會議策劃執(zhí)行流程及會議物資清單模板一、適用會議類型與場景說明二、會議策劃執(zhí)行全流程操作指南（一）會前籌備階段（會議前1-2周啟動）明確會議核心目標(biāo)與定位確定會議主題（如“2024年Q3銷售目標(biāo)研討會”）、核心目的（明確目標(biāo)、對齊策略、解決問題）、預(yù)期成果（形成行動計劃、達(dá)成共識等）。輸出《會議目標(biāo)確認(rèn)單》，由主辦部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。制定會議方案與分工明確會議時間（建議避開節(jié)假日，優(yōu)先選擇工作日上午9:00-11:30或下午14:00-17:00）、地點（內(nèi)部會議室/外部酒店，需確認(rèn)容納人數(shù)、設(shè)備配套）、參會人員（核心決策層、執(zhí)行層、列席人員，提前發(fā)送邀請并確認(rèn)出席）。制定《會議議程表》，細(xì)化各環(huán)節(jié)時間（如開場10分鐘、主題發(fā)言30分鐘、討論40分鐘、總結(jié)10分鐘），明確每個環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人（如主持人、主講人、記錄人*）。成立籌備小組，分工負(fù)責(zé)場地、物資、宣傳、接待等模塊，明確時間節(jié)點（如“會議前3天確認(rèn)場地，前2天完成物資采購”）。落實場地與設(shè)備支持預(yù)訂場地：確認(rèn)會議室布局（課桌式/劇院式/圓桌式）、桌椅數(shù)量、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提前檢查投影儀、麥克風(fēng)、音響、白板、激光筆等設(shè)備是否正常，備用設(shè)備（如備用麥克風(fēng)、充電寶）需到位。若需外部場地，提前與場地聯(lián)系人*對接，確認(rèn)布置需求（如背景板、鮮花、指引牌）及費用明細(xì)。準(zhǔn)備會議物資與資料根據(jù)參會人數(shù)及議程，準(zhǔn)備會議物資（詳見“配套工具模板清單”中的《會議物資清單表》）。整理會議資料（議程、PPT、參會手冊、簽到表、空白紙筆、會議紀(jì)要模板等），提前1天分裝至資料袋，標(biāo)注參會人員姓名。（二）會中執(zhí)行階段（會議當(dāng)天）場地布置與最后檢查會議前1小時完成場地布置：擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備、設(shè)置簽到臺、擺放物資（資料袋、飲用水、指示牌），檢查背景板內(nèi)容、燈光、溫度是否適宜。籌備小組全員到崗，負(fù)責(zé)人*統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，保證各環(huán)節(jié)就緒。簽到與人員引導(dǎo)安排接待人員*在簽到臺負(fù)責(zé)簽到（紙質(zhì)簽到/電子簽到），發(fā)放會議資料、胸牌（區(qū)分“參會”“列席”“工作人員”），引導(dǎo)參會人員入座，提醒會議紀(jì)律（如靜音手機(jī)、禁止吸煙）。會議流程控制主持人*準(zhǔn)時開場，介紹會議主題、議程及時間安排，明確各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人。主講人按議程發(fā)言，控制發(fā)言時間；記錄人實時記錄關(guān)鍵內(nèi)容（決策事項、行動項、責(zé)任人、完成時限）。討論環(huán)節(jié)：引導(dǎo)參會人員圍繞主題發(fā)言，避免跑題，控制討論時間，必要時由主持人*總結(jié)共識。突發(fā)情況應(yīng)對設(shè)備故障：立即聯(lián)系技術(shù)支持*，啟用備用設(shè)備（如備用投影儀、麥克風(fēng)），同時通過臨時互動（如分組討論）緩沖時間。人員遲到/缺席：由接待人員引導(dǎo)遲到者入座，避免干擾會議；對重要缺席人員，會后由負(fù)責(zé)人同步會議內(nèi)容。時間超時：主持人*及時提醒，必要時調(diào)整后續(xù)環(huán)節(jié)時長（如縮短茶歇時間），保證核心議程完成。（三）會后收尾階段（會議后1-3個工作日）資料整理與歸檔整理會議紀(jì)要：記錄人根據(jù)會議記錄，24小時內(nèi)輸出《會議紀(jì)要初稿》，內(nèi)容包括會議基本信息、議程執(zhí)行情況、決議事項、行動項（責(zé)任人、完成時限），經(jīng)主持人及主辦部門負(fù)責(zé)人*審核后，1個工作日內(nèi)發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。歸檔會議資料：將會議紀(jì)要、簽到表、PPT、照片、錄音（需征得同意）等資料整理存檔，保存期限不少于1年。行動項跟蹤與反饋行動項負(fù)責(zé)人*按完成時限推進(jìn)工作，籌備小組每周跟進(jìn)進(jìn)度，及時向主辦部門反饋；對未按時完成的，分析原因并協(xié)調(diào)解決。費用結(jié)算與總結(jié)復(fù)盤結(jié)算會議費用：整理場地租賃、物資采購、餐飲等費用明細(xì)，按企業(yè)報銷流程提交審批（需注明會議名稱、日期、參與人員）。召開復(fù)盤會：籌備小組及核心參會人員參與，總結(jié)會議亮點（如議程緊湊、互動充分）及不足（如設(shè)備調(diào)試延遲、時間把控不當(dāng)），提出改進(jìn)措施，形成《會議復(fù)盤報告》，為后續(xù)會議提供參考。三、配套工具模板清單（一）會議基本信息表序號項目內(nèi)容示例填寫人完成時間1會議名稱2024年Q3銷售目標(biāo)研討會主辦部門*會前10天2會議時間2024年7月15日9:00-12:00項目負(fù)責(zé)人*會前10天3會議地點公司總部3樓第一會議室（外部場地可備注酒店名稱）場地聯(lián)系人*會前7天4會議主題明確Q3銷售目標(biāo)、分解任務(wù)、對齊策略主辦部門*會前10天5參會人數(shù)25人（核心決策層5人，銷售團(tuán)隊15人，支持部門5人）接待人員*會前3天6主辦部門銷售管理部銷售總監(jiān)*會前10天7負(fù)責(zé)人張*（銷售管理部經(jīng)理）項目負(fù)責(zé)人*會前10天8聯(lián)系方式（張*）項目負(fù)責(zé)人*會前10天（二）會議物資清單表物資分類物資名稱規(guī)格型號數(shù)量負(fù)責(zé)人備注（如采購/借用）場地物資會議桌長方形1.8m*0.8m10張后勤*內(nèi)部場地提供會議椅帶扶手30把后勤*內(nèi)部場地提供投影儀Epson51001臺技術(shù)*提前1天調(diào)試，備用1臺無線麥克風(fēng)領(lǐng)夾式4個技術(shù)*含備用電池白板1.5m*1m1塊后勤*配白板筆、板擦宣傳物資背景板3m*2m1塊設(shè)計*印刷公司制作，含會議主題指示牌A3亞克力2個接待*“簽到區(qū)”“會議室”方向指引資料袋紙質(zhì)A5尺寸30個后勤*印公司LOGO資料印刷會議議程A4單頁30份行政*雙面打印參會手冊A5冊子30本行政*含會議流程、公司介紹簽到表A4表格5份接待*電子簽到可備用紙質(zhì)文具用品簽字筆黑色中性筆30支后勤*每人1支，備用10支空白紙A4復(fù)印紙2包后勤*每桌1疊餐飲物資瓶裝水550ml40瓶后勤*簽到臺及會議桌各擺放1瓶茶歇咖啡、茶包、小點心30份后勤*中場休息時提供應(yīng)急物資急救包標(biāo)準(zhǔn)配置1個后勤*含創(chuàng)可貼、消毒棉等充電寶10000mAh5個技術(shù)*提前充滿電（三）會議日程安排表時間環(huán)節(jié)內(nèi)容負(fù)責(zé)人參與人員所需物資/支持8:30-9:00簽到入場接待*全體參會人員簽到表、資料袋、胸牌9:00-9:10主持人開場，介紹議程主持人*全體參會人員麥克風(fēng)、投影儀9:10-9:40銷售總監(jiān)*作Q3目標(biāo)報告銷售總監(jiān)*全體參會人員PPT、激光筆9:40-10:20各區(qū)域銷售負(fù)責(zé)人匯報區(qū)域負(fù)責(zé)人*全體參會人員PPT、白板10:20-10:35茶歇后勤*全體參會人員飲用水、茶歇點心10:35-11:20分組討論與方案制定各組組長*銷售團(tuán)隊成員白板、筆、紙張11:20-11:50小組匯報與決策主持人、銷售總監(jiān)全體參會人員麥克風(fēng)、投影儀11:50-12:00會議總結(jié)與行動項確認(rèn)銷售總監(jiān)*全體參會人員會議紀(jì)要模板四、執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避提前確認(rèn)細(xì)節(jié)，避免臨時變動會議時間、地點、議程需提前3天與所有參會人員確認(rèn)，避免臨時調(diào)整導(dǎo)致參與率下降；場地設(shè)備需會前1天全面測試，保證麥克風(fēng)、投影儀等關(guān)鍵設(shè)備正常運行。物資清單動態(tài)更新，避免遺漏物資清單需根據(jù)參會人數(shù)、議程變化實時調(diào)整（如增加分組討論環(huán)節(jié)需額外準(zhǔn)備白板、筆），指定專人負(fù)責(zé)采購與核對，會前1天完成所有物資清點，避免遺漏關(guān)鍵物品（如簽到表、麥克風(fēng)電池）。人員分工明確，責(zé)任到人籌備小組需明確各模塊負(fù)責(zé)人（如場地、物資、接待），保證“事事有人管，責(zé)任可追溯”；會中主持人需嚴(yán)格控制時間，避免某個環(huán)節(jié)超時影響整體進(jìn)度。應(yīng)急預(yù)案周全，應(yīng)對突發(fā)狀況針對設(shè)備故障、人員遲到、突發(fā)疾病等常見問題，