采購(gòu)申請(qǐng)審批單（物資需求與預(yù)算核對(duì)版）工具說(shuō)明一、適用場(chǎng)景說(shuō)明本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購(gòu)申請(qǐng)的前置審核環(huán)節(jié)，主要在以下場(chǎng)景中使用：常規(guī)采購(gòu)需求：各部門(mén)因日常運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目執(zhí)行等需要采購(gòu)常規(guī)物資（如辦公用品、生產(chǎn)耗材、設(shè)備配件等）時(shí)，需通過(guò)本工具核對(duì)需求與預(yù)算的匹配性。新增物資采購(gòu)：首次采購(gòu)或未納入常規(guī)采購(gòu)目錄的物資，需明確需求規(guī)格并核實(shí)預(yù)算是否可覆蓋。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)：當(dāng)采購(gòu)金額超出原部門(mén)預(yù)算或需動(dòng)用專項(xiàng)預(yù)算時(shí)，需通過(guò)本工具說(shuō)明預(yù)算調(diào)整原因及來(lái)源?？绮块T(mén)協(xié)同采購(gòu)：涉及多部門(mén)使用或分?jǐn)偝杀镜奈镔Y，需由需求部門(mén)發(fā)起，協(xié)同相關(guān)部門(mén)確認(rèn)需求及預(yù)算分?jǐn)偙壤?。二、操作流程詳解第一步：基礎(chǔ)信息填寫(xiě)由申請(qǐng)人登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫(xiě)紙質(zhì)單據(jù)，錄入基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則編號(hào)，如“CG-2024-X”）；申請(qǐng)部門(mén)（需求所屬部門(mén)，如“行政部”“生產(chǎn)部”）；申請(qǐng)人（需求發(fā)起人，填寫(xiě)姓名工號(hào)，如“*，ZG001”）；聯(lián)系方式（申請(qǐng)人辦公電話或內(nèi)部通訊號(hào)，保證可聯(lián)系）；申請(qǐng)日期（提交申請(qǐng)的當(dāng)日日期）；需求部門(mén)（與申請(qǐng)部門(mén)一致時(shí)可不填，不一致時(shí)填寫(xiě)實(shí)際使用部門(mén)）；需求日期（物資計(jì)劃到貨或使用的具體日期）；物資用途（簡(jiǎn)要說(shuō)明采購(gòu)物資的使用場(chǎng)景，如“用于項(xiàng)目辦公設(shè)備配置”“生產(chǎn)車(chē)間日常耗材補(bǔ)充”）。第二步：物資需求明細(xì)填報(bào)申請(qǐng)人按“一物一欄”原則填寫(xiě)物資需求明細(xì)，保證信息準(zhǔn)確完整：序號(hào)（按物資類別或優(yōu)先級(jí)排序）；物資名稱（使用規(guī)范全稱，避免簡(jiǎn)稱，如“A4復(fù)印紙”而非“紙”）；規(guī)格型號(hào)（明確技術(shù)參數(shù)，如“尺寸：A4；克重：70g；顏色：白色”）；單位（法定或常用計(jì)量單位，如“臺(tái)”“件”“箱”“米”）；需求數(shù)量（根據(jù)實(shí)際需求估算，需說(shuō)明計(jì)算依據(jù)，如“按部門(mén)20人，每人每月1包，共3個(gè)月需求”）；預(yù)估單價(jià)（參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)、市場(chǎng)詢價(jià)或供應(yīng)商報(bào)價(jià)，需注明價(jià)格來(lái)源，如“參考2023年采購(gòu)單價(jià)元/件”）；預(yù)估總價(jià)（需求數(shù)量×預(yù)估單價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算或人工復(fù)核）；備注（補(bǔ)充說(shuō)明特殊需求，如“需環(huán)保認(rèn)證”“急用物資，要求3天內(nèi)到貨”等）。第三步：預(yù)算信息核對(duì)與填報(bào)申請(qǐng)人協(xié)同財(cái)務(wù)部門(mén)或通過(guò)預(yù)算管理系統(tǒng)核對(duì)預(yù)算信息：預(yù)算科目（選擇對(duì)應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目，如“行政費(fèi)用-辦公費(fèi)”“生產(chǎn)成本-直接材料”）；預(yù)算編號(hào)（年度預(yù)算分配的唯一編號(hào)，由財(cái)務(wù)部門(mén)提供）；年度預(yù)算金額（本年度該科目的總預(yù)算額度）；已使用預(yù)算金額（本年度內(nèi)該科目已發(fā)生的采購(gòu)支出）；本次申請(qǐng)預(yù)算金額（與“預(yù)估總價(jià)”一致，若需超預(yù)算需在此欄注明“超預(yù)算”）；預(yù)算來(lái)源（選擇“年度部門(mén)預(yù)算”“專項(xiàng)項(xiàng)目預(yù)算”“預(yù)算調(diào)劑”等，超預(yù)算需說(shuō)明調(diào)劑來(lái)源及審批流程）。第四步：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求合理性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行審核：核查物資需求是否符合部門(mén)工作計(jì)劃，是否存在重復(fù)采購(gòu)或浪費(fèi)；確認(rèn)預(yù)算科目及金額是否正確，是否在部門(mén)可用預(yù)算范圍內(nèi)；審核通過(guò)后簽字并填寫(xiě)日期，注明“同意提交”；若不通過(guò)，需注明駁回理由（如“需求不明確，請(qǐng)補(bǔ)充規(guī)格”“超預(yù)算，需調(diào)整申請(qǐng)數(shù)量”）。第五步：采購(gòu)與財(cái)務(wù)部門(mén)聯(lián)合核對(duì)采購(gòu)部門(mén)接收申請(qǐng)后，聯(lián)合財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行二次核對(duì)：采購(gòu)部門(mén)：核查物資名稱、規(guī)格是否屬于集中采購(gòu)目錄，是否需要招標(biāo)或詢比價(jià)；確認(rèn)預(yù)估單價(jià)是否符合市場(chǎng)行情，必要時(shí)提供3家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)作為依據(jù)。財(cái)務(wù)部門(mén)：核對(duì)預(yù)算科目是否正確，預(yù)算余額是否充足，超預(yù)算申請(qǐng)是否履行了預(yù)算調(diào)整審批流程。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在審批單上簽字確認(rèn)；若存在爭(zhēng)議，由采購(gòu)部門(mén)牽頭組織申請(qǐng)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)專員召開(kāi)溝通會(huì)，達(dá)成一致后修改申請(qǐng)。第六步：提交最終審批完成核對(duì)后，審批單按權(quán)限提交至最終審批人（如部門(mén)總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理）：審批人重點(diǎn)審核需求必要性、預(yù)算合規(guī)性及流程完整性；審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)啟動(dòng)采購(gòu)執(zhí)行流程；審批駁回的，由申請(qǐng)人根據(jù)意見(jiàn)修改后重新提交。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批單（物資需求與預(yù)算核對(duì)版）模板申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式需求部門(mén)需求日期物資用途申請(qǐng)日期一、物資需求明細(xì)序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）備注123……二、預(yù)算信息預(yù)算科目預(yù)算編號(hào)年度預(yù)算金額（元）已使用預(yù)算金額（元）本次申請(qǐng)預(yù)算金額（元）預(yù)算來(lái)源超預(yù)算說(shuō)明□是□否（若選“是”，請(qǐng)說(shuō)明）三、審批流程審核環(huán)節(jié)審核人審核意見(jiàn)簽字日期部門(mén)負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)部門(mén)核對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批最終審批（如需）四、備注說(shuō)明（可填寫(xiě)其他需補(bǔ)充說(shuō)明的事項(xiàng)，如供應(yīng)商推薦、特殊交貨要求等）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)需求描述準(zhǔn)確性：物資名稱、規(guī)格型號(hào)等需明確具體，避免使用“類似”“大概”等模糊表述，防止采購(gòu)到不符合實(shí)際需求的物資。預(yù)算合規(guī)性：嚴(yán)禁超預(yù)算采購(gòu)，若因特殊情況需超預(yù)算，必須提前說(shuō)明原因并完成預(yù)算調(diào)整審批流程，不得先采購(gòu)后補(bǔ)手續(xù)。價(jià)格依據(jù)充分性：預(yù)估單價(jià)需參考?xì)v史數(shù)據(jù)或市場(chǎng)詢價(jià)，單筆金額較大（如超過(guò)5000元）時(shí)，需附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單或比價(jià)記錄作為支撐。審批流程完整性：必須按順序完成部門(mén)初審、采購(gòu)與財(cái)務(wù)核對(duì)、最終審批，不得跳過(guò)環(huán)節(jié)或逆向?qū)徟?，保證流程可追溯。信息一致性：申請(qǐng)單中的“需求部門(mén)”“物資用途”“預(yù)算科目”等信息需前后一致，避免因信息矛盾導(dǎo)致審批延誤。變更及時(shí)性