房地產(chǎn)中介公司合同管理監(jiān)督辦法

房地產(chǎn)中介公司合同管理監(jiān)督辦法第一章總則第一條目的為加強(qiáng)本房地產(chǎn)中介公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司運(yùn)營效率，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)健康、有序發(fā)展，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同。包括但不限于房屋買賣居間合同、房屋租賃居間合同、委托代理合同等與房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)相關(guān)的合同。第三條管理原則1.合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.審慎性原則：在合同簽訂前，應(yīng)對合同條款進(jìn)行全面、細(xì)致的審查，確保合同條款清晰、明確，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.全過程管理原則：對合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保合同的有效執(zhí)行。4.責(zé)任明確原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保合同管理工作落實(shí)到位。第二章合同管理職責(zé)分工第四條公司管理層1.負(fù)責(zé)制定公司合同管理的總體方針和政策，對重大合同進(jìn)行決策。2.協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題，確保合同管理工作符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)。第五條法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度及相關(guān)流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對合同文本進(jìn)行法律審查，提供專業(yè)法律意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.參與重大合同的談判，從法律角度提供支持和保障。4.處理合同糾紛案件，維護(hù)公司合法權(quán)益。第六條業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、發(fā)起和初步審核。2.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行和跟蹤，及時(shí)反饋合同履行情況。3.配合法務(wù)部門和其他相關(guān)部門處理合同糾紛。第七條財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、金額、稅務(wù)等方面。2.監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，確保公司資金安全。3.提供與合同相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析，為合同管理提供支持。第八條行政部門1.負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號、歸檔和保管，建立合同臺賬。2.協(xié)助其他部門進(jìn)行合同查詢和調(diào)閱工作。第三章合同的簽訂第九條合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等基本條款。2.起草合同應(yīng)優(yōu)先使用公司制定的合同示范文本。如無示范文本，應(yīng)參考相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例，確保合同條款合法、合理、公平。第十條合同審核1.業(yè)務(wù)部門起草完成后，應(yīng)將合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求、條款是否清晰明確、雙方權(quán)利義務(wù)是否對等、風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。2.本部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，審查合同條款是否存在法律漏洞、潛在法律風(fēng)險(xiǎn)等，并提出修改意見。3.涉及財(cái)務(wù)條款的合同，還應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核付款方式、金額、稅務(wù)等財(cái)務(wù)條款是否合理、準(zhǔn)確，是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度。4.對于重大合同或涉及多個(gè)部門的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，充分聽取各部門意見，確保合同條款全面、完善。第十一條合同審批1.合同審核通過后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批。2.審批過程中，審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同文本，對存在的問題提出意見和建議。如審批不通過，應(yīng)及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改，修改后重新履行審批程序。第十二條合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)再次核對合同文本內(nèi)容，確保與審批通過的版本一致。2.簽訂合同應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章或合同專用章。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人授權(quán)委托書。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交行政部門進(jìn)行統(tǒng)一編號、歸檔和保管。第四章合同的履行第十三條履行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤。及時(shí)了解合同履行情況，包括對方當(dāng)事人的履行情況、公司自身的履行進(jìn)度等。2.業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)合同履行情況，如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第十四條款項(xiàng)收付1.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付工作。及時(shí)核對款項(xiàng)金額，確?？铐?xiàng)準(zhǔn)確無誤。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好款項(xiàng)催收工作，對于逾期未付款的情況，應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施。第十五條變更與解除1.合同履行過程中，如因各種原因需要變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出申請，并說明變更或解除的原因、內(nèi)容及對公司的影響。2.變更或解除合同的申請應(yīng)按照合同簽訂時(shí)的審批流程進(jìn)行審批。經(jīng)審批同意后，由業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人協(xié)商簽訂變更或解除協(xié)議。3.變更或解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件交行政部門歸檔，并通知財(cái)務(wù)部門做好相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理。第十六條違約處理1.如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人存在違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，并向法務(wù)部門報(bào)告。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和法律法規(guī)，制定應(yīng)對措施，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.公司自身應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免出現(xiàn)違約行為。如因公司原因?qū)е逻`約，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，減少損失，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第五章合同的歸檔與保管第十七條歸檔要求1.行政部門負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸檔工作。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同原件及相關(guān)附件交行政部門。2.行政部門應(yīng)對合同進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行編號，建立合同臺賬。合同臺賬應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、對方當(dāng)事人、合同金額、履行情況等信息。第十八條保管期限合同的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，重要合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年；一般合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。第十九條查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同的，應(yīng)填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門查閱。2.如需借閱合同原件，應(yīng)填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還。3.行政部門應(yīng)做好合同查閱和借閱記錄，包括查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。第六章合同管理監(jiān)督與考核第二十條監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門和行政部門定期對公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行情況、合同歸檔和保管情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取查閱合同檔案、實(shí)地走訪、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。第二十一條考核評價(jià)1.建立合同管理考核評價(jià)機(jī)制，將合同管理工作納入部門和員工的績效考核體系?？己藘?nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時(shí)性、合同糾紛的處理情況、合同檔案管理的完整性等方面。2.對合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對因合同管理不善給公司造成損失的部門和個(gè)人，按照公司規(guī)定追究相應(yīng)責(zé)任。第七章附則第二十二條解釋權(quán)本辦法由公司法務(wù)部門