合同審核流程標準化工具包一、適用場景與價值本工具包適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同審核管理場景，尤其適用于需規(guī)范合同全流程管控、降低法律風險、提升審核效率的場景。具體包括：企業(yè)日常采購、銷售、服務、合作等合同的內部審核；法務部門對業(yè)務部門提交合同的合規(guī)性審查；跨部門協作中合同條款的風險排查與協同修訂；合同標準化管理體系的搭建與落地執(zhí)行。通過流程標準化與工具化，可統一審核標準、減少重復溝通、縮短審核周期，保證合同內容合法合規(guī)、權責清晰，有效規(guī)避履約風險。二、標準化操作流程詳解（一）合同接收與初步登記提交材料：業(yè)務部門發(fā)起合同審核時，需提交完整的合同草案（含電子版及紙質版）、背景說明（如合作需求、前期溝通情況等）、對方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書等，首次合作方需提供）。登記備案：法務/行政部門指定專人負責接收，填寫《合同審核登記表》（見表1），記錄合同名稱、編號、提交部門、提交人、聯系方式、合同類型、金額、預計簽訂日期等基本信息，并分配唯一審核編號，同步錄入合同管理系統（如有）。材料完整性檢查：審核人員核對提交材料是否齊全，若材料缺失（如缺少對方主體證明、關鍵條款空白等），需在1個工作日內退回業(yè)務部門補充，并說明補充要求。（二）初步形式審查主體資格審查：核對對方營業(yè)執(zhí)照（或事業(yè)單位法人登記證等）載明的主體信息（名稱、統一社會信用代碼、住所、法定代表人等）與合同簽約主體是否一致；檢查授權委托書（若簽約非法定代表人）：授權范圍是否明確、是否在有效期內、授權委托書是否加蓋對方公章或合同專用章；特殊行業(yè)主體（如醫(yī)療、建筑等）需核查相應資質證書（如許可證、資質等級證書）是否在有效期內。合同形式審查：檢查合同文本是否完整（含封面、附件、簽字頁等），有無缺頁、漏頁；核對合同文本份數是否滿足簽署及存檔要求；檢查合同簽字頁是否預留雙方簽字、蓋章位置，關鍵條款（如金額、履行期限、違約責任等）是否無空白或手寫涂改（涂改處需雙方蓋章確認）。出具初步意見：若主體或形式存在明顯問題（如對方營業(yè)執(zhí)照過期、授權委托書無公章等），審核人員需在1個工作日內出具《初步審查意見表》（見表2），明確指出問題并要求業(yè)務部門限期整改；若通過初步審查，進入下一環(huán)節(jié)。（三）專項條款審核根據合同類型及業(yè)務需求，組織法務、財務、業(yè)務等相關人員進行專項審核，保證各維度風險可控：法務專項審核（由法務部門負責）：合同合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款（如違反法律強制性規(guī)定、惡意串通損害他人利益等）；條款完整性：是否包含標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方式等核心條款；權責對等性：雙方權利義務是否明確、對等，是否存在單方限制對方權利或加重對方責任的“霸王條款”；爭議解決：爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確，管轄法院/仲裁機構是否約定清晰（如訴訟需明確至某地方法院，仲裁需明確至某仲裁委員會）。財務專項審核（由財務部門負責）：價款與支付條款：金額是否準確，支付方式（如預付款、進度款、尾款比例）、支付節(jié)點（如“驗收合格后7個工作日內”）是否明確，是否涉及稅務合規(guī)（如發(fā)票類型、開具時間）；履約保證金/質保金：金額、返還條件及時間是否合理，是否納入公司資金管理流程；財務相關違約責任：如逾期付款的違約金計算方式是否合理，是否超過法定上限（通常不超過LPR的4倍）。業(yè)務專項審核（由業(yè)務部門負責）：業(yè)務可行性：合同內容是否符合公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃，合作需求是否明確；履約能力：對方是否具備履行合同所需的資源、技術、資質（如生產、服務能力）；業(yè)務條款匹配性：標的物規(guī)格、服務標準、交付要求等是否與業(yè)務需求一致，驗收標準是否具體可操作。專項審核需在收到完整材料后3個工作日內完成，審核人員填寫《專項審核意見表》（見表3），明確“同意”“修改后同意”“不同意”及具體修改意見。（四）綜合風險評估與修訂匯總風險匯總：法務部門收集各專項審核意見，梳理合同存在的法律、財務、業(yè)務風險點，形成《合同風險排查清單》（見表4），明確風險等級（高/中/低）及應對建議。修訂協調：法務部門組織業(yè)務、財務等部門召開審核協調會（若爭議較大），對高風險條款進行逐項討論，形成統一修訂意見；若需與對方協商，由業(yè)務部門牽頭溝通，法務部門提供支持。修訂確認：業(yè)務部門根據審核意見修訂合同草案，修訂完成后再次提交法務部門復核；法務部門重點檢查高風險條款是否整改到位，確認后形成《合同修訂確認表》（見表5），由各審核部門簽字確認。（五）最終審批與簽署審批流程：根據合同金額及重要性，履行最終審批權限（例如：金額≤10萬元由部門負責人審批；10萬元＜金額≤50萬元由分管副總審批；金額＞50萬元由總經理審批）。審批人需查閱《合同風險排查清單》《修訂確認表》等材料，對合同整體風險進行把控。簽署準備：審批通過后，由業(yè)務部門負責聯系對方協商最終文本，雙方確認無誤后，安排正式簽署。簽署時需核對雙方簽字人身份（法定代表人或授權代表人），檢查簽字是否清晰、蓋章是否規(guī)范（公章/合同章需清晰可辨，騎縫章需完整）。簽署存檔：簽署完成后，業(yè)務部門在2個工作日內將合同正本（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）及附件材料移交法務/行政部門歸檔，同步更新合同管理系統，記錄簽署日期、履行期限等關鍵信息。（六）履行跟蹤與歸檔管理履行跟蹤：業(yè)務部門負責合同履行過程中的進度跟蹤（如交付、驗收、付款等），定期向法務部門反饋履行情況；若出現履行異常（如對方逾期交付、質量問題等），需及時啟動爭議解決程序，并留存相關證據（如溝通記錄、驗收報告等）。歸檔管理：法務/行政部門對合同正本、審核材料、履行記錄等統一歸檔，建立合同臺賬，保證檔案完整、可追溯；合同到期后，根據約定處理后續(xù)事宜（如質保金返還、資料交接等），歸檔期限不少于合同履行期后5年。三、核心工具模板清單表1：合同審核登記表合同編號合同名稱合同類型（□采購□銷售□服務□合作□其他）提交部門提交人聯系方式金額（元）履行期限預計簽訂日期對方主體名稱附件清單（□合同草案□背景說明□主體證明□其他）接收日期審核分配意見□法務審核□財務審核□業(yè)務審核□綜合審核初審人分配日期備注（如加急、特殊要求等）表2：初步審查意見表合同編號審查環(huán)節(jié)□主體資格□合同形式□材料完整性審查人審查日期存在問題（具體描述，如“對方營業(yè)執(zhí)照已過期”“授權委托書未加蓋公章”“合同簽字頁無對方蓋章位置”等）整改要求（明確補充或修改內容，如“需提供對方最新營業(yè)執(zhí)照復印件”“需重新出具授權委托書并加蓋公章”“在簽字頁補充雙方蓋章”等）業(yè)務部門確認□已整改□需延期（延期原因：__________）整改人：整改日期：表3：專項審核意見表合同編號審核部門□法務□財務□業(yè)務審核人審核日期審核意見類型□同意□修改后同意□不同意具體意見（逐條列明，如法務：“爭議解決方式未明確管轄法院，建議修改為‘由甲方所在地有管轄權的人民法院管轄’”；財務：“預付款比例30%過高，建議調整為不超過20%”等）修訂說明（業(yè)務部門填寫修訂內容及結果，如“已將爭議解決條款修改為‘由甲方所在地有管轄權的人民法院管轄’”）表4：合同風險排查清單合同編號風險點描述風險等級（□高□中□低）涉及條款應對建議責任部門整改狀態(tài)（如“對方違約責任過輕，不利于約束履約”中第X條建議增加“逾期履約按日支付合同總額0.05%的違約金”法務□已整改□未整改（如“支付節(jié)點未約定具體日期，存在逾期風險”高第X條建議修改為“乙方交付貨物并驗收合格后15個工作日內支付”財務□已整改□未整改表5：合同修訂確認表合同編號修訂條款編號原條款內容修訂后條款內容修訂部門修訂人確認日期綜合確認意見□同意修訂，可進入審批流程□需進一步協商□不同意修訂（原因：__________）審批人簽字四、關鍵注意事項與風險規(guī)避主體資格審核“三查”原則：一查證照真實性（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統”等官方渠道核實，避免虛假營業(yè)執(zhí)照）；二查授權有效性（非法定代表人簽約需核查授權委托書，保證授權范圍與合同內容匹配）；三查履約能力（對方特殊行業(yè)需具備相應資質，如建筑企業(yè)需具備安全生產許可證）。條款表述“四避免”：避免歧義（如“盡快交付”應明確具體時限）；避免模糊（如“質量合格”需明確執(zhí)行標準，如“符合國家GB/T1-2019標準”）；避免矛盾（如合同與附件約定不一致時，需明確以為準）；避免無效（如“爭議解決約定由某地仲裁機構，但該機構未依法登記”）。審核時限“雙承諾”：審核部門需在承諾時限內完成審核（初步審查1個工作日、專項審核3個工作日），因特殊情況需延期的，應提前1個工作日告知提交部門并說明原因；業(yè)務部門需在收到審核意見后2個工作日內反饋整改結果，保證整體審核效率。保密與合規(guī)“兩底線”：審核過程中接觸的合同內容及商業(yè)信息需嚴格保密，不