企業(yè)日常采購審批流程標準化模板一、模板適用范圍與典型場景本模板適用于企業(yè)各類日常采購活動的標準化審批管理，涵蓋辦公物資（如文具、耗材）、生產(chǎn)材料（如原材料、零部件）、服務外包（如保潔、IT支持）、固定資產(chǎn)（如辦公設備、工具）等非大宗、常規(guī)性采購場景。適用于企業(yè)各部門（行政部、生產(chǎn)部、市場部、財務部等）發(fā)起的采購需求，旨在通過統(tǒng)一流程規(guī)范采購行為，保證采購合規(guī)、高效、成本可控。典型使用場景包括：月度辦公文具補采購；生產(chǎn)車間常用耗材緊急采購；部門會議服務外包需求；新員工入職辦公設備配置等。二、標準化審批流程步驟詳解（一）需求發(fā)起與申請責任主體：采購需求部門申請人（如行政專員、生產(chǎn)計劃員）操作內容：填寫《企業(yè)采購申請表》（詳見模板表格部分），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、預估單價、總價、用途說明、期望到貨日期等核心信息；附件準備：若涉及特殊規(guī)格或需比價的采購，需附供應商報價單（至少2家供應商報價）、產(chǎn)品參數(shù)說明或需求說明書；提交申請：將填寫完整的《采購申請表》及附件提交至部門負責人審核（通過OA系統(tǒng)或紙質表單，根據(jù)企業(yè)實際管理方式確定）。時限要求：常規(guī)采購需至少提前3個工作日發(fā)起；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)停工需立即補充材料）需在需求發(fā)生后1小時內發(fā)起，并在備注欄標注“緊急采購”及原因。（二）部門負責人審核責任主體：需求部門負責人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部主管）操作內容：核查采購需求的必要性：是否符合部門工作計劃、是否存在重復采購、是否可替代（如現(xiàn)有設備維修是否比新購更經(jīng)濟）；審核預算合理性：預估總價是否在部門年度/月度預算范圍內，超預算部分需說明資金來源；確認采購規(guī)格與數(shù)量：是否符合實際工作需求，避免過度采購；審批意見：在《采購申請表》“部門負責人審批”欄簽署“同意”或“不同意”，并注明理由（如不同意需明確修改建議）。時限要求：收到申請后1個工作日內完成審核，緊急采購需在2小時內完成。（三）采購部審核與供應商匹配責任主體：采購部專員、采購經(jīng)理操作內容：接收通過部門審核的《采購申請表》，核查采購品類是否屬于采購部管理范圍（如大宗原材料、戰(zhàn)略物資可能涉及專項采購流程，本模板不涵蓋）；供應商篩選：常規(guī)品類：從《合格供應商名錄》中選擇3家及以上供應商進行比價，優(yōu)先選擇合作良好、供貨及時、價格合理的供應商；新供應商/特殊品類：需審核供應商資質（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質證書、質量認證等），必要時進行實地考察，保證供應商合規(guī)；價格談判：根據(jù)比價結果與供應商協(xié)商最終價格，保證性價比最優(yōu)；擬定采購方案：在《采購申請表》“采購部意見”欄填寫供應商名稱、最終報價、預計交付周期，并簽署“建議采購”或“需調整建議”。時限要求：常規(guī)采購收到需求后2個工作日內完成比價與方案擬定；緊急采購需在4小時內完成供應商匹配與價格確認。（四）財務部復核責任主體：財務部專員、財務主管操作內容：審核采購預算：對照公司年度預算及部門預算額度，確認采購資金是否充足，超預算采購需核查是否有預算調整審批文件；審核價格合理性：對比歷史采購價格、市場價格水平，判斷報價是否公允，防止虛高報價；審核付款方式與條款：是否符合公司財務制度（如預付款比例、發(fā)票要求、質保金約定等）；復核意見：在《采購申請表》“財務部復核”欄簽署“同意”“需補充說明”或“不同意”，并注明財務審核意見。時限要求：收到完整采購資料后1個工作日內完成復核，緊急采購需在3小時內完成。（五）領導審批（分級審批）責任主體：分管領導、總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級）審批權限劃分（示例）：采購金額≤5000元：分管領導審批；5000元＜采購金額≤20000元：分管領導+總經(jīng)理雙簽審批；采購金額＞20000元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，形成會議紀要后審批。操作內容：分管領導審核：重點關注采購項目的戰(zhàn)略匹配度、成本效益及部門協(xié)作合理性；總經(jīng)理審批：對重大采購事項（如超預算、新業(yè)務采購）進行最終決策，保證符合公司整體利益；審批結果：在《采購申請表》“領導審批”欄簽署“同意”并注明職務，或簽署“不同意”并退回至需求部門重新申報。時限要求：分管領導收到資料后1個工作日內完成審批；總經(jīng)理審批需2個工作日內完成（緊急采購可縮短至4小時）。（六）采購執(zhí)行與訂單下達責任主體：采購部專員*操作內容：接到最終審批通過的《采購申請表》后，1個工作日內與選定的供應商簽訂《采購合同》（模板需包含物品/服務規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質量標準、違約責任等條款）；下達采購訂單：通過OA系統(tǒng)或書面形式向供應商發(fā)送采購訂單，明確訂單編號、交付地址、聯(lián)系人及驗收標準；跟蹤進度：實時跟進供應商生產(chǎn)/備貨情況，保證按期交付，若可能延遲需提前1個工作日通知需求部門并協(xié)商解決方案。（七）驗收與入庫/交付責任主體：需求部門驗收人、采購部專員操作內容：物資驗收：需求部門在收到貨物后1個工作日內，對照采購訂單、合同及樣品進行驗收，重點核查數(shù)量、規(guī)格、質量（如辦公設備需通電測試、生產(chǎn)材料需抽檢合格率），填寫《采購驗收單》（需驗收人簽字確認）；服務驗收：對于服務外包類采購（如保潔服務），需按服務標準每日/每周記錄服務質量，月底形成《服務驗收報告》由需求部門負責人簽字；入庫管理：驗收合格的物資，由行政部/倉庫管理員*辦理入庫手續(xù)，登記《物資臺賬》，更新庫存信息；不合格物資需在驗收單中注明原因，及時聯(lián)系供應商退換貨。（八）付款與財務結算責任主體：財務部專員、采購部專員操作內容：發(fā)票核對：供應商開具合規(guī)增值稅發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、項目）與采購合同、訂單、驗收單一致；付款申請：財務部根據(jù)合同約定的付款節(jié)點（如預付款、到貨款、質保金），填寫《付款申請單》，附發(fā)票、合同、驗收單等資料；資金支付：財務部按審批權限完成付款（如網(wǎng)銀轉賬、公對公支付），保留付款憑證；賬務處理：財務部根據(jù)付款憑證登記入賬，保證采購成本準確歸集。時限要求：收到合規(guī)發(fā)票及完整資料后，按合同約定付款節(jié)點5個工作日內完成付款（緊急采購可縮短至2個工作日）。（九）文檔歸檔責任主體：采購部專員、檔案管理員操作內容：收集采購全流程文檔：《采購申請表》《審批流程記錄表》《采購合同》《供應商報價單》《驗收單》《發(fā)票》《付款申請單》等；分類整理：按采購日期或項目編號歸檔，電子文檔存儲至公司檔案管理系統(tǒng)，紙質文檔裝訂成冊保存；保存期限：常規(guī)采購文檔保存不少于3年，重要采購（如固定資產(chǎn)、戰(zhàn)略供應商）文檔保存不少于5年。三、配套工具表格模板（一）企業(yè)采購申請表申請單編號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類別□辦公物資□生產(chǎn)材料□服務外包□固定資產(chǎn)□其他資金預算科目期望到貨日期物品/服務名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預估單價（元）用途說明（請詳細說明采購原因、使用場景）附件清單（報價單/需求說明書等）審批意見部門負責人采購部財務部分管領導審批日期備注（緊急采購/特殊說明）（二）采購驗收單驗收單編號采購申請單編號供應商名稱驗收日期驗收地點物品/服務名稱規(guī)格型號單位應收數(shù)量實收數(shù)量驗收結果□合格□不合格（不合格原因說明：__________________________）驗收人簽字需求部門負責人簽字處理意見□入庫□退換貨□其他：__________________________采購部經(jīng)辦人（三）采購審批流程記錄表流程節(jié)點責任崗位操作說明時限要求完成狀態(tài)（√）完成日期需求發(fā)起需求部門申請人填寫《采購申請表》，附相關附件提前3個工作日（緊急1小時內）部門審核需求部門負責人核查需求必要性、預算合理性1個工作日（緊急2小時）采購審核采購部專員/經(jīng)理供應商篩選、比價、擬定方案2個工作日（緊急4小時）財務復核財務部專員/主管預算、價格、付款方式審核1個工作日（緊急3小時）領導審批分管領導/總經(jīng)理分級審批，重大事項集體審議1-2個工作日（緊急4小時）采購執(zhí)行采購部專員簽訂合同、下達訂單1個工作日驗收入庫需求部門/倉庫驗收、登記臺賬1個工作日付款結算財務部專員發(fā)票核對、資金支付按合同節(jié)點5個工作日文檔歸檔采購部/檔案管理員整理、存儲采購文檔付款完成后3個工作日四、執(zhí)行過程中的關鍵要點（一）預算控制與分級審批嚴格執(zhí)行年度預算管理，各部門需在預算額度內發(fā)起采購，超預算采購需提前提交《預算調整申請表》，經(jīng)財務部及分管領導審核后方可推進；按采購金額分級審批（如5000元以下部門負責人審批，5000-20000元分管領導+總經(jīng)理審批，20000元以上總經(jīng)理辦公會審批），保證重大采購決策集體化、透明化。（二）供應商管理規(guī)范建立《合格供應商名錄》，定期（每季度）對供應商進行評估（包括價格、質量、交貨及時性、服務響應等），不合格供應商及時清退；新供應商引入需提供營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質證書（如ISO認證、3C認證等）、產(chǎn)品檢測報告，必要時進行樣品測試，保證供應商資質合規(guī)。（三）審批時限與緊急處理各環(huán)節(jié)審批需在規(guī)定時限內完成，超時未審批需在OA系統(tǒng)備注說明原因，避免流程卡頓；緊急采購需標注“緊