企業(yè)行政物資采購(gòu)計(jì)劃與審批表（通用模板）一、適用場(chǎng)景與價(jià)值通過(guò)規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃與審批流程，可實(shí)現(xiàn)以下價(jià)值：需求明確化：避免盲目采購(gòu)，保證物資采購(gòu)與實(shí)際工作需求匹配；流程標(biāo)準(zhǔn)化：明確各部門(mén)職責(zé)，減少審批推諉，提升采購(gòu)效率；成本可控化：通過(guò)計(jì)劃匯總與預(yù)算審核，防止超預(yù)算采購(gòu)，降低行政成本；責(zé)任可追溯：完整的審批記錄便于后續(xù)采購(gòu)效果評(píng)估與責(zé)任界定。二、操作流程詳解（一）需求發(fā)起：部門(mén)提交采購(gòu)計(jì)劃發(fā)起人：各部門(mén)行政對(duì)接人或需求申請(qǐng)人（如行政專(zhuān)員、部門(mén)助理）。操作步驟：根據(jù)部門(mén)實(shí)際需求（如新員工入職、物資損耗、設(shè)備更新），填寫(xiě)《企業(yè)行政物資采購(gòu)計(jì)劃與審批表》中的“采購(gòu)明細(xì)”部分，詳細(xì)列明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)及用途（需具體說(shuō)明，如“為市場(chǎng)部新入職3名員工采購(gòu)辦公椅”）；附上必要佐證材料（如舊設(shè)備報(bào)廢證明、人員增補(bǔ)說(shuō)明、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表），保證需求合理。（二）部門(mén)審核：負(fù)責(zé)人確認(rèn)需求真實(shí)性審核人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如部門(mén)經(jīng)理）。審核要點(diǎn)：核查采購(gòu)需求是否與部門(mén)工作計(jì)劃匹配，是否存在重復(fù)采購(gòu)；確認(rèn)數(shù)量、規(guī)格是否合理（如避免“過(guò)量囤貨”或“規(guī)格不符”）；在審批表中簽署“審核意見(jiàn)”，明確“同意”或“需調(diào)整”（需注明調(diào)整原因，如“數(shù)量過(guò)多，建議按月采購(gòu)”）。（三）行政匯總：統(tǒng)籌全局采購(gòu)計(jì)劃匯總?cè)耍盒姓坎少?gòu)專(zhuān)員或行政經(jīng)理。操作步驟：收集各部門(mén)提交的采購(gòu)計(jì)劃，按“物資類(lèi)別”（如辦公耗材、設(shè)備、勞保）分類(lèi)匯總；核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬（如行政部物資管理系統(tǒng)），避免“已采購(gòu)未入庫(kù)”物資重復(fù)申報(bào)；編制《月度/季度行政物資采購(gòu)匯總表》，預(yù)估總金額，提交財(cái)務(wù)部預(yù)算審核。（四）財(cái)務(wù)審核：把控預(yù)算與成本合理性審核人：財(cái)務(wù)部經(jīng)理或預(yù)算專(zhuān)員。審核要點(diǎn)：核查采購(gòu)總金額是否超出部門(mén)年度/季度預(yù)算，若超預(yù)算需說(shuō)明資金來(lái)源（如“動(dòng)用行政備用金”）；審核預(yù)估單價(jià)是否與市場(chǎng)價(jià)格相符（可參考?xì)v史采購(gòu)記錄、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）；在審批表中簽署“審核意見(jiàn)”，重點(diǎn)標(biāo)注“預(yù)算內(nèi)通過(guò)”“預(yù)算超限需審批”等結(jié)論。（五）管理層審批：最終確認(rèn)采購(gòu)權(quán)限審批人：根據(jù)采購(gòu)金額與公司制度確定（如：金額≤5000元：行政總監(jiān)審批；5000元＜金額≤20000元：分管副總審批；金額＞20000元：總經(jīng)理審批）。審批要點(diǎn)：評(píng)估采購(gòu)的必要性（如“非緊急采購(gòu)可延后至下季度”）；確認(rèn)審批流程是否符合公司《采購(gòu)管理制度》；簽署“審批意見(jiàn)”，明確“同意采購(gòu)”“否決”或“調(diào)整后重新申報(bào)”。（六）采購(gòu)執(zhí)行：按計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)執(zhí)行人：行政部采購(gòu)專(zhuān)員。操作步驟：根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商（優(yōu)先合作供應(yīng)商或通過(guò)比價(jià)確定）；簽訂采購(gòu)合同（或訂單），明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及付款方式；跟蹤物流進(jìn)度，保證按時(shí)到貨。（七）入庫(kù)驗(yàn)收：核對(duì)物資與計(jì)劃一致性驗(yàn)收人：行政部專(zhuān)員+需求部門(mén)代表（如部門(mén)助理）。驗(yàn)收要點(diǎn)：核對(duì)物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與采購(gòu)計(jì)劃一致；檢查物資質(zhì)量（如辦公設(shè)備通電測(cè)試、勞保用品有效期確認(rèn)）；填寫(xiě)《物資入庫(kù)驗(yàn)收單》，三方簽字確認(rèn)（行政部、需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理員），不合格物資當(dāng)場(chǎng)拒收并聯(lián)系供應(yīng)商退換。（八）財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)：完成資金結(jié)算報(bào)銷(xiāo)人：行政部采購(gòu)專(zhuān)員。操作步驟：整理采購(gòu)審批表、入庫(kù)驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票、合同等資料；提交財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)出納付款后，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中登記報(bào)銷(xiāo)記錄。（九）資料歸檔：留存?zhèn)洳闅w檔人：行政部文員或檔案管理員。歸檔要求：將采購(gòu)審批表、入庫(kù)單、發(fā)票、合同等資料按“采購(gòu)日期”分類(lèi)裝訂；電子版資料同步至公司OA系統(tǒng)或共享文件夾，保存期限≥3年。三、模板表格與填寫(xiě)說(shuō)明企業(yè)行政物資采購(gòu)計(jì)劃與審批表基本信息申請(qǐng)部門(mén)□行政部□市場(chǎng)部□銷(xiāo)售部□人力資源部□財(cái)務(wù)部□其他：_________采購(gòu)日期_______年______月______日申請(qǐng)人_______________（部門(mén)行政對(duì)接人）聯(lián)系電話_______________（內(nèi)部分機(jī)/辦公電話，勿填私人手機(jī)號(hào)）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物資名稱(chēng)123合計(jì)金額（大寫(xiě)）___________________________元整合計(jì)金額（小寫(xiě)）￥_______________審批流程需求部門(mén)審核負(fù)責(zé)人簽字：___________日期：______年______月______日審核意見(jiàn)：□同意□需調(diào)整（說(shuō)明：_________________________）行政部審核負(fù)責(zé)人簽字：___________日期：______年______月______日審核意見(jiàn)：□符合采購(gòu)計(jì)劃□需補(bǔ)充說(shuō)明（說(shuō)明：_________________________）財(cái)務(wù)部審核負(fù)責(zé)人簽字：___________日期：______年______月______日審核意見(jiàn)：□預(yù)算內(nèi)通過(guò)□超預(yù)算需審批（說(shuō)明：_________________________）管理層審批審批人：□行政總監(jiān)□分管副總□總經(jīng)理簽字：___________日期：______年______月______日審批意見(jiàn)：□同意采購(gòu)□否決□調(diào)整后重報(bào)采購(gòu)執(zhí)行情況執(zhí)行人：___________供應(yīng)商：_________________實(shí)際到貨日期：______年______月______日入庫(kù)驗(yàn)收人：___________（行政部）_________（需求部門(mén)）備注|1.本表一式三份（行政部、財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)各執(zhí)一份）；2.規(guī)格型號(hào)需填寫(xiě)具體參數(shù)（如A4紙“80g/箱”、電腦“ThinkPadT14i5/16G/512G”）；3.預(yù)估單價(jià)需參考最近一次采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)，偏差超過(guò)20%需附說(shuō)明。|模板填寫(xiě)說(shuō)明“規(guī)格型號(hào)”：務(wù)必填寫(xiě)具體參數(shù)，避免模糊表述（如“筆記本”需注明“A5/橫線/100頁(yè)”），防止采購(gòu)錯(cuò)誤；“用途說(shuō)明”：需明確物資使用場(chǎng)景（如“為客服部采購(gòu)10部電話機(jī)，用于客戶接聽(tīng)”），便于審批人判斷需求合理性；“審批流程”：需按順序依次簽字，不得跳級(jí)（如5000元采購(gòu)不可直接找總經(jīng)理審批）；“合計(jì)金額”：大小寫(xiě)需一致，小寫(xiě)前加“￥”，大寫(xiě)后加“整”字（如“壹仟元整”）。四、使用注意事項(xiàng)與管理建議（一）填寫(xiě)規(guī)范要求信息真實(shí)準(zhǔn)確：物資名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格等信息需與實(shí)際需求一致，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)；字跡清晰可辨：紙質(zhì)表格需用黑色簽字筆填寫(xiě)，電子表格不得隨意修改格式（如合并單元格后需保證打印對(duì)齊）；附件材料齊全：大額采購(gòu)（＞10000元）需附供應(yīng)商比價(jià)單、舊設(shè)備報(bào)廢證明等佐證材料。（二）審批時(shí)限管理常規(guī)審批：各部門(mén)需在收到申請(qǐng)后1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急采購(gòu)（如48小時(shí)內(nèi)需到貨）需標(biāo)注“加急”，審批時(shí)限縮短至12小時(shí)內(nèi)；超時(shí)處理：若某個(gè)環(huán)節(jié)審批超時(shí)（超過(guò)3個(gè)工作日未反饋），申請(qǐng)人可向行政部或總經(jīng)理辦公室反饋，啟動(dòng)催辦流程。（三）采購(gòu)原則與紅線優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商：從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)行政部、財(cái)務(wù)部聯(lián)合評(píng)估后方可合作；禁止“化整為零”審批：不得將單筆超預(yù)算采購(gòu)拆分為多筆低預(yù)算采購(gòu)（如20000元采購(gòu)不得拆為4筆5000元），一經(jīng)發(fā)覺(jué)按違規(guī)處理；廉潔采購(gòu)要求：采購(gòu)人員不得收受供應(yīng)商回扣、禮品，違者按公司《廉潔管理規(guī)定》追責(zé)。（四）動(dòng)態(tài)優(yōu)化建議定期