房地產(chǎn)公司印章管理實施辦法

一、總則1.目的：為規(guī)范公司印章的管理與使用，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于公司總部及下屬各部門、各分支機構(gòu)、各項目公司所有印章的管理與使用。3.印章分類：公司印章分為公章、法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門章及其他專用章等。二、印章的刻制與啟用1.刻制申請：因工作需要刻制印章，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至行政部門。2.刻制流程：行政部門根據(jù)審批通過的《印章刻制申請表》，選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模，行政部門核對無誤后，辦理交接手續(xù)。3.啟用備案：新印章啟用前，行政部門應(yīng)發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并將印章印模、啟用通知等相關(guān)資料進(jìn)行存檔備案。同時，將新印章的啟用情況告知公司各相關(guān)部門及重要合作伙伴。三、印章的保管1.保管責(zé)任：公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保印章的安全保管和規(guī)范使用。2.保管場所：印章應(yīng)存放在安全可靠的場所，如專用的保險柜或文件柜，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。保管場所應(yīng)限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保印章的安全。3.保管交接：印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)填寫《印章保管交接登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、數(shù)量、交接日期、交接雙方等信息。交接過程應(yīng)有監(jiān)交人在場，交接完成后，交接雙方和監(jiān)交人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。四、印章的使用1.使用審批：使用印章前，必須填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，方可使用印章。2.審批流程：一般事項用印，由用印部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項用印，除部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核審批外，還需報公司總經(jīng)理或董事長審批。涉及法律事務(wù)的用印，需經(jīng)公司法律顧問審核同意。3.用印登記：印章保管人員應(yīng)建立《印章使用登記簿》，對每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印部門、用印人、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。用印完畢后，用印人應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)。4.用印規(guī)范：印章保管人員在用印時，應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和用印規(guī)范進(jìn)行操作，確保印章加蓋清晰、端正，位置準(zhǔn)確。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要在空白文件上加蓋印章，必須經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長特別批準(zhǔn)，并做好登記備案工作。五、印章的停用與銷毀1.停用情形：公司印章出現(xiàn)下列情形之一的，應(yīng)予以停用：因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整等原因不再使用的；印章?lián)p壞無法正常使用的；印章遺失或被盜的；其他需要停用的情形。2.停用手續(xù)：印章停用后，印章保管人員應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將停用印章交至行政部門。行政部門應(yīng)發(fā)布《印章停用通知》，告知公司各相關(guān)部門及重要合作伙伴。3.銷毀處理：對于需要銷毀的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批后，選擇具有合法資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并留存銷毀記錄。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與處罰1.監(jiān)督檢查：公司行政部門和審計部門應(yīng)定期對印章的管理與使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用審批流程、用印登記記錄等。2.違規(guī)處理：對違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章，或因印章管理不善導(dǎo)致公司利益受損的單位或個人，公司將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等相應(yīng)的處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、附則1.本辦法由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本辦法自發(fā)布之日起生效實施。公司原有印章管理