員工信息數(shù)據(jù)保護(hù)操作手冊一、目的為規(guī)范企業(yè)員工信息數(shù)據(jù)的管理與保護(hù)工作，確保員工個人信息的保密性、完整性、可用性，遵循《個人信息保護(hù)法》《數(shù)據(jù)安全法》等法律法規(guī)要求，維護(hù)企業(yè)合規(guī)運(yùn)營秩序及員工合法權(quán)益，特制定本操作手冊。二、適用范圍本手冊適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及員工信息處理的部門、崗位及系統(tǒng)，包括但不限于人力資源部、IT部門、各業(yè)務(wù)部門，以及存儲、傳輸、使用員工信息的信息系統(tǒng)、辦公設(shè)備、紙質(zhì)檔案等。三、術(shù)語與定義（一）員工信息指與員工個人相關(guān)的各類數(shù)據(jù)，包括但不限于基本身份信息（姓名、性別、出生日期等）、職業(yè)信息（崗位、職級、薪酬等）、生物識別信息（指紋、人臉特征等）、勞動關(guān)系信息（合同期限、社保記錄等）。（二）敏感個人信息員工信息中一旦泄露或?yàn)E用可能危害人身、財(cái)產(chǎn)安全，或損害名譽(yù)、身心健康的信息，如醫(yī)療記錄、銀行賬戶信息、犯罪記錄、生物識別信息等。（三）數(shù)據(jù)處理對員工信息的收集、存儲、使用、加工、傳輸、提供、公開、刪除等操作的統(tǒng)稱。（四）數(shù)據(jù)泄露因技術(shù)漏洞、人為失誤、外部攻擊等原因，導(dǎo)致員工信息被未授權(quán)訪問、披露、篡改或銷毀的安全事件。四、管理職責(zé)（一）數(shù)據(jù)管理員（由IT部門或人力資源部指定專人擔(dān)任）1.負(fù)責(zé)搭建員工信息管理系統(tǒng)的安全架構(gòu)，實(shí)施加密、訪問控制等技術(shù)措施；2.定期對員工信息存儲設(shè)備、系統(tǒng)進(jìn)行安全巡檢，排查漏洞并及時修復(fù)；3.記錄員工信息處理的全流程日志，配合內(nèi)部審計(jì)及監(jiān)管部門的檢查工作；4.組織員工信息安全培訓(xùn)，向各部門宣貫數(shù)據(jù)保護(hù)要求。（二）部門負(fù)責(zé)人1.審核本部門員工信息的收集、使用需求，確保符合“最小必要”原則；2.監(jiān)督本部門員工遵守信息保護(hù)規(guī)定，及時制止違規(guī)操作；3.發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件時，第一時間向數(shù)據(jù)管理員及企業(yè)風(fēng)控部門報(bào)告。（三）普通員工1.妥善保管個人賬號、密碼及權(quán)限，不向他人泄露或共享；2.僅在工作必需的場景下處理員工信息，不超范圍查看、傳播；3.發(fā)現(xiàn)信息異常（如賬號被冒用、數(shù)據(jù)錯誤）時，立即向直屬上級或數(shù)據(jù)管理員反饋。五、操作流程規(guī)范（一）數(shù)據(jù)收集1.收集范圍：僅限與員工勞動關(guān)系、工作履職直接相關(guān)的信息，禁止收集與工作無關(guān)的個人隱私（如非必要的社交賬號、家庭隱私等）。2.告知與同意：收集前需通過企業(yè)OA系統(tǒng)公告、書面通知等方式，明確告知員工收集目的、范圍、存儲期限及使用方式；涉及敏感個人信息的，需單獨(dú)取得員工的書面同意（如簽署《敏感信息收集告知書》）。3.收集方式：電子信息：通過企業(yè)統(tǒng)一的HR系統(tǒng)、OA系統(tǒng)填報(bào)，禁止通過個人社交軟件、非加密郵箱傳輸員工敏感信息；紙質(zhì)檔案：由人力資源部指定專人接收、登記，當(dāng)天移交至保密檔案室，禁止個人私自留存。（二）數(shù)據(jù)存儲1.存儲介質(zhì)：電子數(shù)據(jù)：存儲于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器或經(jīng)認(rèn)證的合規(guī)云平臺，禁止存儲在個人電腦、移動硬盤、非加密U盤中；紙質(zhì)檔案：存放于帶鎖的保密文件柜，檔案室需安裝門禁、監(jiān)控系統(tǒng)，僅限授權(quán)人員進(jìn)入。2.安全措施：電子數(shù)據(jù)：采用AES-256等加密算法對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，定期（每季度）進(jìn)行異地備份；紙質(zhì)檔案：建立《員工檔案借閱臺賬》，記錄借閱人、時間、用途，借閱后需在24小時內(nèi)歸還。（三）數(shù)據(jù)使用1.權(quán)限管理：實(shí)施“最小權(quán)限”原則，HR部門員工僅可查看本部門員工的基礎(chǔ)信息，薪酬信息僅限薪酬專員、財(cái)務(wù)人員及員工本人查看；跨部門調(diào)用員工信息（如審計(jì)、合規(guī)檢查）時，需填寫《員工信息使用申請表》，經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人、HR負(fù)責(zé)人雙審批后，由數(shù)據(jù)管理員授權(quán)臨時訪問權(quán)限，且需在日志中記錄操作軌跡。2.使用規(guī)范：禁止在公共區(qū)域（如咖啡廳、地鐵）的非加密網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理員工信息；禁止將員工信息用于工作以外的目的（如商業(yè)推廣、個人事務(wù)）。（四）數(shù)據(jù)傳輸1.內(nèi)部傳輸：通過企業(yè)內(nèi)部加密通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘?shù)谋Ｃ芰奶炷Ｊ剑┗騐PN通道傳輸，傳輸前需確認(rèn)接收方身份及權(quán)限；2.外部傳輸：向合作方（如社保機(jī)構(gòu)、銀行）提供員工信息時，需簽訂《數(shù)據(jù)安全合作協(xié)議》，明確對方的保密義務(wù)及違約責(zé)任；傳輸敏感信息時，需對數(shù)據(jù)進(jìn)行脫敏處理（如隱藏身份證號后6位、銀行卡號后4位），或采用加密傳輸工具（如SFTP、加密郵件）。（五）數(shù)據(jù)銷毀1.電子數(shù)據(jù)：員工離職后，數(shù)據(jù)管理員需在30日內(nèi)刪除其系統(tǒng)內(nèi)的敏感信息（如生物識別數(shù)據(jù)、薪酬記錄），基礎(chǔ)信息需匿名化處理后留存（用于統(tǒng)計(jì)分析等合規(guī)用途）；銷毀時需通過專業(yè)工具（如數(shù)據(jù)擦除軟件）徹底清除數(shù)據(jù)，禁止直接刪除文件或格式化硬盤。2.紙質(zhì)檔案：離職員工的紙質(zhì)檔案需保存至法定最低期限（如勞動合同檔案保存2年），到期后由人力資源部會同檔案管理員進(jìn)行碎紙銷毀；銷毀過程需雙人監(jiān)督，填寫《檔案銷毀記錄表》并簽字確認(rèn)。六、安全保障措施（一）技術(shù)措施1.部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS），實(shí)時監(jiān)控員工信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問行為；2.啟用多因素認(rèn)證（如密碼+短信驗(yàn)證碼），員工登錄信息系統(tǒng)時需通過雙重驗(yàn)證；3.定期（每月）對員工信息系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描，發(fā)現(xiàn)高危漏洞需在24小時內(nèi)修復(fù)。（二）管理措施1.每季度組織全員數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，內(nèi)容包括法律法規(guī)解讀、典型案例分析、操作規(guī)范演示；2.每年開展一次員工信息保護(hù)合規(guī)審計(jì)，重點(diǎn)檢查權(quán)限分配、數(shù)據(jù)使用記錄、安全措施執(zhí)行情況；3.建立《數(shù)據(jù)安全獎懲制度》，對違規(guī)操作視情節(jié)輕重給予警告、調(diào)崗、辭退等處分，對舉報(bào)違規(guī)或提出有效安全建議的員工給予獎勵。（三）物理措施1.服務(wù)器機(jī)房實(shí)行7×24小時監(jiān)控，配備UPS電源、消防系統(tǒng)，禁止無關(guān)人員進(jìn)入；2.辦公電腦、打印機(jī)等設(shè)備需設(shè)置開機(jī)密碼，離開工位時需鎖屏或關(guān)機(jī)；3.廢棄的辦公設(shè)備（如電腦、硬盤）需交由IT部門統(tǒng)一處置，禁止私自變賣或丟棄。七、應(yīng)急處理流程（一）事件發(fā)現(xiàn)與報(bào)告1.員工或系統(tǒng)管理員發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露跡象（如賬號異常登錄、敏感信息在非授權(quán)渠道出現(xiàn)），需立即向數(shù)據(jù)管理員及部門負(fù)責(zé)人報(bào)告；2.報(bào)告內(nèi)容需包含事件時間、涉及信息類型、可能的泄露途徑等。（二）應(yīng)急響應(yīng)1.數(shù)據(jù)管理員第一時間采取臨時措施（如凍結(jié)可疑賬號、斷開受感染設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)連接），防止泄露范圍擴(kuò)大；2.風(fēng)控部門會同IT部門、法務(wù)部門成立應(yīng)急小組，評估泄露造成的影響（如信息數(shù)量、敏感程度、傳播范圍）。（三）處置與通知1.根據(jù)評估結(jié)果，采取技術(shù)手段（如溯源攻擊源、清除惡意程序）或法律手段（如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案）處置事件；2.若泄露涉及個人信息，企業(yè)需在72小時內(nèi)向受影響員工發(fā)送通知（通過短信、郵件或書面函件），說明事件情況、補(bǔ)救措施及聯(lián)系方式。（四）記錄與改進(jìn)1.應(yīng)急小組需記錄事件處理全過程，形成《數(shù)據(jù)安全事件報(bào)告》，分析原因并提出改進(jìn)措施；2.根據(jù)報(bào)告內(nèi)容，修訂本手冊或信息系統(tǒng)安全策略，避免同類事件再次發(fā)生。八、附則1.