企業(yè)行政辦公流程規(guī)范與指引一、會議管理規(guī)范適用情境適用于公司各類會議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，包括部門例會、項目推進(jìn)會、跨部門協(xié)調(diào)會、年度總結(jié)會等正式會議，以及臨時工作部署會等非正式會議。操作流程詳解1.會議發(fā)起與申請發(fā)起人：根據(jù)工作需要，由會議組織者（如部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人）發(fā)起。申請內(nèi)容：填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時間（精確到分鐘）、地點（線上會議需注明平臺及）、參會人員范圍、議程（含各環(huán)節(jié)時長）、所需設(shè)備及材料（如投影儀、白板、PPT等）。審批流程：部門內(nèi)部會議：由部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門會議或涉及公司重要事項的會議：需提交行政部審核，報請相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。提交時限：常規(guī)會議至少提前2個工作日申請；緊急會議需提前4小時電話溝通并補交申請表。2.會議準(zhǔn)備與通知行政部職責(zé)：根據(jù)審批通過的《會議申請表》，預(yù)訂會議室（線上會議測試平臺穩(wěn)定性）；準(zhǔn)備會議所需設(shè)備（提前1小時調(diào)試，保證正常使用）、茶水、紙筆等物資；會前1個工作日通過企業(yè)/郵件發(fā)送會議通知，明確時間、地點、議程及參會要求（如提前閱讀材料、攜帶相關(guān)文件）。參會人員準(zhǔn)備：按議程要求提前準(zhǔn)備匯報材料或討論議題，材料需簡潔明了，重點突出；確認(rèn)參會時間，如有特殊情況無法參會，需提前1個工作日向會議發(fā)起人請假并說明原因。3.會議召開與記錄會議紀(jì)律：參會人員需提前5分鐘到達(dá)會場，關(guān)閉手機靜音或調(diào)至震動模式；未經(jīng)允許，不得中途離場（特殊情況需向會議組織者說明）；發(fā)言需圍繞議程，避免無關(guān)話題討論。會議主持：由會議發(fā)起人或指定人員主持，嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時長，保證會議按議程推進(jìn)；對關(guān)鍵議題引導(dǎo)討論，鼓勵參會人員發(fā)表意見，避免一言堂。會議記錄：指定專人（通常為會議發(fā)起人助理或行政部人員）記錄會議內(nèi)容，重點記錄：決議事項（明確行動內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、完成時間）；待解決問題（明確責(zé)任部門/人、解決時限）；其他重要討論要點。會議記錄需在會后24小時內(nèi)整理完成，經(jīng)會議發(fā)起人審核確認(rèn)后分發(fā)至所有參會人員。4.會議跟進(jìn)與歸檔任務(wù)跟進(jìn)：會議發(fā)起人根據(jù)會議記錄，牽頭落實決議事項，明確各責(zé)任人及完成時間；行政部每周匯總會議任務(wù)進(jìn)展，通過企業(yè)提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人，保證任務(wù)按時完成。資料歸檔：會議結(jié)束后，行政部負(fù)責(zé)收集會議材料（PPT、發(fā)言稿、決議表等）及會議記錄，按“年度-月份-會議類型”分類存檔（電子檔存入共享服務(wù)器，紙質(zhì)檔裝訂存檔）；歸檔資料保存期限不少于3年，重要會議資料永久保存。配套表單模板會議申請表會議主題會議時間年月日時分至?xí)r分會議地點□線下會議室□線上平臺（______）參會人員會議議程1.______（____分鐘）2.______（____分鐘）3.______（____分鐘）所需設(shè)備/材料□投影儀□白板□麥克風(fēng)□其他：______會議目的申請人部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：______行政部審核簽字：________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：________日期：______關(guān)鍵要點提示會議主題需明確，避免無明確目標(biāo)的“務(wù)虛會”；提前測試線上會議設(shè)備，保證音視頻清晰；會議記錄需客觀準(zhǔn)確，重點突出決議和待辦事項；任務(wù)跟進(jìn)需責(zé)任到人，避免“議而不決、決而不行”。二、辦公用品管理規(guī)范適用情境適用于公司各類辦公用品（包括辦公耗材、辦公設(shè)備、勞保用品等）的采購、申領(lǐng)、發(fā)放、盤點及報廢管理，保障日常辦公需求，控制行政成本。操作流程詳解1.需求統(tǒng)計與采購需求提報：每月25日前，各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品需求表》，列明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部。匯總與審批：行政部匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況編制《辦公用品采購計劃》，報行政總監(jiān)審批（單次采購金額超5000元需報總經(jīng)理審批）。采購執(zhí)行：行政部根據(jù)審批后的采購計劃，通過合格供應(yīng)商采購（優(yōu)先選擇長期合作供應(yīng)商，保證質(zhì)量與性價比）；采購物品需核對規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，無誤后辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫登記表》。2.申領(lǐng)與發(fā)放申領(lǐng)流程：員工填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明申領(lǐng)物品、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部；行政部核對庫存及審批權(quán)限，按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則發(fā)放。發(fā)放原則：常規(guī)耗材（筆、紙、文件夾等）每月集中申領(lǐng)1次，特殊情況可臨時申領(lǐng)；耐用辦公用品（計算器、訂書機等）以“壞一換一”為原則，需交舊換新并注明原因；勞保用品（口罩、消毒液等）按崗位需求定期發(fā)放，不得超量申領(lǐng)。3.盤點與報廢定期盤點：行政部每季度末對辦公用品進(jìn)行全面盤點，核對臺賬與庫存，編制《辦公用品盤點表》，對盤盈、盤虧情況分析原因并報行政總監(jiān)審批。報廢處理：辦公用品因損壞、老化無法使用時，由使用部門填寫《辦公用品報廢申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、報廢原因，經(jīng)行政部鑒定后報審批；批準(zhǔn)報廢的物品由行政部統(tǒng)一處置（如回收、銷毀），并更新臺賬。配套表單模板辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期年月日物品名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量用途________________________________________________部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________行政部審核簽字：________發(fā)放記錄發(fā)放人：________領(lǐng)取人：________發(fā)放數(shù)量：________關(guān)鍵要點提示采購需嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，避免超預(yù)算采購；申領(lǐng)需注明用途，杜絕公物私用；定期盤點保證賬實相符，防止資產(chǎn)流失；報廢物品需經(jīng)鑒定審批，不得隨意丟棄。三、固定資產(chǎn)管理規(guī)范適用情境適用于公司固定資產(chǎn)（包括電腦、打印機、辦公家具、投影儀等價值在2000元以上、使用期限超過1年的資產(chǎn)）的采購、領(lǐng)用、調(diào)撥、維修、盤點及報廢管理，保證固定資產(chǎn)安全、高效使用。操作流程詳解1.采購與入庫需求申請：各部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》，說明用途、規(guī)格、預(yù)算、使用人，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部、財務(wù)部審核后，按審批權(quán)限報分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。采購與驗收：行政部根據(jù)審批結(jié)果通過正規(guī)渠道采購，簽訂采購合同；資產(chǎn)到貨后，由行政部、使用部門、財務(wù)部共同驗收，核對型號、數(shù)量、質(zhì)量，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》，貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號、名稱、采購日期、使用人）。2.領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用登記：使用部門到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》，簽字確認(rèn)后行政部更新《固定資產(chǎn)臺賬》（資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、使用部門、使用人、存放地點、采購日期、價值等信息）。調(diào)撥管理：部門間調(diào)撥固定資產(chǎn)，需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥表》，經(jīng)原使用部門、新使用部門、行政部審批后，辦理交接手續(xù)，更新臺賬；員工離職或崗位調(diào)動時，需將固定資產(chǎn)交回行政部，辦理歸還或調(diào)撥手續(xù)，確認(rèn)資產(chǎn)狀態(tài)完好。3.維修與盤點維修申請：固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》，說明故障現(xiàn)象，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部。行政部聯(lián)系維修方進(jìn)行維修，維修費用根據(jù)審批流程報銷。定期盤點：行政部每半年組織一次固定資產(chǎn)全面盤點，核對臺賬與實物，編制《固定資產(chǎn)盤點表》，對盤虧、盤盈、損壞情況查明原因，報行政總監(jiān)審批后處理。4.報廢與處置報廢條件：固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或維修成本超過重置價值的，可申請報廢。報廢流程：使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，附資產(chǎn)照片及損壞說明，經(jīng)行政部鑒定、財務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一處置（如變賣、銷毀），并更新臺賬。配套表單模板固定資產(chǎn)臺賬（部分示例）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號使用部門使用人存放地點采購日期價值（元）狀態(tài)（□正?！蹙S修中□報廢）ZC-001臺式電腦聯(lián)想ThinkPad市場部*小明3樓301室2023-01-156000□正常ZC-002打印機惠普M404行政部*小紅2樓201室2022-08-203500□維修中關(guān)鍵要點提示固定資產(chǎn)標(biāo)簽需清晰粘貼，不得擅自撕毀；調(diào)撥、領(lǐng)用需辦理書面手續(xù)，避免資產(chǎn)權(quán)屬不清；盤點需全員參與，保證賬實一致；報廢資產(chǎn)需按規(guī)定處置，不得私自處理。四、文件管理規(guī)范適用情境適用于公司各類文件（包括內(nèi)部制度、通知、函件、合同、檔案、會議紀(jì)要等）的起草、審核、印發(fā)、歸檔及借閱管理，保證文件規(guī)范、安全、可追溯。操作流程詳解1.文件起草與審核起草要求：根據(jù)文件用途起草內(nèi)容，格式規(guī)范（標(biāo)題、主送單位、附件、發(fā)文單位、日期等），語言簡潔、準(zhǔn)確，避免歧義。審核流程：部門內(nèi)部文件：由部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性；公司級文件：需經(jīng)相關(guān)部門會簽（如財務(wù)文件需財務(wù)部審核），報請分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.印發(fā)與分發(fā)印發(fā)方式：紅頭文件、重要通知：由行政部統(tǒng)一打印、蓋章（公章需按印章管理流程使用），編號后正式印發(fā)；普通通知、函件：可通過企業(yè)郵件等電子方式分發(fā)，需確認(rèn)接收人已讀。分發(fā)范圍：根據(jù)文件內(nèi)容明確分發(fā)范圍，涉密文件需限定知悉人員，不得隨意擴散。3.歸檔與借閱歸檔管理：文件辦理完畢后，由行政部按“年度-類別-文號”分類歸檔（電子檔存入文件管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔裝訂存檔于檔案室）；歸檔文件需保持完整，包括原件、審批單、附件等，歸檔期限一般為文件辦理完畢后1個月內(nèi)。借閱流程：員工因工作需要借閱文件，填寫《文件借閱申請表》，說明借閱文件名稱、用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到檔案室辦理借閱；涉密文件借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，借閱期限不超過3天，不得復(fù)制、外傳；借閱文件需妥善保管，不得涂改、損壞，按時歸還，到期需續(xù)借的需重新申請。配套表單模板文件審批單文件名稱文件編號[年份]號主送單位抄送單位起草部門起草人*小李文件內(nèi)容摘要部門負(fù)責(zé)人審核意見：________簽字：________日期：______相關(guān)部門會簽意見：________簽字：________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：________簽字：________日期：______總經(jīng)理審批意見：________簽字：________日期：______關(guān)鍵要點提示文件起草需符合公司公文格式規(guī)范，避免口語化表述；審批流程需完整，未經(jīng)審批的文件不得印發(fā)；涉密文件需單獨管理，借閱嚴(yán)格控制權(quán)限；歸檔文件需定期整理，保證查找便捷。五、訪客管理規(guī)范適用情境適用于外部訪客（包括客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、部門人員等）到訪公司的接待與管理，保證訪客接待有序、安全、規(guī)范，維護(hù)公司良好形象。操作流程詳解1.訪客預(yù)約與核驗預(yù)約登記：訪客需提前1個工作日與被訪人聯(lián)系，通過《訪客預(yù)約表》提供姓名、單位、事由、到訪時間、預(yù)計停留時間、聯(lián)系方式等信息，被訪人確認(rèn)后提交行政部。身份核驗：訪客到訪時，在前臺出示有效證件號碼件（證件號碼、駕駛證等），前臺人員核對預(yù)約信息，填寫《訪客登記表》（含到訪時間、離開時間、訪問部門、被訪人等信息），發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前）。2.接待與陪同接待引導(dǎo)：前臺人員通知被訪人到前臺接待，或由前臺引導(dǎo)至指定會議室；如被訪人暫時無法接待，需向訪客說明并預(yù)計等待時間，提供茶水等服務(wù)。陪同要求：訪客在公司期間，需由被訪人或指定人員全程陪同，禁止擅自進(jìn)入非辦公區(qū)域（如檔案室、財務(wù)室、服務(wù)器機房等）；涉及敏感業(yè)務(wù)的洽談，需在獨立會議室進(jìn)行，關(guān)閉門窗。3.送別與歸檔送別流程：訪客離開時，被訪人或陪同人員需將訪客送至公司門口，前臺人員收回《訪客證》，在《訪客登記表》上記錄離開時間。信息歸檔：前臺人員每日整理《訪客登記表》，按“日期-訪客單位”分類存檔，電子檔同步錄入訪客管理系統(tǒng)，保存期限不少于1年。配套表單模板訪客登記表到訪日期年月日訪客姓名訪客單位聯(lián)系方式訪問部門□市場部□行政部□其他：______被訪人到訪時間時分訪客事由離開時間時分接待人員訪客證號備注關(guān)鍵要點提示提前確認(rèn)訪客信息，避免無預(yù)約到訪；身份核驗需嚴(yán)格，保證訪客身份真實；全程陪同訪客，防止無關(guān)區(qū)域進(jìn)入；訪客信息需保密，不得隨意泄露。六、印章管理規(guī)范適用情境適用于公司各類印章（包括公章、合同章、財務(wù)章、法人章、發(fā)票章等）的使用、保管、變更及銷毀管理，保證印章使用合法、規(guī)范，防范法律風(fēng)險。操作流程詳解1.印章保管保管責(zé)任：公章、合同章由行政部專人保管，存放于帶鎖保險柜，鑰匙由保管人隨身攜帶；財務(wù)章、發(fā)票章由財務(wù)部專人保管，管理方式同公章；法人章可由總經(jīng)理或其授權(quán)人保管，使用時需履行審批手續(xù)。保管要求：印章保管人需定期檢查印章完好性，如發(fā)覺損壞、丟失，需立即報告行政部及總經(jīng)理，并按規(guī)定申請刻制新印章。2.印章使用用印申請：使用印章需填寫《印章使用申請表》，注明用印文件名稱、用途、份數(shù)、用印日期，附文件原件或復(fù)印件，經(jīng)審批人審批（公章需總經(jīng)理審批，合同章需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)章需財務(wù)負(fù)責(zé)人審批）。用印登記：印章使用時，保管人核對審批手續(xù)無誤后，在《印章使用登記表》上記錄用印日期、文件名稱、申請人、審批人、用印人等信息，確認(rèn)文件內(nèi)容與審批一致后方可蓋章。用印規(guī)范：印章需清晰、完整加蓋在指定位置（如文件落款處、騎縫處），不得模糊、歪斜；嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、未經(jīng)審批的文件上蓋章；用印文件需留存一份（含復(fù)印件）與《印章使用申請表》《印章使用登記表》一并歸檔。3.印章變更與銷毀變更刻制：因公司名稱變更、印章?lián)p壞等原因需刻制新印章時，由行政部提交《印章刻制申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，到公安機關(guān)指定刻制單位辦理，新印章啟用后，舊印章需及時封存或銷毀。銷毀管理：廢止印