采購合同審核與簽訂操作指南一、指南適用范圍與核心目標本操作指南適用于企業(yè)采購部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員，規(guī)范各類采購合同（包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包、工程采購等）的審核與簽訂全流程。核心目標是保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責清晰，有效防范采購風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，同時提高合同簽訂效率，支持采購業(yè)務(wù)順利開展。二、采購合同審核簽訂全流程操作步驟（一）合同發(fā)起與前置準備操作主體：采購專員*操作內(nèi)容：根據(jù)采購需求（如《采購申請單》）及供應(yīng)商談判結(jié)果，收集供應(yīng)商基礎(chǔ)資料（包括營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書如ISO認證、生產(chǎn)許可證等，加蓋供應(yīng)商公章）；填寫《采購合同申請表》（見模板一），明確合同基本信息（合同名稱、編號、供應(yīng)商名稱、采購內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、履行期限、付款方式等）及附件清單（如采購技術(shù)要求、報價單、供應(yīng)商資質(zhì)文件等）；提交采購經(jīng)理*對合同申請的必要性、預(yù)算符合性進行初審。輸出成果：《采購合同申請表》（含附件材料）（二）供應(yīng)商主體資格審核操作主體：法務(wù)專員、財務(wù)專員操作內(nèi)容：法務(wù)審核：核查供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照（保證在有效期內(nèi)且經(jīng)營范圍涵蓋采購內(nèi)容）、法定代表人身份證明（核對原件與復(fù)印件一致性）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如特種設(shè)備采購需提供特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）；通過“官方信用公示平臺”查詢供應(yīng)商信用記錄，排除失信被執(zhí)行人、嚴重違法失信企業(yè)等風(fēng)險主體；財務(wù)審核：評估供應(yīng)商財務(wù)狀況（如要求提供近1年財務(wù)報表或銀行資信證明），確認其具備履約能力；對于長期合作供應(yīng)商，還需核查歷史履約評價（如交貨及時性、質(zhì)量合格率）。審核結(jié)果：法務(wù)專員、財務(wù)專員分別在《合同審核意見表》（見模板二）中簽署“合格”或“不合格”意見，不合格需注明具體原因（如“資質(zhì)證書過期”“存在失信記錄”）。（三）合同文本擬定與條款審核操作主體：采購專員、法務(wù)專員操作內(nèi)容：文本擬定：采購專員*根據(jù)談判結(jié)果及《采購合同申請表》，使用公司標準合同模板（或參考《民法典》合同編規(guī)定）擬定合同文本，核心條款包括：當事人信息（供應(yīng)商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址）；標的物信息（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準及驗收方法）；價款與支付方式（含單價、總價、幣種、付款條件、賬戶信息等）；履行期限、地點及方式（交貨/服務(wù)時間、地點、運輸方式、風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點）；違約責任（逾期交貨/付款、質(zhì)量不合格等情形的違約金計算方式及賠償范圍）；爭議解決方式（優(yōu)先約定“向企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟”）；其他約定（如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)、不可抗力等）。法務(wù)審核：法務(wù)專員重點審核條款合法性、完整性、公平性，避免“霸王條款”或模糊表述（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”等需明確具體標準），對爭議條款提出修改意見（如“違約金比例不得超過實際損失的30%”），與采購專員及供應(yīng)商溝通修訂，形成最終合同文本。輸出成果：經(jīng)法務(wù)審核通過的《采購合同（最終版）》、修訂說明記錄（四）內(nèi)部審批流程操作主體：采購經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額及重要性確定審批層級）審批權(quán)限（示例）：合同金額≤10萬元：采購經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理審批；10萬元＜合同金額≤50萬元：采購經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；合同金額＞50萬元：需經(jīng)總經(jīng)理*審批。操作內(nèi)容：采購專員將《采購合同（最終版）》《合同審核意見表》《采購合同申請表》提交至第一審批人（采購經(jīng)理），審批人重點審核合同內(nèi)容與采購需求、談判結(jié)果的一致性，審批通過后流轉(zhuǎn)至下一層級；各審批人需在《合同審批單》（見模板三）中明確簽署“同意”“不同意”或“需修改后重新提交”意見，并注明理由；最終審批通過后，審批單返回采購專員*，進入用印環(huán)節(jié)。（五）合同用印管理操作主體：采購專員、行政專員操作內(nèi)容：采購專員填寫《用印申請表》，附《采購合同（最終版）》《合同審批單》《合同審核意見表》等材料，經(jīng)行政專員審核材料完整性；行政專員*核對合同文本與審批單內(nèi)容一致性，確認無誤后，按公司《公章管理辦法》加蓋合同專用章或公章（嚴禁在空白合同或?qū)徟蝗暮贤嫌糜。?；用印后，行政專員*在《用印登記臺賬》中記錄合同編號、用印日期、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。輸出成果：加蓋公章的《采購合同正本》（一式2-4份，供需雙方各執(zhí)1份，采購部、財務(wù)部、檔案室各留存1份）（六）合同簽訂與交付操作主體：采購專員*、供應(yīng)商授權(quán)代表操作內(nèi)容：采購專員*與供應(yīng)商聯(lián)系簽訂事宜，確認雙方授權(quán)代表（需提供法定代表人授權(quán)委托書原件，加蓋供應(yīng)商公章）；雙方授權(quán)代表在合同正本“簽字蓋章頁”簽字（自然人需簽字并按手印，法人需法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章）；采購專員*將合同正本交付供應(yīng)商（或通過快遞方式寄送，保留快遞憑證），同時將掃描件同步發(fā)送至財務(wù)部、法務(wù)部備案。（七）合同歸檔與履行跟蹤操作主體：采購專員、檔案管理員操作內(nèi)容：采購專員在合同簽訂后5個工作日內(nèi)，將合同正本、審批單、審核意見表、用印申請表、供應(yīng)商資質(zhì)文件等原始資料整理成冊，提交檔案管理員歸檔；檔案管理員*建立《采購合同臺賬》，記錄合同編號、名稱、供應(yīng)商、簽訂日期、金額、履行期限、歸檔編號等信息，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案一致；采購專員定期跟蹤合同履行情況（如交貨進度、驗收結(jié)果、付款節(jié)點），對逾期履約情形及時記錄并上報采購經(jīng)理。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)操作模板與表單模板一：采購合同申請表合同編號申請部門申請人申請日期供應(yīng)商信息名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：聯(lián)系人：聯(lián)系電話*：地址：采購內(nèi)容標的物名稱：規(guī)格型號：數(shù)量：單位：合同基本信息預(yù)算金額：大寫：小寫：資金來源：□自有資金□銀行貸款□其他履行期限：□年□月□日前交貨/服務(wù)完成付款方式：□一次性付款□分期付款（請注明節(jié)點）□其他附件清單□《采購申請單》□供應(yīng)商報價單□供應(yīng)商資質(zhì)文件□技術(shù)要求說明書□其他：采購經(jīng)理初審意見簽字：日期：模板二：合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)□前置資格審核□文本條款審核審核部門審核人審核日期審核意見（分點說明，示例）1.供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照有效期至2025年12月31日，符合要求；2.合同中“質(zhì)量標準”表述模糊，建議明確為“符合GB/T19001-2016標準”；3.付款條件建議修改為“預(yù)付款30%，到貨驗收合格后付60%，質(zhì)保期滿付10%”。修改情況說明（針對審核意見的修改記錄）1.已明確質(zhì)量標準為GB/T19001-2016；2.付款條件按上述意見修訂。審核結(jié)論□合格□不合格（不合格需注明具體原因）審核人簽字模板三：合同審批單合同編號合同名稱合同金額合同類型□物資采購□服務(wù)采購□工程采購采購內(nèi)容摘要（100字內(nèi)說明標的物、數(shù)量、核心條款）供應(yīng)商信息名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：審批流程采購經(jīng)理意見簽字：日期：財務(wù)經(jīng)理意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：備注（如特殊審批說明、附件說明等）四、操作風(fēng)險與注意事項（一）供應(yīng)商主體風(fēng)險防范嚴禁與未取得合法經(jīng)營資質(zhì)（如無營業(yè)執(zhí)照、無相關(guān)行業(yè)許可證）的供應(yīng)商簽訂合同；對新供應(yīng)商或一次性供應(yīng)商，需通過“官方信用公示平臺”核查其信用狀況，避免與失信企業(yè)合作；供應(yīng)商資質(zhì)文件需在有效期內(nèi)，臨近到期（如提前3個月）需要求供應(yīng)商更新，否則不得啟動合同簽訂流程。（二）合同條款風(fēng)險控制價款條款：需明確單價、總價、幣種及價格包含的內(nèi)容（如運輸費、稅費、安裝費等），避免“一口價”導(dǎo)致爭議；質(zhì)量條款：必須約定具體質(zhì)量標準（國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準）及驗收方法（如抽檢比例、檢測機構(gòu)），禁止使用“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述；違約責任：違約金比例需合理（一般不超過實際損失的30%），且需明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格、付款延遲）對應(yīng)的違約責任，避免“雙方協(xié)商解決”等無效條款；爭議解決：優(yōu)先選擇訴訟方式（約定企業(yè)所在地法院），避免選擇異地仲裁（可能增加維權(quán)成本）。（三）審批與用印管理規(guī)范嚴格執(zhí)行合同審批權(quán)限，嚴禁越權(quán)審批或“先簽后批”；審批人需對審批內(nèi)容的真實性、合法性負責，對明顯異常條款（如遠高于市場價格的價款）需重點關(guān)注并核實；用印前必須核對合同文本與審批單、審核意見表內(nèi)容一致，保證合同文本未經(jīng)單方面修改；嚴禁攜帶公章外出用印，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準并由行政專員全程陪同。（四）檔案與履行跟蹤要求合同檔案需包含所有審批、審核、用印及支持性文件（如供應(yīng)商資質(zhì)、技術(shù)附件），保證檔案完整性，便于后續(xù)查閱或?qū)徲嫞徊少弻T需