采購(gòu)流程合規(guī)性審查自檢清單通用工具模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本工具適用于各類企業(yè)采購(gòu)部門、審計(jì)部門或合規(guī)管理崗位，用于日常采購(gòu)活動(dòng)的全流程合規(guī)性自查。具體場(chǎng)景包括：年度/季度采購(gòu)流程合規(guī)性專項(xiàng)檢查；重大采購(gòu)項(xiàng)目（如單一來(lái)源采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)）實(shí)施前的合規(guī)預(yù)審；審計(jì)發(fā)覺(jué)問(wèn)題后的整改驗(yàn)證；新采購(gòu)制度推行后的流程落地核查。通過(guò)系統(tǒng)化自檢，可及時(shí)發(fā)覺(jué)采購(gòu)環(huán)節(jié)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如流程缺失、審批越權(quán)、資料不全等），保證采購(gòu)活動(dòng)符合《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司內(nèi)部采購(gòu)管理制度要求，降低法律風(fēng)險(xiǎn)與管理成本，保障采購(gòu)資金使用效益。二、自檢操作步驟詳解步驟1：明確自檢范圍與依據(jù)操作說(shuō)明：確定自檢范圍：根據(jù)采購(gòu)類型（如貨物類、服務(wù)類、工程類）、采購(gòu)金額（如50萬(wàn)元以上項(xiàng)目）、項(xiàng)目性質(zhì)（如常規(guī)采購(gòu)、應(yīng)急采購(gòu)）等，界定本次自檢的采購(gòu)項(xiàng)目清單（可附《自檢項(xiàng)目明細(xì)表》作為支撐）。梳理合規(guī)依據(jù)：收集并整理自檢所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司制度，包括但不限于：國(guó)家層面：《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法實(shí)施條例》；公司層面：《公司采購(gòu)管理制度》《公司供應(yīng)商管理辦法》《合同管理辦法》等。輸出成果：《自檢范圍清單》《合規(guī)依據(jù)匯總表》。步驟2：按采購(gòu)階段拆解審查要點(diǎn)操作說(shuō)明：將采購(gòu)流程劃分為“需求提出→供應(yīng)商選擇→合同簽訂→執(zhí)行驗(yàn)收→付款結(jié)算”五個(gè)階段，逐階段開(kāi)展合規(guī)性審查：采購(gòu)階段審查核心要點(diǎn)需求提出階段1.需求部門是否提交《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，內(nèi)容是否明確（品名、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、技術(shù)參數(shù)等）；2.需求預(yù)算是否經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，是否符合年度預(yù)算安排；3.大額或特殊需求是否組織了可行性論證（如附《可行性研究報(bào)告》）。供應(yīng)商選擇階段1.采購(gòu)方式是否符合規(guī)定（如達(dá)到招標(biāo)金額的項(xiàng)目是否采用公開(kāi)招標(biāo)，特殊情況是否履行審批程序）；2.供應(yīng)商來(lái)源是否合規(guī)（如從合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇，或通過(guò)公開(kāi)征集、推薦等方式）；3.招標(biāo)/詢價(jià)/談判過(guò)程是否留存完整記錄（如招標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單、評(píng)審報(bào)告、簽到表等）；4.供應(yīng)商資格審查是否嚴(yán)格（核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等，杜絕圍標(biāo)串標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)）。合同簽訂階段1.合同文本是否使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，非標(biāo)模板是否經(jīng)過(guò)法務(wù)部門審核；2.合同條款是否與采購(gòu)需求、中標(biāo)結(jié)果一致（如價(jià)格、規(guī)格、交付時(shí)間、違約責(zé)任等）；3.合同審批流程是否完整（需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字）；4.合同是否加蓋公司公章及法定代表人簽章，供應(yīng)商簽字蓋章是否規(guī)范。執(zhí)行驗(yàn)收階段1.貨物/服務(wù)是否按合同約定交付，交付記錄（如送貨單、簽收單）是否齊全；2.驗(yàn)收是否由需求部門、采購(gòu)部門、使用部門共同參與，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否明確；3.驗(yàn)收結(jié)果是否形成《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，對(duì)不合格項(xiàng)是否提出整改要求并跟蹤閉環(huán)；4.大額項(xiàng)目是否邀請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收（如特種設(shè)備、工程類項(xiàng)目）。付款結(jié)算階段1.付款申請(qǐng)是否附發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合同復(fù)印件等完整資料；2.付款審批流程是否符合公司權(quán)限規(guī)定（如大額付款是否經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批）；3.付款對(duì)象是否與合同供應(yīng)商一致，是否存在“第三方代付”風(fēng)險(xiǎn)；4.財(cái)務(wù)部門是否核對(duì)發(fā)票真?zhèn)渭案犊罱痤~準(zhǔn)確性，杜絕超付、錯(cuò)付。步驟3：逐項(xiàng)檢查并記錄問(wèn)題操作說(shuō)明：對(duì)照上述審查要點(diǎn)，逐項(xiàng)檢查采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)文檔（如申請(qǐng)表、審批單、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等），保證“事事有記錄、步步有痕跡”；對(duì)發(fā)覺(jué)的不合規(guī)問(wèn)題，詳細(xì)記錄問(wèn)題描述、涉及環(huán)節(jié)、嚴(yán)重程度（一般/嚴(yán)重/重大），并初步分析問(wèn)題原因（如制度缺失、執(zhí)行不到位、監(jiān)督缺失等）；對(duì)存疑事項(xiàng)（如采購(gòu)方式適用性、條款合法性），及時(shí)咨詢法務(wù)部門或上級(jí)主管，避免主觀判斷偏差。輸出成果：《合規(guī)問(wèn)題記錄表》（模板見(jiàn)下文）。步驟4：編制自檢報(bào)告并推動(dòng)整改操作說(shuō)明：匯總自檢結(jié)果，填寫(xiě)《采購(gòu)流程合規(guī)性自檢報(bào)告》，內(nèi)容包括：自檢概況、合規(guī)性評(píng)價(jià)、存在問(wèn)題、整改建議、責(zé)任分工及完成時(shí)限；報(bào)告經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)送公司管理層及審計(jì)部門備案；針對(duì)發(fā)覺(jué)的問(wèn)題，向責(zé)任部門下達(dá)《整改通知書(shū)》，明確整改要求；跟蹤整改進(jìn)展，對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，保證問(wèn)題閉環(huán)管理（如附《整改完成確認(rèn)表》）。輸出成果：《采購(gòu)流程合規(guī)性自檢報(bào)告》《整改通知書(shū)》《整改完成確認(rèn)表》。三、自檢清單模板表格表1：采購(gòu)流程合規(guī)性自檢表（單項(xiàng)目）采購(gòu)項(xiàng)目名稱項(xiàng)目編號(hào)采購(gòu)類型□貨物類□服務(wù)類□工程類采購(gòu)金額______萬(wàn)元需求部門采購(gòu)部門自檢日期______年_月_日自檢人（姓名）審查階段審查要點(diǎn)審查標(biāo)準(zhǔn)審查結(jié)果（√/×）問(wèn)題描述（不合規(guī)時(shí)填寫(xiě)）需求提出需求申請(qǐng)表內(nèi)容完整包含品名、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、技術(shù)參數(shù)、需求理由等核心信息預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，且符合年度預(yù)算大額需求有可行性論證金額______萬(wàn)元以上項(xiàng)目附《可行性研究報(bào)告》，且論證充分供應(yīng)商選擇采購(gòu)方式合規(guī)達(dá)到招標(biāo)金額（______萬(wàn)元）采用公開(kāi)招標(biāo)；特殊情況（如單一來(lái)源）履行審批手續(xù)供應(yīng)商資格審查完整核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等原件/復(fù)印件，留存《供應(yīng)商資格審查表》招標(biāo)/詢價(jià)過(guò)程記錄齊全留存招標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單、評(píng)審報(bào)告、簽到表、公示截圖等合同簽訂合同文本規(guī)范使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，非標(biāo)模板經(jīng)法務(wù)審核（附法務(wù)意見(jiàn)書(shū)）合同條款與需求一致價(jià)格、規(guī)格、交付時(shí)間、違約責(zé)任等條款與中標(biāo)結(jié)果、采購(gòu)需求匹配審批流程完整需求、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字齊全，符合審批權(quán)限表規(guī)定執(zhí)行驗(yàn)收交付記錄完整附供應(yīng)商送貨單、需求部門簽收單，且簽字、日期清晰驗(yàn)收流程規(guī)范需求、采購(gòu)、使用部門共同參與驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》不合格項(xiàng)整改閉環(huán)驗(yàn)收不合格項(xiàng)有整改記錄，并重新驗(yàn)收合格付款結(jié)算付款資料齊全付款申請(qǐng)附發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合同復(fù)印件，且與實(shí)際付款金額一致付款對(duì)象合規(guī)付款賬戶與合同供應(yīng)商賬戶一致，無(wú)第三方代付審批權(quán)限合規(guī)按公司《資金支付審批權(quán)限表》履行審批手續(xù)綜合評(píng)價(jià)結(jié)論：□合規(guī)（無(wú)重大問(wèn)題，存在輕微問(wèn)題可限期整改）□基本合規(guī)（存在一般問(wèn)題，需整改后復(fù)核）□不合規(guī)（存在嚴(yán)重/重大問(wèn)題，需暫停采購(gòu)并專項(xiàng)整改）自檢人簽字：_________________采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字：_________________日期：____年_月_日表2：合規(guī)問(wèn)題整改跟蹤表問(wèn)題描述涉及項(xiàng)目/環(huán)節(jié)嚴(yán)重程度責(zé)任部門整改措施完成時(shí)限整改結(jié)果（√/×）復(fù)核人示例：合同未附供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)印件合同簽訂階段一般采購(gòu)部補(bǔ)充資質(zhì)復(fù)印件并歸檔2024–（姓名）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示資料留存完整性：采購(gòu)全流程文檔（申請(qǐng)、審批、招標(biāo)、合同、驗(yàn)收、付款等）需按公司檔案管理規(guī)定存檔，保存期限不少于5年（重大項(xiàng)目建議保存10年以上），避免因資料缺失導(dǎo)致無(wú)法追溯。審批權(quán)限不可越級(jí)：嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)審批權(quán)限表，禁止“先采購(gòu)后審批”或“越權(quán)審批”，特殊緊急采購(gòu)需書(shū)面說(shuō)明情況并經(jīng)總經(jīng)理特批后，方可啟動(dòng)流程。供應(yīng)商資質(zhì)動(dòng)態(tài)管理：供應(yīng)商資格審查時(shí)需核查其最新資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期、資質(zhì)證書(shū)年審情況），避免使用過(guò)期或失效資質(zhì)的供應(yīng)商；對(duì)“三無(wú)”供應(yīng)商（無(wú)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、無(wú)資質(zhì)、無(wú)業(yè)績(jī)）一律禁用。價(jià)格公允性審核：對(duì)非招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目（如詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判），需留存至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)記錄，且價(jià)格差異需有合理解釋（如品牌、配置、服務(wù)不同），杜絕“人情采購(gòu)”“高價(jià)采購(gòu)”。合同條款風(fēng)險(xiǎn)防范：重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等條款，避免使用“霸王條款”；涉及預(yù)付款、質(zhì)保金的，