2026年印刷公司采購申請審批流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購申請與審批流程，確保采購需求真實合理、預(yù)算可控、程序合規(guī)，避免盲目采購或資源浪費，保障生產(chǎn)經(jīng)營所需物資（如原材料、設(shè)備、輔料等）及時供應(yīng)，依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《中華人民共和國政府采購法》（適用參考）及公司財務(wù)管理制度，結(jié)合印刷生產(chǎn)實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門的采購申請審批工作，涵蓋印刷原材料（紙張、油墨、黏合劑）、生產(chǎn)設(shè)備（印刷機、模切機、覆膜機）、辦公物資（電腦、打印機、文具）、輔助耗材（刀模、清潔用品）等各類需采購物資，涉及申請部門、采購部、財務(wù)部、倉儲部、審批管理層等相關(guān)部門及人員。（三）基本原則需求導(dǎo)向原則：采購申請需基于實際生產(chǎn)經(jīng)營需求，嚴(yán)禁無需求、超需求申請，確保物資采購與使用場景匹配。分級審批原則：根據(jù)采購金額、物資類型設(shè)定不同審批層級，小額采購簡化流程、大額采購強化審核，兼顧效率與風(fēng)險控制。預(yù)算優(yōu)先原則：采購申請需在公司年度預(yù)算范圍內(nèi)發(fā)起，無預(yù)算或超預(yù)算采購需額外履行預(yù)算調(diào)整審批，嚴(yán)禁無預(yù)算采購。全程可溯原則：采購申請、審批記錄、支撐材料需完整留存，確保每個采購環(huán)節(jié)可追溯，責(zé)任可明確。二、職責(zé)分工（一）申請部門作為采購需求發(fā)起方，負(fù)責(zé)識別實際需求（如生產(chǎn)部因訂單增加需補充紙張、技術(shù)部因設(shè)備老化需采購新檢測儀器），確認(rèn)需求的必要性與合理性。按要求填寫《采購申請表》，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總預(yù)算、用途、到貨時間，附必要支撐材料（如技術(shù)參數(shù)書、報價單、庫存缺貨證明）。跟蹤采購申請審批進(jìn)度，若審批不通過，按反饋意見修改申請；審批通過后，配合采購部溝通物資細(xì)節(jié)（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨方式），接收到貨物資并驗收。（二）采購部作為采購申請的審核與執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)核對《采購申請表》內(nèi)容完整性，檢查規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否清晰，避免因信息模糊導(dǎo)致采購偏差。聯(lián)系倉儲部確認(rèn)申請物資的當(dāng)前庫存，若庫存有結(jié)余且可滿足需求，提醒申請部門優(yōu)先使用庫存，減少重復(fù)采購；若需采購，調(diào)研市場供應(yīng)情況（如供應(yīng)商資質(zhì)、價格區(qū)間、交貨周期），審核預(yù)估單價合理性。按審批結(jié)果組織采購，簽訂采購合同，跟蹤物資到貨進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題（如延遲交貨、質(zhì)量不符），留存采購相關(guān)憑證（合同、發(fā)票、送貨單）。（三）財務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購申請的預(yù)算合規(guī)性，核對申請金額是否在對應(yīng)部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，無預(yù)算或超預(yù)算的需審核是否已履行預(yù)算調(diào)整審批手續(xù)。審核《采購申請表》中預(yù)估單價、總預(yù)算的合理性，結(jié)合歷史采購價格、市場行情提出調(diào)整建議；采購?fù)瓿珊螅春贤s定及財務(wù)制度辦理付款，核對發(fā)票與采購申請、合同的一致性。留存采購申請審批記錄、合同、發(fā)票等財務(wù)憑證，確保采購資金支出合規(guī)，可追溯。（四）倉儲部配合采購部、申請部門提供物資庫存數(shù)據(jù)，在收到采購申請查詢需求后1個工作日內(nèi)，出具《庫存核對表》，注明申請物資的當(dāng)前庫存數(shù)量、可使用時長，明確是否需補充采購。對已審批采購的物資，負(fù)責(zé)到貨接收與臨時存儲，核對物資數(shù)量、規(guī)格與《采購申請表》是否一致，協(xié)助申請部門進(jìn)行質(zhì)量驗收，留存到貨記錄。（五）審批管理層部門負(fù)責(zé)人：審批本部門小額采購申請（如辦公文具、小額輔料），審核需求必要性、申請內(nèi)容完整性，確保符合部門工作規(guī)劃。分管領(lǐng)導(dǎo)：審批跨部門或中額采購申請（如生產(chǎn)設(shè)備配件、批量原材料），審核采購對業(yè)務(wù)的支撐作用、預(yù)算合理性，協(xié)調(diào)解決部門間需求沖突。總經(jīng)理：審批大額采購申請（如大型生產(chǎn)設(shè)備、年度大宗原材料），審核采購的戰(zhàn)略必要性、整體預(yù)算平衡，確保符合公司經(jīng)營目標(biāo)。三、采購申請發(fā)起管理（一）申請發(fā)起條件庫存不足：倉儲部出具的《庫存核對表》顯示，申請物資庫存數(shù)量無法滿足未來15個工作日（或生產(chǎn)周期）的使用需求，需補充采購。新增需求：因業(yè)務(wù)拓展、設(shè)備更新、工藝升級產(chǎn)生的新物資需求（如新增印刷訂單需專用油墨、引入新設(shè)備需配套耗材），無歷史庫存可使用。應(yīng)急需求：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障需緊急配件、客戶訂單提前需加急采購原材料）導(dǎo)致的緊急采購需求，需說明應(yīng)急原因及時間要求。（二）申請材料準(zhǔn)備核心材料：《采購申請表》需逐項填寫完整，不得遺漏關(guān)鍵信息——物資名稱需準(zhǔn)確（如“128g銅版紙”而非“紙張”）、規(guī)格型號需明確（如“印刷機滾筒型號XX-2025”）、數(shù)量需標(biāo)注單位（如“500卷”“10臺”）、預(yù)估單價需合理（參考近3個月采購價或市場報價）、總預(yù)算需準(zhǔn)確計算、用途需具體（如“用于XX客戶包裝訂單印刷”）、到貨時間需明確（精確到年月日）。支撐材料：根據(jù)物資類型附對應(yīng)材料——技術(shù)類物資（如檢測儀器、專用設(shè)備）需附《技術(shù)參數(shù)書》，明確性能指標(biāo)、驗收標(biāo)準(zhǔn)；批量采購物資（如大宗紙張、油墨）需附至少2家供應(yīng)商的《報價單》，對比價格與交貨周期；應(yīng)急采購需附《應(yīng)急情況說明》，注明突發(fā)事由、影響范圍、緊急程度。庫存證明：所有采購申請均需附倉儲部出具的《庫存核對表》，證明庫存無法滿足需求；新增需求無庫存的，需在《庫存核對表》中注明“新增物資，無歷史庫存”，由倉儲部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）申請發(fā)起流程申請部門指定專人（如部門文員、需求負(fù)責(zé)人）填寫《采購申請表》，附支撐材料、《庫存核對表》，經(jīng)部門內(nèi)部復(fù)核（如部門業(yè)務(wù)骨干核對需求合理性）后，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。申請部門將完整申請材料提交至采購部，線上提交需通過公司內(nèi)部審批系統(tǒng)上傳掃描件，線下提交需提交紙質(zhì)材料（一式三份，申請部門、采購部、財務(wù)部各存一份），提交后需獲取采購部的接收回執(zhí)，確認(rèn)材料已收到。四、采購申請審批流程（一）審批層級劃分小額采購：單批次采購總預(yù)算≤5000元（如辦公文具、小額輔料），審批流程為“申請部門負(fù)責(zé)人→采購部審核→財務(wù)部審核”。中額采購：5000元＜單批次采購總預(yù)算≤50000元（如生產(chǎn)設(shè)備配件、批量原材料），審批流程為“申請部門負(fù)責(zé)人→采購部審核→財務(wù)部審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批”。大額采購：單批次采購總預(yù)算＞50000元（如大型生產(chǎn)設(shè)備、年度大宗原材料），審批流程為“申請部門負(fù)責(zé)人→采購部審核→財務(wù)部審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理審批”。特殊物資采購：涉及特種設(shè)備（如壓力容器）、危險化學(xué)品（如特定溶劑型油墨）的采購，無論金額大小，均需額外經(jīng)安全管理部門審核，再按對應(yīng)金額層級進(jìn)入審批流程。（二）各環(huán)節(jié)審批要求申請部門負(fù)責(zé)人審批：收到申請材料后1個工作日內(nèi)完成審核，重點確認(rèn)需求必要性（是否與部門工作相關(guān)）、申請內(nèi)容準(zhǔn)確性（規(guī)格、數(shù)量是否符合實際需求），審核通過簽字確認(rèn)，不通過需注明修改意見，退回申請部門調(diào)整。采購部審核：收到上一環(huán)節(jié)審批材料后2個工作日內(nèi)完成審核，核對材料完整性（是否缺《庫存核對表》《報價單》）、庫存合理性（是否真需采購）、市場可行性（是否有穩(wěn)定供應(yīng)商）、預(yù)估單價合理性（是否偏離市場行情），審核通過提交財務(wù)部，不通過反饋修改意見。財務(wù)部審核：收到材料后2個工作日內(nèi)完成審核，重點核查預(yù)算合規(guī)性（是否在年度預(yù)算內(nèi)）、資金可用性（是否有足夠資金支付）、價格合理性（對比歷史數(shù)據(jù)、市場報價），審核通過提交下一審批層級，無預(yù)算或超預(yù)算的需退回申請部門，要求履行預(yù)算調(diào)整審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：收到材料后3個工作日內(nèi)完成審核，結(jié)合分管業(yè)務(wù)（如生產(chǎn)、行政、技術(shù)）評估采購對業(yè)務(wù)的支撐作用，協(xié)調(diào)跨部門資源（如多部門共用物資的采購分配），審核通過提交總經(jīng)理（大額采購）或確認(rèn)審批完成（中額采購），不通過說明原因并退回?？偨?jīng)理審批：收到大額采購材料后5個工作日內(nèi)完成審核，從公司整體經(jīng)營角度評估采購的戰(zhàn)略必要性（如是否符合年度產(chǎn)能提升目標(biāo)）、預(yù)算平衡（是否影響其他重要支出），審核通過簽字確認(rèn)，不通過需組織申請部門、采購部、財務(wù)部溝通調(diào)整方案。安全管理部門審核（特殊物資）：收到材料后2個工作日內(nèi)，審核特殊物資的采購是否符合安全法規(guī)（如特種設(shè)備是否有合規(guī)生產(chǎn)資質(zhì)、危險化學(xué)品是否有專用存儲條件），確認(rèn)安全保障措施（如運輸、存儲、使用方案），審核通過后進(jìn)入后續(xù)審批流程。（三）審批時限要求常規(guī)采購申請（非應(yīng)急）：從申請部門提交材料到完成全部審批，小額采購不超過5個工作日，中額采購不超過8個工作日，大額采購不超過12個工作日，特殊物資采購不超過15個工作日。應(yīng)急采購申請：需在《采購申請表》注明“應(yīng)急”標(biāo)識，各審批環(huán)節(jié)優(yōu)先處理，小額應(yīng)急采購不超過2個工作日，中額應(yīng)急采購不超過3個工作日，大額應(yīng)急采購不超過5個工作日，確保物資盡快到位。五、特殊采購情況處理（一）緊急采購處理申請部門因突發(fā)情況（如印刷機故障停線、客戶緊急加單）需緊急采購時，可先通過電話、即時通訊工具向?qū)?yīng)審批人說明情況，申請“緊急通道”，同時補填《采購申請表》，注明“緊急采購，事后補全材料”。審批人同意啟動緊急通道后，采購部可先行聯(lián)系供應(yīng)商組織采購，確保物資在緊急需求時限內(nèi)到貨；申請部門需在采購啟動后3個工作日內(nèi)，補全所有申請材料，按正常審批流程完成后續(xù)簽字確認(rèn)，避免流程缺失。緊急采購?fù)瓿珊?，申請部門需提交《緊急采購情況復(fù)盤表》，說明緊急原因、處理過程、效果，由采購部、財務(wù)部備案，作為后續(xù)優(yōu)化采購計劃的參考，減少非必要緊急采購。（二）超預(yù)算采購處理申請采購金額超出部門年度預(yù)算時，申請部門需先提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明超預(yù)算原因（如原材料價格上漲、新增緊急訂單）、調(diào)整金額、資金來源（如從其他預(yù)算項目調(diào)劑、申請追加預(yù)算），經(jīng)財務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后，再發(fā)起采購申請。預(yù)算調(diào)整審批通過后，申請部門在《采購申請表》中注明“已履行預(yù)算調(diào)整審批，審批單號XX”，附《預(yù)算調(diào)整申請表》復(fù)印件，按正常流程進(jìn)入采購申請審批，確保無預(yù)算采購合規(guī)。（三）單一來源采購處理因物資特殊（如專用印刷設(shè)備配件僅原廠供應(yīng)、客戶指定品牌油墨），只能從唯一供應(yīng)商采購時，申請部門需提交《單一來源采購說明》，注明單一來源原因（如技術(shù)獨占、客戶指定、供應(yīng)唯一性）、供應(yīng)商資質(zhì)證明（如原廠授權(quán)書、客戶指定函），經(jīng)采購部核實市場供應(yīng)情況（確認(rèn)無其他替代供應(yīng)商）、財務(wù)部審核價格合理性后，按對應(yīng)金額層級進(jìn)入審批流程。單一來源采購的審批需額外關(guān)注價格公允性，財務(wù)部需要求供應(yīng)商提供“價格不高于同類型客戶采購價”的承諾函，必要時委托第三方機構(gòu)詢價，確保采購價格合理，避免利益輸送。六、采購申請后管理（一）審批結(jié)果反饋采購申請全部審批通過后，采購部需在1個工作日內(nèi)將審批結(jié)果（如審批單號、同意采購金額、備注要求）反饋至申請部門，同時啟動采購流程，明確告知預(yù)計到貨時間。審批不通過或需修改的，審批部門需在反饋時注明具體原因（如“預(yù)算不足，需調(diào)整金額”“規(guī)格型號不清晰，需補充技術(shù)參數(shù)”），退回申請部門；申請部門需在3個工作日內(nèi)完成調(diào)整，重新提交審批，避免延誤需求。（二）采購執(zhí)行跟蹤申請部門需跟蹤采購執(zhí)行進(jìn)度，每周與采購部溝通一次物資到貨情況，若出現(xiàn)延遲交貨（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流問題），需協(xié)同采購部督促供應(yīng)商，必要時調(diào)整采購方案（如更換供應(yīng)商、分批次交貨），確保不影響生產(chǎn)經(jīng)營。物資到貨后，申請部門需在2個工作日內(nèi)組織驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與《采購申請表》一致，驗收合格后在《到貨驗收單》上簽字確認(rèn)，反饋采購部；驗收不合格的，需立即通知采購部，協(xié)調(diào)退換貨，避免不合格物資投入使用。（三）記錄存檔管理采購部負(fù)責(zé)收集完整的采購申請審批材料（《采購申請表》《庫存核對表》《報價單》《審批簽字記錄》）、采購執(zhí)行材料（合同、送貨單、驗收單），按采購單號分類整理，每月歸檔一次，紙質(zhì)材料存放于專用檔案柜，電子材料存儲于公司加密服務(wù)器。財務(wù)部留存采購申請審批記錄、合同、發(fā)票、付款憑證，作為財務(wù)核算與審計依據(jù)，保存期限不低于3年；申請部門留存《采購申請表》《到貨驗收單》，作為物資領(lǐng)用、使用的依據(jù)，保存期限不低于2年。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）內(nèi)部監(jiān)督檢查行政部（或?qū)徲嫴浚┟考径乳_展一次采購申請審批流程專項檢查，抽查采購申請材料（是否完整）、審批流程（是否符合層級要求）、預(yù)算合規(guī)性（是否無預(yù)算采購）、記錄存檔（是否齊全），形成《采購審批檢查報告》，上報公司管理層。檢查中發(fā)現(xiàn)的問題（如材料缺失、越權(quán)審批、無預(yù)算采購），需明確責(zé)任部門及責(zé)任人，要求限期整改，整改完成后由行政部復(fù)核，確保問題閉環(huán)。（二）責(zé)任追究申請部門虛報采購需求（如多報數(shù)量、虛構(gòu)需求）、提供虛假支撐材料（如偽造《庫存核對表》）的，對部門負(fù)責(zé)人給予警告，扣減當(dāng)月績效得分10-15分；造成公司損失（如采購后物資閑置）的，由申請部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)損失的20%-30%。采購部未按審批要求采購（如擅自變更規(guī)格、超出審批金額）、審核流于形式（如未核實庫存導(dǎo)致重復(fù)采購）的，對采購部負(fù)責(zé)人給予通報批評，扣減當(dāng)月績效得分15-20分；導(dǎo)致采購物資無法使用或超支的，追究直接責(zé)任人責(zé)任，按公司獎懲制度處理。審批人越權(quán)審批（如部門負(fù)責(zé)人審批大額采購）、未審核出明顯問