采購流程標準化操作手冊及表單模板一、適用范圍與應用場景本手冊適用于企業(yè)各部門在日常運營中發(fā)生的各類采購活動，包括但不限于辦公用品采購、生產(chǎn)物料采購、服務外包采購（如保潔、維修）、固定資產(chǎn)采購等場景。無論是常規(guī)月度采購還是臨時緊急采購，均可通過本手冊規(guī)范操作流程，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，同時為新員工提供標準化操作指引，為跨部門協(xié)作提供統(tǒng)一依據(jù)。二、標準化操作流程詳解（一）采購需求提報與初審操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細注明采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預估單價、預算總金額、用途說明、期望交付時間及緊急程度（一般/緊急）。需求部門負責人對需求的合理性（是否符合部門工作計劃）、必要性（是否為必需采購）及預算準確性（是否在部門年度預算范圍內(nèi)）進行初審，簽署意見并加蓋部門公章。初審通過后，將《采購需求申請表》提交至采購部門。責任人：需求部門申請人（*經(jīng)辦人）、需求部門負責人。關鍵節(jié)點：需求描述需具體明確（如“A4紙”需注明“70g白色，500張/包”），避免“一批”“若干”等模糊表述；緊急采購需在“緊急程度”欄勾選并說明原因（如“生產(chǎn)急需，需3日內(nèi)交付”）。輸出表單：《采購需求申請表》（詳見模板一）。（二）采購需求審批與立項操作內(nèi)容：采購部門收到《采購需求申請表》后，核對需求內(nèi)容與初審意見，確認采購類型（日常辦公類、生產(chǎn)物料類、服務類等）及金額，根據(jù)公司《采購審批權限表》確定審批流程。按流程逐級提交審批：日常辦公類（金額≤5000元）：需求部門負責人→采購部門負責人→財務部備案；生產(chǎn)物料類（金額≤20000元）：需求部門負責人→采購部門負責人→生產(chǎn)部負責人→財務部審核；服務類/固定資產(chǎn)類（金額≥5000元）：需求部門負責人→采購部門負責人→分管領導→總經(jīng)理審批。審批通過后，采購部門向需求部門反饋《立項通知書》，明確采購項目編號、負責人及啟動時間；審批駁回的，需書面說明原因并退回需求部門調(diào)整。責任人：采購部門專員、各審批環(huán)節(jié)負責人。關鍵節(jié)點：審批流程不得越級或遺漏，審批需在2個工作日內(nèi)完成（緊急采購需1個工作日內(nèi)完成）。輸出表單：《采購審批單》（詳見模板二）、《立項通知書》。（三）供應商尋源與評估操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)采購需求類型，通過以下方式尋源：公開招標：金額≥50000元的采購項目，在公司官網(wǎng)或指定平臺發(fā)布招標公告；詢價采購：金額＜50000元且規(guī)格標準化的物品，向不少于3家合格供應商發(fā)出《詢價單》，要求在2個工作日內(nèi)提供報價單；單一來源采購：僅有一家供應商可提供（如專利產(chǎn)品），需經(jīng)總經(jīng)理審批后直接聯(lián)系。對參與報價的供應商進行資質(zhì)審核：核查營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）、過往合作業(yè)績（如有）及信用記錄，排除存在違規(guī)經(jīng)營或重大投訴的供應商。組織評估小組（由采購部門、需求部門、財務部組成），根據(jù)“資質(zhì)合規(guī)性（30%）、報價合理性（30%）、供貨能力（25%）、服務質(zhì)量（15%）”維度打分，評分≥80分的供應商進入《合格供應商名錄》。責任人：采購專員、評估小組成員。關鍵節(jié)點：詢價需留存供應商報價單原件，評估過程需形成書面記錄，避免主觀判斷。輸出表單：《供應商詢價記錄表》（詳見模板三）、《供應商評估表》（詳見模板四）、《合格供應商名錄》。（四）采購訂單與確認操作內(nèi)容：采購部門從《合格供應商名錄》中選擇綜合評分最高的供應商，根據(jù)需求內(nèi)容及報價結果，擬定《采購訂單》，明確以下信息：采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、總金額；交付時間、地點及方式（如“送貨至公司倉庫，運費由供應商承擔”）；質(zhì)量標準（如“符合國家GB/T18776-2008標準”）、驗收要求及違約責任（如“逾期交付每日扣貨款1%”）。將《采購訂單》發(fā)送至供應商確認，雙方簽字蓋章后生效（訂單一式三份：采購部門、供應商、財務部各留存一份）。訂單變更需書面通知供應商，經(jīng)雙方確認后重新簽署訂單，重大變更（如數(shù)量增減≥20%、金額調(diào)整≥10%）需重新履行審批流程。責任人：采購專員、供應商對接人。關鍵節(jié)點：訂單信息需與《采購需求申請表》及審批結果一致，避免“口頭變更”或“私下修改”。輸出表單：《采購訂單》（詳見模板五）。（五）貨物/服務交付與驗收操作內(nèi)容：供應商按訂單約定時間交付貨物/提供服務，采購部門提前通知需求部門準備驗收。貨物驗收：需求部門與采購部門共同到場，核對貨物數(shù)量、規(guī)格型號是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好，必要時進行抽樣檢測（如送第三方機構檢驗）；驗收合格后簽署《貨物驗收單》，不合格則當場拒收并書面通知供應商3日內(nèi)整改，整改后復驗仍不合格的，終止合作并要求賠償。服務驗收：服務完成后，需求部門根據(jù)服務標準（如“保潔服務需地面無污漬、玻璃無手印”）進行驗收，填寫《服務驗收報告》，注明服務時間、范圍及質(zhì)量評價，雙方簽字確認。責任人：需求部門驗收人（*經(jīng)辦人）、采購專員、供應商。關鍵節(jié)點：驗收需在貨物交付后24小時內(nèi)完成（緊急采購需即時完成），驗收單需詳細記錄驗收情況并留存影像資料（如貨物包裝、服務現(xiàn)場照片）。輸出表單：《貨物驗收單》（詳見模板六）、《服務驗收報告》（詳見模板七）。（六）付款結算與檔案歸檔操作內(nèi)容：采購部門收到《貨物驗收單》或《服務驗收報告》后，核對訂單、驗收單、發(fā)票（如需）等憑證信息一致，填寫《付款申請單》，附供應商收款賬戶信息（開戶名、開戶行、賬號）。財務部門審核《付款申請單》及附件，確認無誤后按公司財務制度安排付款（付款周期一般為驗收合格后15個工作日內(nèi)）。采購部門將本次采購全流程文件（采購需求申請表、審批單、供應商評估表、訂單、驗收單、付款申請單等）整理成冊，標注采購項目編號，提交檔案管理部門歸檔，保存期限不少于3年。責任人：采購專員、財務審核人、檔案管理員。關鍵節(jié)點：付款前需核對供應商賬戶信息與訂單一致，避免錯付；檔案歸檔需及時，不得遺漏關鍵文件。輸出表單：《付款申請單》（詳見模板八）、《檔案清單》。三、表單模板模板一：采購需求申請表項目名稱需求部門申請人（*經(jīng)辦人）采購內(nèi)容（名稱/規(guī)格型號）單位數(shù)量預估單價（元）預算總金額（元）用途說明期望交付時間緊急程度（一般/緊急）緊急原因（選填）部門負責人審批意見簽字：_________日期：______采購部門意見簽字：_________日期：______審批編號模板二：采購審批單項目編號申請部門采購內(nèi)容預算金額（元）采購類型（物料/服務）期望交付時間審批流程部門負責人意見簽字：_________日期：______采購部門意見簽字：_________日期：______分管領導意見簽字：_________日期：______總經(jīng)理意見簽字：_________日期：______審批結論（同意/駁回）模板三：供應商詢價記錄表采購項目名稱詢價日期采購內(nèi)容供應商A名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價金額（元）報價明細（含單價）供貨周期供應商B名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價金額（元）報價明細（含單價）供貨周期供應商C名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價金額（元）報價明細（含單價）供貨周期采購專員匯總意見簽字：_________日期：______模板四：供應商評估表供應商名稱評估日期采購項目名稱資質(zhì)審核結果（營業(yè)執(zhí)照/行業(yè)資質(zhì)）□合格□不合格（說明：_________）報價合理性（30分）評分：_________說明：_________供貨能力（25分）評分：_________說明：_________服務質(zhì)量（15分）評分：_________說明：_________總分評分：_________結論：□合格□不合格評估人（*采購員）簽字：_________日期：______模板五：采購訂單訂單編號采購方名稱供應商名稱采購內(nèi)容（名稱/規(guī)格型號）單位數(shù)量單價（元）總金額（元）交付時間交付地點付款方式質(zhì)量標準備注（如包裝要求、驗收標準）采購方（簽字蓋章）供應商（簽字蓋章）日期：_________模板六：貨物驗收單訂單編號供應商名稱驗收日期驗收內(nèi)容（名稱/規(guī)格型號）單位數(shù)量驗收結果（√合格×不合格）□數(shù)量無誤□規(guī)格不符□質(zhì)量缺陷不合格詳情：_________驗收人（*需求部門）簽字：_________日期：______采購專員簽字：_________日期：______供應商確認簽字：_________日期：______模板七：服務驗收報告項目編號服務供應商服務日期服務內(nèi)容服務范圍服務標準驗收結果（√合格×不合格）□完全達標□部分達標（說明：_________）□未達標（說明：_________）需求部門評價簽字：_________日期：______采購部門意見簽字：_________日期：______供應商確認簽字：_________日期：______模板八：付款申請單申請編號采購項目名稱供應商名稱應付金額（元）付款方式收款賬戶信息付款事由（訂單號/驗收單號）附件清單（訂單/驗收單/合同等）申請人（*采購員）簽字：_________日期：______財務審核意見簽字：_________日期：______審批人簽字：_________日期：______四、操作要點與風險提示（一）關鍵操作要點需求描述精準化：避免使用“一批”“高端”等模糊詞匯，需明確規(guī)格參數(shù)、數(shù)量及質(zhì)量要求，保證采購物品/服務符合實際需求。審批流程合規(guī)化：嚴格按照《采購審批權限表》逐級審批，不得簡化流程或越權審批，審批意見需明確“同意”或“駁回”并說明理由。供應商評估客觀化：評估過程需量化評分，優(yōu)先選擇《合格供應商名錄》內(nèi)供應商，新增供應商需完成資質(zhì)審核后方可參與報價。驗收環(huán)節(jié)標準化：驗收需對照訂單及質(zhì)量標準，留存驗收記錄（簽字、影像資料），不合格貨物/服務需及時處理并保留溝通記錄。檔案管理規(guī)范化：采購全流程文件需在完成后5個工作日內(nèi)整理歸檔，保證文件完整、可追溯，避免因資料缺失導致糾紛。（二）常見風險提示需求不合理風險：需求部門提報需求前需與實際使用人確認，避免因需求描述錯誤導致采購物品/服務閑置。供應商資質(zhì)風險：未審核供應商資質(zhì)可能導致采購到假冒偽劣產(chǎn)品或服務，需核查營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等有效證件。合同條款風險：重大采購