工程造價技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的規(guī)范工程造價技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用及銷毀全流程管理，確保檔案真實反映項目造價管控過程，為項目結(jié)算、審計、糾紛處理及后續(xù)類似項目造價參考提供依據(jù)，保障工程造價管理工作的規(guī)范性與可追溯性。（二）適用范圍本制度適用于公司所有新建、改建、擴建工程項目的工程造價技術(shù)檔案管理，涵蓋項目決策階段（投資估算）、設(shè)計階段（設(shè)計概算）、招投標階段（工程量清單、招標控制價）、施工階段（變更簽證、進度款審核）、竣工階段（竣工結(jié)算、決算）等全生命周期的造價相關(guān)資料。（三）管理原則完整性原則：確保各階段造價資料無缺失、無遺漏，完整反映造價形成過程；準確性原則：檔案內(nèi)容需真實、準確，數(shù)據(jù)計算無誤，簽字蓋章手續(xù)齊全；及時性原則：各階段造價資料需在完成后15個工作日內(nèi)完成收集整理，竣工后3個月內(nèi)完成歸檔；保密性原則：涉及項目商業(yè)機密（如中標價、成本分析）的檔案，需嚴格管控查閱權(quán)限，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）造價管理部門負責(zé)項目各階段工程造價資料（如估算書、概算書、清單、簽證、結(jié)算書等）的收集、審核與初步整理；按檔案分類標準對資料進行編號、組卷，確保卷內(nèi)資料邏輯清晰；配合檔案管理部門完成檔案歸檔驗收，提供檔案編制說明及相關(guān)技術(shù)支持；提出造價檔案查閱需求，按流程辦理查閱手續(xù)，負責(zé)檔案利用后的反饋記錄。（二）檔案管理部門制定工程造價技術(shù)檔案分類標準、歸檔范圍及保管期限表，統(tǒng)一檔案管理規(guī)范；負責(zé)檔案的最終驗收、編號、入庫保管，建立檔案電子臺賬與檢索系統(tǒng)；定期檢查檔案保管狀況，做好防潮、防火、防蟲、防磁等防護工作；審核檔案查閱、借閱申請，監(jiān)督檔案使用過程，確保檔案不丟失、不損壞；按規(guī)定流程組織到期檔案的鑒定與銷毀工作。（三）項目實施部門（工程部、項目部等）配合造價管理部門收集施工階段的造價相關(guān)資料（如變更簽證、現(xiàn)場計量記錄、材料認價單等），確保資料簽字確認手續(xù)齊全；及時移交項目實施過程中產(chǎn)生的造價影響文件（如施工組織設(shè)計調(diào)整、工期延誤證明等），避免資料積壓。（四）財務(wù)部門提供項目資金支付憑證（如進度款支付單、材料款發(fā)票等），作為造價結(jié)算的輔助依據(jù)；配合檔案管理部門歸檔項目竣工決算相關(guān)財務(wù)資料，確保造價與財務(wù)數(shù)據(jù)一致。三、檔案歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍（核心資料清單）項目階段核心歸檔資料責(zé)任部門決策階段項目可行性研究報告（含投資估算）、估算審核意見、投資決策批復(fù)文件造價管理部+企劃部設(shè)計階段設(shè)計概算書（含編制說明、工程量計算書）、概算審核報告、設(shè)計圖紙（含圖紙會審紀要）造價管理部+設(shè)計部招投標階段工程量清單、招標控制價（含編制依據(jù)、定額套用說明）、招標文件（含商務(wù)條款）、中標通知書、施工合同（含造價相關(guān)條款）造價管理部+招投標部施工階段現(xiàn)場簽證單（含工程量確認、價格核定）、設(shè)計變更造價調(diào)整文件、材料/設(shè)備認價單、進度款支付審核表（含工程量計量報告）、現(xiàn)場計量照片/視頻記錄造價管理部+項目部竣工階段竣工結(jié)算書（含分部分項工程量清單、綜合單價分析表）、結(jié)算審核報告（第三方/內(nèi)部審核）、竣工圖紙、竣工決算報告、審計報告造價管理部+財務(wù)部其他造價糾紛處理文件（如簽證爭議協(xié)商記錄、仲裁/訴訟文書）、類似項目造價指標分析報告造價管理部（二）檔案分類標準采用“項目編號-階段編號-資料類型編號”三級分類法，示例如下：項目編號：按公司項目編碼規(guī)則（如“XM-2025-001”，代表2025年第1個項目）；階段編號：決策階段（JC）、設(shè)計階段（SJ）、招投標階段（ZT）、施工階段（SG）、竣工階段（JJ）；資料類型編號：如施工階段簽證單（SG-001）、變更文件（SG-002）。最終檔案編號示例：“XM-2025-001-SG-001-003”（2025年第1個項目施工階段第3份簽證單）。四、檔案收集與整理流程（一）收集要求及時性：各階段資料完成后，責(zé)任部門需在15個工作日內(nèi)移交至造價管理部門；竣工結(jié)算完成后，造價管理部門需在1個月內(nèi)完成所有資料的匯總；完整性：需收集資料的原件（重要資料需留存復(fù)印件并注明“與原件一致”），簽字蓋章手續(xù)不全的資料需退回補全后再收集；準確性：造價數(shù)據(jù)需與現(xiàn)場實際、合同條款一致，工程量計算書需附詳細計算過程，避免數(shù)據(jù)矛盾。（二）整理規(guī)范組卷要求：按項目階段組卷，每卷厚度不超過4cm，卷內(nèi)資料按“批復(fù)文件-編制文件-審核文件-支撐材料”的順序排列；裝訂要求：采用左側(cè)裝訂，使用檔案專用裝訂線，封面注明項目名稱、卷名、卷號、編制單位、編制日期；編目要求：每卷需編制《卷內(nèi)文件目錄》，包含序號、文件名稱、編號、日期、頁數(shù)、備注等信息；檔案盒側(cè)面需粘貼標簽，注明項目編號、階段、卷號、保管期限。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔驗收造價管理部門完成資料整理后，向檔案管理部門提交歸檔申請，并附《工程造價檔案歸檔清單》；檔案管理部門對照歸檔范圍與整理規(guī)范進行驗收，重點檢查資料完整性、簽字手續(xù)、組卷質(zhì)量，驗收合格后雙方簽字確認，辦理歸檔手續(xù)；驗收不合格的，需出具整改意見，限期整改后重新驗收。（二）保管要求存放環(huán)境：檔案庫房需保持溫度14-24℃、相對濕度45%-60%，配備空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥劑等設(shè)備，嚴禁存放易燃易爆物品；載體管理：紙質(zhì)檔案需存放在檔案柜中，避免陽光直射；電子檔案（如造價軟件文件、掃描件）需存儲在專用服務(wù)器，定期備份（每月1次全量備份，每周1次增量備份），備份介質(zhì)異地存放；保管期限：永久保管：竣工結(jié)算書、審計報告、施工合同、重大造價糾紛處理文件；長期保管（20年）：設(shè)計概算、招標控制價、工程量清單、變更簽證；短期保管（5年）：進度款支付審核表、材料認價單（非核心）、日常造價計算草稿。六、檔案查閱與利用（一）查閱流程內(nèi)部人員查閱：填寫《工程造價檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案編號、使用期限，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，報檔案管理部門審批；查閱涉密檔案（如成本分析）需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部人員查閱（如審計機構(gòu)、業(yè)主方）：需提供單位介紹信及經(jīng)辦人身份證明，經(jīng)公司法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，在檔案管理部門指定場所查閱，嚴禁帶出庫房；查閱登記：檔案管理部門需記錄《檔案查閱登記簿》，注明查閱人、查閱時間、檔案信息、歸還時間，查閱人需簽字確認。（二）利用要求查閱人員不得涂改、勾畫、抽取檔案內(nèi)容，不得復(fù)制涉密檔案（經(jīng)批準的除外）；電子檔案僅可在公司內(nèi)部系統(tǒng)查看，嚴禁下載、拷貝；確需使用電子檔的，需經(jīng)審批后生成水印版本（標注“僅限XX用途使用”）；檔案利用后需及時歸還，檔案管理部門核對檔案完整性后，在登記簿上注明歸還情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定流程檔案保管期滿前6個月，檔案管理部門會同造價管理部門、法務(wù)部門成立“檔案鑒定小組”，對到期檔案進行鑒定；鑒定小組根據(jù)檔案價值、項目后續(xù)需求（如質(zhì)保期、審計追溯期），出具《檔案鑒定意見書》，明確“繼續(xù)保管”“銷毀”或“降期保管”意見；需繼續(xù)保管的檔案，重新確定保管期限并更新臺賬。（二）銷毀流程對確定銷毀的檔案，編制《工程造價檔案銷毀清單》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時需由檔案管理部門、造價管理部門、紀檢部門共同監(jiān)督，現(xiàn)場清點檔案數(shù)量，核對無誤后進行銷毀（紙質(zhì)檔案采用粉碎方式，電子檔案徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)）；銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，注明銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式，參與人員簽字確認，銷毀記錄永久保存。八、責(zé)任追究對未按規(guī)定收集、移交檔案，導(dǎo)致資料缺失的，追究責(zé)任部門負責(zé)人及經(jīng)辦人責(zé)任，情節(jié)嚴重的給予通報批評；對檔案保管不當（如受潮、丟失、泄密），造成公司經(jīng)濟損失或聲譽影響的，追究檔案管理部門及相關(guān)人員責(zé)任，按公司獎懲制度處理；對擅自涂改、復(fù)制、銷毀檔案，或查閱后不歸還的，視情節(jié)輕重給予行