通用文檔編寫與排版規(guī)范一、規(guī)范制定目的與適用范圍（一）規(guī)范制定目的為統(tǒng)一各類文檔的編寫邏輯與視覺呈現(xiàn)標準，提升文檔的專業(yè)性、可讀性與協(xié)作效率，減少因格式混亂導致的溝通成本，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為不同崗位人員提供清晰的文檔編寫指引，保證內容傳遞準確、排版規(guī)范一致。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內部各類正式文檔的編寫與排版，包括但不限于：項目類文檔（如立項報告、可行性分析、項目總結）產品類文檔（如產品需求文檔、用戶手冊、版本更新說明）管理類文檔（如管理制度、工作流程、會議紀要）培訓類文檔（如培訓課件、操作指南、考核標準）對外合作類文檔（如合作方案、投標書、服務協(xié)議）二、標準化操作步驟詳解（一）文檔編寫準備階段需求明確明確文檔的核心目標（如匯報、指導、存檔）及受眾（如管理層、技術團隊、客戶），確定文檔的核心內容與側重點。例如：面向管理層的項目總結需突出成果與風險，面向技術團隊的需求文檔需細化功能邏輯。資料收集與框架搭建收集相關背景資料、數(shù)據(jù)、案例等，保證內容依據(jù)充分。搭建文檔框架，建議采用“總-分-總”結構，通常包含：封面、目錄、（引言/背景、主體內容、結論/建議）、附錄、參考文獻等部分。模板選擇與確認根據(jù)文檔類型選擇對應模板（如項目報告模板、產品手冊模板），若模板未覆蓋場景，需參照通用格式自行設計，并報部門負責人*確認。（二）內容編寫階段語言規(guī)范使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡用語及歧義表述；邏輯清晰，段落間過渡自然，可采用“首先/其次/最后”“/另”等關聯(lián)詞。數(shù)據(jù)、術語需準確統(tǒng)一，如“用戶活躍度”不能在文檔中表述為“用戶使用率”“用戶活躍度”。內容分層與標題規(guī)范標題層級建議不超過3級，采用“一、→（一）→1.→（1）”格式，同一層級標題的表述結構需一致（如均為“動詞+名詞”短語）。示例：一、項目背景（一）立項原因市場需求增長（1）季度用戶調研數(shù)據(jù)顯示…圖文與數(shù)據(jù)整合圖表需有編號（如圖1、表1）和標題，編號按章節(jié)連續(xù)編排（如“圖2-1”表示第2章第1個圖），圖表需在中明確提及（如“如圖2-1所示”）。數(shù)據(jù)來源需標注（如“數(shù)據(jù)來源：公司內部統(tǒng)計”），避免使用模糊表述（如“近年來”“大部分”）。（三）排版格式階段基礎格式設置字體：建議使用宋體或微軟雅黑，標題可根據(jù)層級加粗（一級標題加粗二號，二級標題加粗三號，常規(guī)五號）。行距與段距：行距建議為1.5倍，段前段后間距0.5行；段首首行縮進2字符，段間不留空行。頁邊距：默認頁邊距上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合A4紙標準打印需求）。頁眉頁腳與頁碼頁眉：左側為文檔類型（如“項目總結”），右側為文檔編號（如“XM-2024-001”）；頁腳居中插入頁碼，從開始編號（封面不編頁碼）。特殊元素排版代碼/命令：使用等寬字體（如Consolas），背景色淺灰（如#F5F5F5），左對齊，縮進2字符。引用內容：使用楷體，左右各縮進2字符，添加引號（如“引用內容”），段前段后間距1行。（四）審核與發(fā)布階段自檢與交叉審核編寫人完成文檔后，需對照本規(guī)范進行格式自查（如標題層級、圖表編號、字體統(tǒng)一性），重點檢查內容邏輯與數(shù)據(jù)準確性。交由部門負責人或指定同事交叉審核，審核通過后由部門負責人簽字確認。版本管理與發(fā)布文檔命名格式：“文檔類型-編號-版本號-日期”（如“項目總結-XM-2024-001-V1.0-20240315”），版本號從V1.0開始，每次修訂遞增0.1。發(fā)布時需明確文檔存儲路徑（如公司共享文件夾“文檔中心/項目類”），并同步更新文檔目錄。三、文檔編寫與排版模板參考表（一）文檔基本信息登記表項目名稱項目總結（示例）文檔編號XM-2024-001版本號V1.0編制人*審核人*編制日期2024年3月15日文檔密級內部公開適用對象公司管理層、項目組核心內容概要項目背景、執(zhí)行成果、問題分析、下一步計劃（二）文檔排版格式規(guī)范表元素格式要求示例一級標題黑體，二號，加粗，居中，段前段后1行一、項目背景二級標題黑體，三號，加粗，左對齊，段前0.5行（一）立項原因三級標題宋體，四號，加粗，左對齊，段前0.5行1.市場需求增長宋體，五號，1.5倍行距，首行縮進2字符根據(jù)Q1用戶調研數(shù)據(jù)，目標用戶活躍度同比增長35%…圖表標題宋體，五號，居中，圖下表上，編號連續(xù)圖1-12023-2024年用戶活躍度趨勢圖表格內容宋體，五號，居中，表頭加粗，無豎線見表1-1項目核心指標完成情況代碼塊Consolas，五號，淺灰背景，左對齊functiongetData(){returnresult;（三）文檔結構層級示例表章節(jié)層級示例內容封面文檔標題、編號、版本號、編制人、日期目錄自動（包含標題及對應頁碼）引言文檔目的、范圍、閱讀說明一、主體部分（一）分論點1→1.子論點1→（1）細節(jié)說明二、結論部分主要成果總結、問題與建議附錄參考資料術語表、原始數(shù)據(jù)等參考文獻引用數(shù)據(jù)來源、政策文件等四、執(zhí)行過程中的關鍵注意事項（一）格式統(tǒng)一性同一文檔中，相同層級的標題、字體、字號、行距必須完全一致，避免“一頁一樣”的排版混亂；圖表樣式（如折線圖顏色、表格邊框）需統(tǒng)一，不得混用多種風格。禁止使用空格調整段落縮進，需通過“段落-縮進”功能設置；頁碼格式需從開始連續(xù)，不得中途重新編號。（二）內容準確性涉及數(shù)據(jù)、時間、人名、專業(yè)術語等內容需反復核對，保證與原始資料一致；引用外部數(shù)據(jù)時需注明來源，避免“無引用”或“來源不明”的情況。結論部分需基于內容客觀提出，不得主觀臆斷或夸大成果（如“顯著提升”需對應具體數(shù)據(jù)支撐，如“提升30%”）。（三）圖表規(guī)范性圖表需簡潔易懂，避免信息過載（如折線圖建議不超過5條曲線，表格列數(shù)建議不超過6列）；圖表中的單位、圖例需清晰標注，保證讀者無需額外說明即可理解。禁止使用截圖直接作為圖表（如Excel數(shù)據(jù)表需重新排版為規(guī)范表格，截圖僅適用于流程圖、界面原型等無法用表格呈現(xiàn)的內容）。（四）版本管理文檔修訂時需保留修訂記錄（可通過“審閱-修訂”功能標記修改內容），重大修訂需更新版本號并注明修訂說明（如“V1.1修訂內容：補充Q2數(shù)據(jù)，調整結論部分”）；舊版本需歸檔保存，不得直接覆蓋。（五）保密與合規(guī)涉及公司機密、客戶隱私或敏感數(shù)據(jù)的文檔，需根據(jù)《公司保密制度》標注密級（如“內部機密”“絕密”），并通過加密渠道存儲與傳遞；對外發(fā)布文檔前需經法務部門*審核，保證內容符合法律