

28

29

30

注：?級(jí)人?殷L作人員，二級(jí)為財(cái)務(wù)人員、又職人員及旨埋人員：洎耗關(guān)用品，需以I日換新,進(jìn)行發(fā)放.

附表五：

辦公用品維修記錄單

日期申請(qǐng)部門申請(qǐng)人維修品名數(shù)量維修內(nèi)容損壞性質(zhì)維修時(shí)間是否已維備注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

備注：損壞程度主要分為人為拗壞和自然損壞，人為損壞需將賠償金額附備注。

附表六：

辦公用品遺失單

時(shí)間：

年