企業(yè)履約保證金管理操作手冊(cè)一、履約保證金概述履約保證金是企業(yè)在合同（如工程承包、服務(wù)采購(gòu)、貨物買賣等）履約環(huán)節(jié)，為約束合作方（或依約由己方）履約行為、降低違約風(fēng)險(xiǎn)而設(shè)立的擔(dān)保性資金。其核心作用是保障合同權(quán)益實(shí)現(xiàn)（如工程質(zhì)量達(dá)標(biāo)、服務(wù)按時(shí)交付、貨款足額結(jié)算等），同時(shí)通過(guò)資金約束強(qiáng)化合作方履約意識(shí)，減少違約糾紛。二、適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)各類經(jīng)營(yíng)性合同（含工程、采購(gòu)、服務(wù)、租賃等）的履約保證金管理，涵蓋收取、存儲(chǔ)、核算、退還、扣罰及爭(zhēng)議處理全流程。集團(tuán)下屬子公司、分公司參照?qǐng)?zhí)行，特殊業(yè)務(wù)（如跨境合同）可結(jié)合合規(guī)要求調(diào)整細(xì)則。三、管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門（合同經(jīng)辦方）合同談判階段：牽頭約定保證金條款（金額、繳納方式、履約標(biāo)準(zhǔn)等），確保條款清晰可執(zhí)行；履約階段：跟蹤合作方履約進(jìn)度，收集驗(yàn)收文件、違約證據(jù)，提出退還/扣罰建議；臺(tái)賬管理：建立《履約保證金臺(tái)賬》，記錄合同編號(hào)、合作方、金額、履約節(jié)點(diǎn)等信息，定期與財(cái)務(wù)對(duì)賬。（二）財(cái)務(wù)部門資金管理：開設(shè)專用賬戶（或明細(xì)科目）存儲(chǔ)保證金，負(fù)責(zé)收付、賬務(wù)核算，確保資金獨(dú)立管理；臺(tái)賬同步：根據(jù)業(yè)務(wù)部門通知更新財(cái)務(wù)臺(tái)賬，定期輸出資金余額、收付明細(xì)報(bào)表；支付審核：退還/扣罰前審核履約證明、審批流程，確保資金流向合規(guī)。（三）法務(wù)部門條款審核：合同簽訂前審核保證金條款的合法性（如是否符合《民法典》擔(dān)保規(guī)則），規(guī)避無(wú)效條款；爭(zhēng)議處理：扣罰爭(zhēng)議時(shí)提供法律支持，指導(dǎo)證據(jù)收集、函件起草，必要時(shí)啟動(dòng)仲裁/訴訟。（四）審計(jì)部門合規(guī)監(jiān)督：定期審計(jì)保證金管理全流程，檢查賬戶使用、退還時(shí)效、扣罰依據(jù)等合規(guī)性；整改跟蹤：對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題（如資金挪用、退還延遲），督促責(zé)任部門限期整改并驗(yàn)證結(jié)果。四、保證金收取管理（一）收取依據(jù)保證金收取必須以書面合同為依據(jù)，合同中需明確：金額/計(jì)算方式（如合同金額的合理比例，避免過(guò)高/過(guò)低）；繳納時(shí)間（如“合同簽訂后若干日內(nèi)”或“貨物交付前”）；履約達(dá)標(biāo)條件（如“工程驗(yàn)收合格”“服務(wù)無(wú)重大投訴”）；退還/扣罰規(guī)則（如“履約完畢后若干日內(nèi)無(wú)息退還”“違約則扣除全部保證金”）。（二）繳納方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：合作方將資金轉(zhuǎn)入企業(yè)指定賬戶（需在合同中注明企業(yè)全稱、賬號(hào)、開戶行），財(cái)務(wù)收款后開具《收款收據(jù)》（注明“履約保證金”及合同編號(hào)）。2.銀行保函：合作方提交符合企業(yè)格式要求的保函（需法務(wù)、財(cái)務(wù)聯(lián)合審核有效性，如保函期限、擔(dān)保范圍），財(cái)務(wù)登記后保管原件。3.其他方式：如支票、匯票等，需財(cái)務(wù)確認(rèn)可兌付后入賬，禁止接收現(xiàn)金（避免資金風(fēng)險(xiǎn)）。（三）收取流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起：合同簽訂后，向財(cái)務(wù)提交《保證金收取通知單》（附合同復(fù)印件）；2.法務(wù)復(fù)核：確認(rèn)條款合法合規(guī)，無(wú)歧義；3.財(cái)務(wù)收款：收到資金/保函后，同步更新財(cái)務(wù)臺(tái)賬，向業(yè)務(wù)部門反饋收款憑證；4.臺(tái)賬登記：業(yè)務(wù)部門將保證金信息錄入《履約保證金臺(tái)賬》，確?！昂贤?金額-合作方”一一對(duì)應(yīng)。五、保證金存儲(chǔ)管理（一）賬戶管理財(cái)務(wù)部門需設(shè)立專用賬戶（或明細(xì)科目）管理保證金，確保資金獨(dú)立核算，禁止與日常運(yùn)營(yíng)資金混存、混用。賬戶信息需在合同中明確，避免合作方轉(zhuǎn)款錯(cuò)誤。（二）資金管理現(xiàn)金類保證金：原則上保持活期存儲(chǔ)（或低風(fēng)險(xiǎn)理財(cái)，需經(jīng)審批且確?？呻S時(shí)支?。褂糜谕顿Y高風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)品、股東借款或非合同支出；保函類保證金：財(cái)務(wù)建立《保函管理臺(tái)賬》，記錄出具方、有效期、擔(dān)保范圍等，到期前若干個(gè)月提醒業(yè)務(wù)部門跟進(jìn)續(xù)保/解除。（三）臺(tái)賬對(duì)賬業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門每月末對(duì)賬，核對(duì)《履約保證金臺(tái)賬》與財(cái)務(wù)明細(xì)賬，確保“金額、合作方、履約狀態(tài)”完全一致。若存在差異，需2個(gè)工作日內(nèi)查明原因（如轉(zhuǎn)款延遲、臺(tái)賬漏登）并修正。六、保證金退還管理（一）退還條件合同履約完畢：以驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、服務(wù)確認(rèn)單、貨物簽收單等書面文件為依據(jù)，且無(wú)未解決的違約糾紛；階段性履約完成：如“工程主體完工”“服務(wù)季度考核達(dá)標(biāo)”，需合同明確階段節(jié)點(diǎn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起：提交《保證金退還申請(qǐng)》（附履約完成證明、驗(yàn)收文件），說(shuō)明“無(wú)違約、無(wú)糾紛”；2.法務(wù)審核：確認(rèn)無(wú)法律糾紛、扣罰事由，出具《合規(guī)意見》；3.財(cái)務(wù)審核：核對(duì)賬戶余額、臺(tái)賬信息，確認(rèn)可退還金額；4.分級(jí)審批：按企業(yè)授權(quán)（如≤一定金額由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，＞該金額報(bào)總經(jīng)理）；5.財(cái)務(wù)支付：轉(zhuǎn)賬退還（或退還保函原件），要求合作方出具《收款確認(rèn)函》；保函類需協(xié)助辦理注銷手續(xù)。（三）特殊情況處理部分退還：合同約定“按履約比例退還”的，業(yè)務(wù)部門需提供“履約完成比例計(jì)算說(shuō)明”（如工程完成若干比例則退還對(duì)應(yīng)比例保證金），經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)復(fù)核后執(zhí)行；延期退還：因爭(zhēng)議暫緩的，業(yè)務(wù)部門需書面告知合作方（說(shuō)明理由、預(yù)計(jì)時(shí)間），爭(zhēng)議解決后3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)退還。七、保證金扣罰管理（一）扣罰依據(jù)合同中明確的違約情形（如工期延誤、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、服務(wù)未履約等），扣罰金額/計(jì)算方式需清晰（如“違約損失的一定比例”或“扣除全部保證金”），避免模糊表述（如“視情況扣罰”）。（二）扣罰流程1.業(yè)務(wù)部門取證：發(fā)現(xiàn)違約后，2個(gè)工作日內(nèi)收集證據(jù)（照片、檢測(cè)報(bào)告、往來(lái)函件等），填寫《保證金扣罰申請(qǐng)表》；2.法務(wù)復(fù)核：確認(rèn)違約事實(shí)符合合同約定，扣罰金額未超出法律上限（如違約金過(guò)高可調(diào)整）；3.財(cái)務(wù)核算：從保證金賬戶扣除對(duì)應(yīng)金額，賬務(wù)處理為“沖減應(yīng)收/增加營(yíng)業(yè)外收入”；4.書面通知：業(yè)務(wù)部門向合作方出具《扣罰通知書》（說(shuō)明違約事實(shí)、扣罰依據(jù)、金額），法務(wù)審核措辭合規(guī)性。（三）爭(zhēng)議處理合作方對(duì)扣罰有異議的，業(yè)務(wù)部門牽頭協(xié)商溝通（法務(wù)提供法律支持）；協(xié)商不成的，可通過(guò)仲裁/訴訟解決，扣罰資金暫存至爭(zhēng)議解決。八、風(fēng)險(xiǎn)管控與監(jiān)督（一）風(fēng)險(xiǎn)類型及應(yīng)對(duì)金額不合理：合同談判階段，業(yè)務(wù)+法務(wù)+財(cái)務(wù)聯(lián)合評(píng)估（參考行業(yè)慣例、合同風(fēng)險(xiǎn)），避免“過(guò)高嚇退合作方、過(guò)低無(wú)法止損”；賬戶混亂：財(cái)務(wù)每月自查賬戶流水，審計(jì)每季度抽查，確保資金“?？顚Ｓ谩保煌诉€延遲：建立《超期退還臺(tái)賬》，責(zé)任部門每周跟蹤，逾期若干日的啟動(dòng)“紅黃綠燈”預(yù)警（如黃燈約談、紅燈上報(bào)總經(jīng)理）。（二）審計(jì)監(jiān)督審計(jì)部門每年至少開展1次專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查：保證金條款合法性（如是否違反《保障中小企業(yè)款項(xiàng)支付條例》）；資金流向合