合同管理及審批工具使用指南一、適用范圍與核心場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，覆蓋從合同起草、審批、簽署到履行跟蹤、歸檔的全流程。具體場景包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、合作推廣等；合作類合同：項(xiàng)目合作、聯(lián)合研發(fā)、委托代理等；勞動類合同：勞動合同、勞務(wù)協(xié)議、保密協(xié)議等；其他類型合同：租賃合同、借款合同、贈與合同等。通過標(biāo)準(zhǔn)化模板與流程化審批，可提升合同管理效率，降低合規(guī)風(fēng)險，保證合同內(nèi)容完整、權(quán)責(zé)清晰。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同發(fā)起與起草發(fā)起申請合同發(fā)起人（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，登錄合同管理系統(tǒng)（或通過OA系統(tǒng)），選擇“合同發(fā)起”模塊，填寫合同基本信息（合同名稱、對方主體、合同類型、預(yù)計(jì)金額、履行期限等），提交至起草環(huán)節(jié)。起草合同發(fā)起人根據(jù)選擇的合同類型（如采購合同、銷售合同），調(diào)用對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)模板（見本文“三、核心模板表格”），填寫具體條款：主體信息：甲乙雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等；標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容：名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付要求等；權(quán)利義務(wù)：雙方責(zé)任、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等；商務(wù)條款：合同金額、付款方式、發(fā)票要求、履約保證金等。起草完成后，附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、資質(zhì)證明等），保存并提交至評審環(huán)節(jié)。（二）合同評審與審批部門初審合同首先提交至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如采購部經(jīng)理、銷售部經(jīng)理）進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核：業(yè)務(wù)需求的合理性（如采購必要性、價格公允性）；合同條款與業(yè)務(wù)邏輯的一致性（如交付期限與項(xiàng)目計(jì)劃匹配）；附件材料的完整性（如對方資質(zhì)是否齊全）。初審?fù)ㄟ^后，流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)；駁回時需注明修改意見，退回發(fā)起人調(diào)整。法務(wù)審核業(yè)務(wù)部門初審?fù)ㄟ^后，系統(tǒng)自動推送至法務(wù)部門（或法務(wù)專員）進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)審核：主體資格（如對方是否為合法存續(xù)企業(yè)，是否具備履約資質(zhì)）；條款合法性（如是否存在無效格式條款、違約責(zé)任是否明確）；權(quán)責(zé)對等性（如雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，是否存在單方面不公平條款）。法務(wù)審核通過后，進(jìn)入終審環(huán)節(jié)；需修改的，注明具體法律風(fēng)險點(diǎn)及修改建議。終審審批根據(jù)合同金額及類型，確定終審權(quán)限：金額≤5萬元：由分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬元＜金額≤50萬元：由分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：由總經(jīng)理+董事長（或決策委員會）審批。終審?fù)ㄟ^后，合同狀態(tài)更新為“待簽署”；駁回時由發(fā)起人根據(jù)意見重新修訂。（三）合同簽署與用印用印申請審批通過后，發(fā)起人在系統(tǒng)中提交“合同用印申請”，最終版合同PDF，注明用印份數(shù)（如一式兩份、一式四份）、用印類型（公章、合同專用章、騎縫章等），提交至行政部（或印章管理部門）。用印審批與登記行政部負(fù)責(zé)人審核用印申請與合同審批流程的一致性，確認(rèn)無誤后安排用印。用印時需執(zhí)行“雙人監(jiān)印”制度，監(jiān)印人核對合同內(nèi)容與申請材料是否一致，無誤后加蓋印章。用印完成后，在《印章使用登記表》中記錄合同編號、用印日期、監(jiān)印人、領(lǐng)取人等信息，系統(tǒng)同步更新合同狀態(tài)為“已簽署”。（四）合同履行與跟蹤履行交底合同簽署后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組織內(nèi)部交底，將合同關(guān)鍵條款（如交付時間、付款節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）傳達(dá)至執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，明確責(zé)任人及時間節(jié)點(diǎn)。過程跟蹤責(zé)任人定期在系統(tǒng)中更新合同履行進(jìn)度（如“已下單”“生產(chǎn)中”“已發(fā)貨”“待驗(yàn)收”），履行過程中的證明材料（如物流單、驗(yàn)收記錄、溝通函件）。系統(tǒng)設(shè)置“履約預(yù)警”功能：對于臨近交付/付款節(jié)點(diǎn)、存在違約風(fēng)險的合同，自動提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人（如提前7日提醒交付，提前3日提醒付款）。驗(yàn)收與結(jié)算合同標(biāo)的物/服務(wù)交付后，由業(yè)務(wù)部門聯(lián)合質(zhì)檢部門（或技術(shù)部門）進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《合同驗(yàn)收單》（明確驗(yàn)收結(jié)果、不合格處理意見），至系統(tǒng)。驗(yàn)收通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同條款發(fā)起付款申請，附發(fā)票、驗(yàn)收單等材料，完成結(jié)算。（五）合同歸檔與查詢歸檔合同履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門將合同正本（含附件、變更協(xié)議、驗(yàn)收單等）掃描成PDF，至系統(tǒng)“合同歸檔”模塊，填寫歸檔日期、檔案編號、保管部門等信息。分類存儲與查詢系統(tǒng)自動按合同類型、年份、部門等維度分類存儲，支持多條件查詢（如按合同名稱、對方主體、合同編號、簽署日期等）。電子檔案保存期限不少于合同履行終止后5年，涉密合同按保密規(guī)定單獨(dú)存儲。三、核心模板表格說明及應(yīng)用（一）合同基本信息表字段名稱填寫要求示例合同編號按規(guī)則自動（如“HT-部門代碼-年份-序號”，如“CG-2024-001”）CG-2024-001合同名稱明確合同類型及核心內(nèi)容，避免模糊表述《公司采購辦公設(shè)備合同》甲方（我方）信息填寫公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人及電話科技有限公司；91110108乙方（對方）信息填寫對方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人及電話（需核實(shí)資質(zhì)原件）商貿(mào)有限公司；91110109合同類型從下拉菜單選擇（采購/銷售/合作/勞動等）采購合同金額（元）大小寫一致，含稅/不含稅需明確100,000（大寫：壹拾萬元整）履行期限起始日期至終止日期，或明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“自合同簽署之日起30日內(nèi)交付”）2024-03-01至2024-06-30審批狀態(tài)系統(tǒng)自動更新（起草中/待評審/已通過/已簽署/已歸檔）已通過附件清單列出所有附件名稱及份數(shù)報價單1份、技術(shù)協(xié)議1份（二）合同審批流程表審批節(jié)點(diǎn)審批人審批意見審批時間備注發(fā)起起草業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*-2024-02-2009:00填寫合同基本信息，模板部門初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*同意，提交法務(wù)審核2024-02-2014:30價格符合預(yù)算，條款完整法務(wù)審核法務(wù)專員*修改第5條違約責(zé)任2024-02-2110:15建議明確“逾期付款按日萬分之五計(jì)算”業(yè)務(wù)修訂經(jīng)辦人*已修改2024-02-2116:00按法務(wù)意見調(diào)整條款終審審批總經(jīng)理*同意簽署2024-02-2209:30金額在審批權(quán)限內(nèi)用印登記行政部監(jiān)印人*已用印2份2024-02-2211:00合同編號：CG-2024-001（三）合同履行跟蹤表合同編號履行階段計(jì)劃日期實(shí)際日期責(zé)任人進(jìn)展描述附件材料CG-2024-001生產(chǎn)備貨2024-03-052024-03-06李*設(shè)備已下單，預(yù)計(jì)3月15日交付生產(chǎn)訂單截圖CG-2024-001物流運(yùn)輸2024-03-152024-03-15王*已發(fā)貨，物流單號：SF56物流單照片CG-2024-001驗(yàn)收2024-03-202024-03-22張*驗(yàn)收通過，簽署驗(yàn)收單《合同驗(yàn)收單》掃描件四、關(guān)鍵操作注意事項(xiàng)（一）模板使用規(guī)范必須選用對應(yīng)合同類型的標(biāo)準(zhǔn)模板，不得隨意刪改模板核心條款（如違約責(zé)任、爭議解決方式）；如需調(diào)整，需在“備注”欄說明原因，并經(jīng)法務(wù)審核確認(rèn)。模板中“[]”標(biāo)注的內(nèi)容為必填項(xiàng)，填寫時需完整準(zhǔn)確，不得留空；如無對應(yīng)內(nèi)容，填寫“無”或“不適用”。（二）審批時效要求各審批節(jié)點(diǎn)需在1個工作日內(nèi)完成初審/終審，緊急合同可標(biāo)注“加急”，審批人需在4小時內(nèi)反饋。法務(wù)審核時間最長不超過2個工作日，材料不齊或需重大修改的，應(yīng)及時與發(fā)起人溝通。（三）信息安全與隱私保護(hù)合同信息（含對方主體、金額、條款等）屬企業(yè)敏感信息，嚴(yán)禁通過個人郵箱、等非系統(tǒng)渠道傳輸。系統(tǒng)賬號需專人專用，密碼定期更新，離職時需及時注銷權(quán)限，防止信息泄露。（四）歸檔完整性要求合同歸檔材料需包括：合同正本、所有附件（如報價單、技術(shù)協(xié)議）、審批流程表、驗(yàn)收單、變更協(xié)議（如有），