某房地產中介公司打印機提升管控細則

一、總則1.目的為加強本房地產中介公司打印機的管理與使用，提高打印機的使用效率，降低使用成本，確保公司各項業(yè)務工作的正常開展，特制定本管控細則。2.適用范圍本細則適用于公司內所有部門及員工對打印機的使用、維護及管理等相關事宜。3.管理原則遵循“高效使用、節(jié)約成本、責任到人、定期維護”的原則，確保打印機資源得到合理配置與有效利用。二、打印機配置與采購1.需求評估各部門根據工作實際需求，定期（每季度）向行政部門提交打印機使用需求評估報告，內容包括現有打印機使用狀況、業(yè)務量增長對打印需求的影響等。行政部門結合公司整體發(fā)展規(guī)劃及各部門需求，綜合評估是否需要新增打印機。2.采購流程-經評估確需采購打印機時，行政部門負責進行市場調研，收集不同品牌、型號打印機的性能、價格、售后服務等信息。-根據調研結果，行政部門制定采購方案，報公司領導審批。審批通過后，按照公司采購制度進行采購。優(yōu)先選擇性能穩(wěn)定、節(jié)能環(huán)保、性價比高且售后服務良好的產品。-新采購的打印機到貨后，行政部門負責組織驗收，確保打印機的型號、規(guī)格、數量等與采購合同一致，并對打印機進行初始化設置和調試，確保其正常運行。三、打印機使用管理1.使用登記-各部門指定專人負責本部門打印機的使用登記工作。每臺打印機需建立使用登記臺賬，詳細記錄打印機的使用日期、使用人、打印內容（簡要描述）、打印份數等信息。-使用人在使用打印機前，需在登記臺賬上進行登記；如多人共用一臺打印機，每次使用完畢后均需及時登記。登記信息應真實、準確、完整。2.使用規(guī)范-員工應嚴格按照打印機的操作說明書進行操作，不得擅自更改打印機的系統(tǒng)設置、參數等。如遇操作問題，應及時向行政部門咨詢，嚴禁私自拆卸、維修打印機。-打印文件時，應盡量雙面打印，以節(jié)約紙張。對于非正式文件或內部資料，鼓勵使用廢紙的背面進行打印。同時，合理設置打印格式和排版，避免因格式問題造成紙張浪費。-禁止使用公司打印機打印與工作無關的內容，如個人文件、資料、圖片等。一經發(fā)現，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。-打印任務完成后，使用人應及時取走打印文件，避免造成文件堆積和丟失。同時，檢查打印機是否處于正常待機狀態(tài)，確保設備安全。四、打印機維護與保養(yǎng)1.日常維護-打印機的日常清潔工作由使用部門負責。使用人員應定期（每周至少一次）對打印機外部進行清潔，使用干凈的軟布擦拭打印機表面的灰塵和污漬，保持打印機外觀整潔。-對于打印機內部的清潔，如硒鼓、墨盒等部件的清理，應按照打印機操作手冊的要求進行。一般每打印一定數量的文件（具體數量根據打印機型號而定）后，需對內部部件進行清理，以確保打印質量。-行政部門定期（每月一次）對各部門打印機的日常維護情況進行檢查，確保維護工作落實到位。如發(fā)現維護不到位的情況，及時督促相關部門進行整改。2.專業(yè)維修與保養(yǎng)-當打印機出現故障無法正常使用時，使用部門應及時向行政部門報告。行政部門根據故障情況判斷是否需要聯系專業(yè)維修人員進行維修。-對于一般性故障，行政部門可嘗試自行維修；如無法解決，應及時聯系打印機廠家的售后服務中心或專業(yè)維修機構。維修人員維修完畢后，行政部門應要求維修人員填寫維修記錄，包括故障現象、維修方法、更換的零部件等信息，并留存?zhèn)浒浮?打印機應定期（每半年一次）進行專業(yè)保養(yǎng)，由專業(yè)維修人員對打印機進行全面檢查、維護和調試，確保打印機始終處于良好的運行狀態(tài)。保養(yǎng)費用按照公司相關財務制度進行報銷。五、打印機耗材管理1.耗材采購-打印機耗材（如硒鼓、墨盒、打印紙等）由行政部門統(tǒng)一采購。行政部門根據各部門打印機的使用情況和耗材消耗速度，制定合理的耗材采購計劃，確保耗材庫存充足，不影響公司正常工作。-在采購耗材時，行政部門應通過正規(guī)渠道采購質量可靠、價格合理的產品。優(yōu)先選擇與打印機品牌相匹配的原裝耗材，如因成本等因素需選擇兼容耗材，應進行嚴格的質量測試，確保不影響打印機的正常使用和打印質量。-采購的耗材到貨后，行政部門應進行驗收，核對耗材的型號、規(guī)格、數量等信息是否與采購訂單一致。驗收合格后，將耗材入庫登記，并按照規(guī)定進行存儲和保管。2.耗材使用與更換-各部門根據工作需要，定期向行政部門領取打印機耗材。領取時，需填寫耗材領用登記表，注明領用日期、領用部門、領用人員、耗材名稱、規(guī)格、數量等信息。行政部門按照登記表進行耗材發(fā)放，并做好庫存記錄。-當打印機耗材（如硒鼓、墨盒）耗盡需要更換時，使用人員應按照操作說明進行更換。如遇困難，可向行政部門尋求幫助。更換下來的舊耗材應統(tǒng)一交回行政部門，由行政部門進行集中處理。-行政部門應建立耗材使用統(tǒng)計臺賬，定期對各部門耗材的使用情況進行統(tǒng)計分析，掌握耗材消耗規(guī)律，及時發(fā)現異常消耗情況，并采取相應措施進行管控。六、打印機使用監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制-行政部門作為打印機使用管理的監(jiān)督部門，負責對各部門打印機的使用、維護、耗材管理等情況進行日常監(jiān)督檢查。檢查方式包括定期檢查（每月一次）和不定期抽查。-在監(jiān)督檢查過程中，行政部門應詳細記錄各部門打印機的使用狀況、登記臺賬填寫情況、耗材使用情況等信息。如發(fā)現問題，應及時向相關部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-鼓勵員工對打印機使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵。2.考核指標與獎懲措施-建立打印機使用考核指標體系，將打印機使用效率、耗材節(jié)約情況、設備維護狀況等納入考核范圍?？己私Y果與各部門及員工的績效掛鉤。-對于在打印機使用管理方面表現優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。如評選“打印機使用管理優(yōu)秀部門”和“打印機使用管理優(yōu)秀個人”，并在公司內部進行通報表揚，給予一定的物質獎勵。-對于違反本管控細則的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。如對浪費紙張、違規(guī)打印個人文件等行為進行批評教育，并按照公司規(guī)定扣除一定的績效分數；對因人為原因造成打印機損壞或耗材浪費嚴重的，將要求責任人承擔相應的維修費用或賠償損失。七、附則1.本管控細則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。2.各部門應認真組織學習本管控細則，確保每位員工熟悉并遵守相關規(guī)定。行