行政采購審批及執(zhí)行記錄標(biāo)準(zhǔn)化工具一、適用范圍本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的行政類采購活動管理，涵蓋辦公用品、辦公設(shè)備、后勤服務(wù)、場地維護(hù)等常規(guī)行政采購場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購需求提報(bào)、審批、執(zhí)行及記錄全環(huán)節(jié)，保證采購活動合規(guī)、高效、可追溯，適用于行政部門、財(cái)務(wù)部門及采購執(zhí)行崗位的協(xié)同工作。二、操作流程詳解（一）需求發(fā)起與提報(bào)需求發(fā)起：由需求部門（如行政部、人事部等）根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《行政采購申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途及期望交付時(shí)間。部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人*對采購需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字提交至行政部門。（二）采購審批與預(yù)算核驗(yàn)行政部門復(fù)核：行政部門接收申請后，對照庫存臺賬核查是否存在可調(diào)配資源（如現(xiàn)有辦公用品是否可復(fù)用），避免重復(fù)采購；同時(shí)核實(shí)采購內(nèi)容是否符合行政采購目錄范圍（如是否屬于限制或禁止采購品類）。分級審批：根據(jù)采購金額及重要性，提交至對應(yīng)審批人審批：低價(jià)值采購（預(yù)估金額≤5000元）：由行政部門負(fù)責(zé)人*審批；中價(jià)值采購（5000元＜預(yù)估金額≤20000元）：由行政部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至分管副總審批；高價(jià)值采購（預(yù)估金額＞20000元）：需經(jīng)分管副總審核，再提交至總經(jīng)理（或單位采購決策委員會）審批。財(cái)務(wù)預(yù)算核驗(yàn)：審批流程中，財(cái)務(wù)部門*同步核查采購預(yù)算是否充足，若超預(yù)算需說明資金來源（如調(diào)整預(yù)算或?qū)ｍ?xiàng)申請），確認(rèn)后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）供應(yīng)商選擇與執(zhí)行供應(yīng)商確定：對于標(biāo)準(zhǔn)化物品（如辦公用品、文具），可從單位合格供應(yīng)商庫中選擇固定供應(yīng)商，或通過電商平臺比價(jià)后確定；對于非標(biāo)服務(wù)（如設(shè)備維修、保潔服務(wù)），需至少詢價(jià)2家及以上供應(yīng)商，對比服務(wù)方案、價(jià)格及資質(zhì)后，由行政部門選定供應(yīng)商并報(bào)審批人備案。采購執(zhí)行：行政部門與供應(yīng)商簽訂采購合同（或訂單），明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式及違約責(zé)任，跟蹤供應(yīng)商履約進(jìn)度，保證按時(shí)交付。（四）驗(yàn)收與確認(rèn)到貨驗(yàn)收：物品/服務(wù)送達(dá)后，由需求部門、行政部門及財(cái)務(wù)部門*（或指定驗(yàn)收小組）共同驗(yàn)收：實(shí)物類：核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與合同一致，檢查是否有破損；服務(wù)類：評估服務(wù)效果是否達(dá)到約定標(biāo)準(zhǔn)（如保潔服務(wù)覆蓋率、維修設(shè)備穩(wěn)定性）。驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，三方在《行政采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；若不合格，需注明問題并要求供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收。（五）記錄歸檔與付款資料整理：行政部門將《采購申請表》《審批流轉(zhuǎn)記錄》《采購合同》《驗(yàn)收單》等資料整理歸檔，保證單據(jù)齊全、信息一致。付款申請：財(cái)務(wù)部門*依據(jù)驗(yàn)收確認(rèn)單及合同約定，辦理付款手續(xù)，通過銀行轉(zhuǎn)賬支付供應(yīng)商款項(xiàng)，避免現(xiàn)金交易。臺賬登記：行政部門在《行政采購臺賬》中記錄本次采購的關(guān)鍵信息（采購編號、日期、內(nèi)容、金額、供應(yīng)商、驗(yàn)收狀態(tài)等），更新庫存臺賬（如為實(shí)物類采購）。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板清單（一）行政采購申請表字段名稱填寫說明采購編號由行政部門按“年份+月份+流水號”格式編制（如202405-001）需求部門提出采購申請的部門（如“行政部”）申請人需求部門具體經(jīng)辦人（用“”代替，如“張”）采購內(nèi)容物品/服務(wù)具體名稱、規(guī)格型號、數(shù)量（如“A4紙80g500包”）預(yù)估單價(jià)/總價(jià)單位及預(yù)估總金額（單位：元）采購用途說明使用場景（如“日常辦公消耗”“部門打印機(jī)維修”）期望交付時(shí)間要求供應(yīng)商完成交付的日期（格式：YYYY-MM-DD）部門負(fù)責(zé)人意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字，確認(rèn)需求必要性審批意見欄按審批流程填寫各環(huán)節(jié)審批人意見及簽字（二）行政采購驗(yàn)收單字段名稱填寫說明采購編號與《采購申請表》編號一致供應(yīng)商名稱提供物品/服務(wù)的單位全稱交付內(nèi)容實(shí)際交付的物品/服務(wù)明細(xì)（可附清單）驗(yàn)收情況詳細(xì)描述驗(yàn)收結(jié)果（如“數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量合格”“服務(wù)未達(dá)標(biāo)，需整改”）需求部門意見需求部門驗(yàn)收人簽字及日期行政部門意見行政部門驗(yàn)收人簽字及日期財(cái)務(wù)部門意見財(cái)務(wù)部門驗(yàn)收人簽字及日期（如涉及大額采購）整改情況（如有）若驗(yàn)收不合格，記錄供應(yīng)商整改內(nèi)容及再次驗(yàn)收結(jié)果（三）行政采購臺賬字段名稱填寫說明采購編號唯一標(biāo)識本次采購采購日期合同簽訂或訂單下達(dá)日期（YYYY-MM-DD）采購內(nèi)容物品/服務(wù)名稱及核心規(guī)格供應(yīng)商名稱供應(yīng)商全稱采購金額（元）實(shí)際支付金額驗(yàn)收狀態(tài)“已驗(yàn)收”“驗(yàn)收中”“不合格”等歸檔編號相關(guān)資料檔案柜編號或電子檔案路徑備注特殊說明（如“跨月交付”“分期付款”）四、使用要點(diǎn)提示預(yù)算剛性控制：所有采購需在年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購必須提前履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁無預(yù)算采購。審批權(quán)限明確：嚴(yán)格按照分級審批流程執(zhí)行，不得越級審批或簡化環(huán)節(jié)；審批人需對審批內(nèi)容的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇已納入合格供應(yīng)商庫的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如經(jīng)營許可證），保證其具備履約能力。資料完整性：采購全流程資料需保存至少3年（電子檔案需定期備份），保證審計(jì)可