某游泳俱樂(lè)部行政制度

第一章總則為規(guī)范某游泳俱樂(lè)部（以下簡(jiǎn)稱“俱樂(lè)部”）行政工作流程，提升行政運(yùn)營(yíng)效率，保障俱樂(lè)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)有序開展，更好地為會(huì)員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，助力游泳體育事業(yè)蓬勃發(fā)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及俱樂(lè)部發(fā)展戰(zhàn)略，制定本制度。本制度適用于俱樂(lè)部全體員工，是行政工作的基本準(zhǔn)則。行政工作需遵循服務(wù)至上、規(guī)范高效、安全第一、團(tuán)結(jié)協(xié)作的原則，以支撐俱樂(lè)部核心業(yè)務(wù)發(fā)展為目標(biāo)，不斷優(yōu)化管理機(jī)制，提升員工職業(yè)素養(yǎng)與團(tuán)隊(duì)凝聚力。第二章組織架構(gòu)俱樂(lè)部行政體系以行政辦公室為核心，統(tǒng)籌各項(xiàng)行政事務(wù)。行政辦公室下設(shè)人事管理崗、后勤保障崗、文秘檔案崗三個(gè)專項(xiàng)崗位，直接向行政主管負(fù)責(zé)。人事管理崗對(duì)接各部門人員需求，后勤保障崗負(fù)責(zé)物資、場(chǎng)地及安全配套管理，文秘檔案崗承擔(dān)公文處理、會(huì)議組織及檔案管理職責(zé)。各崗位需明確分工、協(xié)同配合，形成覆蓋俱樂(lè)部全流程的行政服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。第三章崗位職責(zé)行政主管職責(zé)：牽頭制定行政制度及年度工作計(jì)劃，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門行政事務(wù)；負(fù)責(zé)行政預(yù)算編制與執(zhí)行監(jiān)督，控制行政成本；對(duì)接外部合作單位（如物業(yè)、供應(yīng)商、監(jiān)管部門），維護(hù)良好外部關(guān)系；審核重大行政決策，處理突發(fā)事件的行政協(xié)調(diào)工作；定期向總經(jīng)理匯報(bào)行政工作進(jìn)展及優(yōu)化建議。人事管理崗職責(zé)：開展員工招聘、入職培訓(xùn)、考勤管理及績(jī)效考核工作；建立員工檔案，跟蹤員工職業(yè)發(fā)展，組織在職技能提升培訓(xùn)；執(zhí)行薪酬福利制度，辦理社保公積金繳納及員工離職手續(xù)；監(jiān)督員工遵守勞動(dòng)紀(jì)律，處理人事糾紛。后勤保障崗職責(zé)：根據(jù)部門需求制定物資采購(gòu)計(jì)劃，執(zhí)行詢價(jià)、招標(biāo)及驗(yàn)收流程；定期檢查泳池場(chǎng)地、更衣室、辦公區(qū)設(shè)施設(shè)備（如水循環(huán)系統(tǒng)、消防器材），及時(shí)維修維護(hù)；負(fù)責(zé)俱樂(lè)部安全隱患排查，組織消防演練及安全培訓(xùn)；管理食堂、保潔等外包服務(wù)，確保辦公及服務(wù)環(huán)境整潔。文秘檔案崗職責(zé)：起草俱樂(lè)部公文（通知、報(bào)告、紀(jì)要），規(guī)范公文格式；組織各類會(huì)議（周例會(huì)、專題會(huì)），做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中記錄及會(huì)后紀(jì)要發(fā)布；管理俱樂(lè)部檔案（行政、人事、財(cái)務(wù)、會(huì)員），執(zhí)行檔案查閱、借閱及銷毀流程；協(xié)助處理會(huì)員投訴，跟蹤投訴解決進(jìn)度并反饋結(jié)果。第四章辦公管理辦公秩序管理：?jiǎn)T工實(shí)行早晚班制，早班為8:00-16:30，晚班為13:00-21:30，需嚴(yán)格遵守打卡制度；行政人員著裝需整潔得體，體現(xiàn)職業(yè)形象；辦公區(qū)需保持安靜，禁止大聲喧嘩，桌面物品擺放整齊，定期打掃衛(wèi)生。公文處理管理：收文流程為文秘崗接收文件后，登記編號(hào)并呈行政主管批閱，再轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理，辦理完畢后歸檔；發(fā)文流程為部門起草文件，行政主管審核，總經(jīng)理簽發(fā)，文秘崗編號(hào)印發(fā)并存檔；公文格式需統(tǒng)一采用A4紙，標(biāo)題為二號(hào)宋體加粗，正文為三號(hào)仿宋，行距28磅。辦公用品管理：?jiǎn)T工申領(lǐng)辦公用品需填寫《申領(lǐng)表》，經(jīng)部門主管及后勤崗審批后領(lǐng)??；鼓勵(lì)節(jié)約使用辦公用品，禁止浪費(fèi)；后勤崗每月盤點(diǎn)辦公用品庫(kù)存，及時(shí)補(bǔ)充常用物資（如打印紙、筆、文件夾）。通訊管理：辦公電話僅限工作使用，禁止撥打私人長(zhǎng)途；員工需使用俱樂(lè)部統(tǒng)一郵箱處理工作郵件，郵件主題需明確，正文簡(jiǎn)潔；行政人員需保持手機(jī)24小時(shí)暢通，以便處理緊急事務(wù)。第五章人事管理招聘管理：各部門需提前15天向人事崗提交人員需求表，人事崗?fù)ㄟ^(guò)招聘網(wǎng)站、校園招聘等渠道發(fā)布信息；面試流程為初試（人事崗）、復(fù)試（部門主管）、終試（行政主管），錄用后簽訂勞動(dòng)合同并辦理入職手續(xù)。培訓(xùn)管理：新員工入職需參加3天培訓(xùn)，內(nèi)容包括俱樂(lè)部文化、行政制度、安全知識(shí)及崗位技能；在職員工每季度需參加1次服務(wù)意識(shí)或?qū)I(yè)技能培訓(xùn)，培訓(xùn)后進(jìn)行考核；人事崗需建立培訓(xùn)檔案，記錄員工培訓(xùn)情況?？记诠芾恚?jiǎn)T工每日上下班需打卡，代打卡者雙方各罰款100元；請(qǐng)假需提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》，事假1天內(nèi)由部門主管審批，3天內(nèi)由行政主管審批，3天以上由總經(jīng)理審批；病假需提供醫(yī)院診斷證明，年假按國(guó)家規(guī)定執(zhí)行（入職滿1年享5天，每增1年加1天，最高15天）?？?jī)效考核管理：行政人員實(shí)行月度考核，指標(biāo)包括工作完成率（占40%）、服務(wù)滿意度（占30%）、團(tuán)隊(duì)協(xié)作（占20%）、創(chuàng)新建議（占10%）；考核結(jié)果分為優(yōu)秀（90分以上）、合格（70-89分）、不合格（69分以下），優(yōu)秀員工給予獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，不合格員工需參加培訓(xùn)并補(bǔ)考。第六章財(cái)務(wù)行政預(yù)算管理：行政主管每年12月組織各崗位編制下年度行政預(yù)算，包括辦公用品、場(chǎng)地維護(hù)、培訓(xùn)費(fèi)用等；預(yù)算需經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行，每月對(duì)比實(shí)際支出與預(yù)算，超支部分需說(shuō)明原因并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。費(fèi)用報(bào)銷管理：?jiǎn)T工報(bào)銷需填寫《報(bào)銷單》，附正規(guī)發(fā)票及相關(guān)憑證；報(bào)銷流程為部門主管審核→行政主管復(fù)核→財(cái)務(wù)經(jīng)理審批→出納付款；差旅費(fèi)報(bào)銷需提前申請(qǐng)，住宿標(biāo)準(zhǔn)為一線城市300元/天，二線城市200元/天，交通費(fèi)用憑票報(bào)銷。固定資產(chǎn)管理：后勤崗建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，登記資產(chǎn)名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間及使用人；每年年底組織固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符；固定資產(chǎn)報(bào)廢需填寫《報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)行政主管及財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后處理，殘值收入上繳財(cái)務(wù)。第七章物資與場(chǎng)地管理物資采購(gòu)管理：部門提交物資需求后，后勤崗進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，選擇3家以上供應(yīng)商對(duì)比報(bào)價(jià)；金額超5000元的采購(gòu)需進(jìn)行招標(biāo)，簽訂采購(gòu)合同；物資到貨后，后勤崗與使用部門共同驗(yàn)收，確認(rèn)數(shù)量及質(zhì)量無(wú)誤后入庫(kù)。物資庫(kù)存管理：后勤崗建立庫(kù)存臺(tái)賬，記錄物資出入庫(kù)情況；常用物資庫(kù)存保持30天用量，避免積壓；每月盤點(diǎn)庫(kù)存，發(fā)現(xiàn)短缺或損壞及時(shí)補(bǔ)充或處理；領(lǐng)用物資需填寫《領(lǐng)用表》，經(jīng)部門主管審批。場(chǎng)地管理：后勤崗每日檢查泳池水質(zhì)（PH值、余氯含量），確保符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；定期清潔更衣室、淋浴間，更換消毒用品；辦公區(qū)每周進(jìn)行一次深度清潔，包括窗戶、地面及設(shè)備表面；遇重大活動(dòng)（如會(huì)員比賽），提前布置場(chǎng)地并檢查設(shè)施。第八章安全管理行政安全職責(zé)：行政辦公室牽頭制定安全管理制度，每月組織一次安全檢查；后勤崗負(fù)責(zé)消防器材（滅火器、應(yīng)急燈）的定期檢測(cè)，確保完好有效；人事崗組織員工安全培訓(xùn)，內(nèi)容包括溺水急救、火災(zāi)逃生、設(shè)備操作安全。突發(fā)事件處理：發(fā)生溺水事件時(shí)，后勤崗立即協(xié)助救生員救援，撥打120急救電話，并上報(bào)行政主管；發(fā)生火災(zāi)時(shí)，啟動(dòng)消防應(yīng)急預(yù)案，組織人員疏散至安全區(qū)域，使用消防器材滅火，撥打119；設(shè)備故障時(shí)，后勤崗立即停止設(shè)備使用，設(shè)置警示標(biāo)志，聯(lián)系維修人員，同時(shí)通知會(huì)員并做好解釋工作。第九章會(huì)員服務(wù)行政支持會(huì)員信息管理：文秘崗建立會(huì)員檔案，記錄會(huì)員基本信息、消費(fèi)記錄及服務(wù)需求；定期更新會(huì)員信息，確保準(zhǔn)確性；會(huì)員信息需嚴(yán)格保密，禁止泄露給第三方。會(huì)員投訴處理：會(huì)員投訴需在24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，文秘崗填寫《投訴登記表》，轉(zhuǎn)相關(guān)部門處理；3個(gè)工作日內(nèi)將處理結(jié)果反饋會(huì)員，進(jìn)行滿意度回訪；若投訴未解決，升級(jí)至行政主管協(xié)調(diào)，直至?xí)T滿意。會(huì)員活動(dòng)支持：行政辦公室協(xié)助策劃會(huì)員活動(dòng)（如親子游泳賽、健康講座），負(fù)責(zé)場(chǎng)地布置、物資準(zhǔn)備、通知發(fā)布；活動(dòng)后收集會(huì)員反饋，優(yōu)化后續(xù)活動(dòng)組織。第十章會(huì)議管理會(huì)議類型：周例會(huì)每周一上午9:00召開，總結(jié)上周工作，布置本周任務(wù)；月總結(jié)會(huì)每月最后一天召開，分析月度業(yè)績(jī)及行政工作成效；專題會(huì)（如安全會(huì)、活動(dòng)策劃會(huì)）根據(jù)需求臨時(shí)召開。會(huì)議流程：會(huì)前3天發(fā)布會(huì)議通知，明確主題、時(shí)間、地點(diǎn)及參會(huì)人員；參會(huì)人員需提前準(zhǔn)備匯報(bào)材料；會(huì)中由文秘崗記錄發(fā)言要點(diǎn)，行政主管主持會(huì)議，確保高效有序；會(huì)后24小時(shí)內(nèi)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，明確任務(wù)責(zé)任人及完成時(shí)限。會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員需提前10分鐘到場(chǎng)，遲到10分鐘以上罰款50元；會(huì)議期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，禁止隨意離席；積極發(fā)言，提出建設(shè)性意見(jiàn)，確保會(huì)議效果。第十一章檔案管理檔案分類：行政檔案包括制度、通知、會(huì)議紀(jì)要；人事檔案包括員工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄；財(cái)務(wù)檔案包括憑證、報(bào)表、預(yù)算；會(huì)員檔案包括會(huì)員信息、消費(fèi)記錄、投訴處理記錄。檔案收集：各部門需及時(shí)將文件移交文秘崗，文秘崗按分類整理歸檔，編制檔案目錄；電子檔案需備份至云端，防止丟失。檔案查閱：?jiǎn)T工查閱檔案需填寫《查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政主管審批；外部單位查閱需持單位介紹信，總經(jīng)理審批后方可查閱；查閱后需登記使用情況，禁止涂改或帶走檔案。檔案銷毀：超過(guò)保管期限的檔案（如行政通知保存5年，人事檔案保存至員工離職后2年），需填寫《銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后，由兩人以上監(jiān)督銷毀。第十二章獎(jiǎng)懲制度獎(jiǎng)勵(lì)制度：?jiǎn)T工獲得會(huì)員書面表?yè)P(yáng)，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)及500元獎(jiǎng)金；提出合理化建議并被采納，根據(jù)效益給予1000-5000元獎(jiǎng)金；及時(shí)排除重大安全隱患，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)及晉升優(yōu)先資格；年度優(yōu)秀員工獎(jiǎng)勵(lì)1000元，并頒發(fā)榮譽(yù)證書。懲罰制度：違反考勤制度（如遲到、代打卡），每次罰款50-200元；工作失誤造成物