大學(xué)學(xué)籍管理培訓(xùn)演講人：日期:CONTENTS目錄01.學(xué)籍管理概述02.制度體系架構(gòu)03.關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程04.信息系統(tǒng)應(yīng)用05.常見(jiàn)問(wèn)題處理06.管理職責(zé)要求學(xué)籍管理概述01學(xué)籍管理涵蓋學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)、在校學(xué)習(xí)到畢業(yè)離校的全過(guò)程，包括學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)（休學(xué)/復(fù)學(xué)/轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)）、學(xué)業(yè)預(yù)警、畢業(yè)資格審核等系統(tǒng)性工作。學(xué)籍管理定義與范疇全生命周期管理涉及學(xué)生基本信息、課程修讀記錄、成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲情況等核心數(shù)據(jù)的采集與維護(hù)，需與教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)。多維數(shù)據(jù)整合實(shí)行校院兩級(jí)管理模式，教務(wù)處統(tǒng)籌政策制定與系統(tǒng)建設(shè)，院系負(fù)責(zé)具體執(zhí)行與數(shù)據(jù)初審，輔導(dǎo)員承擔(dān)日常信息核驗(yàn)職責(zé)。權(quán)責(zé)劃分體系政策法規(guī)依據(jù)地方教育行政部門(mén)細(xì)則需執(zhí)行省級(jí)教育廳關(guān)于學(xué)籍備案、轉(zhuǎn)學(xué)審批、保留學(xué)籍期限等區(qū)域性規(guī)定，如跨省轉(zhuǎn)學(xué)需滿足生源地錄取分?jǐn)?shù)線差異要求。學(xué)校內(nèi)部制度體系依據(jù)本?！秾W(xué)籍管理辦法》《學(xué)分制實(shí)施方案》等制度文件，明確退學(xué)預(yù)警線、最長(zhǎng)修業(yè)年限、輔修專(zhuān)業(yè)注冊(cè)等具體操作標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家層面規(guī)范嚴(yán)格遵循《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部41號(hào)令）、《高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)辦法》等文件要求，確保學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)歷證書(shū)發(fā)放的合法性。030201管理工作重要性學(xué)生權(quán)益保障基礎(chǔ)準(zhǔn)確的學(xué)籍信息是學(xué)生享受教育服務(wù)、申請(qǐng)獎(jiǎng)助學(xué)金、參加升學(xué)考試的法律依據(jù)，錯(cuò)誤記錄可能導(dǎo)致學(xué)歷無(wú)法認(rèn)證等嚴(yán)重后果。教學(xué)秩序維護(hù)關(guān)鍵通過(guò)嚴(yán)格的學(xué)籍異動(dòng)審批流程，防止隨意轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、長(zhǎng)期不在校等行為對(duì)教學(xué)資源配置的沖擊，保障班級(jí)建制穩(wěn)定性。教育質(zhì)量監(jiān)控抓手學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)中的學(xué)業(yè)完成率、延期畢業(yè)率等指標(biāo)是專(zhuān)業(yè)評(píng)估、課程改革的重要參考依據(jù)，為教學(xué)質(zhì)量改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支撐。制度體系架構(gòu)02新生注冊(cè)流程要求每學(xué)期開(kāi)學(xué)前完成電子學(xué)籍狀態(tài)確認(rèn)，包括學(xué)費(fèi)繳納核查、課程選修登記、學(xué)分進(jìn)度審核等環(huán)節(jié)，未按時(shí)注冊(cè)者將暫停選課權(quán)限并啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制。在校生學(xué)期注冊(cè)特殊群體注冊(cè)管理針對(duì)留學(xué)生、交換生、休學(xué)復(fù)學(xué)學(xué)生等群體制定差異化注冊(cè)流程，需額外提交簽證文件、合作協(xié)議或復(fù)學(xué)審批表，并由專(zhuān)人審核備案。明確新生入學(xué)時(shí)需提交的證件材料清單（如錄取通知書(shū)、身份證明、學(xué)歷證明等），規(guī)定線上與線下雙軌注冊(cè)的操作步驟及截止時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保信息采集的完整性和準(zhǔn)確性。學(xué)籍注冊(cè)規(guī)范學(xué)籍異動(dòng)管理規(guī)則規(guī)定學(xué)生申請(qǐng)休學(xué)需提交書(shū)面說(shuō)明及佐證材料（如醫(yī)療證明、創(chuàng)業(yè)證明），明確休學(xué)最長(zhǎng)時(shí)限及復(fù)學(xué)時(shí)需完成的學(xué)分補(bǔ)修計(jì)劃，審批流程需經(jīng)院系、教務(wù)處兩級(jí)審核。休學(xué)與復(fù)學(xué)審批細(xì)化校內(nèi)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)的成績(jī)門(mén)檻、名額分配及考核方式，跨校轉(zhuǎn)學(xué)需提供擬轉(zhuǎn)入學(xué)校接收函及原學(xué)校同意函，并同步更新學(xué)信網(wǎng)學(xué)籍信息。轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)流程列舉學(xué)術(shù)不端、長(zhǎng)期曠課等退學(xué)觸發(fā)條件，明確學(xué)生申訴渠道及處理時(shí)限，退學(xué)決定需經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)決議并書(shū)面送達(dá)學(xué)生本人。退學(xué)與開(kāi)除學(xué)籍處理學(xué)年審核標(biāo)準(zhǔn)按專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)方案設(shè)定每學(xué)年最低學(xué)分要求，未達(dá)標(biāo)學(xué)生將進(jìn)入學(xué)業(yè)警示名單，連續(xù)兩學(xué)年未達(dá)標(biāo)者啟動(dòng)強(qiáng)制留級(jí)或勸退程序。學(xué)分進(jìn)度考核建立課程成績(jī)抽查機(jī)制，重點(diǎn)審核補(bǔ)考、重修成績(jī)異常變動(dòng)情況，對(duì)舞弊行為依規(guī)取消成績(jī)并記入檔案。成績(jī)真實(shí)性核查在畢業(yè)學(xué)年啟動(dòng)學(xué)分、論文、實(shí)習(xí)等環(huán)節(jié)的預(yù)審，對(duì)缺項(xiàng)學(xué)生發(fā)布個(gè)性化補(bǔ)修建議，確保畢業(yè)審核工作前置化、精準(zhǔn)化。畢業(yè)資格預(yù)審關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程03入學(xué)注冊(cè)流程通過(guò)線上系統(tǒng)或現(xiàn)場(chǎng)登記方式收集學(xué)生基本信息，包括身份證件、錄取通知書(shū)、學(xué)歷證明等材料，并進(jìn)行嚴(yán)格核驗(yàn)確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。新生信息采集與核驗(yàn)為每位新生創(chuàng)建電子學(xué)籍檔案，分配唯一學(xué)號(hào)并錄入教務(wù)系統(tǒng)，同步生成學(xué)生證、校園卡等身份憑證。完成學(xué)費(fèi)繳納、住宿費(fèi)結(jié)算及宿舍分配流程，確保學(xué)生入學(xué)后的生活與學(xué)習(xí)條件得到保障。學(xué)籍檔案建立與分配學(xué)號(hào)指導(dǎo)學(xué)生完成入學(xué)教育后，根據(jù)專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)方案進(jìn)行課程預(yù)選，并由導(dǎo)師審核確認(rèn)個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃。課程預(yù)選與培養(yǎng)方案確認(rèn)01020403繳費(fèi)與住宿安排轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)/休復(fù)學(xué)操作學(xué)生需提交轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)/休復(fù)學(xué)書(shū)面申請(qǐng)，附成績(jī)單、家長(zhǎng)同意書(shū)等證明材料，由學(xué)院教務(wù)辦進(jìn)行資格初審。申請(qǐng)材料提交與初審教務(wù)處審核通過(guò)后，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中更新學(xué)生專(zhuān)業(yè)信息或休復(fù)學(xué)狀態(tài)，同步調(diào)整選課權(quán)限與培養(yǎng)方案。學(xué)籍異動(dòng)系統(tǒng)處理轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)學(xué)生需通過(guò)目標(biāo)專(zhuān)業(yè)組織的筆試或面試考核，結(jié)果經(jīng)雙方院系教學(xué)委員會(huì)審議通過(guò)后上報(bào)教務(wù)處備案。專(zhuān)業(yè)考核與院系審批010302針對(duì)轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)學(xué)生安排學(xué)分認(rèn)定與課程補(bǔ)修計(jì)劃，休學(xué)學(xué)生復(fù)學(xué)時(shí)需重新制定個(gè)人學(xué)習(xí)進(jìn)度表。后續(xù)學(xué)業(yè)銜接指導(dǎo)04畢業(yè)資格審核步驟學(xué)分完成度系統(tǒng)預(yù)審?fù)ㄟ^(guò)教務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)核查學(xué)生所修課程學(xué)分是否達(dá)到專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)方案要求，包括必修課、選修課及實(shí)踐環(huán)節(jié)完成情況。畢業(yè)論文與答辯審核檢查畢業(yè)論文開(kāi)題、中期檢查、答辯等環(huán)節(jié)的完整記錄，確認(rèn)論文成績(jī)已錄入系統(tǒng)且符合學(xué)術(shù)規(guī)范。違紀(jì)記錄與費(fèi)用清算核對(duì)學(xué)生在校期間是否有未解除的違紀(jì)處分，并確認(rèn)學(xué)費(fèi)、圖書(shū)借閱、設(shè)備使用等各項(xiàng)費(fèi)用已結(jié)清。學(xué)位授予委員會(huì)終審將符合畢業(yè)條件的學(xué)生名單提交校學(xué)位評(píng)定委員會(huì)審議，通過(guò)后制作畢業(yè)證書(shū)與學(xué)位證書(shū)，歸檔永久學(xué)籍記錄。信息系統(tǒng)應(yīng)用04身份驗(yàn)證流程管理員、院系負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員等角色擁有不同操作權(quán)限，需定期審核權(quán)限分配合理性。權(quán)限分級(jí)管理異常登錄處理系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)異地登錄或高頻嘗試行為，觸發(fā)短信驗(yàn)證或臨時(shí)凍結(jié)賬戶保護(hù)機(jī)制。通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)登錄，需輸入工號(hào)/學(xué)號(hào)及動(dòng)態(tài)密碼，支持人臉識(shí)別輔助驗(yàn)證。學(xué)籍平臺(tái)登錄操作數(shù)據(jù)錄入與修改規(guī)范必填字段校驗(yàn)學(xué)號(hào)、姓名、入學(xué)年份等核心字段強(qiáng)制填寫(xiě)，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)格式（如學(xué)號(hào)需符合12位數(shù)字規(guī)則）。01修改審批流程關(guān)鍵信息變更需上傳證明材料，經(jīng)院系審核后提交教務(wù)處終審，保留修改日志備查。02數(shù)據(jù)同步機(jī)制學(xué)籍變動(dòng)實(shí)時(shí)同步至選課系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等關(guān)聯(lián)平臺(tái)，避免信息孤島問(wèn)題。03電子檔案管理指南按入學(xué)批次-院系-專(zhuān)業(yè)三級(jí)目錄歸檔，掃描件分辨率不低于300dpi，PDF/A格式長(zhǎng)期保存。敏感信息（如身份證號(hào)）自動(dòng)脫敏顯示，調(diào)閱檔案需記錄操作人、時(shí)間及用途。每日增量備份至云端，本地與異地雙備份，確保數(shù)據(jù)丟失可追溯恢復(fù)至72小時(shí)內(nèi)任意節(jié)點(diǎn)。分類(lèi)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)隱私保護(hù)措施容災(zāi)備份策略常見(jiàn)問(wèn)題處理05學(xué)籍狀態(tài)異常應(yīng)對(duì)休學(xué)與復(fù)學(xué)狀態(tài)異常處理核查學(xué)生提交的休學(xué)申請(qǐng)材料是否完整，確認(rèn)復(fù)學(xué)流程是否按規(guī)定完成，若發(fā)現(xiàn)材料缺失需及時(shí)通知學(xué)生補(bǔ)交，并同步更新學(xué)籍系統(tǒng)狀態(tài)。當(dāng)系統(tǒng)誤操作導(dǎo)致學(xué)生退學(xué)狀態(tài)時(shí)，需調(diào)取操作日志核實(shí)責(zé)任人，經(jīng)教務(wù)處審批后恢復(fù)學(xué)籍，并出具書(shū)面說(shuō)明歸檔。對(duì)逾期未辦理復(fù)學(xué)手續(xù)的學(xué)生，需聯(lián)系院系輔導(dǎo)員確認(rèn)學(xué)生意向，若無(wú)法聯(lián)系則啟動(dòng)學(xué)籍清理程序并記錄備案。退學(xué)狀態(tài)誤操作恢復(fù)保留學(xué)籍逾期未處理信息糾錯(cuò)流程關(guān)鍵信息修改申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)記錄補(bǔ)錄課程成績(jī)錄入錯(cuò)誤修正學(xué)生需填寫(xiě)《學(xué)籍信息更正申請(qǐng)表》，附身份證、戶口本等證明材料，經(jīng)學(xué)院初審后提交教務(wù)處復(fù)核，系統(tǒng)修改后需二次核驗(yàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。教師或?qū)W生提出書(shū)面申請(qǐng)，由開(kāi)課學(xué)院教務(wù)員調(diào)取原始考試記錄核對(duì)，確認(rèn)后經(jīng)教學(xué)副院長(zhǎng)簽字方可提交教務(wù)處修正。針對(duì)漏錄的轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、交換生等異動(dòng)記錄，需由相關(guān)部門(mén)提供原始審批文件，學(xué)籍科核對(duì)后補(bǔ)充錄入系統(tǒng)并標(biāo)注補(bǔ)錄原因。歷史數(shù)據(jù)查詢方法憑單位介紹信或本人有效證件，至檔案館申請(qǐng)調(diào)閱紙質(zhì)檔案，需填寫(xiě)《檔案查詢登記表》并注明用途，檔案管理員核對(duì)權(quán)限后提供復(fù)印件。畢業(yè)生學(xué)籍檔案調(diào)閱教務(wù)處管理員可通過(guò)學(xué)籍系統(tǒng)高級(jí)查詢模塊，按學(xué)院、專(zhuān)業(yè)、年級(jí)等條件篩選數(shù)據(jù)，導(dǎo)出為加密Excel文件供統(tǒng)計(jì)分析使用。電子學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)批量導(dǎo)出使用系統(tǒng)“學(xué)籍軌跡查詢”功能，輸入學(xué)號(hào)可顯示所有異動(dòng)記錄（如休學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)），支持按時(shí)間節(jié)點(diǎn)導(dǎo)出PDF版完整報(bào)告。跨年度學(xué)籍變動(dòng)追蹤管理職責(zé)要求06崗位操作規(guī)范學(xué)籍信息錄入與核對(duì)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化流程完成學(xué)生學(xué)籍信息的采集、錄入與多級(jí)審核，確保姓名、身份證號(hào)、專(zhuān)業(yè)等核心字段的準(zhǔn)確性，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案雙重備份機(jī)制。畢業(yè)資格審核依據(jù)專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)方案逐項(xiàng)核對(duì)學(xué)生課程成績(jī)、學(xué)分完成情況與實(shí)踐環(huán)節(jié)，形成審核報(bào)告并提交學(xué)位委員會(huì)審議，杜絕遺漏或誤判。學(xué)籍異動(dòng)處理規(guī)范休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等學(xué)籍變更操作流程，需提交教務(wù)處審批文件并同步更新教務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，留存完整的紙質(zhì)審批材料備查。數(shù)據(jù)安全保密條例01.權(quán)限分級(jí)管理實(shí)行學(xué)籍信息訪問(wèn)權(quán)限三級(jí)制（查詢/修改/導(dǎo)出），通過(guò)數(shù)字證書(shū)認(rèn)證與操作日志追蹤，嚴(yán)禁越權(quán)訪問(wèn)或批量導(dǎo)出敏感數(shù)據(jù)。02.加密存儲(chǔ)與傳輸采用國(guó)密算法對(duì)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行全字段加密，跨系統(tǒng)傳輸時(shí)啟用SSLVPN通道，廢棄數(shù)據(jù)需經(jīng)物理銷(xiāo)毀流程處理。03.第三方協(xié)作監(jiān)管對(duì)外提供學(xué)籍證明時(shí)需隱去非必要字段，與實(shí)習(xí)單位、合作院校等機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)據(jù)使用范圍與責(zé)任條款。服務(wù)溝通準(zhǔn)則標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)答流程制定