企業(yè)宣傳材料標(biāo)準(zhǔn)化制作手冊(cè)一、手冊(cè)概述本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)宣傳材料的全流程制作，保證內(nèi)容一致性、品牌統(tǒng)一性與傳播有效性，適用于各部門在對(duì)外宣傳、品牌推廣、客戶溝通等場(chǎng)景下的材料制作需求。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具模板，提升制作效率，降低溝通成本，保障宣傳材料的專業(yè)性與合規(guī)性。二、適用情境與應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于以下企業(yè)宣傳材料的標(biāo)準(zhǔn)化制作：品牌形象類：企業(yè)宣傳冊(cè)、品牌手冊(cè)、企業(yè)文化墻設(shè)計(jì)稿、公司介紹PPT模板等；產(chǎn)品服務(wù)類：新產(chǎn)品宣傳單頁(yè)、服務(wù)方案手冊(cè)、功能說(shuō)明書(shū)（宣傳版）、案例集等；活動(dòng)推廣類：展會(huì)海報(bào)、線上活動(dòng)長(zhǎng)圖、會(huì)議背景板、邀請(qǐng)函（電子/紙質(zhì)）、活動(dòng)流程手冊(cè)等；客戶服務(wù)類：售后指南（宣傳版）、客戶感謝信模板、常見(jiàn)問(wèn)題解答（FAQ）宣傳頁(yè)等；對(duì)外合作類：合作提案封面、企業(yè)資質(zhì)展示材料、合作伙伴宣傳聯(lián)合海報(bào)等。三、標(biāo)準(zhǔn)化制作流程與操作指南（一）需求提出與初步溝通操作目標(biāo)：明確宣傳材料的核心需求，避免后續(xù)方向偏差。操作步驟：需求發(fā)起：由業(yè)務(wù)部門（如市場(chǎng)部、銷售部、項(xiàng)目部）填寫(xiě)《宣傳材料需求申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第四章模板一），明確需求背景、目標(biāo)受眾、核心信息、交付形式、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息。需求對(duì)接會(huì)：需求發(fā)起部門與市場(chǎng)部經(jīng)理、設(shè)計(jì)組主管、文案組專員共同召開(kāi)需求溝通會(huì)，逐項(xiàng)確認(rèn)需求細(xì)節(jié)：目標(biāo)受眾：如“潛在客戶”“合作伙伴”“內(nèi)部員工”等，細(xì)化其畫(huà)像（年齡、行業(yè)、關(guān)注點(diǎn)）；傳播目標(biāo)：如“提升品牌認(rèn)知”“促進(jìn)產(chǎn)品咨詢”“強(qiáng)化合作意愿”等；核心信息：需傳遞的關(guān)鍵賣點(diǎn)或價(jià)值主張（如“技術(shù)領(lǐng)先”“服務(wù)優(yōu)質(zhì)”“案例豐富”）；交付形式：明確是電子版（PDF、JPG、PPT等）還是紙質(zhì)品（宣傳冊(cè)、海報(bào)等），紙質(zhì)品需注明工藝要求（如覆膜、燙金、裝訂方式）；時(shí)間節(jié)點(diǎn)：需求確認(rèn)時(shí)間、初稿交付時(shí)間、修改反饋時(shí)間、最終交付時(shí)間。輸出文檔：會(huì)議結(jié)束后，由市場(chǎng)部*經(jīng)理整理形成《宣傳材料需求確認(rèn)函》，經(jīng)需求發(fā)起部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，同步至設(shè)計(jì)組與文案組。（二）內(nèi)容策劃與文案撰寫(xiě)操作目標(biāo)：基于需求梳理內(nèi)容框架，撰寫(xiě)符合品牌調(diào)性的文案。操作步驟：內(nèi)容框架搭建：文案組專員根據(jù)《需求確認(rèn)函》，結(jié)合品牌核心信息（企業(yè)使命、愿景、價(jià)值觀），搭建內(nèi)容框架。例如：企業(yè)宣傳冊(cè)框架：企業(yè)簡(jiǎn)介→核心業(yè)務(wù)→產(chǎn)品/服務(wù)亮點(diǎn)→成功案例→資質(zhì)榮譽(yù)→聯(lián)系方式；新產(chǎn)品宣傳單頁(yè)框架：產(chǎn)品痛點(diǎn)→解決方案→產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)→應(yīng)用場(chǎng)景→客戶見(jiàn)證→行動(dòng)指引。文案撰寫(xiě)：遵循“簡(jiǎn)潔、精準(zhǔn)、有感染力”原則，突出核心信息，避免冗長(zhǎng)描述。需注意：品牌語(yǔ)調(diào)統(tǒng)一：如科技型企業(yè)用專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)言，服務(wù)型企業(yè)用親切溫暖的語(yǔ)言；數(shù)據(jù)支撐：關(guān)鍵信息需用數(shù)據(jù)或案例佐證（如“服務(wù)1000+企業(yè)，客戶滿意度98%”）；視覺(jué)化表達(dá)：多使用短句、分點(diǎn)論述，為后續(xù)設(shè)計(jì)留出排版空間。內(nèi)容審核：文案初稿完成后，依次通過(guò)“文案組內(nèi)部互審→需求發(fā)起部門初審→法務(wù)合規(guī)部*經(jīng)理終審”，重點(diǎn)審核：信息準(zhǔn)確性（企業(yè)名稱、產(chǎn)品參數(shù)、案例數(shù)據(jù)等）；合規(guī)性（避免夸大宣傳、敏感詞匯、侵權(quán)內(nèi)容）；傳播有效性（是否突出目標(biāo)受眾關(guān)注點(diǎn)，是否達(dá)成傳播目標(biāo)）。（三）視覺(jué)設(shè)計(jì)與素材準(zhǔn)備操作目標(biāo)：將文案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為符合品牌規(guī)范的視覺(jué)設(shè)計(jì)稿。操作步驟：設(shè)計(jì)需求對(duì)接：設(shè)計(jì)組主管根據(jù)《需求確認(rèn)函》與《文案終稿》，向設(shè)計(jì)師下達(dá)設(shè)計(jì)任務(wù)，明確：品牌視覺(jué)規(guī)范：Logo標(biāo)準(zhǔn)組合、標(biāo)準(zhǔn)色（主色/輔助色）、標(biāo)準(zhǔn)字體（標(biāo)題/字體）、圖形元素風(fēng)格；參考案例：提供2-3個(gè)行業(yè)優(yōu)秀設(shè)計(jì)案例，說(shuō)明風(fēng)格偏好（如簡(jiǎn)約風(fēng)、科技風(fēng)、商務(wù)風(fēng)）；排版要求：圖文比例、留白規(guī)范、重點(diǎn)信息突出方式（如顏色、字號(hào)、圖標(biāo)）。素材準(zhǔn)備：設(shè)計(jì)師同步收集整理所需素材：圖片：產(chǎn)品圖、場(chǎng)景圖、團(tuán)隊(duì)照片等，需保證高清、無(wú)版權(quán)糾紛（優(yōu)先使用企業(yè)自有素材或正版圖庫(kù)圖片）；圖形：數(shù)據(jù)圖表、流程圖、圖標(biāo)等，需符合品牌視覺(jué)風(fēng)格；視頻（如需）：活動(dòng)視頻、產(chǎn)品演示視頻等，時(shí)長(zhǎng)控制在需求范圍內(nèi)（如15秒/30秒/60秒）。初稿設(shè)計(jì)：設(shè)計(jì)師根據(jù)文案與設(shè)計(jì)需求，完成初稿設(shè)計(jì)（含封面、內(nèi)頁(yè)、封底等關(guān)鍵頁(yè)面），輸出電子版（如PSD、源文件+JPG預(yù)覽圖）。（四）方案修改與定稿確認(rèn)操作目標(biāo)：通過(guò)多輪反饋與修改，保證設(shè)計(jì)稿符合需求。操作步驟：初稿評(píng)審：設(shè)計(jì)組內(nèi)部評(píng)審初稿后，組織需求發(fā)起部門、市場(chǎng)部*經(jīng)理、文案組專員召開(kāi)評(píng)審會(huì)，重點(diǎn)反饋：視覺(jué)風(fēng)格是否符合品牌調(diào)性；信息層級(jí)是否清晰，重點(diǎn)是否突出；圖文排版是否美觀，閱讀體驗(yàn)是否流暢；是否符合交付形式與工藝要求（如紙質(zhì)品的尺寸、出血線設(shè)置）。修改與復(fù)評(píng)：設(shè)計(jì)師根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)修改設(shè)計(jì)稿，保留每次修改記錄（標(biāo)注版本號(hào)，如V1.0、V1.1），修改后再次提交評(píng)審。復(fù)評(píng)通過(guò)后，輸出《設(shè)計(jì)定稿確認(rèn)函》，由需求發(fā)起部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（五）材料制作與交付驗(yàn)收操作目標(biāo)：完成材料最終制作，保證交付質(zhì)量。操作步驟：電子版制作：設(shè)計(jì)師根據(jù)定稿確認(rèn)函，輸出最終版電子文件：格式要求：PDF（通用格式，保證跨設(shè)備兼容）、JPG（圖片類，分辨率300dpi以上）、PPT（演示類，保留可編輯版本）；文件命名規(guī)則：“宣傳材料名稱_版本號(hào)_日期_部門”（如“2024新產(chǎn)品宣傳單頁(yè)_V2.0_20240315_市場(chǎng)部”）。紙質(zhì)品制作：若為紙質(zhì)材料，由市場(chǎng)部*經(jīng)理聯(lián)系供應(yīng)商，提供定稿文件與制作要求（如紙張克重、印刷工藝、數(shù)量、交付地址），跟進(jìn)制作進(jìn)度，收到樣品后進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收（檢查色彩偏差、裝訂質(zhì)量、印刷清晰度等）。交付驗(yàn)收：需求發(fā)起部門收到材料后，對(duì)照《需求確認(rèn)函》與《定稿確認(rèn)函》進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《宣傳材料交付驗(yàn)收表》（詳見(jiàn)第四章模板五），確認(rèn)無(wú)誤后簽字反饋。（六）歸檔與效果追蹤操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)材料全生命周期管理，積累經(jīng)驗(yàn)優(yōu)化后續(xù)制作。操作步驟：材料歸檔：市場(chǎng)部將最終版電子文件（源文件+預(yù)覽圖）、紙質(zhì)品掃描件、需求文檔、審核記錄、驗(yàn)收表等統(tǒng)一歸檔至企業(yè)服務(wù)器“宣傳材料庫(kù)”，按“材料類型_年份_部門”分類存儲(chǔ)，保證權(quán)限可控（僅相關(guān)部門可查閱）。效果追蹤：材料發(fā)布后1個(gè)月內(nèi)，由需求發(fā)起部門收集傳播數(shù)據(jù)（如閱讀量、轉(zhuǎn)發(fā)量、咨詢量、客戶反饋等），填寫(xiě)《宣傳材料效果反饋表》（詳見(jiàn)第四章模板六），同步至市場(chǎng)部，用于后續(xù)流程優(yōu)化與效果評(píng)估。四、標(biāo)準(zhǔn)化模板與工具表格模板一：宣傳材料需求申請(qǐng)表需求編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式一、需求背景與目標(biāo)（簡(jiǎn)要說(shuō)明制作宣傳材料的原因及期望達(dá)成的效果，如“為配合2024年展會(huì)，提升品牌在行業(yè)內(nèi)的專業(yè)形象”）二、目標(biāo)受眾畫(huà)像（年齡、行業(yè)、職位、核心需求等，如“25-45歲制造業(yè)企業(yè)高管，關(guān)注技術(shù)實(shí)力與成功案例”）三、核心信息點(diǎn)（需傳遞的3-5個(gè)關(guān)鍵信息，如“10年行業(yè)深耕”“20項(xiàng)技術(shù)專利”“100+大型合作案例”）四、交付形式與規(guī)格形式（電子/紙質(zhì)）尺寸/時(shí)長(zhǎng)頁(yè)數(shù)/數(shù)量工藝要求（如紙質(zhì)品）五、時(shí)間節(jié)點(diǎn)需求確認(rèn)時(shí)間初稿交付時(shí)間修改反饋時(shí)間最終交付時(shí)間六、預(yù)算預(yù)估（如涉及制作費(fèi)用，請(qǐng)注明預(yù)估金額）七、附件（參考案例、品牌規(guī)范文件等）需求部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________模板二：宣傳材料內(nèi)容策劃表材料名稱策劃人完成日期一、內(nèi)容框架（分章節(jié)/模塊列出，如“1.企業(yè)簡(jiǎn)介→1.1發(fā)展歷程→1.2企業(yè)使命”）二、各模塊內(nèi)容要點(diǎn)（簡(jiǎn)要說(shuō)明每個(gè)模塊的核心內(nèi)容，如“1.1發(fā)展歷程：重點(diǎn)說(shuō)明2014-2024年關(guān)鍵里程碑事件，如技術(shù)突破、市場(chǎng)拓展”）三、視覺(jué)化建議（為設(shè)計(jì)提供方向，如“數(shù)據(jù)模塊建議用柱狀圖展示，案例模塊搭配客戶實(shí)景圖+文字說(shuō)明”）四、合規(guī)性要點(diǎn)（需特別注意的合規(guī)內(nèi)容，如“避免使用‘第一’’最’等絕對(duì)化表述，案例數(shù)據(jù)需提供證明文件”）審核人簽字：__________日期：__________模板三：宣傳材料設(shè)計(jì)需求確認(rèn)單材料名稱需求部門需求對(duì)接人聯(lián)系方式一、品牌視覺(jué)規(guī)范項(xiàng)目要求說(shuō)明（如Logo組合、標(biāo)準(zhǔn)色值、字體）Logo使用標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)準(zhǔn)字體圖形元素二、設(shè)計(jì)風(fēng)格參考（附參考案例圖片/，說(shuō)明風(fēng)格關(guān)鍵詞，如“簡(jiǎn)約、科技感、藍(lán)色系主色調(diào)”）三、排版要求項(xiàng)目要求說(shuō)明（如圖文比例、留白、重點(diǎn)信息突出方式）封面設(shè)計(jì)內(nèi)頁(yè)排版封底設(shè)計(jì)四、交付格式（源文件格式+預(yù)覽圖格式+分辨率要求）需求部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________模板四：宣傳材料審核校對(duì)表材料名稱版本號(hào)審核環(huán)節(jié)（文案/設(shè)計(jì)/合規(guī)）審核人審核日期一、內(nèi)容準(zhǔn)確性審核審核項(xiàng)審核結(jié)果（通過(guò)/不通過(guò)）問(wèn)題描述（不通過(guò)時(shí)填寫(xiě)）企業(yè)名稱/Logo產(chǎn)品/服務(wù)參數(shù)案例數(shù)據(jù)聯(lián)系方式二、品牌規(guī)范審核審核項(xiàng)審核結(jié)果問(wèn)題描述Logo使用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)色/字體品牌語(yǔ)調(diào)一致性三、合規(guī)性審核審核項(xiàng)審核結(jié)果問(wèn)題描述敏感詞匯夸大宣傳版權(quán)問(wèn)題審核結(jié)論：□通過(guò)□不通過(guò)，需修改后重新審核審核人簽字：__________日期：__________模板五：宣傳材料交付驗(yàn)收表材料名稱版本號(hào)交付形式數(shù)量（如紙質(zhì)品）交付日期一、交付物清單序號(hào)交付物名稱格式數(shù)量備注12二、質(zhì)量驗(yàn)收情況驗(yàn)收項(xiàng)結(jié)果（合格/不合格）問(wèn)題描述（不合格時(shí)填寫(xiě)）內(nèi)容完整性設(shè)計(jì)規(guī)范性文件格式兼容性紙質(zhì)品工藝質(zhì)量三、驗(yàn)收結(jié)論：□合格，同意接收□不合格，需返工修改需求部門驗(yàn)收人簽字：__________日期：__________市場(chǎng)部確認(rèn)人簽字：__________日期：__________模板六：宣傳材料效果反饋表材料名稱發(fā)布渠道發(fā)布日期反饋收集人一、傳播數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)指標(biāo)數(shù)據(jù)值對(duì)比目標(biāo)（如有）閱讀量/曝光量轉(zhuǎn)發(fā)量/量咨詢量/線索量客戶正面評(píng)價(jià)二、受眾反饋（收集客戶/合作伙伴的具體評(píng)價(jià)，如“案例部分清晰，但產(chǎn)品參數(shù)不夠詳細(xì)”）三、優(yōu)化建議（針對(duì)本次制作與傳播過(guò)程提出改進(jìn)建議，如“下次增加短視頻版本，適配社交媒體傳播”）四、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)（本次制作過(guò)程中的成功經(jīng)驗(yàn)與不足，如“需求溝通充分，減少修改次數(shù)；但素材準(zhǔn)備耗時(shí)較長(zhǎng)，需提前規(guī)劃”）反饋部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________五、核心注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)控制（一）品牌規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行所有宣傳材料必須嚴(yán)格遵循《企業(yè)品牌視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)手冊(cè)》，包括Logo使用規(guī)范（禁止變形、錯(cuò)用色值）、標(biāo)準(zhǔn)色（主色Pantone，輔助色PantoneYYYY）、標(biāo)準(zhǔn)字體（標(biāo)題用字體，字用字體）、圖形元素風(fēng)格（禁止隨意更改線條、圖標(biāo)樣式）；特殊情況下（如聯(lián)合活動(dòng)需使用合作方Logo），需提前向品牌管理部*經(jīng)理申請(qǐng)，獲得書(shū)面批準(zhǔn)后方可使用。（二）內(nèi)容準(zhǔn)確性優(yōu)先涉及企業(yè)基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）、產(chǎn)品參數(shù)、案例數(shù)據(jù)、資質(zhì)榮譽(yù)等內(nèi)容，必須以企業(yè)官網(wǎng)、官方產(chǎn)品手冊(cè)、權(quán)威認(rèn)證文件為準(zhǔn)，文案撰寫(xiě)人需與業(yè)務(wù)部門核實(shí)確認(rèn)；數(shù)據(jù)引用需注明來(lái)源（如“據(jù)《2023年行業(yè)報(bào)告》顯示”），避免模糊表述（如“銷量領(lǐng)先”需補(bǔ)充具體數(shù)據(jù)或市場(chǎng)份額）。（三）版權(quán)與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避圖片、視頻、字體等素材必須使用企業(yè)自有素材或已購(gòu)買版權(quán)的正版素材（如攝圖網(wǎng)、包圖網(wǎng)商用授權(quán)素材），禁止使用來(lái)源不明的網(wǎng)絡(luò)素材，避免侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)；宣傳內(nèi)容需符合《廣告法》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等法律法規(guī)，禁止使用“國(guó)家級(jí)”“最佳”“第一”等絕對(duì)化用語(yǔ)，禁止虛假宣傳或貶低競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手；涉及醫(yī)療、金融、教育等特殊行業(yè)的宣傳內(nèi)容，需提前通過(guò)法務(wù)合規(guī)部*經(jīng)理審核，保證符合行業(yè)監(jiān)管要求。（四）版本管理與文件命名規(guī)范所有宣傳材料需建立版本控制機(jī)制，初稿為V1.0，每次修改后版本號(hào)遞增（如V1.1、V1.2），終稿版本號(hào)為V（如V2.0），避免版本混亂；電子文件命名統(tǒng)一采用“宣傳材料名稱_版本號(hào)_日期_部門”格式（如“企業(yè)宣傳冊(cè)_V3.0_20240315_市場(chǎng)部”），紙質(zhì)品需在文件頁(yè)腳標(biāo)注版本號(hào)