團隊會議紀要及決策記錄表一、適用場景本工具模板適用于各類團隊協(xié)作場景，包括但不限于：常規(guī)例會：如周例會、月度總結會，用于同步工作進展、協(xié)調資源、明確階段性目標；專項會議：如項目啟動會、需求評審會、風險研討會，聚焦特定議題深入討論并形成決策；跨部門協(xié)調會：涉及多團隊協(xié)作的議題，明確各方職責與配合節(jié)點；臨時決策會議：針對突發(fā)問題或緊急事項，快速討論并達成共識，保證問題及時解決。二、操作流程（一）會前準備明確會議目的與議題會議發(fā)起人需提前梳理核心目標，確定需討論的關鍵議題（建議不超過5個，避免發(fā)散），并標注各議題的優(yōu)先級。示例：“議題1：Q3項目進度同步（優(yōu)先級高）；議題2：新功能需求評審（優(yōu)先級中）”。通知參會人員提前1-3個工作日發(fā)送會議通知，包含：會議時間、地點/線上、議題、會前需準備的資料（如數(shù)據(jù)報表、方案文檔）。確認參會人員名單，若需外部人員參與，提前溝通并明確其角色（如列席、發(fā)言）。準備會議材料收集與議題相關的背景資料、數(shù)據(jù)支撐文件，提前分發(fā)給參會人員，保證大家對議題有基礎知曉。準備會議記錄模板（本工具），提前打印或創(chuàng)建電子文檔，記錄人熟悉表格結構，明確需重點記錄的內容（討論要點、決策、行動項）。（二）會中記錄填寫會議基本信息會議開始后，記錄人第一時間填寫表格中的“會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員（含缺席人員及原因）”，保證信息準確完整。記錄議程與討論內容按會議議程逐項記錄，每個議題下需包含：發(fā)言要點：記錄關鍵觀點（避免口語化，提煉核心結論），如“*代表市場部提出：用戶反饋新功能操作復雜度較高，建議簡化交互流程”；分歧點：記錄不同意見或爭議焦點，如“技術部認為當前開發(fā)資源緊張，需優(yōu)先保障核心功能迭代，新功能需求延后至下季度”；共識點：記錄各方達成一致的初步結論，如“同意先對用戶反饋的3個高復雜度功能進行交互優(yōu)化，本周內輸出方案初稿”。明確決策事項對會議中需正式確定的事項，單獨記錄“決策事項”，包含：決策編號（按會議順序遞增，如“20231027-01”）；決策內容（清晰、無歧義，如“批準《Q4新功能開發(fā)計劃》，優(yōu)先級排序為：A功能>B功能>C功能”）；決策依據(jù)（如“基于用戶調研數(shù)據(jù)、技術可行性評估及部門資源情況”）；投票情況（若涉及投票，記錄贊成/反對/棄權人數(shù)及關鍵理由，如“贊成5人，反對1人（*認為資源不足），棄權1人，決議通過”）。梳理行動項對會議確定的待辦任務，逐條記錄“行動項”，包含：任務描述（具體可執(zhí)行，如“完成用戶反饋的3個功能交互優(yōu)化方案”）；負責人（明確到具體人，用“”代替，如“（產品經(jīng)理）”）；截止時間（精確到日期，如“2023年10月30日”）；交付成果（如“交互方案文檔、原型圖”）；協(xié)助人（若有，標注“*（設計師）”）。（三）會后整理核對與補充信息會議結束后2個工作日內，記錄人需核對會議記錄，保證討論要點、決策、行動項準確無誤，若有遺漏或模糊處，及時聯(lián)系參會人員補充確認。分發(fā)與歸檔將最終版會議紀要通過郵件或協(xié)作工具（如企業(yè)釘釘）分發(fā)給所有參會人員及相關方，抄送部門負責人，并注明“請確認收到，如有異議請在1個工作日內反饋”。按公司規(guī)定將會議紀要及附件歸檔（如至共享文件夾、項目管理工具），保證后續(xù)可追溯。跟蹤行動項記錄人或指定專人負責跟蹤行動項進度，在截止日前3天提醒負責人，完成后更新“行動項”中的“完成狀態(tài)”（如“進行中”“已完成”“延期”），并在下次會議中同步進展。三、模板表格團隊會議紀要及決策記錄表會議名稱會議時間年月日時分-時分會議地點/線上主持人記錄人參會人員（含列席人員，用*代替姓名）缺席人員及原因（如：*（部門）因出差缺席）會議議程討論內容記錄決策事項行動項議題1：（例：Q3項目進度同步）-（項目經(jīng)理）：當前項目完成70%，核心模塊已交付，測試階段發(fā)覺3個bug，預計2天內修復。-（測試負責人）：建議增加一輪回歸測試，保證上線質量。-分歧：*（開發(fā)組長）認為回歸測試耗時過長，需平衡進度與質量。1.決策編號：20231027-012.決策內容：同意增加回歸測試，但控制在3個工作日內完成。3.依據(jù)：用戶對產品質量要求高，需降低上線風險。4.投票：贊成6人，反對0人，決議通過。1.任務：完成回歸測試用例編寫負責人：（測試負責人）截止時間：10月28日交付成果：回歸測試用例清單2.任務：修復測試發(fā)覺的3個bug負責人：（開發(fā)工程師）截止時間：10月27日交付成果：bug修復報告議題2：（例：新功能需求評審）-（產品經(jīng)理）：新功能需求文檔已更新，核心邏輯為用戶自定義流程，預計開發(fā)周期15天。-（技術部）：現(xiàn)有技術架構支持，但需新增2個接口，開發(fā)量增加5天。-共識：優(yōu)先上線核心流程，自定義功能作為二期迭代。1.決策編號：20231027-022.決策內容：新功能核心流程優(yōu)先開發(fā)，自定義功能延至Q1上線。3.依據(jù)：資源有限，需聚焦用戶最急需的核心功能。4.投票：贊成5人，反對1人（*認為自定義功能是用戶核心需求），棄權1人，決議通過。1.任務：新功能核心流程需求文檔定稿負責人：（產品經(jīng)理）截止時間：10月30日交付成果：需求文檔V1.02.任務：核心流程技術方案設計負責人：（技術負責人）截止時間：11月2日交付成果：技術方案文檔附件列表|（如：Q3項目進度表、新功能需求文檔V0.9）|||

分發(fā)范圍|（如：全體參會人員、部門負責人、項目組相關人員）|||

簽字確認|主持人：__________記錄人：__________參會人員：__________（可電子簽名）|||四、使用要點記錄原則客觀中立：避免記錄個人觀點，僅保留參會人員的實際發(fā)言和討論內容；簡潔明確：用短語、短句代替冗長描述，關鍵信息（如時間、負責人、數(shù)據(jù)）務必準確；突出重點：優(yōu)先記錄“決策事項”和“行動項”，保證后續(xù)執(zhí)行有據(jù)可依。決策規(guī)范每個決策需明確編號、內容、依據(jù)及結果，避免模糊表述（如“盡量完成”“可能延期”）；若存在重大分歧，需記錄不同意見的理由，供后續(xù)復盤或上級決策參考。行動項管理行動項需符合“SMART原則”（具體、可衡量、可達成、相關性、時限性），避免“跟進需求”“推進項目”等籠統(tǒng)描述；定期（如每周）更新行動項狀態(tài)，對逾期任務需標注原因并調整計劃。保密與歸檔涉及敏感信息（如商業(yè)數(shù)據(jù)、人員調整）的