行政公文寫(xiě)作標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)及范例一、行政公文概述及適用場(chǎng)景行政公文是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹方針政策、部署指導(dǎo)工作、請(qǐng)示答復(fù)問(wèn)題、總結(jié)報(bào)告情況的重要工具。其核心特點(diǎn)是權(quán)威性、規(guī)范性、時(shí)效性，適用于以下場(chǎng)景：事務(wù)通知：發(fā)布規(guī)章制度、安排工作部署、告知事項(xiàng)（如“關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”）；工作匯報(bào)：向上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)階段性工作進(jìn)展、成果及問(wèn)題（如“部門(mén)2024年第一季度工作總結(jié)報(bào)告”）；請(qǐng)示事項(xiàng)：向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（如“關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示”）；函件往來(lái)：不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)答復(fù)問(wèn)題（如“關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助舉辦活動(dòng)的函”）；會(huì)議紀(jì)要：記錄會(huì)議主要事項(xiàng)、決議及行動(dòng)要求（如“項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要”）。二、標(biāo)準(zhǔn)化撰寫(xiě)流程（分步驟操作說(shuō)明）（一）準(zhǔn)備階段：明確核心要素確定文種：根據(jù)發(fā)文目的選擇合適文種（如“請(qǐng)示”適用于請(qǐng)求批準(zhǔn)，“報(bào)告”適用于匯報(bào)工作，二者不可混用）。收集材料：梳理背景信息、政策依據(jù)、數(shù)據(jù)事實(shí)（如匯報(bào)類(lèi)公文需整理具體工作數(shù)據(jù)，請(qǐng)示類(lèi)公文需附相關(guān)證明材料）。明確主送機(jī)關(guān)：根據(jù)公文性質(zhì)確定接收方（上行文主送直屬上級(jí)，下行文主送下屬單位，平行文主送相關(guān)機(jī)關(guān)）。（二）起草階段：構(gòu)建公文框架1.標(biāo)題規(guī)范格式：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（如“公司辦公室關(guān)于規(guī)范辦公用品管理的通知”）；要求：簡(jiǎn)潔明確，不超過(guò)25字，避免使用“關(guān)于……的申請(qǐng)”“關(guān)于……的報(bào)告”等冗余表述。2.主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)：在標(biāo)題下方左空2字標(biāo)注，后加冒號(hào)（如“各部門(mén)：”“上級(jí)單位：”）；多個(gè)機(jī)關(guān)：用頓號(hào)分隔，同類(lèi)機(jī)關(guān)按級(jí)別排序（如“各分公司、各部門(mén)：”）。3.結(jié)構(gòu)邏輯：采用“開(kāi)頭+主體+結(jié)尾”三段式：開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)文目的或依據(jù)（如“為提高工作效率，根據(jù)《公司管理辦法》規(guī)定，現(xiàn)就事項(xiàng)通知”）；主體：分條列項(xiàng)闡述具體內(nèi)容（通知類(lèi)公文寫(xiě)“做什么、怎么做”，請(qǐng)示類(lèi)公文寫(xiě)“事項(xiàng)、理由、請(qǐng)求”，報(bào)告類(lèi)公文寫(xiě)“進(jìn)展、成果、問(wèn)題”）；結(jié)尾：提出要求或總結(jié)（通知用“特此通知”，請(qǐng)示用“妥否，請(qǐng)批示”，報(bào)告用“特此報(bào)告”）。語(yǔ)言要求：莊重、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，避免口語(yǔ)化、歧義表述（如“盡快處理”改為“于X月X日前完成”）。4.附件標(biāo)注位置：下空1行，左空2字標(biāo)注“附件：”，后加冒號(hào)；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)（如“附件：1.《設(shè)備采購(gòu)清單》”）；要求：附件需與內(nèi)容關(guān)聯(lián)，且在中明確提及（如“具體清單詳見(jiàn)附件1”）。5.發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)：下空1行，右空4字標(biāo)注單位全稱(chēng)（如“公司行政部”），聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前；成文日期：以發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年5月20日”），不可簡(jiǎn)寫(xiě)為“24年5月20日”。（三）審核階段：保證規(guī)范合規(guī)內(nèi)容審核：檢查事項(xiàng)是否明確、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、政策依據(jù)是否充分；格式審核：核對(duì)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、結(jié)構(gòu)、附件、落款等要素是否完整；合規(guī)審核：確認(rèn)公文是否符合國(guó)家法規(guī)及單位內(nèi)部管理規(guī)定（如涉密文件需標(biāo)注密級(jí)）。（四）定稿階段：排版與印發(fā)排版規(guī)范：字體：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體，用三號(hào)仿宋體，一級(jí)標(biāo)題用黑體，二級(jí)標(biāo)題用楷體；行距：行距為28磅，段前段后間距0行；頁(yè)碼：頁(yè)碼位于頁(yè)腳居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“-1-”）。簽發(fā)印發(fā)：經(jīng)負(fù)責(zé)人簽批后，按單位公文管理規(guī)定編號(hào)、蓋章、分發(fā)。三、常見(jiàn)公文模板與范例（一）通知類(lèi)公文模板要素表要素規(guī)范要求標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（如“公司關(guān)于開(kāi)展2024年度安全檢查的通知”）主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)（如“各部門(mén)、各分公司：”）開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)文目的；主體：分條列項(xiàng)檢查內(nèi)容、時(shí)間、要求；結(jié)尾：特此通知附件如需附件，標(biāo)注“附件：1.《安全檢查表》”發(fā)文機(jī)關(guān)右空4字標(biāo)注單位全稱(chēng)（如“公司安全生產(chǎn)部”）成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年6月1日”）范例公司關(guān)于開(kāi)展2024年度安全檢查的通知各部門(mén)、各分公司：為貫徹落實(shí)《安全生產(chǎn)法》要求，排查安全隱患，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)安全，現(xiàn)決定開(kāi)展2024年度安全檢查工作，有關(guān)事項(xiàng)通知一、檢查范圍各部門(mén)辦公區(qū)域、生產(chǎn)車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)及施工現(xiàn)場(chǎng)。二、檢查時(shí)間2024年6月10日至6月20日。三、檢查內(nèi)容消防設(shè)施：滅火器、消防栓是否完好有效，疏散通道是否暢通；用電安全：線路是否老化，設(shè)備接地是否規(guī)范；操作規(guī)范：?jiǎn)T工是否遵守安全操作流程，特種設(shè)備是否定期檢驗(yàn)。四、工作要求各部門(mén)于6月8日前提交自查報(bào)告至安全生產(chǎn)部；檢查組將隨機(jī)抽查，對(duì)問(wèn)題部門(mén)責(zé)令限期整改。特此通知。公司安全生產(chǎn)部2024年5月28日（二）請(qǐng)示類(lèi)公文模板要素表要素規(guī)范要求標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（如“部門(mén)關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示”）主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)（如“公司總經(jīng)理：”）開(kāi)頭：說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)背景；主體：闡述理由、具體需求及預(yù)算；結(jié)尾：妥否，請(qǐng)批示附件如需附件，標(biāo)注“附件：1.《辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算表》”發(fā)文機(jī)關(guān)右空4字標(biāo)注部門(mén)名稱(chēng)（如“綜合管理部”）成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年4月15日”）范例綜合管理部關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示公司總經(jīng)理：因部門(mén)現(xiàn)有打印機(jī)使用年限較長(zhǎng)，頻繁故障，影響文件處理效率，為保障日常工作有序開(kāi)展，現(xiàn)申請(qǐng)購(gòu)置新辦公設(shè)備，具體事項(xiàng)一、購(gòu)置理由現(xiàn)有打印機(jī)（型號(hào)：HP1020）已使用8年，近3個(gè)月維修5次，維修成本累計(jì)1200元，仍存在卡紙、打印模糊等問(wèn)題，無(wú)法滿足批量打印需求。二、購(gòu)置需求擬購(gòu)置激光打印機(jī)1臺(tái)，要求：黑白打印、每月打印量≥5000頁(yè)、支持網(wǎng)絡(luò)打印，預(yù)算5000元。三、經(jīng)費(fèi)來(lái)源從部門(mén)2024年度辦公經(jīng)費(fèi)中列支。妥否，請(qǐng)批示。綜合管理部2024年4月10日（三）會(huì)議紀(jì)要模板要素表要素規(guī)范要求標(biāo)題會(huì)議名稱(chēng)+“會(huì)議紀(jì)要”（如“項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要”）會(huì)議基本信息時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、記錄人（如“2024年5月25日14:00，公司3樓會(huì)議室，主持人：經(jīng)理，記錄人：秘書(shū)”）開(kāi)頭：會(huì)議背景及議題；主體：分議題記錄討論內(nèi)容、決議及行動(dòng)項(xiàng)；結(jié)尾：散會(huì)時(shí)間附件如需附件，標(biāo)注“附件：1.《項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表》”落款發(fā)文機(jī)關(guān)（如“項(xiàng)目組”）+成文日期范例項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要2024年5月25日14:00，公司3樓會(huì)議室，經(jīng)理主持，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目組成員參會(huì)，秘書(shū)記錄。一、會(huì)議背景為保證項(xiàng)目按期交付，協(xié)調(diào)解決當(dāng)前推進(jìn)中的問(wèn)題，特召開(kāi)本次推進(jìn)會(huì)。二、會(huì)議議題及決議（一）議題1：項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)*部長(zhǎng)匯報(bào)：截至5月20日，設(shè)計(jì)階段完成90%，開(kāi)發(fā)階段完成60%，測(cè)試階段未啟動(dòng)；問(wèn)題：測(cè)試人員不足，可能導(dǎo)致整體延期2周。（二）議題2：解決方案討論決議1：人力資源部于5月28日前調(diào)配2名測(cè)試人員加入項(xiàng)目組；決議2：開(kāi)發(fā)組優(yōu)化開(kāi)發(fā)流程，壓縮5天工期，保證6月10日前完成開(kāi)發(fā)；決議3：設(shè)計(jì)組于5月27日前提交最終版設(shè)計(jì)稿，供測(cè)試組提前準(zhǔn)備。三、行動(dòng)項(xiàng)責(zé)任部門(mén)行動(dòng)內(nèi)容完成時(shí)間責(zé)任人人力資源部調(diào)配測(cè)試人員2名5月28日*主管開(kāi)發(fā)組優(yōu)化開(kāi)發(fā)流程6月5日*組長(zhǎng)設(shè)計(jì)組提交最終版設(shè)計(jì)稿5月27日*設(shè)計(jì)師四、散會(huì)時(shí)間16:00項(xiàng)目組2024年5月25日四、寫(xiě)作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）格式規(guī)范要點(diǎn)字體與字號(hào)：標(biāo)題二號(hào)小標(biāo)宋體，三號(hào)仿宋體，一級(jí)標(biāo)題三號(hào)黑體（如“一、”），二級(jí)標(biāo)題三號(hào)楷體（如“（一）”）；行距與頁(yè)邊距：行距28磅，頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（A4紙標(biāo)準(zhǔn)）；數(shù)字與標(biāo)點(diǎn)：日期用“2024年5月20日”格式，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用全角（如“、”“：”），避免使用“&”“~”等非規(guī)范符號(hào)。（二）語(yǔ)言表達(dá)要求準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)：避免模糊表述（如“盡快”改為“于X月X日前”），數(shù)據(jù)需核對(duì)無(wú)誤；簡(jiǎn)潔莊重：刪除冗余詞句（如“為了……的目的”改為“為……”），禁用網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)、口語(yǔ)化表達(dá)；邏輯清晰：分條列項(xiàng)時(shí)，按“總-分”結(jié)構(gòu)排列，同一層級(jí)內(nèi)容性質(zhì)一致。（三）常見(jiàn)錯(cuò)誤規(guī)避文種混淆：“請(qǐng)示”需上級(jí)批復(fù)，“報(bào)告”只匯報(bào)不批復(fù)，二者不可混用（如“請(qǐng)示”結(jié)尾用“妥否，請(qǐng)批示”，“報(bào)告”用“特此報(bào)告”）；主送機(jī)關(guān)錯(cuò)誤