公司采購審批流程規(guī)范手冊前言為規(guī)范公司采購行為，強化審批過程全流程控制，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高采購效率與資金使用效益，防范采購風(fēng)險，依據(jù)《_________采購法》《公司內(nèi)部控制管理制度》及相關(guān)管理規(guī)定，特制定本手冊。本手冊旨在為公司各部門采購活動提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，保證采購過程合規(guī)、透明、高效。一、適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用范圍本手冊適用于公司各部門所有采購活動，包括但不限于：辦公用品采購、生產(chǎn)設(shè)備采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維護）、工程類采購等。例外情形：單次采購金額低于500元（含）的零星急采事項，可簡化流程，但需在部門備案。（二）核心目標(biāo)流程規(guī)范化：統(tǒng)一采購審批標(biāo)準(zhǔn)與步驟，避免操作隨意性；控制強化：通過分級審批、多環(huán)節(jié)復(fù)核，防范采購風(fēng)險（如超預(yù)算、質(zhì)次價高）；責(zé)任明確化：清晰界定各參與方職責(zé)，保證問題可追溯；效率最優(yōu)化：在合規(guī)前提下，縮短審批周期，保障采購需求及時滿足。二、采購審批全流程操作細則（一）需求確認與申請發(fā)起操作主體：需求部門負責(zé)人/申請人操作說明：需求部門根據(jù)工作計劃或?qū)嶋H需求，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及到貨時間等關(guān)鍵信息；申請人填寫《公司采購申請單》（模板見第三章），附《采購需求說明》（需詳細闡述采購必要性、技術(shù)參數(shù)等）及部門負責(zé)人簽字的《部門需求確認單》；需求部門負責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進行審核，確認無誤后提交至采購管理部門。所需材料：《采購申請單》《采購需求說明》《部門需求確認單》輸出結(jié)果：完整的采購申請材料包（含電子版與紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需簽字蓋章）（二）采購計劃與預(yù)算核對操作主體：采購管理部門、財務(wù)部操作說明：采購管理部門收到申請材料后，1個工作日內(nèi)完成材料完整性核查，重點檢查“需求描述是否清晰、預(yù)估價格是否合理、是否附必要附件”；采購管理部門將申請材料同步至財務(wù)部，財務(wù)部在2個工作日內(nèi)核對采購預(yù)算：若在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，且金額符合審批權(quán)限劃分標(biāo)準(zhǔn)（見下表），則標(biāo)注“預(yù)算合規(guī)”，進入下一環(huán)節(jié)；若超預(yù)算，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，說明調(diào)整原因，經(jīng)分管副總審批后方可繼續(xù)流程。采購金額（元）審批權(quán)限＜5,000需求部門負責(zé)人5,000-20,000采購管理部門負責(zé)人20,000-50,000分管副總≥50,000總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會所需材料：《采購申請單》、部門年度預(yù)算明細表輸出結(jié)果：預(yù)算核對意見（合規(guī)/需調(diào)整調(diào)整后的預(yù)算申請）（三）采購方式確定與供應(yīng)商比選操作主體：采購管理部門、需求部門、監(jiān)督部門（如審計部）操作說明：采購管理部門根據(jù)采購金額與物品/服務(wù)特性，確定采購方式：詢價采購：適用于金額5,000-20,000元（含）的標(biāo)準(zhǔn)物品（如辦公用品、低值易耗品），需向不少于3家合格供應(yīng)商詢價，填寫《詢價記錄表》；競爭性談判：適用于金額20,000-50,000元（含）或技術(shù)復(fù)雜的非標(biāo)物品，組織不少于3家供應(yīng)商談判，形成《談判紀(jì)要》；公開招標(biāo)：適用于金額≥50,000元的采購項目，按《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定流程執(zhí)行，需發(fā)布招標(biāo)公告、開標(biāo)、評標(biāo)，形成《評標(biāo)報告》。供應(yīng)商篩選原則：優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇，新供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)表》（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、業(yè)績證明等），由采購管理部門聯(lián)合需求部門、監(jiān)督部門進行資質(zhì)審核。比選結(jié)果需在部門內(nèi)部公示（公示期1個工作日），無異議后形成《采購比選報告》。所需材料：《采購申請單》《合格供應(yīng)商名錄》《供應(yīng)商資質(zhì)表》《詢價記錄表/談判紀(jì)要/評標(biāo)報告》輸出結(jié)果：《采購比選報告》（含供應(yīng)商推薦意見）（四）合同擬定與法務(wù)審核操作主體：采購管理部門、法務(wù)部操作說明：采購管理部門根據(jù)比選結(jié)果與選定供應(yīng)商洽談合同條款，合同內(nèi)容需包括：標(biāo)的物名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、單價及總價、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間與地點、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心要素；法務(wù)部在3個工作日內(nèi)對合同條款進行合規(guī)性審核，重點審查“權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確、是否符合法律法規(guī)要求”，出具《法務(wù)審核意見書》；審核通過后，合同由采購管理部門負責(zé)人、分管副總簽字蓋章（若金額≥50,000元，需總經(jīng)理簽字蓋章）。所需材料：《采購比選報告》、合同草案、《法務(wù)審核意見書》輸出結(jié)果：已審批的采購合同（一式三份，采購部、財務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份）（五）訂單下達與執(zhí)行跟蹤操作主體：采購管理部門、需求部門操作說明：采購管理部門根據(jù)審批通過的合同，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確交付時間、地點及要求；供應(yīng)商發(fā)貨后，采購管理部門及時跟蹤物流信息，保證按期交付；需求部門收到貨物/服務(wù)后，組織驗收小組（至少2人，含需求部門人員、使用人員）進行驗收，填寫《采購驗收單》，驗收內(nèi)容需包括：數(shù)量核對、質(zhì)量檢測、規(guī)格型號確認等，驗收合格后三方簽字確認（需求部門、采購管理部門、供應(yīng)商）；若驗收不合格，需求部門需在2個工作日內(nèi)書面反饋至采購管理部門，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、索賠等事宜。所需材料：《采購訂單》《物流跟蹤記錄》《采購驗收單》輸出結(jié)果：驗收合格的《采購驗收單》及不合格處理記錄（六）付款審批與財務(wù)結(jié)算操作主體：采購管理部門、財務(wù)部、審批負責(zé)人操作說明：采購管理部門憑《采購合同》《采購驗收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（或合規(guī)票據(jù)）提交付款申請，填寫《付款審批單》，注明付款金額、賬戶信息、付款事由；財務(wù)部審核票據(jù)與合同、驗收單的一致性，確認無誤后按審批權(quán)限報批：5,000元以下：需求部門負責(zé)人審批；5,000-20,000元：采購管理部門負責(zé)人審批；20,000-50,000元：分管副總審批；≥50,000元：總經(jīng)理審批。審批通過后，財務(wù)部在5個工作日內(nèi)完成付款，并將付款憑證同步至采購管理部門歸檔。所需材料：《付款審批單》《采購合同》《采購驗收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（或合規(guī)票據(jù)）輸出結(jié)果：付款憑證及付款完成記錄（七）檔案歸檔與流程復(fù)盤操作主體：采購管理部門、檔案管理部門操作說明：采購管理部門負責(zé)將采購全流程材料（申請單、預(yù)算表、比選報告、合同、驗收單、付款憑證等）整理成冊，按“一事一檔”原則歸檔，保存期限不少于5年；每季度末，采購管理部門組織需求部門、財務(wù)部召開采購復(fù)盤會，分析流程中存在的問題（如審批超時、驗收爭議等），提出優(yōu)化建議，持續(xù)改進審批效率。所需材料：采購全流程紙質(zhì)/電子檔案、《采購復(fù)盤會議紀(jì)要》輸出結(jié)果：規(guī)范化的采購檔案及流程優(yōu)化方案三、關(guān)鍵控制要點與風(fēng)險提示（一）分級審批與權(quán)限管控嚴(yán)格執(zhí)行“先審批、后采購”原則，嚴(yán)禁越權(quán)審批或化整為零規(guī)避審批；審批負責(zé)人需對審批內(nèi)容的真實性、合規(guī)性負責(zé)，不得隨意簽字或推諉。（二）預(yù)算控制與成本管理無預(yù)算或超預(yù)算的采購項目，一律不得啟動，除非完成正式預(yù)算調(diào)整流程；采購過程中需優(yōu)先選擇性價比高的供應(yīng)商，避免“只選貴的不選對的”。（三）供應(yīng)商管理與風(fēng)險防范定期對《合格供應(yīng)商名錄》進行更新（每年至少1次），淘汰不合格供應(yīng)商（如交付延遲、質(zhì)量不達標(biāo)）；禁止與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的供應(yīng)商進行非公平交易，利益沖突需主動申報。（四）材料完整性與時限管理各環(huán)節(jié)需提交的材料必須完整、真實，禁止偽造或遺漏關(guān)鍵信息；明確各環(huán)節(jié)辦理時限（如預(yù)算核對2個工作日、法務(wù)審核3個工作日），超時需說明原因并記錄在案。（五）廉潔自律與保密要求參與采購審批人員需遵守廉潔從業(yè)規(guī)定，不得收受供應(yīng)商禮品、回扣或謀取私利；采購過程中的商業(yè)秘密（如供應(yīng)商報價、技術(shù)參數(shù)）需嚴(yán)格保密，不得泄露。四、模板表格表4-1公司采購申請單申請部門申請日期采購編號申請人聯(lián)系方式需求日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位用途說明附件清單□《采購需求說明》□《部門需求確認單》□其他：__________需求部門負責(zé)人意見簽字：__________日期：__________采購管理部門意見簽字：__________日期：__________財務(wù)部預(yù)算意見簽字：__________日期：__________分管副總意見簽字：__________日期：__________（≥20,000元適用）總經(jīng)理意見簽字：__________日期：__________（≥50,000元適用）表4-2采購審批記錄表采購編號采購物品/服務(wù)名稱供應(yīng)商名稱采購金額（元）審批環(huán)節(jié)審批人職務(wù)審批意見需求部門審核*某部門負責(zé)人采購管理部門審核*某采購經(jīng)理財務(wù)部預(yù)算審核*某財務(wù)主管分管副總審批*某分管副總總經(jīng)理審批*某總經(jīng)理備注表4-3采購執(zhí)行跟蹤表采購編號合同編號供應(yīng)商名稱訂單下達日期預(yù)計交付日期實際交付日期驗收結(jié)果驗收人驗收日期異常情況處理□合格□不合格某、某付款申請日期實際