企業(yè)股東會、董事會會議文件模板集在現(xiàn)代企業(yè)治理體系中，股東會與董事會作為核心決策機(jī)構(gòu)，其會議文件的規(guī)范性、完整性直接關(guān)乎決策效力與合規(guī)性。一套體系化的會議文件模板，既能保障會議流程有序推進(jìn)，也能為企業(yè)留存合法合規(guī)的決策依據(jù)。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，梳理股東會、董事會核心會議文件的模板框架與實(shí)操要點(diǎn)，助力企業(yè)提升治理文書的專業(yè)性與實(shí)用性。一、股東會會議文件模板（最高權(quán)力機(jī)構(gòu)決策文書）股東會作為公司最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，決議公司合并、分立、利潤分配、章程修訂等重大事項(xiàng)。其會議文件需清晰呈現(xiàn)決策依據(jù)、過程與結(jié)果，核心模板包括：（一）股東會會議通知：明確召集邏輯與參會要求會議通知是保障股東知情權(quán)的基礎(chǔ)文件，需體現(xiàn)召集合法性（如董事會召集需附?jīng)Q議）、信息充分性（議題、材料提前披露）。模板要素包括：召集主體：注明“由XX（董事會/監(jiān)事會/持股XX%股東）依據(jù)《公司法》第X條、章程第X條召集”；議題清單：逐項(xiàng)列明審議事項(xiàng)（如“審議《XX年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告》”），復(fù)雜議題可附簡要說明；材料提交：要求股東提案、意見反饋的截止時間與方式（如“XX月XX日前發(fā)送至郵箱XXX”）。示例：>關(guān)于召開XX公司202X年第一次股東會會議的通知>各位股東：>依據(jù)《中華人民共和國公司法》及本公司章程規(guī)定，現(xiàn)由公司董事會召集本次股東會會議，具體安排如下：>1.會議時間：202X年X月X日14:00-16:00（會期2小時）>3.參會人員：本公司全體股東（或股東代理人，代理人需攜帶經(jīng)公證的授權(quán)委托書）>4.會議議題：>（1）審議《XX公司202X年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告》；>（2）審議《XX公司202X年度利潤分配預(yù)案》（每10股派現(xiàn)X元，轉(zhuǎn)增X股）；>（3）審議董事?lián)Q屆選舉議案（候選人名單：XXX、XXX）。>5.注意事項(xiàng)：>（2）現(xiàn)場參會請攜帶有效身份證件、持股證明，線上參會需提前完成身份核驗(yàn)。（二）股東會會議議程：保障流程有序推進(jìn)議程需體現(xiàn)法定程序（如簽到、人數(shù)統(tǒng)計(jì)、議案審議順序），兼顧效率與合規(guī)。模板結(jié)構(gòu)：簽到階段：明確身份核驗(yàn)、持股憑證檢查的時間窗口；開場環(huán)節(jié)：主持人宣讀召集合法性、統(tǒng)計(jì)實(shí)到股東及表決權(quán)比例（需達(dá)到法定/章程要求）；議案審議：按“匯報(bào)-討論-表決”邏輯推進(jìn)，注明每個議案的匯報(bào)人、表決方式（記名投票/舉手）；簽署與散會：預(yù)留文件簽署時間，明確散會節(jié)點(diǎn)。示例：>XX公司202X年第一次股東會會議議程>1.簽到（13:30-14:00）：股東/代理人簽到，工作人員核驗(yàn)身份、持股證明；>2.開場（14:00-14:10）：主持人宣布會議開始，通報(bào)實(shí)到股東XX名（代表表決權(quán)XX%），符合召開條件；>3.議案一：《XX年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告》（14:10-14:40）>-匯報(bào)：財(cái)務(wù)總監(jiān)XXX匯報(bào)報(bào)告要點(diǎn)（營業(yè)收入、凈利潤、資產(chǎn)負(fù)債率等）；>-討論：股東提問（如“XX項(xiàng)目成本超支原因”）、匯報(bào)人答疑；>-表決：監(jiān)票人（監(jiān)事XXX）組織記名投票，統(tǒng)計(jì)結(jié)果（同意XX股、反對XX股、棄權(quán)XX股）；>4.議案二：《利潤分配預(yù)案》（14:40-15:10）（流程同議案一）；>5.議案三：董事?lián)Q屆選舉（15:10-15:40）；>6.簽署文件（15:40-16:00）：參會股東簽署會議記錄、決議；>7.散會（16:00）。（三）股東會會議議案：決策事項(xiàng)的核心載體議案需體現(xiàn)必要性（如“依據(jù)XX規(guī)定/公司發(fā)展需要”）、具體性（如利潤分配的具體方案、章程修訂的條款對比）。模板要素：議案標(biāo)題：明確審議事項(xiàng)（如“關(guān)于審議《XX年度利潤分配預(yù)案》的議案”）；議案背景：說明提案依據(jù)（法律、章程、股東會授權(quán)等）；議案內(nèi)容：量化表述決策事項(xiàng)（如“每10股派現(xiàn)X元，轉(zhuǎn)增X股”“修訂章程第X條為……”）；附件支撐：附財(cái)務(wù)報(bào)告、法律意見書等佐證材料；提交人：注明“董事會/監(jiān)事會/持股XX%股東”。示例：>關(guān)于審議《XX公司202X年度利潤分配預(yù)案》的議案>各位股東：>結(jié)合公司202X年度經(jīng)營成果（經(jīng)審計(jì)凈利潤XX元，累計(jì)未分配利潤XX元），依據(jù)《公司法》及章程關(guān)于利潤分配的規(guī)定，公司擬定本次利潤分配方案，具體如下：>1.分配基數(shù)：以公司截至202X年X月X日的總股本XX股為基數(shù)（股權(quán)登記日為X月X日）；>2.分配方式：向全體股東每10股派發(fā)現(xiàn)金紅利X元（含稅），共計(jì)派現(xiàn)XX元；同時以資本公積向全體股東每10股轉(zhuǎn)增X股，共計(jì)轉(zhuǎn)增XX股；>3.分配目的：兼顧股東回報(bào)與公司XX項(xiàng)目資金需求，剩余未分配利潤結(jié)轉(zhuǎn)下年。>附件：《XX公司202X年度審計(jì)報(bào)告》（摘要）>提交人：XX公司董事會>請各位股東審議并表決。（四）股東會會議記錄/決議/紀(jì)要：決策的最終固化會議記錄：需全程留痕，包括參會情況、議案審議細(xì)節(jié)（股東發(fā)言、爭議點(diǎn)、表決結(jié)果）、臨時動議等，為決議提供事實(shí)依據(jù)；股東會決議：需形式合規(guī)，明確每個議案的表決結(jié)果（同意票數(shù)及比例），由全體股東/代理人簽字、公司蓋章，是工商備案、對外證明的核心文件；會議紀(jì)要：需精煉重點(diǎn)，突出決議事項(xiàng)、關(guān)鍵討論（如爭議點(diǎn)共識）、行動安排（責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)），便于內(nèi)部執(zhí)行。決議示例：>XX公司202X年第一次股東會決議>會議時間：202X年X月X日>會議地點(diǎn)：XX會議室>召集人：XX董事會>主持人：XXX（董事長）>應(yīng)到股東XX名，實(shí)到XX名（代表表決權(quán)XX%），符合法定及章程規(guī)定。>一、關(guān)于《XX年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告》的決議>經(jīng)審議，同意票XX股（占出席表決權(quán)XX%）、反對票XX股（占XX%）、棄權(quán)票XX股（占XX%），決議通過：審議通過《XX公司202X年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告》。>二、關(guān)于《利潤分配預(yù)案》的決議>（表決結(jié)果同上），決議通過：同意每10股派現(xiàn)X元、轉(zhuǎn)增X股的利潤分配方案，由董事會于X月X日前實(shí)施。>（股東簽字/蓋章）>股東A（簽字）：XXX>股東B（蓋章）：XX投資有限公司>日期：202X年X月X日>（公司蓋章）二、董事會會議文件模板（經(jīng)營管理決策文書）董事會作為執(zhí)行機(jī)構(gòu)，決定公司戰(zhàn)略、高管聘任、預(yù)算審批等事項(xiàng)，其文件需體現(xiàn)專業(yè)性（經(jīng)營分析、風(fēng)險(xiǎn)評估）與執(zhí)行力（行動安排）。核心模板與股東會邏輯一致，但需適配董事會的決策定位：（一）董事會會議通知：聚焦經(jīng)營管理議題通知需體現(xiàn)董事履職要求（如提前送達(dá)材料、線上參會調(diào)試），議題更偏向戰(zhàn)略、運(yùn)營（如“審議XX年度預(yù)算”“聘任總經(jīng)理”）。模板要素：召集主體：注明“由董事長XXX依據(jù)《公司法》第X條、章程第X條召集”；參會人員：全體董事（需過半數(shù)出席）、監(jiān)事列席（無表決權(quán)）；議題深度：復(fù)雜議題可附背景材料（如“XX戰(zhàn)略規(guī)劃含市場調(diào)研、財(cái)務(wù)測算”）。示例：>關(guān)于召開XX公司202X年第一次董事會會議的通知>各位董事：>依據(jù)《公司法》及本公司章程規(guī)定，現(xiàn)由董事長XXX召集本次董事會會議，具體安排如下：>1.會議時間：202X年X月X日9:00-11:00>2.會議地點(diǎn)：XX公司XX層會議室（線上參會請?zhí)崆?日聯(lián)系董事會秘書獲取會議號XXX）>3.參會人員：全體董事（XXX、XXX、XXX），監(jiān)事XXX列席；>4.會議議題：>（1）審議《XX公司202X-202X年戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃》（含市場布局、營收目標(biāo)）；>（2）審議《XX公司202X年度全面預(yù)算方案》（營收XX元、費(fèi)用XX元）；>（3）審議聘任XXX為公司總經(jīng)理的議案（附簡歷、薪酬方案）。>5.注意事項(xiàng)：>（2）參會董事請攜帶履職材料（如戰(zhàn)略規(guī)劃的修改建議）。（二）董事會會議議案：經(jīng)營決策的專業(yè)論證議案需體現(xiàn)商業(yè)邏輯（如戰(zhàn)略的市場依據(jù)、預(yù)算的合理性），模板要素：議案背景：關(guān)聯(lián)股東會決議、行業(yè)趨勢（如“響應(yīng)股東會‘?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型’要求，結(jié)合行業(yè)增速XX%”）；議案內(nèi)容：量化目標(biāo)（如“202X年?duì)I收XX元，毛利率XX%”）、實(shí)施路徑（如“XX業(yè)務(wù)投入XX元，分X階段推進(jìn)”）；附件支撐：附市場調(diào)研報(bào)告、財(cái)務(wù)測算表、法律意見書（如高管聘任的合規(guī)性）。示例：>關(guān)于審議《XX公司202X-202X年戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃》的議案>各位董事：>為落實(shí)股東會“聚焦XX領(lǐng)域”的戰(zhàn)略要求，結(jié)合行業(yè)調(diào)研（XX領(lǐng)域年增速XX%，公司現(xiàn)有份額XX%），公司擬定未來三年戰(zhàn)略規(guī)劃，具體如下：>1.戰(zhàn)略定位：成為XX領(lǐng)域的“技術(shù)+服務(wù)”雙驅(qū)動企業(yè)；>2.業(yè)務(wù)布局：>-鞏固現(xiàn)有XX業(yè)務(wù)：202X年?duì)I收占比保持XX%，毛利率提升至XX%；>-拓展XX新業(yè)務(wù)：202X年投入XX元，實(shí)現(xiàn)營收XX元；>-培育XX創(chuàng)新業(yè)務(wù)：202X年完成試點(diǎn)，202X年商業(yè)化。>3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：設(shè)立XX萬元風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備金，組建合規(guī)委員會。>附件：《XX領(lǐng)域市場調(diào)研分析報(bào)告》《XX業(yè)務(wù)可行性研究報(bào)告》>提交人：總經(jīng)理XXX>請各位董事審議并表決。（三）董事會會議記錄/決議/紀(jì)要：經(jīng)營決策的執(zhí)行保障會議記錄：需專業(yè)留痕，包括董事對經(jīng)營數(shù)據(jù)的質(zhì)疑（如“XX費(fèi)用增長XX%的合理性”）、戰(zhàn)略落地的細(xì)節(jié)討論（如“XX業(yè)務(wù)的團(tuán)隊(duì)組建時間”）；董事會決議：需過半數(shù)通過（《公司法》規(guī)定），明確決策的執(zhí)行主體與時間（如“由總經(jīng)理XXX于X月X日前提交細(xì)化方案”）；會議紀(jì)要：需行動導(dǎo)向，突出決議的執(zhí)行步驟（如“戰(zhàn)略規(guī)劃小組X月X日前完成資源配置方案”）。決議示例：>XX公司202X年第一次董事會決議>會議時間：202X年X月X日>會議地點(diǎn)：XX會議室>召集人：董事長XXX>主持人：XXX>應(yīng)到董事XX人，實(shí)到XX人（過半數(shù)），符合法定人數(shù)。>一、關(guān)于《XX公司202X-202X年戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃》的決議>經(jīng)審議，同意票XX票、反對票XX票、棄權(quán)票XX票，決議通過：>1.審議通過《XX公司202X-202X年戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃》，自本決議作出之日起實(shí)施；>2.由總經(jīng)理XXX牽頭，于202X年X月X日前完成規(guī)劃的細(xì)化實(shí)施方案（含資源配置、績效考核）。>二、關(guān)于聘任XXX為公司總經(jīng)理的決議>（表決結(jié)果同上），決議通過：聘任XXX為公司總經(jīng)理，任期XX年，薪酬按公司章程執(zhí)行（年薪XX元+績效獎金）。>（董事簽字）>董事XXX（簽字）：XXX>董事XXX（簽字）：XXX>日期：202X年X月X日>（公司蓋章）三、會議文件通用注意事項(xiàng)（合規(guī)與實(shí)操要點(diǎn)）（一）合規(guī)性底線：錨定法律與章程程序合規(guī)：股東會通知需提前15日（或章程約定時間）送達(dá)，董事會需過半數(shù)董事出席；內(nèi)容合規(guī)：決議事項(xiàng)不得違反《公司法》（如股東不得抽逃出資）、不得與章程沖突（如利潤分配比例需符合章程約定）。（二）表述精準(zhǔn)性：避免歧義與模糊數(shù)字與術(shù)語：明確“凈利潤”“歸屬于母公司凈利潤”的區(qū)別，量化表述（如“提高薪酬XX%”而非“適當(dāng)提高”）；決策表述：決議需明確“審議通過”“否決”“暫緩審議”，避免“原則同意”等模糊表述。（三）存檔與保密：保障可追溯與安全性存檔管理：會議文件需存檔至少10年（參考《企業(yè)檔案管理規(guī)定》），紙質(zhì)版與電子版同步留存（電子版采用PDF加密、區(qū)塊鏈存證）；保密要求：涉及商業(yè)秘密的文件（如戰(zhàn)略規(guī)劃），需明確“自生成之日起XX年內(nèi)保密”，參會人員簽署《保密協(xié)議》。（四）版本管理：適配動態(tài)調(diào)整修訂記錄：文件修訂需標(biāo)注版本號（如V1.0