行政辦公文件存檔整理指南通用模板一、前言行政辦公文件是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要載體，規(guī)范存檔整理可保證檔案的完整性、安全性和可追溯性，為日常查閱、審計(jì)核查、歷史追溯等提供可靠依據(jù)。本指南適用于公司各部門(mén)（含行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等）的紙質(zhì)及電子文件存檔管理，旨在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、提升效率，助力檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、適用范圍與常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本指南適用于公司各類(lèi)具有保存價(jià)值的行政辦公文件，包括但不限于：管理制度類(lèi)：公司章程、各部門(mén)職責(zé)說(shuō)明、管理制度流程文件等；合同協(xié)議類(lèi)：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議、勞動(dòng)合同等；會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、董事會(huì)等重要會(huì)議的紀(jì)要及材料；報(bào)告總結(jié)類(lèi)：年度/季度工作總結(jié)、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等；人事管理類(lèi)：?jiǎn)T工入職離職材料、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)檔案等；財(cái)務(wù)憑證類(lèi)：發(fā)票、報(bào)銷(xiāo)單、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)材料等（需結(jié)合財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)規(guī)范）；證照資質(zhì)類(lèi)：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各類(lèi)許可證、資質(zhì)證書(shū)等；其他類(lèi)：重要往來(lái)函件、客戶(hù)資料、項(xiàng)目成果文件等。（二）常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景日常辦公存檔：各部門(mén)在業(yè)務(wù)處理中形成的文件，需定期整理后移交檔案室；年度歸檔：每年年末對(duì)全年文件進(jìn)行系統(tǒng)梳理、分類(lèi)歸檔；專(zhuān)項(xiàng)工作存檔：如項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)檢查、資質(zhì)申報(bào)等專(zhuān)項(xiàng)工作中形成的文件，需集中整理；歷史檔案查詢(xún)：因業(yè)務(wù)追溯、法律糾紛、工作交接等需要查閱歷史檔案時(shí)；檔案移交與交接：部門(mén)人員變動(dòng)或檔案管理員變更時(shí)，需辦理檔案交接手續(xù)。三、文件存檔整理全流程操作步驟（一）第一步：文件收集與初步篩選明確收集范圍：各部門(mén)根據(jù)文件分類(lèi)清單（參考附件1），在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，保證無(wú)遺漏。篩選標(biāo)準(zhǔn)：保留具有查考利用價(jià)值的文件（如含決策、審批、執(zhí)行結(jié)果的文件）；剔除重復(fù)、無(wú)效、臨時(shí)性文件（如草稿、普通通知抄送件、無(wú)保存價(jià)值的便簽等）；涉及敏感信息或密級(jí)的文件，需按保密規(guī)定單獨(dú)標(biāo)注。責(zé)任分工：各部門(mén)指定專(zhuān)人（如“部門(mén)檔案對(duì)接人”）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件收集，填寫(xiě)《文件收集清單》（見(jiàn)附件2），與檔案管理員對(duì)接。（二）第二步：文件分類(lèi)與排序一級(jí)分類(lèi)（按部門(mén)）：先按文件形成部門(mén)劃分，如“行政部”“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”“市場(chǎng)部”等。二級(jí)分類(lèi)（按文件性質(zhì)）：在部門(mén)下按文件性質(zhì)細(xì)分，參考如下標(biāo)準(zhǔn)：行政部：制度流程、會(huì)議紀(jì)要、證照資質(zhì)、固定資產(chǎn)檔案等；人力資源部：人事合同、招聘錄用、員工培訓(xùn)、薪酬績(jī)效等；財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告等；業(yè)務(wù)部：合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、客戶(hù)往來(lái)、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等。三級(jí)分類(lèi)（按時(shí)間/項(xiàng)目）：在二級(jí)分類(lèi)下，按文件形成年度（如“2024年”）或具體項(xiàng)目名稱(chēng)（如“項(xiàng)目”）進(jìn)一步細(xì)分。文件排序：紙質(zhì)文件：按“重要程度從高到低”或“形成時(shí)間從早到晚”排序，同一文件中“正本在前、副本在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后”；電子文件：按“文件夾層級(jí)+文件名”排序，層級(jí)建議為“部門(mén)”，文件名格式統(tǒng)一為“編號(hào)-文件名稱(chēng)-日期”（如“XZ-2024-001-會(huì)議紀(jì)要-20240315”）。（三）第三步：文件編號(hào)與登記編號(hào)規(guī)則：采用“部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)-年份-流水號(hào)-文件類(lèi)型”組合，示例：行政部2024年第3份會(huì)議紀(jì)可編號(hào)為“XZ-2024-003-會(huì)議紀(jì)要”；人力資源部2024年第15份勞動(dòng)合同編號(hào)為“RL-2024-015-勞動(dòng)合同”。部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)建議：行政部（XZ）、人力資源部（RL）、財(cái)務(wù)部（CW）、市場(chǎng)部（SC）、技術(shù)部（JS）等。登記備案：紙質(zhì)文件：填寫(xiě)《紙質(zhì)文件歸檔登記表》（見(jiàn)附件3），注明文件編號(hào)、名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)、形成日期、密級(jí)、經(jīng)辦人、歸檔人等信息，一式兩份（檔案室留存一份，部門(mén)存檔一份）；電子文件：錄入《電子文件歸檔登記表》（見(jiàn)附件4），并至公司指定檔案管理系統(tǒng)（如“OA系統(tǒng)-檔案管理模塊”），保證可在線(xiàn)檢索。（四）第四步：文件整理與裝訂紙質(zhì)文件整理：拆除文件夾金屬釘、回形針等易氧化物品，用牛皮紙或檔案夾固定；對(duì)破損、字跡模糊的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)印（復(fù)印件需注明“復(fù)印件”并加蓋部門(mén)章）；頁(yè)數(shù)較多的文件（如超過(guò)20頁(yè)）采用左側(cè)膠裝，保證不易散落。電子文件整理：統(tǒng)一保存為PDF格式（避免格式兼容問(wèn)題），重要文件可加密并設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限；電子文件命名與編號(hào)一致，存放于服務(wù)器指定文件夾，禁止隨意修改或刪除。（五）第五步：檔案存放與保管紙質(zhì)檔案存放：使用專(zhuān)用檔案柜，按“部門(mén)-年份-性質(zhì)”順序編號(hào)（如“A-01-行政部-2024”），張貼標(biāo)簽便于查找；檔案室需具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防高溫措施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；密級(jí)檔案（如涉密合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需存入密碼柜，由檔案管理員*專(zhuān)人保管。電子檔案存放：定期（每月）對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，采用“本地服務(wù)器+云端存儲(chǔ)”雙備份模式；云端存儲(chǔ)需選擇公司授權(quán)的安全平臺(tái)，保證數(shù)據(jù)傳輸加密，訪(fǎng)問(wèn)日志可追溯。（六）第六步：檔案借閱與歸還借閱流程：借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件5），注明借閱檔案編號(hào)、名稱(chēng)、用途、歸還期限，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交檔案室；密級(jí)檔案借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱時(shí)由檔案管理員*全程陪同。歸還與登記：借閱檔案需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，歸還時(shí)檔案管理員*檢查文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記表》（見(jiàn)附件6）上簽字確認(rèn)；借閱期間不得涂改、抽取、復(fù)制檔案（特殊情況需經(jīng)審批），不得轉(zhuǎn)借或帶出指定區(qū)域。四、存檔整理關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）及時(shí)性原則文件需在業(yè)務(wù)完成后5個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，每月25日前各部門(mén)將整理好的檔案移交檔案室，避免文件堆積導(dǎo)致丟失或損壞。（二）規(guī)范性原則分類(lèi)、編號(hào)、登記需嚴(yán)格按本指南執(zhí)行，不得隨意更改規(guī)則；文件命名、裝訂、存放需統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證不同人員操作結(jié)果一致。（三）安全性原則紙質(zhì)檔案嚴(yán)禁非檔案管理員*隨意翻閱，檔案室鑰匙由專(zhuān)人保管，離崗時(shí)鎖柜；電子檔案定期（每季度）檢查備份有效性，防止數(shù)據(jù)丟失；涉密檔案需單獨(dú)登記，借閱需履行“審批-登記-監(jiān)閱-歸還”全流程，嚴(yán)禁復(fù)制或拍照。（四）可追溯性原則所有檔案操作（收集、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀）需有書(shū)面或電子記錄，保證責(zé)任可追溯；檔案管理員*每季度對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)登記表與實(shí)物/電子文件數(shù)量是否一致，形成《檔案盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》。（五）定期清理與銷(xiāo)毀對(duì)超過(guò)保管期限的檔案（如普通會(huì)議紀(jì)要保管3年、合同保管10年等），由檔案管理員*提出申請(qǐng)，經(jīng)行政部及法務(wù)部審核后，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》（見(jiàn)附件7），由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)并簽字確認(rèn)；銷(xiāo)毀紙質(zhì)檔案需采用碎紙機(jī)處理，電子檔案需徹底刪除并清除備份，保證無(wú)法恢復(fù)。五、附件模板附件1：公司文件分類(lèi)清單（示例）一級(jí)分類(lèi)二級(jí)分類(lèi)包含文件類(lèi)型舉例保管期限行政部制度流程公司章程、管理制度、崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)長(zhǎng)期行政部會(huì)議紀(jì)要部門(mén)例會(huì)紀(jì)要、專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要3年人力資源部人事合同勞動(dòng)合同、實(shí)習(xí)協(xié)議員工離職后10年財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)憑證發(fā)票、報(bào)銷(xiāo)單、銀行回單10年附件2：文件收集清單序號(hào)文件編號(hào)文件名稱(chēng)形成部門(mén)形成日期頁(yè)數(shù)經(jīng)辦人備注1XZ-2024-001年度工作計(jì)劃行政部2024-01-0510張*正本2RL-2024-0053月招聘需求表人力資源部2024-03-105李*含審批附件3：紙質(zhì)文件歸檔登記表歸檔日期文件編號(hào)文件名稱(chēng)形成部門(mén)頁(yè)數(shù)密級(jí)經(jīng)辦人歸檔人檔案柜編號(hào)2024-03-20XZ-2024-003辦公室裝修合同行政部15普通王*趙*A-01-03附件4：電子文件歸檔登記表歸檔日期文件編號(hào)文件名稱(chēng)存放路徑文件大小密級(jí)歸檔人備份狀態(tài)2024-03-21CW-2024-012Q1財(cái)務(wù)報(bào)表服務(wù)器\20242.5MB機(jī)密錢(qián)*已備份附件5：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門(mén)聯(lián)系方式借閱日期歸還日期孫*市場(chǎng)部1382024-03-252024-03-28檔案編號(hào)文件名稱(chēng)借閱事由審批人審批日期SC-2024-008項(xiàng)目客戶(hù)資料項(xiàng)目復(fù)盤(pán)分析周*2024-03-24附件6：檔案借閱登記表借閱日期檔案編號(hào)文件名稱(chēng)借閱人歸還日期歸還狀態(tài)經(jīng)辦人2024-03-25SC-2024-00