舞蹈家協(xié)會檔案借閱登記管理制度

一、總則1.目的：為加強(qiáng)舞蹈家協(xié)會檔案管理，規(guī)范檔案借閱登記行為，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于舞蹈家協(xié)會全體會員、工作人員以及因工作需要借閱協(xié)會檔案的相關(guān)外部人員。3.原則：檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、登記備案、限期歸還、妥善保管的原則，在保障檔案安全的前提下，充分滿足工作需求。二、檔案管理部門職責(zé)1.檔案整理與保管：檔案管理部門負(fù)責(zé)對協(xié)會各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類編號，建立完善的檔案目錄和檢索工具，確保檔案存放有序，便于查找利用。同時(shí)，要為檔案保管提供適宜的環(huán)境，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.借閱審核：負(fù)責(zé)對檔案借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級、性質(zhì)和借閱用途，確定是否批準(zhǔn)借閱申請。對于涉及重要機(jī)密或特殊規(guī)定的檔案，要嚴(yán)格把關(guān)，確保借閱行為符合規(guī)定。3.登記與跟蹤：建立檔案借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案借閱的相關(guān)信息，包括借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。對借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)提醒借閱人按時(shí)歸還檔案。三、檔案借閱權(quán)限1.內(nèi)部會員及工作人員-普通檔案：協(xié)會會員及工作人員因工作需要，可借閱一般性的協(xié)會檔案，如活動資料、會員通訊等。借閱時(shí)需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。-重要檔案：涉及協(xié)會財(cái)務(wù)報(bào)表、重大決策文件、核心業(yè)務(wù)資料等重要檔案，借閱人須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.外部人員-合作單位人員：因與協(xié)會開展合作項(xiàng)目需要借閱檔案的合作單位人員，需持合作單位介紹信及本人有效身份證件，填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。經(jīng)協(xié)會合作項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理部門工作人員陪同下進(jìn)行借閱。-其他特殊情況：對于其他因特殊原因需要借閱協(xié)會檔案的外部人員，如政府部門調(diào)研、學(xué)術(shù)研究等，需提供相關(guān)證明材料，按照協(xié)會的審批流程，經(jīng)嚴(yán)格審核批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。四、檔案借閱申請流程1.申請?zhí)顚懀航栝喨诵枵J(rèn)真填寫《檔案借閱申請表》，內(nèi)容包括個人基本信息、借閱檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)借閱時(shí)間、借閱用途等。對于申請借閱多份檔案的，應(yīng)詳細(xì)列出每份檔案的名稱。2.部門審核：借閱人將填寫完整的《檔案借閱申請表》提交所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對借閱申請的必要性和合理性進(jìn)行評估，簽署審核意見。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意的申請表，根據(jù)檔案的重要程度和密級，提交相應(yīng)的協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從整體工作和檔案安全的角度出發(fā)，對申請進(jìn)行審批，簽署審批意見。4.辦理借閱：借閱人持審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員按照申請表內(nèi)容，為借閱人提供相應(yīng)檔案，并在借閱登記臺賬上進(jìn)行詳細(xì)登記，雙方簽字確認(rèn)。五、檔案借閱期限1.一般規(guī)定：普通檔案的借閱期限一般為[X]個工作日，重要檔案的借閱期限一般為[X]個工作日。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.特殊情況：對于因特殊原因需要長期借閱的檔案，如涉及重大項(xiàng)目的持續(xù)研究等，借閱人應(yīng)在申請時(shí)詳細(xì)說明情況，經(jīng)協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長借閱期限，但最長不得超過[X]個月。六、檔案借閱要求1.借閱場所：借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。如因工作需要必須帶出的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并采取必要的安全措施，確保檔案安全。2.愛護(hù)檔案：借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得隨意涂改、圈劃、批注、污損、拆頁、轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.保密義務(wù)：借閱人對借閱過程中知悉的協(xié)會機(jī)密信息負(fù)有嚴(yán)格的保密義務(wù)，不得向任何第三方泄露。在借閱結(jié)束后，應(yīng)按照要求歸還所有借閱的檔案及相關(guān)資料，不得私自留存。七、檔案歸還與檢查1.按時(shí)歸還：借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿時(shí)按時(shí)歸還檔案。如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。逾期未歸還且未辦理延期手續(xù)的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并記錄在案。2.歸還檢查：檔案歸還時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通，按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.注銷登記：經(jīng)檢查無誤后，檔案管理部門工作人員在借閱登記臺賬上辦理檔案歸還注銷登記手續(xù)，注明歸還時(shí)間。對于借閱過程中有特殊情況的，如檔案進(jìn)行過復(fù)印、摘抄等，應(yīng)在臺賬上詳細(xì)記錄。八、違規(guī)處理1.警告與批評：對于未按規(guī)定辦理借閱手續(xù)、逾期未歸還檔案且未說明原因等輕微違規(guī)行為，檔案管理部門將對借閱人進(jìn)行警告，并在協(xié)會內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評。2.經(jīng)濟(jì)賠償：如因借閱人故意或重大過失導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)檔案的重要性、損壞程度等因素確定。3.紀(jì)律處分：對于嚴(yán)重違反檔案借閱登記管理制度，泄露協(xié)會機(jī)密信息，給協(xié)會造成重大損失的行為，將視情節(jié)輕重，按照協(xié)會的相關(guān)規(guī)定，對責(zé)任人給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。九、附則1.解釋權(quán)：本制度由舞蹈家協(xié)會檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.生效日期：本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。原有關(guān)檔案借閱登記管理的規(guī)定與本制度不