一、適用范圍與核心目標(biāo)二、行政文件歸檔管理全流程操作指南（一）文件收集與分類文件收集責(zé)任主體各部門指定專人（如*經(jīng)辦人）負(fù)責(zé)本部門行政文件的日常收集，保證文件在完成后3個工作日內(nèi)移交至行政部歸檔崗?？绮块T聯(lián)合文件由主辦部門牽頭收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料。文件分類標(biāo)準(zhǔn)按文件性質(zhì)及管理需求分為以下類別（可根據(jù)組織實際調(diào)整）：制度類：管理辦法、規(guī)定、細(xì)則等；通知類：上級單位來文、內(nèi)部通知、公告等；會議類：會議紀(jì)要、議程、參會人員名單等；報告類：年度/季度工作報告、專項報告、請示、批復(fù)等；其他類：無法歸入上述類別的行政文件，如協(xié)議、證明材料等。（二）文件整理與排序文件完整性檢查歸檔崗接收文件時，需核對文件是否齊全（如、附件、簽批頁等），如有缺失，及時退回原部門補充（*經(jīng)辦人需在1個工作日內(nèi)完成補充）。文件排序與裝訂同一類文件按“年度-季度-月份-文號順序”排列；無文號文件按“形成日期先后”排列。紙質(zhì)文件使用不銹鋼夾或裝訂線左側(cè)裝訂，避免影響內(nèi)容查閱；電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式（掃描件分辨率不低于300DPI），保證清晰可讀。（三）文件編碼與著錄文件編碼規(guī)則采用“部門代碼-年度-類別代碼-流水號”格式，示例：行政部2023年制度類第1份文件：XZB-2023-ZD-001財務(wù)部2023年報告類第5份文件：CW-2023-BG-005（部門代碼及類別代碼需提前制定并備案，如“XZB=行政部”“ZD=制度類”）文件著錄信息填寫每份文件需填寫《行政文件歸檔清單》（見模板1），著錄項包括：文件名稱、文號、形成部門、形成日期、密級（公開/內(nèi)部/秘密）、頁數(shù)、存放位置（柜號/電子路徑）、編碼、歸檔日期、經(jīng)辦人等，保證信息準(zhǔn)確無誤。（四）歸檔存儲管理存儲方式紙質(zhì)文件：存入專用檔案柜，按編碼順序排列，柜面張貼分類標(biāo)簽（如“2023年-制度類”）；涉密文件需存入帶鎖保密柜，由專人管理。電子文件：存儲于組織指定服務(wù)器或云盤，建立“年度-類別”文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)文件編碼一致；定期備份（每月1次），備份介質(zhì)至少包括本地硬盤及異地存儲。存儲環(huán)境要求紙質(zhì)檔案庫房需防火、防潮、防蟲、防鼠，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子文件存儲服務(wù)器需設(shè)置訪問權(quán)限，僅歸檔崗及授權(quán)人員可讀寫，定期殺毒（每周1次）。（五）文件檢索與利用檢索工具建立電子檢索臺賬（如Excel或檔案管理系統(tǒng)），可按“文件名稱、編碼、形成日期、部門”等關(guān)鍵詞檢索；紙質(zhì)檔案柜內(nèi)放置《文件檢索指引》（按編碼順序排列），方便快速定位。借閱流程員工因工作需要借閱文件，需填寫《行政文件借閱登記表》（見模板2），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，交歸檔崗辦理；涉密文件借需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（*總經(jīng)辦）審批，借閱期限不超過3個工作日，到期需歸還；歸檔崗在借閱后及時更新臺賬，保證文件可追溯。三、行政文件歸檔管理常用模板模板1：行政文件歸檔清單序號文件名稱文號形成部門形成日期密級頁數(shù)存放位置（柜號/電子路徑）文件編碼歸檔日期經(jīng)辦人1員工考勤管理辦法XZB-2023-001行政部2023-01-15內(nèi)部8柜號A-01/電子路徑：行政部/2023/制度類XZB-2023-ZD-0012023-01-18*經(jīng)辦人22023年Q1工作報告ZGB-2023-005總經(jīng)辦2023-04-10公開15柜號B-03/電子路徑：總經(jīng)辦/2023/報告類ZGB-2023-BG-0022023-04-12*助理模板2：行政文件借閱登記表借閱日期文件編碼文件名稱借閱部門借閱人用途審批人歸還日期歸還狀態(tài)歸檔崗簽字2023-05-10XZB-2023-ZD-001員工考勤管理辦法市場部*員工新員工培訓(xùn)*經(jīng)理2023-05-12已歸還*檔案員四、行政文件歸檔管理關(guān)鍵注意事項保密與安全嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄涉密文件，電子文件不得通過私人郵箱、社交軟件傳輸；檔案柜鑰匙由歸檔崗專人保管，離職時需辦理交接，禁止帶出辦公區(qū)域。格式規(guī)范紙質(zhì)文件需使用A4紙打印，標(biāo)題字體為二號黑體，為三號仿宋，行距28磅；電子文件命名需包含編碼及文件名稱（如“XZB-2023-ZD-001_員工考勤管理辦法”），避免使用特殊字符。責(zé)任分工行政部歸檔崗對文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)直接責(zé)任，每月5日前完成上月文件歸檔并更新臺賬；各部門負(fù)責(zé)人需督促本部門按時提交文件，對文件內(nèi)容真實性負(fù)責(zé)。定期維護(hù)每季度對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點，檢查是否有蟲蛀、霉變等情況，及時處理；每年12月對電子文件進(jìn)行備份核查，保證數(shù)據(jù)可恢