2026年印刷公司管理評審輸出跟蹤管理制度一、總則目的：為規(guī)范公司管理評審輸出的跟蹤管理工作，確保評審形成的改進措施、資源需求、目標調整等事項有效落實，提升質量管理體系、生產管理體系等核心管理體系的運行有效性，依據(jù)《質量管理體系要求》（GB/T19001-2016）、《印刷業(yè)管理條例》及公司管理評審相關規(guī)定，制定本制度。適用范圍：本制度適用于公司所有管理評審輸出的跟蹤活動，包括年度管理評審、專項管理評審（如質量事故后評審、新設備投產前評審）形成的各類輸出事項，覆蓋質量控制、生產效率、設備管理、客戶服務、安全環(huán)保等所有評審涉及的領域?；驹瓌t：遵循“閉環(huán)管理、責任到人、實時跟蹤、驗證見效”原則，所有評審輸出需明確責任主體與完成時限，跟蹤過程需留存可追溯記錄，確保輸出事項從啟動到驗證全流程無遺漏。二、職責分工體系管理部門：作為管理評審輸出跟蹤的牽頭部門，負責整理管理評審輸出清單，明確每項輸出的責任部門、完成時限、驗收標準；制定跟蹤計劃，定期檢查輸出事項進展；組織輸出完成后的效果驗證；匯總跟蹤情況，向公司管理層匯報；建立跟蹤檔案并長期保存。評審輸出責任部門：根據(jù)管理評審輸出清單，制定本部門具體實施計劃（含步驟、人員、資源需求）；按計劃推進輸出事項落地，及時向體系管理部門反饋進展及遇到的問題；完成輸出事項后，提交驗收申請及相關佐證材料；配合體系管理部門開展效果驗證。財務部門：負責審核評審輸出事項涉及的資金需求（如設備升級、工藝改進費用），按審批流程撥付資金；跟蹤資金使用情況，確保資金用于評審輸出落地；配合體系管理部門核查資金投入與輸出效果的關聯(lián)性。人力資源部門：負責評審輸出事項涉及的人員調配、培訓需求（如新管理流程培訓、技能提升培訓）；組織相關培訓并考核培訓效果；協(xié)助責任部門解決人員配置不足問題；將輸出事項完成情況納入部門及個人績效考核。設備管理部門：協(xié)助責任部門落實與設備相關的評審輸出（如設備維護流程優(yōu)化、新設備采購）；提供設備技術支持，確保設備相關改進措施符合安全規(guī)范；跟蹤設備類輸出事項的實施效果，及時解決設備運行問題。公司管理層：審批評審輸出事項涉及的重大資源投入（如超過一定金額的資金、核心人員調配）；協(xié)調跨部門輸出事項的推進，解決部門間協(xié)作矛盾；聽取體系管理部門關于跟蹤情況的匯報，對未達標的輸出事項做出決策。三、管理評審輸出的識別與確認輸出類型：管理評審輸出主要包括四類：一是改進措施類（如優(yōu)化印刷質量檢測流程、完善客戶投訴處理機制）；二是資源需求類（如采購新的色彩管理設備、增加質量管理人員編制）；三是目標調整類（如將印品合格率目標從99%提升至99.5%、將設備故障率目標從2%降至1.5%）；四是體系修訂類（如更新《印刷生產安全管理制度》《供應商審核流程》）。輸出整理與確認：管理評審會議結束后3個工作日內，體系管理部門需整理《管理評審輸出清單》，清單需包含每項輸出的具體內容、責任部門、完成時限、驗收標準（如“優(yōu)化檢測流程后，檢測效率提升10%”“新設備采購后，3個月內完成安裝調試”）；清單需發(fā)送至各責任部門確認，責任部門需在2個工作日內反饋意見，無異議則簽字確認，有異議需說明理由，由體系管理部門協(xié)調評審會議主持人（通常為公司分管領導）裁定。輸出優(yōu)先級劃分：體系管理部門會同責任部門，根據(jù)輸出事項對管理體系的影響程度、緊急性劃分優(yōu)先級：“高優(yōu)先級”為影響產品質量、生產安全或客戶滿意度的事項（如解決頻繁出現(xiàn)的印品色差問題），需在1個月內啟動；“中優(yōu)先級”為提升管理效率、降低成本的事項（如優(yōu)化原材料庫存管理），需在3個月內啟動；“低優(yōu)先級”為長期優(yōu)化類事項（如完善員工培訓體系），需在6個月內啟動。優(yōu)先級需在《管理評審輸出清單》中明確標注。四、跟蹤實施流程實施計劃制定：責任部門在《管理評審輸出清單》確認后5個工作日內，制定《評審輸出實施計劃》，計劃需細化實施步驟（如“第1周完成檢測流程調研，第2-3周制定優(yōu)化方案，第4周組織方案評審”）、責任人、時間節(jié)點、所需資源（人員、資金、設備）；計劃需提交體系管理部門審核，體系管理部門需在3個工作日內完成審核，重點核查計劃是否匹配完成時限、資源需求是否合理，審核通過后存檔。進度跟蹤：體系管理部門按“高優(yōu)先級事項每周跟蹤、中優(yōu)先級事項每兩周跟蹤、低優(yōu)先級事項每月跟蹤”的頻率，開展進度跟蹤。跟蹤方式包括：一是收集責任部門提交的《評審輸出進展報告》（高優(yōu)先級事項每周提交，中低優(yōu)先級事項按對應周期提交），報告需說明已完成工作、下一步計劃、存在問題；二是現(xiàn)場核查（對設備采購、工藝改進等需現(xiàn)場驗證的事項），查看實際進展是否與報告一致；三是召開進度協(xié)調會，對進度滯后的事項，組織責任部門分析原因并制定追趕計劃。問題處理：責任部門在實施過程中遇到問題（如資金未及時到位、跨部門協(xié)作受阻、技術難題無法解決），需在發(fā)現(xiàn)問題后1個工作日內書面反饋至體系管理部門；體系管理部門需在2個工作日內協(xié)調相關部門解決，如涉及資金問題協(xié)調財務部門，涉及技術問題協(xié)調設備管理部門，涉及跨部門協(xié)作問題上報公司管理層；問題解決后，體系管理部門需跟蹤責任部門是否恢復實施進度，確保不影響完成時限。驗收與驗證：責任部門完成輸出事項后，需在3個工作日內提交《評審輸出驗收申請》，并附佐證材料（如優(yōu)化后的流程文件、設備采購合同及驗收報告、目標達成的數(shù)據(jù)記錄、體系文件修訂版）；體系管理部門收到申請后5個工作日內組織驗收，驗收方式包括：一是核查佐證材料的完整性與有效性（如流程文件是否經(jīng)過審批、設備驗收報告是否符合標準）；二是現(xiàn)場驗證效果（如測試優(yōu)化后檢測流程的效率、查看印品合格率是否達標）；三是征求相關部門意見（如向生產部門詢問新流程的適用性、向客戶詢問投訴處理改進后的滿意度）；驗收合格則出具《評審輸出驗收合格單》，不合格則提出整改意見，責任部門需在規(guī)定時間內整改后重新申請驗收。五、異常情況處理進度滯后處理：若責任部門未按計劃推進，導致進度滯后超過10%（如完成時限為10天，滯后超過1天），體系管理部門需下達《進度整改通知書》，要求責任部門在3個工作日內分析滯后原因（如人員不足、技術難度超出預期）并制定整改計劃；若滯后原因是資源不足，體系管理部門需協(xié)調相關部門補充資源；若滯后超過30%或預計無法按期完成，體系管理部門需上報公司管理層，由管理層決定是否延長完成時限或調整實施方案。實施效果不達標處理：驗收時若發(fā)現(xiàn)實施效果未達驗收標準（如改進后檢測效率僅提升5%，未達10%的目標），體系管理部門需與責任部門共同分析原因（如方案設計不合理、執(zhí)行不到位），制定《效果提升計劃》，明確整改措施與時限（如重新優(yōu)化方案、加強員工培訓）；責任部門需按計劃整改，整改后重新驗收，若兩次整改后仍不達標，需上報公司管理層，評估是否需調整輸出事項內容或更換責任部門。資源無法落實處理：若評審輸出事項涉及的資源（資金、人員、設備）無法按計劃落實（如資金審批未通過、所需設備無供貨源），責任部門需及時反饋至體系管理部門，體系管理部門需協(xié)助責任部門調整資源需求（如尋找性價比更高的設備、分階段投入資金），若調整后仍無法落實，需上報公司管理層，由管理層決定是否暫緩該輸出事項或更換實現(xiàn)方式。六、記錄管理記錄類型：管理評審輸出跟蹤過程中需留存的記錄包括：《管理評審輸出清單》及確認意見、《評審輸出實施計劃》、《評審輸出進展報告》、《評審輸出驗收申請》及佐證材料、《評審輸出驗收合格單》、《進度整改通知書》、《效果提升計劃》、跟蹤情況匯報（向管理層提交）。記錄保存：體系管理部門需建立“管理評審輸出跟蹤檔案”，按年度分類存放上述記錄；紙質記錄需裝訂成冊，存放于專用檔案柜，電子記錄需存儲在加密服務器，確保記錄安全；記錄保存期限不低于3年，保存期滿后需經(jīng)體系管理部門負責人審批方可銷毀，銷毀需記錄銷毀時間、數(shù)量及經(jīng)辦人。記錄查閱：各部門因工作需要查閱跟蹤記錄，需向體系管理部門提交《記錄查閱申請》，說明查閱原因與范圍，經(jīng)體系管理部門負責人審批后可查閱；查閱紙質記錄需在檔案柜所在場所進行，不得帶出，查閱電子記錄需在指定電腦上操作，不得拷貝；查閱后需簽字確認查閱情況，確保記錄不丟失、不篡改。七、監(jiān)督與考核日常監(jiān)督：體系管理部門每月需對所有在跟蹤的評審輸出事項進行一次全面檢查，檢查內容包括進度是否達標、問題是否及時解決、記錄是否完整；檢查結果需形成《月度跟蹤監(jiān)督報告》，上報公司管理層；對連續(xù)兩個月進度滯后的責任部門，需約談部門負責人，督促其加快推進?？己伺c獎懲：人力資源部門需將評審輸出事項完成情況納入責任部門及個人的季度、年度績效考核：對按時完成且驗收合格的，按完成質量給予績效加分（如高優(yōu)先級事項完成良好加5分，中優(yōu)先級加3分）；對未按時完成或驗收不合格的，按滯后天數(shù)、不達標程度給予績效扣分（如滯后10天扣2分，驗收兩次不達標扣5分）；年度內所有輸出事項完成率100%且驗收合格的部門，可獲得“管理評審落地優(yōu)秀部門”稱號，并給予團隊獎勵；對因主觀原因導致輸出事項嚴重滯后或失敗的個人，取消年度評優(yōu)資格。監(jiān)督結果應用：體系管理部門需每季度分析跟蹤監(jiān)督結果，識別跟蹤過程中的問題（如跟蹤頻率不合理、驗收標準不清晰），并提出改進建議；監(jiān)督結果需作為下一次管理評審的輸入，用于優(yōu)化管理評審輸出的制定與跟蹤流程，提升整體管理效率。八、持續(xù)改進年度評估：每年12月，體系管理部門需組織各責任部門開展管理評審輸出跟蹤工作評估，評估內容包括：跟蹤流程的合理性（如實施計劃制定周期是否過長）、驗收標準的科學性（如是否與實際效果匹配）、跨部門協(xié)作的順暢度、資源投入的有效性；評估需采用座談會、問卷調查等方式收集意見，形成《年度跟蹤工作評估報告》。制度優(yōu)化：根據(jù)年度評估報告，體系管理部門需在次年1月內修訂本制度，修訂內容可包括調整跟蹤頻率（如將中優(yōu)先級事項跟蹤頻率從每兩周改為每月）、完善驗收標準（如增加客戶滿意度指標）、優(yōu)化問題處理流程（如縮短問題反饋時限）；修訂后的制度需征求各部門意見，經(jīng)公司管理層審批后發(fā)布實施，確保制度持續(xù)適應公司管理需求。行業(yè)對標：體