大中型企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理體系文件(安全規(guī)章制度)之37：安全檔案管理制度大中型企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理體系文件(安全規(guī)章制度)之37：安全檔案管理制度(參考模板文件-雷澤佳編制2025A0)1目的為規(guī)范大中型企業(yè)安全檔案全流程管理，確保檔案的真實、完整、安全、可追溯，明確檔案形成、收集、整理、歸檔、利用、移交、鑒定、銷毀等各環(huán)節(jié)要求，為安全生產(chǎn)合規(guī)檢查、風險管控、事故追溯、責任認定提供可靠依據(jù)，防范因檔案管理不規(guī)范引發(fā)的合規(guī)風險和安全隱患，保障企業(yè)安全生產(chǎn)標準化體系有效運行，依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等相關法律法規(guī)及GB/T33000-2025等標準要求，特制定本制度。2范圍本文件適用于大中型企業(yè)（含分子公司、控股單位及具有實際管理權限的關聯(lián)企業(yè)）安全檔案的管理活動，覆蓋安全管理各環(huán)節(jié)形成的各類檔案，包括安全生產(chǎn)管理類、培訓教育類、設備設施類、風險隱患類、事故管理類、特種作業(yè)人員類、職業(yè)健康類、安全技術類等檔案的形成與收集、整理與歸檔、利用與移交、鑒定與銷毀等全流程。本制度涉及企業(yè)各業(yè)務部門、檔案管理部門、安全管理部門及相關崗位人員，勞務派遣單位、外包單位、協(xié)作單位派駐人員的安全檔案管理參照本制度執(zhí)行，企業(yè)對其檔案真實性、完整性負有監(jiān)督責任。3規(guī)范性引用文件中華人民共和國安全生產(chǎn)法（2021修訂，中華人民共和國主席令第88號）中華人民共和國檔案法（2020修訂，中華人民共和國主席令第47號）中華人民共和國檔案法實施條例（2024年3月1日起施行，國務院令第772號）中華人民共和國電子簽名法（2019年修正）GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T33000-2025大中型企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理體系要求DA/T1-2021檔案工作基本術語DA/T13-2022檔號編制規(guī)則DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則DA/T50-2014數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T69-2018紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范DA/T78-2019錄音錄像檔案管理規(guī)范4術語和定義4.1安全檔案指企業(yè)在安全生產(chǎn)管理、職業(yè)健康保護、安全技術研發(fā)應用等活動中直接形成的，對國家、社會和企業(yè)具有保存價值，以文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式和載體存在的歷史記錄，包括安全生產(chǎn)管理、培訓、設備、風險、事故、職業(yè)健康等相關文件材料及實物憑證。4.2安全檔案管理指對安全檔案從形成、收集、整理、歸檔、利用、移交、鑒定到銷毀的全過程進行規(guī)劃、組織、控制和監(jiān)督的一系列活動，確保檔案的完整、安全、有效利用及合規(guī)性。4.3電子安全檔案指以電子、光學、磁或類似手段生成、發(fā)送、接收或儲存的，符合檔案保存要求的安全管理相關數(shù)據(jù)電文，包括電子文檔、數(shù)碼照片、錄音錄像、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫文件、電子簽章文件等，需滿足真實性、完整性、可用性和安全性“四性”要求。4.4歸檔范圍指按照法律法規(guī)、標準規(guī)范及企業(yè)規(guī)定，應當納入安全檔案管理的所有文件材料的具體范圍，涵蓋安全生產(chǎn)各環(huán)節(jié)形成的有保存價值的原始記錄和衍生材料。4.5保管期限指安全檔案自形成并歸檔后，按照規(guī)定需要保存的最低年限，根據(jù)檔案內(nèi)容的重要程度、法律效力、利用價值分為永久、長期、短期三個等級及具體年限，其中長期為30年，短期為10年。4.6檔案鑒定銷毀指由專門小組對已達保管期限或因其他原因需處置的安全檔案進行價值評估和合規(guī)性審查，確定繼續(xù)保存、延長保管期限或銷毀的過程，銷毀需嚴格按照法定程序和企業(yè)規(guī)定執(zhí)行。4.7檔案“四性”指電子安全檔案的真實性（來源可靠、形成過程可追溯）、完整性（內(nèi)容完整、無缺失篡改）、可用性（長期可讀、可理解）、安全性（防泄露、防破壞、防丟失），是電子檔案管理的核心要求。5職責5.1企業(yè)主要負責人(1)依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》規(guī)定，對本單位安全檔案管理工作全面負責，是安全檔案管理工作第一責任人；(2)保證安全檔案管理所需資金投入，保障檔案庫房建設、設施設備購置、人員培訓、信息化建設等硬件及軟件條件達標；(3)審批安全檔案鑒定結果、銷毀清冊及重大檔案管理事項，督促解決檔案管理中的重大問題和合規(guī)風險；(4)負責審批外部單位借閱永久保管或涉密安全檔案的申請；(5)定期聽取安全檔案管理工作匯報，并將其納入個人安全生產(chǎn)履職報告。5.2主管（分管）領導(1)負責審批安全檔案管理制度、年度管理計劃、專項經(jīng)費預算及調(diào)整方案；(2)監(jiān)督本制度的整體執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)跨部門、跨層級檔案管理相關工作，解決執(zhí)行過程中的難點問題；(3)審批檔案移交、重大檔案補全或更正、檔案信息化建設方案等重要事項，組織處理檔案管理突發(fā)事件；(4)負責審批永久保管或涉密安全檔案的內(nèi)部借閱申請；(5)組織對安全檔案管理體系的適宜性、充分性和有效性進行評審。5.3安全管理部門（歸口部門）(1)作為安全檔案管理的歸口部門，負責本制度的制定、修訂、宣貫、培訓及解釋工作，建立標準化的檔案管理工作流程；(2)組織識別和動態(tài)更新安全檔案歸檔范圍，監(jiān)督各業(yè)務部門檔案形成與收集的及時性、完整性、真實性；(3)指導、監(jiān)督檔案的整理、歸檔工作，核查檔案質(zhì)量，建立并動態(tài)維護安全檔案管理總臺賬，定期開展檔案管理合規(guī)性自查；(4)組織開展安全檔案管理監(jiān)督檢查，包括日常監(jiān)督和專項檢查，編制檢查報告，跟蹤問題整改閉環(huán)，參與檔案鑒定與銷毀工作，對違規(guī)行為提出處理建議；(5)牽頭組織年度安全檔案管理專項檢查與績效評價，并跟蹤整改與獎懲落實；(6)將安全檔案管理要求融入安全風險分級管控和隱患排查治理工作。5.4檔案管理部門（或專職檔案人員）(1)負責安全檔案的集中統(tǒng)一保管，執(zhí)行檔案庫房“八防”（防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物、防高溫高濕）管理要求；(2)負責安全檔案的整理、編目、裝訂、裝盒、排架等具體工作，承擔檔案借閱登記、利用服務、移交手續(xù)辦理及檔案管理系統(tǒng)的日常維護；(3)牽頭組織檔案鑒定與銷毀工作，負責銷毀清冊的整理、歸檔與永久保存，建立鑒定銷毀全流程記錄；(4)負責電子安全檔案的異質(zhì)備份、數(shù)據(jù)校驗、格式轉換及長期保存，確保電子檔案“四性”符合GB/T18894要求，定期開展數(shù)據(jù)恢復測試；(5)負責檔案庫房溫濕度的日常監(jiān)測與記錄，以及安防設施的日常檢查，每月抽查檔案完整性及借閱合規(guī)性，每季度核查電子檔案備份及可讀性；(6)制定并執(zhí)行檔案應急處置預案，定期組織演練；(7)參與年度檔案管理計劃編制及績效評價工作；(8)參與問題整改的效果驗證。5.5各業(yè)務部門(1)各業(yè)務部門（生產(chǎn)、技術、設備、人力資源、工會等）負責人是本部門安全檔案管理的第一責任人，應指定專人擔任兼職檔案員，負責本部門安全檔案的形成、積累、初步整理及質(zhì)量自查；(2)按照規(guī)定時限向檔案管理部門移交應歸檔的文件材料，對移交材料的真實性、完整性負責，配合檔案部門開展收集、核查及補正工作；(3)負責本部門借閱檔案的內(nèi)部管理，明確借閱人責任，確保檔案使用過程中不損毀、不泄密、不擅自復制，按時歸還；(4)參與本部門相關檔案的鑒定工作，提出檔案價值評估意見；(5)負責本部門安全檔案形成過程的質(zhì)量控制，確保文件材料規(guī)范、真實、完整；(6)負責本部門安全檔案管理問題的整改落實，配合監(jiān)督檢查和績效評價。5.6人力資源部(1)配合檔案管理部門做好檔案管理人員的招聘、選拔，組織檔案管理專業(yè)培訓及職稱評審等工作，將檔案管理技能納入相關崗位能力要求；(2)將特種作業(yè)人員、安全生產(chǎn)管理人員、職業(yè)健康監(jiān)護人員的培訓、考核、資格證書、體檢報告等檔案納入員工個人檔案管理范疇，建立信息同步機制，確保檔案信息一致；(3)將安全檔案管理工作執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，落實獎懲措施；(4)明確并落實安全管理人員與作業(yè)人員的檔案準入要求。5.7財務部(1)按照制度規(guī)定及年度計劃，足額提取安全檔案管理專項經(jīng)費，保障檔案庫房建設、設施設備購置、信息化系統(tǒng)建設、人員培訓、檔案備份等資金需求；(2)對專項經(jīng)費使用情況進行單獨核算，建立經(jīng)費使用臺賬，確保?？顚Ｓ茫ㄆ谙虬踩芾聿块T及分管領導報送經(jīng)費使用情況；(3)保障安全生產(chǎn)費用中用于檔案管理的支出。5.8信息技術部門(1)負責檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、部署、升級及安全維護，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行，提供技術支持；(2)建立電子安全檔案的安全保障體系，落實數(shù)據(jù)加密、訪問控制、日志審計、病毒防護、入侵檢測等安全措施，防止電子檔案被非法訪問、篡改或泄露；(3)協(xié)助檔案管理部門開展電子檔案的格式轉換、數(shù)據(jù)遷移及長期保存技術研究，確保電子檔案的長期可用性；(4)推廣應用數(shù)字化、信息化手段，提高檔案管理效能；(5)負責系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份與恢復策略的制定與實施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。6管理內(nèi)容及要求6.1基礎管理要求6.1.1制度建設要求企業(yè)應建立覆蓋全流程的安全檔案管理制度體系，包括但不限于本制度、電子檔案管理細則、檔案保密管理規(guī)定、檔案應急處置預案等，明確各環(huán)節(jié)管理責任、操作標準、考核要求及獎懲措施;制度應每年度結合法律法規(guī)更新、標準修訂及企業(yè)管理需求開展合規(guī)性評審，每3年至少進行一次全面修訂，確保與《中華人民共和國檔案法實施條例》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》及GB/T33000-2016等最新要求保持一致。6.1.2人員配備要求安全檔案管理應實行統(tǒng)一歸口管理，檔案管理人員（含專職及兼職）需具備檔案管理專業(yè)知識及安全生產(chǎn)基礎知識，持有檔案管理崗位培訓合格證書，優(yōu)先錄用具備檔案管理專業(yè)職稱的人員；檔案管理人員應忠于職守、遵紀守法、保守秘密，定期參加檔案管理及安全生產(chǎn)相關培訓，不斷提升專業(yè)能力；檔案管理人員離職、調(diào)崗時，必須辦理檔案交接手續(xù)，簽訂《安全檔案交接清單》，明確交接范圍、數(shù)量及質(zhì)量狀況，由部門負責人監(jiān)交，交接不清不得離職。6.1.3庫房設施要求應設置獨立的檔案庫房，與辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域物理隔離，庫房使用面積應滿足當前檔案存儲需求及未來5年發(fā)展規(guī)劃，檔案柜（架）數(shù)量充足，排列整齊，留有合理通道；庫房必須配備符合標準的防火（滅火器、煙感報警器、自動氣體滅火系統(tǒng)）、防盜（門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備）、防水（排水設施、防滲漏處理）、防光（防紫外線窗簾、無直射光源）、防塵（密閉門窗、空氣凈化設備）、防有害氣體（通風設備、活性炭吸附裝置）、防有害生物（防蟲藥劑、除濕設備）設施及溫濕度調(diào)控設備（空調(diào)、除濕機），溫濕度應控制在溫度14℃-24℃，相對濕度45%-60%，并建立溫濕度監(jiān)測記錄臺賬，每日至少記錄1次。；電子檔案存儲設備應放置在專用機房或防磁柜中，配備UPS不間斷電源及防雷擊設施，確保設備穩(wěn)定運行；庫房應建立出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、存放易燃易爆物品及食品。6.1.4保存形式要求安全檔案實行“紙質(zhì)與電子雙軌制”管理，重要檔案應同時保存紙質(zhì)版本及符合要求的電子版本，確保檔案信息的安全性和可用性。鼓勵有條件的單位推行電子檔案單套制管理，但需確保符合國家電子檔案單套管理相關要求；電子檔案保存應符合GB/T18894要求，采用符合國家標準的文件格式（如PDF/A、DOCX、JPEG等），做好數(shù)據(jù)異質(zhì)備份（至少采用2種不同存儲介質(zhì)，如硬盤、光盤、云存儲），備份數(shù)據(jù)應異地存放（異地距離不小于50公里），備份周期不超過3個月，每次備份后需進行數(shù)據(jù)校驗，確保備份數(shù)據(jù)完整可用。對錄音錄像、數(shù)碼照片等特殊載體檔案，應單獨存儲并定期檢查播放及讀取性能，及時進行格式轉換和遷移，防止數(shù)據(jù)丟失。6.1.5歸檔時限要求各業(yè)務部門應在安全檔案文件材料形成之日起30天內(nèi)完成收集、初步整理及質(zhì)量自查，并向檔案管理部門提交移交申請；檔案管理部門在接收文件材料后，應在15個工作日內(nèi)完成審核、整理、編號、歸檔工作，對不符合要求的材料應出具《檔案補正通知書》，退回業(yè)務部門限期補正，補正后重新移交；重大生產(chǎn)安全事故檔案、重要合規(guī)性文件等特殊檔案，應在事件處理完畢后7個工作日內(nèi)完成歸檔。6.2歸檔范圍6.2.1安全生產(chǎn)管理類檔案包括但不限于：安全生產(chǎn)管理制度體系文件（含制定、修訂、廢止記錄）、全員安全生產(chǎn)責任制文件及考核記錄、安全生產(chǎn)年度計劃與總結、安全會議紀要及決議、安全生產(chǎn)投入臺賬及票據(jù)、合規(guī)性評價報告及整改記錄、應急預案及評審記錄、應急演練方案、記錄及評估報告、相關方（外包單位、供應商）安全管理協(xié)議及評價資料、安全生產(chǎn)標準化評審材料及持續(xù)改進記錄、安全管理信息化系統(tǒng)運行記錄、安全文化建設相關文件、安全生產(chǎn)委員會會議記錄及決議等。6.2.2培訓教育類檔案嚴格按照“一期一檔”和“一人一檔”原則建立，具體參照DB43/T3169-2024要求執(zhí)行，包括但不限于：培訓需求分析報告、培訓方案、通知、師資資質(zhì)證明、學員名冊、考勤記錄（含電子簽到或視頻考勤記錄）、教材課件、考核試題、成績冊、證書發(fā)放記錄、個人培訓履歷、資格證書原件及復印件、培訓效果評估報告、安全行為觀察與溝通記錄、不安全行為統(tǒng)計分析報告等。6.2.3設備設施類檔案包括但不限于：特種設備安全技術檔案（含產(chǎn)品合格證、安裝驗收報告、使用登記證、定期檢驗報告、維護保養(yǎng)記錄）、安全防護設備采購合同、驗收記錄、維護保養(yǎng)記錄、檢測檢驗報告、設備臺賬、設備報廢審批手續(xù)及處置記錄、安全設備設施技術改造方案及驗收記錄、危險性較大設備設施的在線監(jiān)測系統(tǒng)運行記錄等。6.2.4風險隱患類檔案包括但不限于：風險辨識與評估方案、報告及更新記錄、重大危險源辨識、評估、備案材料及監(jiān)控記錄、隱患排查計劃、排查記錄、整改通知書、整改方案、復查驗收記錄、隱患治理臺賬、風險分級管控清單及管控措施記錄、安全風險分級管控效果評價報告、重大事故隱患判定及管理記錄（含報告、跟蹤、評估、銷號）等，符合GB/T33000-2025中風險管控相關要求。6.2.5事故管理類檔案包括但不限于：事故報告（含初報、續(xù)報、終報）、事故現(xiàn)場勘查記錄、照片、視頻等取證材料、事故調(diào)查組成員名單及授權文件、事故詢問筆錄、技術鑒定報告、事故分析報告、責任認定文件、處理決定、整改措施及落實情況跟蹤記錄、善后處理協(xié)議及支付憑證、事故統(tǒng)計報表、事故案例警示教育材料等，符合《生產(chǎn)安全事故報告和調(diào)查處理條例》要求。6.2.6特種作業(yè)人員類檔案包括但不限于：特種作業(yè)人員和特種設備操作人員的個人信息、身份證明、學歷證書、職業(yè)健康體檢報告、操作資格證書（含復審記錄）、培訓記錄、作業(yè)績效記錄、違章操作記錄及處理決定、獎懲記錄等。6.2.7職業(yè)健康類檔案包括但不限于：職業(yè)健康監(jiān)護檔案（含上崗前、在崗期間、離崗時體檢報告）、職業(yè)病危害因素檢測與評價報告、職業(yè)病防護設施配置及維護記錄、職業(yè)病危害告知書、職業(yè)健康培訓記錄、職業(yè)病病例報告及處理記錄等，符合《中華人民共和國職業(yè)病防治法》要求。6.2.8安全技術類檔案包括但不限于：安全技術研究成果報告、安全技術改造方案及驗收記錄、安全新技術、新工藝推廣應用記錄、安全檢測檢驗技術報告、安全評價報告（含預評價、驗收評價、現(xiàn)狀評價）等。6.2.9應急管理類檔案包括但不限于：應急管理機構設置及職責文件、應急管理制度、應急預案（含綜合、專項、現(xiàn)場處置方案）及評審備案資料、應急培訓與演練記錄、應急物資清單及維護記錄、應急救援過程記錄及評估報告等。6.2.10其他類檔案包括但不限于：安全生產(chǎn)相關的法律文書、行政許可文件（含安全生產(chǎn)許可證、特種設備使用登記證等）、政府部門檢查通知及整改回復、榮譽證書及表彰文件、投訴舉報處理記錄、安全生產(chǎn)責任險投保及理賠記錄等有保存價值的文件材料。6.3保管期限6.3.110年保管期限：普通安全生產(chǎn)管理文件（如日常安全檢查記錄、月度安全工作總結）；一般隱患整改記錄（未造成后果的）；常規(guī)安全會議記錄（非重要決策類）；非高危行業(yè)普通員工培訓檔案（無資格要求的）；安全宣傳材料、臨時安全通知；應急演練檔案。6.3.230年保管期限：特種作業(yè)人員安全生產(chǎn)培訓檔案（不含資格證書）；特種設備操作人員培訓檔案；一般生產(chǎn)安全事故檔案（未造成人員死亡的）；特種設備日常維護保養(yǎng)記錄；安全投入臺賬及票據(jù)；相關方安全管理資料；職業(yè)健康體檢報告（在崗期間普通體檢）；培訓教育檔案、應急預案檔案（不含預案本身）、物資清單。6.3.3長期保管（具體年限依據(jù)法規(guī)或標準，通常為10年或30年）：有行業(yè)要求的“一人一檔”安全生產(chǎn)培訓個人檔案；重大危險源監(jiān)控檔案；重大隱患整改檔案；重要設備安全技術檔案；安全生產(chǎn)標準化評審材料；應急預案及演練記錄；安全評價報告；職業(yè)病危害因素檢測與評價報告；特種作業(yè)人員資格證書復印件。6.3.4永久保管重大及以上生產(chǎn)安全事故檔案（造成人員死亡或重大財產(chǎn)損失的）；企業(yè)安全生產(chǎn)發(fā)展重要歷史記錄（如安全生產(chǎn)許可證、重大安全技術成果）；涉及重大權益的法律文書（如重大事故責任認定書、重要合同）；具有永久保存價值的榮譽證書；企業(yè)主要負責人安全生產(chǎn)履職記錄；安全檔案鑒定意見書及銷毀清冊；員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案（終身保存）；日常管理文件、應急預案及備案資料、應急救援檔案。注：當不同文件材料組合歸檔時，保管期限按照其中最長保管期限確定；法律、法規(guī)及標準有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。6.4形成與收集6.4.1形成質(zhì)量要求安全檔案文件材料應真實、齊全、完整、準確、規(guī)范，手寫文件應使用藍黑或碳素墨水書寫，字跡清晰、工整，無涂改、偽造、缺失等情況；電子文件應使用規(guī)范的文件命名格式，內(nèi)容與紙質(zhì)文件一致；錄音錄像等視頻圖像歸檔的，分辨率不低于1280×720，幀率不低于25幀/秒，音頻清晰可辨；考勤用線下培訓視頻可延時錄影，間隔不超過30秒，幀率不低于1幀/秒，面部特征圖片像素不低于300×300，確保能夠清晰識別人員身份；文件材料需有明確的形成單位、日期及責任人簽字，外來文件需加蓋接收單位公章或有接收人簽字。6.4.2收集責任要求各業(yè)務部門兼職檔案員負責本部門檔案收集工作，建立《部門安全檔案收集臺賬》，實時跟蹤文件材料形成情況，確保應歸檔文件材料無遺漏；跨部門形成的檔案，由牽頭部門負責收集匯總，會同參與部門進行審核確認后移交；重大事項檔案由安全管理部門牽頭收集，各相關部門配合；對于時效性強或易丟失的文件材料（如事故現(xiàn)場照片、臨時會議記錄），應立即收集并臨時歸檔，后續(xù)完善相關手續(xù)。6.4.3電子檔案收集要求電子檔案應來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的可靠電子簽名要求，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；電子檔案收集時應一并收集元數(shù)據(jù)（如文件創(chuàng)建時間、修改時間、創(chuàng)建人、文件格式等），確保電子檔案的可追溯性；掃描形成的電子檔案，分辨率不低于300dpi，色彩模式根據(jù)文件類型選擇（文字類為黑白，圖片類為彩色），確保掃描內(nèi)容清晰、完整；禁止收集來源不明、內(nèi)容虛假或不符合格式要求的電子文件作為電子安全檔案。6.5整理與歸檔6.5.1整理原則以“件”為單位進行整理，遵循“分類準確、組卷合理、編目規(guī)范、裝訂牢固”的原則，紙質(zhì)文件符合DA/T22要求，電子文件符合GB/T18894要求，照片符合GB/T11821及DA/T50要求，錄音錄像文件符合DA/T78要求。6.5.2組件要求每份獨立文件為一件，如“培訓通知”一份為一件，教材一本為一件；同一批次、同一主題的文件材料可合并為一件，如同一批次的學員學歷證書、同一設備的多份維護記錄等，合并件內(nèi)文件需按邏輯順序排列；正本與定稿、正文與附件、請示與批復應作為一件整理，其中正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，批復在前、請示在后。6.5.3排序要求按照歸檔范圍分類順序排列，同一類別內(nèi)按文件形成時間先后排序，時間相同的按重要程度排序（正文在前、附件在后，主件在前、附件在后）；年度內(nèi)文件按形成月份排序，跨年度文件按年度先后排序，重大事件相關文件可集中排序。6.5.4分類要求采用“年度-保管期限-問題”三級分類法：按年度區(qū)分文件形成年份；按保管期限劃分保存等級（永久、長期、中期、短期）；按問題分為管理類、培訓類、設備類、風險隱患類、事故類、職業(yè)健康類、安全技術類、其他類8個一級類目，每個一級類目可根據(jù)需要設置二級子目；分類標識應清晰標注在檔案盒及檔案目錄中，確保檢索便捷。6.5.5編號要求逐件編寫檔號，符合DA/T13要求，檔號具有唯一性和可追溯性；“一期一檔”檔號結構為“單位簡稱或全宗號-門類代碼?年度-保管期限-檔案類別-件號”，其中門類代碼統(tǒng)一為“AQ”（安全），保管期限代碼為“Y”（永久）、“C”（長期）、“Z”（中期）、“D”（短期），檔案類別代碼為“GL”（管理類）、“PX”（培訓類）、“SB”（設備類）等，件號用4位阿拉伯數(shù)字表示（不足補0），示例：“ABC公司-AQ?2024-Y-GL-0001”；“一人一檔”檔號結構為“單位簡稱或全宗號-門類代碼?建檔對象姓名-保管期限-件號”，示例：“ABC公司-AQ?張三-C-0001”。檔號應加蓋或書寫在文件首頁歸檔章指定位置，電子檔案檔號應與紙質(zhì)檔案一致，錄入檔案管理系統(tǒng)。6.5.6編目要求逐件編制《安全檔案歸檔文件目錄》，包括序號、檔號、題名、日期、頁數(shù)、形成單位、備注等項目，目錄應一式兩份，一份隨檔案保存，一份由檔案管理部門留存；無標題或標題不規(guī)范的文件，需根據(jù)文件內(nèi)容自擬標題并加方括號“[]”，如“[2024年安全生產(chǎn)月活動方案]”；日期采用國際標準日期表示法（如20240101），文件形成日期不明確的，需注明推斷日期及依據(jù)；電子檔案目錄應包含電子文件格式、存儲位置、大小等額外信息，與紙質(zhì)檔案目錄關聯(lián)對應。6.5.7歸檔章加蓋要求在紙質(zhì)文件首頁上端空白位置加蓋歸檔章，填寫單位簡稱或全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)等必備項，問題（類別）為選擇項；歸檔章應加蓋清晰、端正，不得覆蓋文件內(nèi)容，文件首頁無空白位置的，可加蓋在文件末頁或附頁上，并在備注中說明。6.5.8裝訂要求紙質(zhì)文件裝訂符合DA/T69要求，以件為單位裝訂，裝訂前需修整文件（裁剪毛邊、折疊超大頁面），確保文件頁面平整、大小一致；裝訂應牢固、安全、簡便，不損頁、不倒頁、不壓字，宜使用不銹鋼訂書釘（騎馬釘裝訂）或棉線裝訂，裝訂位置為文件左側距邊距1.5cm處，騎馬釘裝訂位置為文件上、下各1/4處；破損文件應先修復再裝訂，字跡模糊的應進行復制并與原件一并裝訂。6.5.9裝盒與歸檔要求將整理好的文件按檔號順序裝入檔案盒，檔案盒應選用無酸、無堿的標準檔案盒，符合檔案保存要求，盒內(nèi)放置備考表，注明盒內(nèi)文件數(shù)量、缺損情況及整理人、整理日期；檔案盒脊應填寫單位簡稱、年度、保管期限、檔案類別及起止檔號，填寫清晰、規(guī)范，便于檢索；完成整理后，檔案管理部門應與業(yè)務部門辦理正式歸檔手續(xù)，填寫《安全檔案歸檔登記表》，雙方簽字確認，歸檔信息同步錄入檔案管理系統(tǒng)，檔案按檔號順序排架存放。6.6利用與借閱6.6.1借閱手續(xù)要求企業(yè)內(nèi)部人員借閱安全檔案需填寫《安全檔案借閱登記表》，注明借閱人、部門、借閱檔案檔號及名稱、借閱用途、借閱期限，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人審批同意后方可借閱；借閱永久保管檔案或涉密檔案的，需經(jīng)企業(yè)分管領導審批；外部單位（如政府監(jiān)管部門、審計機構）借閱安全檔案，需出具單位正式介紹信及借閱人身份證明，經(jīng)企業(yè)主要負責人審批同意后，由檔案管理部門專人陪同查閱，不得擅自帶出檔案庫房；借閱期限一般不超過15個工作日，確需延長的，需提前3個工作日向檔案管理部門提交延期申請，經(jīng)批準后方可延長，延長時間不超過15個工作日，同一檔案累計借閱期限不超過30個工作日。6.6.2借閱使用要求借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得涂改、勾畫、圈點、抽取、損毀檔案頁面，不得擅自復制、掃描、拍攝、傳播檔案內(nèi)容；涉密檔案借閱需遵守企業(yè)保密管理規(guī)定，僅限在指定涉密場所使用，不得攜帶至非涉密區(qū)域；借閱檔案需用于合法合規(guī)用途，不得用于與安全生產(chǎn)管理無關的活動，嚴禁利用檔案信息從事違法違規(guī)行為；檔案管理部門應在借閱期間對檔案使用情況進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用行為及時制止并上報。6.6.3歸還檢查要求檔案歸還時，檔案管理人員應立即清點檔案數(shù)量，檢查檔案完整性及有無損毀、涂改等情況，核對無誤后由借閱人及檔案管理人員在《安全檔案借閱登記表》上履行歸還手續(xù)，注明歸還日期；發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損毀、涂改的，應立即報告檔案管理部門負責人及安全管理部門，查明原因，采取補救措施，并根據(jù)《安全檔案管理責任追究辦法》追究相關人員責任；對于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應在逾期后3個工作日內(nèi)發(fā)出《檔案催還通知書》，督促借閱人及時歸還，逾期超過15個工作日的，上報分管領導處理。6.6.4利用限制要求未歸檔的文件材料、正在形成過程中的檔案不得對外提供利用，內(nèi)部利用需經(jīng)業(yè)務部門負責人審批；涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，嚴格限制利用范圍，需經(jīng)保密管理部門及相關業(yè)務部門聯(lián)合審批，利用過程中需簽訂《保密承諾書》，不得泄露相關信息；檔案利用過程中形成的衍生材料（如復印件、分析報告），需由檔案管理部門統(tǒng)一登記管理，使用完畢后按規(guī)定回收或歸檔。6.7移交6.7.1移交條件要求企業(yè)因機構調(diào)整、合并、分立、撤銷等原因需要移交檔案的，應在相關決議生效后30個工作日內(nèi)啟動檔案移交工作；按規(guī)定需向國家檔案館移交檔案的，應在達到移交年限前6個月做好移交準備工作，按時移交；檔案移交前需完成整理、鑒定、編目等工作，確保移交檔案完整、規(guī)范，電子檔案需完成數(shù)據(jù)校驗及格式轉換，確保符合移交要求；企業(yè)破產(chǎn)、注銷的，應在清算前將安全檔案移交至上級主管單位或指定的檔案保管機構，不得擅自處置。6.7.2移交手續(xù)要求交接各方應成立移交工作小組，根據(jù)檔案管理臺賬及歸檔目錄共同清點核對檔案，對檔案數(shù)量、類別、保管期限、完好狀況進行逐一確認，形成《安全檔案移交核查記錄》；確認無誤后，簽訂《安全檔案移交清冊》，明確移交檔案的數(shù)量、類別、保管期限、移交原因、移交日期、責任劃分等信息，移交方、接收方及監(jiān)交方簽字蓋章，清冊一式三份，各方各執(zhí)一份；移交過程中發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損毀的，應立即查明原因，由責任方負責補正或出具說明，否則不得辦理移交手續(xù)。6.7.3電子檔案移交要求電子檔案移交應通過加密網(wǎng)絡或專用存儲介質(zhì)進行，確保移交過程安全可控，防止數(shù)據(jù)泄露或篡改。移交時需一并提供電子檔案“四性”檢測報告、元數(shù)據(jù)、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典及操作手冊，確保接收方能夠正常讀取和管理電子檔案；電子檔案移交后，移交方應保留備份至少1年，確認接收方無數(shù)據(jù)問題后方可刪除備份。6.8鑒定與銷毀6.8.1鑒定小組組建要求成立由檔案管理部門牽頭，分管檔案工作的企業(yè)領導任組長，安全管理部門、法務部門、相關業(yè)務部門代表及外部檔案專家（必要時）組成的檔案鑒定小組，成員不少于5人，明確各成員職責及工作紀律；鑒定小組名單需報企業(yè)主要負責人批準，人員調(diào)整時需重新履行審批手續(xù)，確保鑒定工作的權威性和公正性。6.8.2鑒定流程要求鑒定小組每2年開展一次檔案鑒定工作，對已達保管期限的檔案進行逐件評估，特殊情況下可臨時組織鑒定；鑒定時需依據(jù)檔案內(nèi)容的重要性、法律效力、利用價值及相關法律法規(guī)要求，結合企業(yè)實際情況，形成《安全檔案鑒定意見書》，明確每卷檔案的處理意見（繼續(xù)保存、延長保管期限或銷毀），延長保管期限的需注明延長理由及具體年限；《安全檔案鑒定意見書》需經(jīng)全體鑒定小組成員簽字確認，報企業(yè)分管領導審核。6.8.3銷毀審批要求經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案，由檔案管理部門根據(jù)《安全檔案鑒定意見書》登記造冊，形成《安全檔案銷毀清冊》，詳細列明銷毀檔案的檔號、題名、類別、形成日期、保管期限、銷毀原因等信息；《安全檔案銷毀清冊》需經(jīng)企業(yè)分管領導審核后，報企業(yè)主要負責人批準；涉及重大事項的檔案銷毀，需報上級主管單位備案；嚴禁未經(jīng)鑒定、審批擅自銷毀任何安全檔案，銷毀清冊及相關審批文件需永久保存。6.8.4銷毀實施要求銷毀工作由檔案管理部門組織實施，選擇符合安全要求的銷毀機構（如具備資質(zhì)的保密銷毀單位），簽訂銷毀服務協(xié)議，明確安全責任及保密義務；銷毀前需由檔案管理部門與業(yè)務部門共同再次核對檔案，確認無誤后移交銷毀機構，銷毀過程需有2名以上監(jiān)銷人全程監(jiān)督，監(jiān)銷人由安全管理部門及法務部門人員擔任；銷毀完成后，銷毀機構需出具《檔案銷毀證明》，銷毀人員及監(jiān)銷人員在《安全檔案銷毀清冊》上簽字確認，注明銷毀日期、地點及方式；電子檔案銷毀需采用專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀技術（如物理粉碎、多次覆寫），確保數(shù)據(jù)無法恢復，銷毀過程需進行全程錄像，錄像資料保存1年以上；嚴禁將待銷毀檔案作為廢紙、廢品出售或擅自丟棄，防止檔案信息泄露。6.9保密與應急管理6.9.1保密要求檔案管理人員及相關人員應簽訂《安全檔案保密承諾書》，嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴禁向無關人員提供檔案信息；涉密安全檔案應單獨存放于保密檔案柜中，建立涉密檔案管理臺賬，借閱、復制、傳遞需遵守國家及企業(yè)保密規(guī)定，辦理嚴格的審批手續(xù)；檔案管理系統(tǒng)及電子檔案存儲設備需設置訪問權限，采用身份認證、數(shù)據(jù)加密等安全措施，定期進行安全漏洞掃描，防止信息泄露。6.9.2應急管理企業(yè)應制定《安全檔案應急處置預案》，明確火災、水災、地震、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)事件的應急處置流程、責任分工及應急措施，并納入企業(yè)總體應急預案體系；預案內(nèi)容應包括檔案分級（一級/紅色、二級/黃色、三級/藍色）、搶救順序、檔案臨時存放場所、受損檔案修復方法等；定期組織檔案應急演練，每年至少開展1次，檢驗預案的可行性及應急處置能力，及時完善預案；檔案庫房及電子檔案存儲場所應配備應急救援設備（如滅火器、應急燈、防水沙袋、備用存儲設備等），確保突發(fā)事件發(fā)生時能夠有效保護檔案安全。7相關記錄（安全檔案管理）工作記錄清單記錄編號記錄名稱涉及流程記錄形式/格式/載體電子記錄所屬系統(tǒng)及模塊記錄內(nèi)容要點保存期限責任部門AQ-DA-01安全檔案管理臺賬檔案管理全流程-紙質(zhì)媒介：臺賬表（含檔案基本信息、流轉記錄、審核簽字）；

-電子媒介：Excel臺賬、檔案管理系統(tǒng)記錄。檔案管理系統(tǒng)-檔案臺賬模塊檔案檔號、題名、類別、形成日期、保管期限、歸檔日期、借閱記錄、移交記錄、銷毀記錄、檔案狀態(tài)等永久檔案管理部門AQ-DA-02安全檔案歸檔文件目錄整理與歸檔-紙質(zhì)媒介：目錄表（含簽字確認）；

-電子媒介：PDF掃描件、檔案管理系統(tǒng)目錄。檔案管理系統(tǒng)-歸檔管理模塊序號、檔號、題名、日期、頁數(shù)、形成單位、備注、歸檔人、審核人與對應檔案保管期限一致檔案管理部門AQ-DA-03安全檔案借閱登記表利用與借閱-紙質(zhì)媒介：登記表原件（含借閱人、審批人簽字）；

-電子媒介：PDF掃描件、檔案管理系統(tǒng)借閱記錄。檔案管理系統(tǒng)-利用管理模塊借閱人、部門、借閱檔案檔號及名稱、借閱用途、借閱日期、歸還日期、經(jīng)辦人、審批人、檔案狀態(tài)、催還記錄10年檔案管理部門AQ-DA-04安全檔案移交清冊移交-紙質(zhì)媒介：清冊原件（含交接雙方簽字蓋章）；

-電子媒介：PDF掃描件、檔案管理系統(tǒng)移交記錄。檔案管理系統(tǒng)-移交管理模塊移交單位、接收單位、監(jiān)交單位、移交日期、檔案清單（檔號、題名、數(shù)量、保管期限）、交接人員、監(jiān)交人員、移交說明永久檔案管理部門AQ-DA-05安全檔案鑒定意見書鑒定與銷毀-紙質(zhì)媒介：意見書原件（含鑒定小組成員簽字）；

-電子媒介：PDF掃描件、檔案管理系統(tǒng)鑒定記錄。檔案管理系統(tǒng)-鑒定銷毀模塊鑒定檔案清單、鑒定日期、鑒定依據(jù)、鑒定意見、重新劃定保管期限（如需）、鑒定小組成員簽字、審核意見永久檔案管理部門AQ-DA-06安全檔案銷毀清冊鑒定與銷毀-紙質(zhì)媒介：清冊原件（含批準人、監(jiān)銷人簽字）；

-電子媒介：PDF掃描件、檔案管理系統(tǒng)銷毀記錄。檔案管理系統(tǒng)-鑒定銷毀模塊銷毀檔案檔號、題名、類別、形成日期、保管期限、銷毀原因、銷毀日期、銷毀方式、批準人、監(jiān)銷人、銷毀人員、銷毀機構證明永久檔案管理部門AQ-DA-07電子檔案備份記錄表電子檔案管理-紙質(zhì)媒介：記錄表（含備份人、審核人簽字）；

-電子媒介：Excel表格、檔案管理系統(tǒng)備份記錄。檔案管理系統(tǒng)-電子檔案模塊備份檔案類別、備份日期、備份介質(zhì)、備份方式、備份人、審核人、數(shù)據(jù)校驗結果、存儲位置、恢復測試記錄與對應電子檔案保管期限一致檔案管理部門AQ-DA-08檔案管理監(jiān)督檢查記錄表監(jiān)督檢查-紙質(zhì)媒介：檢查表原件（含檢查人員、被檢查部門簽字）；

-電子媒介：PDF掃描件、安全管理系統(tǒng)檢查記錄。安全管理系統(tǒng)-監(jiān)督檢查模塊檢查日期、檢查內(nèi)容、檢查依據(jù)、發(fā)現(xiàn)問題、整改要求、整改期限、整改結果、檢查人員、被檢查部門負責人、復查人員10年安全管理部門AQ-DA-09檔案庫房溫濕度監(jiān)測記錄表庫房管理-紙質(zhì)媒介：監(jiān)測表；

-電子媒介：Excel表格、庫房環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)記錄。檔案管理系統(tǒng)-庫房管理模塊監(jiān)測日期、時間、溫度值、濕度值、監(jiān)測人、異常情況及處理記錄10年檔案管理部門AQ-DA-10安全檔案應急處置預案及演練記錄應急管理-紙質(zhì)媒介：預案文本、演練記錄（含簽到、評估）；

-電子媒介：PDF掃描件、應急管理系統(tǒng)記錄。應急管理系統(tǒng)-檔案應急模塊預案內(nèi)容、演練時間、地點、情景、參與人員、處置過程、評估結論、改進措施永久（預案）、10年（演練記錄）檔案管理部門、安全管理部門AQ-DA-11安全檔案保密承諾書保密管理-紙質(zhì)媒介：承諾書原件（簽字）；

-電子媒介：檔案管理系統(tǒng)記錄（簽署狀態(tài)）。檔案管理系統(tǒng)-權限管理模塊（簽署狀態(tài)）承諾人、承諾內(nèi)容、簽署日期、有效期限離職或調(diào)崗后3年人力資源部、檔案管理部門8附件附件A：安全檔案管理工作流程表附件A：安全檔案管理工作流程表PDCA階段一級流程二級流程三級流程（關鍵活動步驟）責任部門流程輸入流程輸出主要風險描述監(jiān)測績效控制和檢查點P（策劃）基礎管理制度建設1)收集最新法規(guī)標準及企業(yè)管理需求；

2)起草/修訂安全檔案管理制度及配套細則；

3)組織跨部門評審；

4)報分管領導審批發(fā)布；

5)開展全員宣貫培訓并留存記錄。安全管理部門（牽頭）、檔案管理部門、各業(yè)務部門相關法律法規(guī)、標準規(guī)范、企業(yè)安全生產(chǎn)實際、過往管理問題1)審批通過的安全檔案管理制度及細則；

2)職責分工文件；

3)宣貫培訓記錄及簽到表；

4)制度評審意見匯總。1)制度與現(xiàn)行法規(guī)標準不符導致合規(guī)風險；

2)職責劃分不清引發(fā)推諉扯皮；

3)宣貫不到位導致執(zhí)行偏差。1)制度審批簽字記錄；

2)宣貫培訓簽到及考核記錄；

3)年度制度合規(guī)性評審報告。計劃編制1)分析上年度檔案管理存在問題；

2)識別年度歸檔范圍及增量需求；

3)編制年度檔案管理計劃（含經(jīng)費、人員、設施需求）；

4)報分管領導審批；

5)分解計劃至各責任部門。檔案管理部門（牽頭）、安全管理部門、財務部上年度檔案管理總結、年度安全生產(chǎn)計劃、檔案存量統(tǒng)計、經(jīng)費預算標準。1)審批通過的年度檔案管理計劃；

2)計劃分解表及責任清單；

3)經(jīng)費預算申請文件。1)計劃未覆蓋關鍵檔案類別導致遺漏；

2)資源預算不足影響執(zhí)行；

3)計劃與業(yè)務需求脫節(jié)。1)計劃審批記錄；

2)需求識別分析報告；

3)季度計劃執(zhí)行進度檢查表D（實施）檔案形成與收集形成控制1)各部門按制度要求形成文件材料（確保真實完整）；

2)兼職檔案員核查材料質(zhì)量（手寫用藍黑或碳素墨水、電子文件格式規(guī)范）；

3)對聲像材料進行質(zhì)量校驗（分辨率、幀率達標，錄音錄像分辨率不低于1280×720，幀率不低于25幀/秒）；

4)標注文件形成信息（單位、日期、責任人）。各業(yè)務部門（主體）、安全管理部門（監(jiān)督）安全生產(chǎn)管理活動記錄、培訓課件、設備資料、風險評估報告等原始材料。1)符合質(zhì)量要求的各類文件材料；

2)形成質(zhì)量核查記錄表；

3)聲像材料質(zhì)量校驗報告。1)文件材料虛假、涂改或缺失；

2)聲像材料不清晰無法追溯；

3)形成信息標注不全。1)文件材料完整性檢查表；

2)形成過程監(jiān)督記錄；

3)問題材料退回整改單。收集移交1)兼職檔案員按30天時限收集整理本部門材料；

2)跨部門材料由牽頭部門匯總；

3)填寫移交清單并簽字確認；

4)向檔案管理部門提交移交申請及材料；

5)檔案部門在15個工作日內(nèi)完成審核（不合格則出具《檔案補正通知書》）。各業(yè)務部門（收集）、檔案管理部門（接收）、牽頭部門（跨部門材料）已形成的各類安全文件材料、部門檔案收集臺賬1)移交文件材料；

2)檔案移交清單（雙方簽字）；

3)《檔案補正通知書》（如需）；

4)移交時限核查記錄。1)移交不及時延誤歸檔；

2)材料缺失未被發(fā)現(xiàn)；

3)跨部門材料推諉扯皮。1)移交清單簽字記錄；

2)移交時限統(tǒng)計報表；

3)缺失材料跟蹤記錄表。整理與歸檔整理操作1)按“年度-保管期限-問題”分類；

2)以“件”為單位排序（時間先后+重要程度）；

3)編寫檔號（符合DA/T13要求）；

4)編制歸檔目錄及備考表；

5)加蓋歸檔章并裝訂（符合DA/T69要求）；

6)電子檔案進行格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)采集與“四性”檢測。檔案管理部門（主體）、各業(yè)務部門（配合）接收的文件材料、歸檔范圍及分類標準、檔號編制規(guī)則1)分類整理完畢的檔案；

2)歸檔文件目錄；

3)檔案備考表；

4)電子檔案元數(shù)據(jù)及“四性”檢測報告。1)分類錯誤導致檢索困難；

2)檔號編制不唯一；

3)裝訂不規(guī)范損壞文件；

4)電子檔案“四性”不達標。1)整理質(zhì)量檢查表；

2)檔號編制核查記錄；

3)電子檔案“四性”檢測報告。正式歸檔1)檔案按檔號裝入標準檔案盒并填寫盒脊；

2)錄入檔案管理系統(tǒng)建立電子臺賬；

3)填寫《安全檔案歸檔登記表》雙方簽字確認；

4)檔案按排架規(guī)則入庫保存；

5)電子檔案完成異質(zhì)備份與異地存放。檔案管理部門整理完畢的檔案、歸檔文件目錄、檔案管理系統(tǒng)1)入庫檔案；

2)檔案管理臺賬（電子+紙質(zhì)）；

3)《安全檔案歸檔登記表》；

4)電子檔案備份記錄。1)歸檔登記遺漏導致檔案失控；

2)電子檔案未備份存在丟失風險；

3)檔案盒信息填寫錯誤。1)歸檔登記表簽字記錄；

2)臺賬完整性核查表；

3)電子檔案備份驗證報告。利用與借閱借閱審批1)借閱人填寫《安全檔案借閱登記表》注明用途及期限；

2)部門負責人審核；

3)檔案部門負責人審批（永久/涉密檔案需分管領導審批）；

4)外部借閱需提供單位正式介紹信及借閱人身份證明，并經(jīng)企業(yè)主要負責人審批；

5)檔案部門核對身份后辦理借閱手續(xù)，必要時簽訂《保密承諾書》。借閱部門（申請）、檔案管理部門（審批）、分管領導/主要負責人（重大審批）借閱申請、借閱人身份證明、外部單位介紹信1)審批通過的借閱登記表；

2)《保密承諾書》（涉密檔案）；

3)借閱審批流轉記錄。1)違規(guī)審批導致檔案泄密；

2)借閱用途不明；

3)外部借閱資質(zhì)審核不嚴。1)借閱審批流程記錄；

2)借閱用途核查記錄；

3)外部借閱資質(zhì)備案表。歸還管理1)借閱人按時歸還檔案；

2)檔案員清點數(shù)量并檢查