銷售合同審核與簽訂流程規(guī)范模板合同風險控制工具前言為規(guī)范企業(yè)銷售合同管理，防范合同簽訂及履行過程中的法律風險、財務(wù)風險與商業(yè)風險，保證合同條款的合規(guī)性與可執(zhí)行性，提高合同處理效率，特制定本工具。本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及相關(guān)管理人員，旨在通過標準化流程與關(guān)鍵節(jié)點控制，實現(xiàn)合同全生命周期管理的規(guī)范化、風險可控化。一、本工具的應(yīng)用場景與核心價值（一）應(yīng)用場景本工具適用于企業(yè)各類銷售合同的審核、談判、簽訂及歸檔管理，具體包括但不限于：常規(guī)商品銷售合同：如原材料、產(chǎn)成品、設(shè)備等買賣合同；定制化服務(wù)合同：如技術(shù)支持、定制開發(fā)、售后維護等服務(wù)類合同；長期合作協(xié)議：如年度框架協(xié)議、戰(zhàn)略采購/銷售協(xié)議等；特殊形式銷售合同：如分期付款銷售、試用銷售、跨境銷售等合同。（二）核心價值風險前置：通過多部門協(xié)同審核，提前識別合同條款中的法律漏洞、履約障礙及財務(wù)風險點；流程規(guī)范：明確各環(huán)節(jié)職責分工與操作標準，避免因流程混亂導(dǎo)致的合同爭議；效率提升：標準化模板與審核清單減少重復(fù)溝通，縮短合同處理周期；責任追溯：完整的流程記錄與歸檔管理，為后續(xù)合同履行、糾紛處理提供依據(jù)。二、銷售合同審核與簽訂全流程操作指南（一）階段一：合同準備與初步擬定目標：明確合同需求，形成符合業(yè)務(wù)需求的合同草案。步驟操作說明責任部門/人輸出成果1.1業(yè)務(wù)需求確認銷售人員與客戶充分溝通，明確合同標的、數(shù)量、價格、交付時間、付款方式、質(zhì)量標準等核心條款，填寫《合同需求申請表》銷售部（銷售經(jīng)理*）《合同需求申請表》1.2客戶資質(zhì)核查銷售人員核查客戶營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（若簽約人非法定代表人）、相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)（如特殊行業(yè)許可證等），保證客戶主體資格合法有效銷售部（銷售專員*）客戶資質(zhì)文件復(fù)印件（加蓋公章）1.3合同草案擬定1.使用企業(yè)標準合同模板（如無模板，由法務(wù)部提供基礎(chǔ)框架）；2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫核心條款，保證與《合同需求申請表》一致；3.明確違約責任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)等法律條款銷售部（銷售經(jīng)理）/法務(wù)部（法務(wù)專員）《合同（草案）》（二）階段二：多部門協(xié)同審核目標：通過業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)專業(yè)審核，識別并控制合同風險。1.業(yè)務(wù)部門初審（合規(guī)性與業(yè)務(wù)一致性審核）審核要點：（1）合同標的、數(shù)量、規(guī)格、交付時間、地點是否與訂單、客戶需求一致；（2）價格政策是否符合企業(yè)定價標準，折扣、返利等是否經(jīng)審批；（3）客戶特殊需求（如定制化要求、附加服務(wù)）是否具備履約能力；（4）客戶信用狀況（如歷史回款記錄、當前欠款情況）是否符合合作條件。輸出：業(yè)務(wù)審核意見，在《合同審核表》中填寫“審核通過”“需修改”或“駁回”，并說明理由。責任人：銷售部（銷售經(jīng)理*）2.法務(wù)部門復(fù)審（法律風險審核）審核要點：（1）合同主體、簽約人資格是否合法有效（如核對營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）；（2）條款內(nèi)容是否違反法律、行政法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如格式條款是否公平、是否存在“霸王條款”）；（3）權(quán)利義務(wù)是否明確：如標的物所有權(quán)轉(zhuǎn)移風險、質(zhì)量異議期、違約責任是否具體（違約金計算方式、損失賠償范圍等）；（4）爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄法院是否明確且有利；（5）知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力等特殊條款是否完備。輸出：法務(wù)審核意見，對存在風險的條款提出修改建議，在《合同審核表》中簽字確認。責任人：法務(wù)部（法務(wù)專員*）3.財務(wù)部門終審（財務(wù)風險審核）審核要點：（1）付款方式、賬期、利率（如涉及）是否符合企業(yè)財務(wù)政策；（2）價格構(gòu)成是否合理（如成本、稅費計算是否準確）；（3）客戶信用額度是否超限，是否存在壞賬風險；（4）發(fā)票開具類型、時間、金額是否與合同約定一致；（5）保證金、質(zhì)保金等條款是否符合財務(wù)管理制度。輸出：財務(wù)審核意見，在《合同審核表》中簽字確認，對財務(wù)風險點提出控制建議。責任人：財務(wù)部（財務(wù)經(jīng)理*）4.管理層審批（重大/特殊合同審核）審批標準：（1）單筆合同金額超過[企業(yè)設(shè)定金額，如50萬元]；（2）涉及重大合作（如年度框架協(xié)議、戰(zhàn)略客戶合作）；（3）存在特殊條款（如跨境銷售、獨家代理、知識產(chǎn)權(quán)許可等）。輸出：管理層審批意見，在《合同審批單》中簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”。責任人：總經(jīng)理/銷售總監(jiān)*（三）階段三：合同談判與修訂目標：根據(jù)審核意見與客戶溝通，達成雙方認可的最終合同文本。步驟操作說明責任部門/人注意事項3.1整理修改意見銷售部匯總法務(wù)、財務(wù)、管理層的審核意見，形成《合同修訂清單》銷售部（銷售經(jīng)理*）明確標注每一條修改意見的依據(jù)（如“法務(wù)審核意見第3條”“財務(wù)審核意見第2條”）3.2客戶溝通談判銷售人員與客戶就《合同修訂清單》逐條溝通，爭取客戶對修改條款的認可；如客戶拒絕修改，需評估風險并上報管理層決策銷售部（銷售經(jīng)理）/法務(wù)部（法務(wù)專員）重大條款修改（如違約責任、付款方式）需法務(wù)參與談判，保證修改內(nèi)容合法合規(guī)3.3形成最終合同根據(jù)談判結(jié)果修訂合同文本，保證所有審核意見已妥善處理，形成《合同（最終版）》銷售部（銷售經(jīng)理）/法務(wù)部（法務(wù)專員）最終合同文本需經(jīng)銷售、法務(wù)雙重復(fù)核，保證與談判結(jié)果一致（四）階段四：合同簽訂與用印管理目標：規(guī)范合同簽訂流程，保證合同簽署的合法性與安全性。步驟操作說明責任部門/人輸出成果4.1用印申請銷售部填寫《合同用印申請表》，附《合同（最終版）》《合同審核表》《合同審批單》等材料，按企業(yè)權(quán)限流程提交審批銷售部（銷售專員*）《合同用印申請表》及附件4.2用印審核行政部/法務(wù)部審核用印材料是否齊全、審批流程是否完整；重點核對合同文本與審批版本是否一致行政部（行政主管）/法務(wù)部（法務(wù)專員）用印審批意見4.3合同簽署1.紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章/合同章（騎縫章）；2.電子合同：通過企業(yè)指定的電子簽約平臺簽署，保證簽約主體身份真實、合同內(nèi)容不可篡改銷售部（銷售經(jīng)理）/行政部（行政專員）簽署完成的合同正本（至少一式兩份，企業(yè)與客戶各執(zhí)一份）（五）階段五：合同歸檔與執(zhí)行跟蹤目標：保證合同安全存儲，并為后續(xù)履約、回款、糾紛處理提供依據(jù)。步驟操作說明責任部門/人歸檔要求5.1合同登記行政部對簽訂完成的合同進行統(tǒng)一登記，錄入《合同臺賬》，記錄合同編號、簽訂日期、客戶名稱、合同金額、履行期限、歸檔編號等信息行政部（檔案管理員*）《合同臺賬》（電子+紙質(zhì)）5.2資料歸檔將合同正本、審核表、審批單、客戶資質(zhì)文件、談判記錄等資料整理成冊，移交檔案室保管行政部（檔案管理員*）按合同編號順序歸檔，每份合同資料需完整、清晰，保存期限不少于[企業(yè)設(shè)定年限，如10年]5.3履約跟蹤銷售部按合同約定跟蹤履行情況（如交付、驗收、回款），及時向財務(wù)、法務(wù)部門反饋履約異常情況銷售部（銷售經(jīng)理*）建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點完成情況及異常處理結(jié)果三、配套工具：合同審核關(guān)鍵節(jié)點表與簽訂清單（一）合同審核表（模板）合同編號合同名稱客戶名稱銷售部門銷售經(jīng)理審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核日期審核意見（可勾選或填寫）業(yè)務(wù)初審銷售部□通過□需修改：_________□駁回：_________法務(wù)復(fù)審法務(wù)部□通過□需修改：_________□駁回：_________財務(wù)終審財務(wù)部□通過□需修改：_________□駁回：_________管理層審批總經(jīng)理/銷售總監(jiān)□同意□修改后同意□不同意：_________備注：審核意見需具體說明修改理由及條款位置，審核人需簽字確認。（二）合同簽訂清單（模板）合同編號合同名稱簽訂日期簽訂地點客戶方簽約人客戶方聯(lián)系電話企業(yè)方信息簽約人職務(wù)法定代表人/授權(quán)代表授權(quán)委托書編號（若有）簽字：蓋章：騎縫章：合同份數(shù)分配情況歸檔編號正本_份，副本_份企業(yè)存_份，客戶執(zhí)_份備注（如特殊約定、補充條款等）四、風險控制要點與常見問題規(guī)避（一）客戶資質(zhì)風險風險點：與無經(jīng)營資質(zhì)、超越經(jīng)營范圍或信用不良的客戶簽訂合同，導(dǎo)致合同無效或無法收回貨款。規(guī)避措施：新客戶首次合作前，必須核查營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證（三證合一后為營業(yè)執(zhí)照）、相關(guān)行業(yè)許可證原件，留存復(fù)印件加蓋公章；定期更新客戶信用檔案，對存在逾期回款、涉訴記錄的客戶，暫停合作或要求提供擔保；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），需核查客戶的生產(chǎn)/經(jīng)營許可證及產(chǎn)品合格證明。（二）合同條款風險風險點：條款模糊（如“驗收合格后付款”“質(zhì)量異議期內(nèi)提出”）、違約責任不對等、爭議解決方式不明確等，導(dǎo)致履約爭議或維權(quán)困難。規(guī)避措施：使用企業(yè)標準合同模板，核心條款（如標的、數(shù)量、價格、交付、驗收、付款、違約責任）必須明確、具體，避免歧義；違約責任需區(qū)分不同情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格、逾期付款），明確違約金計算方式（如按日萬分之五）或損失賠償范圍；爭議解決優(yōu)先約定企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院，或選擇有利于企業(yè)的仲裁機構(gòu)（如中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會）。（三）用印與簽署風險風險點：未經(jīng)審批用印、用印文本與審批版本不一致、非法定代表人簽署但無授權(quán)委托書等，導(dǎo)致合同效力瑕疵。規(guī)避措施：嚴格執(zhí)行“先審批、后用印”原則，用印時需核對《合同用印申請表》及審批材料，保證合同文本與審批版本完全一致；授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限，并由法定代表人簽字蓋章，避免超范圍授權(quán)；電子合同需通過第三方存證平臺（如法大大、e簽寶）簽署，保證簽約過程及結(jié)果可追溯、不可篡改。（四）履約跟蹤風險風險點：合同簽訂后未跟蹤履行情況，導(dǎo)致客戶逾期收貨、逾期付款或質(zhì)量異議未及時處理，擴大企業(yè)損失。規(guī)避措施：建立《合同履行跟蹤表》，明確交付、驗收、回款等關(guān)鍵節(jié)點的時間及責任人，定