合同管理流程模板：合同審批與執(zhí)行監(jiān)控一體化工具應(yīng)用指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織中涉及合同全生命周期管理的場景，尤其適合需要規(guī)范化審批流程、實時跟蹤執(zhí)行進度、防控合同風(fēng)險的部門。典型應(yīng)用場景包括：采購類合同：如原材料采購、設(shè)備采購服務(wù)，需從供應(yīng)商資質(zhì)審核到履約驗收全流程管控；服務(wù)類合同：如咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)，需明確服務(wù)標準、交付節(jié)點及驗收方式；銷售類合同：如產(chǎn)品銷售、定制化服務(wù)，需關(guān)注客戶信用審核、收款進度及違約處理；合作類合同：如項目合作、聯(lián)營協(xié)議，需規(guī)范權(quán)責(zé)劃分、利潤分配及退出機制。通過本工具，可實現(xiàn)合同從“發(fā)起-審批-簽署-執(zhí)行-歸檔”的一體化管理，解決傳統(tǒng)合同管理中審批流程混亂、執(zhí)行進度不透明、風(fēng)險滯后發(fā)覺等問題。二、一體化工具操作流程詳解（一）合同發(fā)起與信息錄入發(fā)起申請：由業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同申請，登錄系統(tǒng)后選擇“合同發(fā)起”模塊，填寫合同基本信息，包括合同名稱（如“公司2024年辦公設(shè)備采購合同”）、合同類型（采購/服務(wù)/銷售等）、相對方全稱（如“科技有限公司”）、合同金額（含大寫）、合同期限（起始至終止日期）、主要條款概述（如標的物名稱、數(shù)量、價格、交付標準等）。附件：需同步支撐材料，包括相對方營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、資質(zhì)證明（如行業(yè)許可證、認證證書）、業(yè)務(wù)需求說明書、報價單等，保證附件齊全且命名規(guī)范（如“公司營業(yè)執(zhí)照-2024年.pdf”）。提交審批：確認信息無誤后，提交至審批流程，選擇審批路徑（如“業(yè)務(wù)部門負責(zé)人-法務(wù)部-分管副總-總經(jīng)理”）。（二）多級審批流程管理系統(tǒng)預(yù)設(shè)標準化審批節(jié)點，可根據(jù)合同金額、類型自定義審批層級，保證關(guān)鍵節(jié)點可控：部門初審：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人（如*經(jīng)理）對合同的業(yè)務(wù)真實性、金額合理性進行審核，重點核對需求與合同內(nèi)容是否匹配，附件是否完整，審核通過后流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點；若駁回，需注明駁回原因（如“報價超預(yù)算，需重新議價”），發(fā)起人修改后重新提交。法務(wù)審核：法務(wù)專員（如*法務(wù)）對合同條款的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險點進行審核，重點關(guān)注：主體資格：相對方是否具備履約能力（如經(jīng)營范圍、資質(zhì)有效期）；權(quán)責(zé)條款：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否對等；關(guān)鍵條款：爭議解決方式（約定管轄法院）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等是否完備。審核通過后流轉(zhuǎn)至領(lǐng)導(dǎo)審批；若需修改，出具《法務(wù)審核意見書》，明確修改意見（如“付款條件需增加‘驗收合格后30日內(nèi)支付’”）。領(lǐng)導(dǎo)終審：根據(jù)合同金額及重要性，由分管副總或總經(jīng)理（如*總）進行最終審批，重點審核合同是否符合公司戰(zhàn)略、預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)，審批通過后進入簽署環(huán)節(jié)。（三）合同簽署與用印管理合同文本：審批通過后，系統(tǒng)自動帶審批痕跡的正式合同文本（PDF格式），發(fā)起人核對無誤后，打印紙質(zhì)合同（一式X份，根據(jù)相對方及存檔需求確定份數(shù)）。用印申請：登錄系統(tǒng)提交“合同用印申請”，已簽署的紙質(zhì)合同掃描件，注明用印份數(shù)、用途（如“相對方留存1份，公司存檔2份”），經(jīng)行政部（如*主管）審核用印權(quán)限后，安排用印。簽署與分發(fā)：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章后，業(yè)務(wù)部門將合同原件分發(fā)給相對方及存檔部門，同時在系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已簽署”。（四）執(zhí)行監(jiān)控與進度跟蹤合同簽署后，進入執(zhí)行監(jiān)控階段，系統(tǒng)通過“履約跟蹤表”實時監(jiān)控關(guān)鍵節(jié)點：任務(wù)分解：根據(jù)合同條款，將履約過程分解為關(guān)鍵任務(wù)（如“交付節(jié)點：2024年6月30日前”“驗收節(jié)點：2024年7月15日前”“付款節(jié)點：驗收合格后30日內(nèi)”），明確各任務(wù)的責(zé)任人（如業(yè)務(wù)專員*某）、完成時限及驗收標準。進度更新：責(zé)任人定期在系統(tǒng)中更新任務(wù)進度（如“已完成設(shè)備生產(chǎn)，預(yù)計6月28日發(fā)貨”），履約證據(jù)（如發(fā)貨單、驗收報告），系統(tǒng)自動計算履約率（如“當前交付節(jié)點完成率100%”）。風(fēng)險預(yù)警：當任務(wù)接近或超出時限時，系統(tǒng)自動發(fā)送預(yù)警提醒（如“合同驗收節(jié)點剩余3天，請及時跟進”）；若出現(xiàn)履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不達標），責(zé)任人需提交《履約異常報告》，說明原因及處理方案（如“延遲交付因供應(yīng)商生產(chǎn)故障，已協(xié)商延期7天”），經(jīng)審批后啟動風(fēng)險應(yīng)對流程。（五）變更、終止與歸檔管理合同變更：若需變更合同內(nèi)容（如金額調(diào)整、期限延長），由發(fā)起人提交“合同變更申請”，說明變更原因、變更條款及影響，重新履行審批流程（流程同原合同審批），審批通過后簽署《補充協(xié)議》，更新系統(tǒng)中的合同信息。合同終止：出現(xiàn)法定或約定終止情形（如一方違約、不可抗力導(dǎo)致無法履約）時，提交“合同終止申請”，附終止證明材料（如違約通知書、不可抗力證明），經(jīng)審批后辦理終止手續(xù)，雙方簽署《合同終止協(xié)議》，明確債權(quán)債務(wù)處理方案。歸檔閉環(huán)：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門整理合同全過程資料（包括審批記錄、簽署文本、履約證據(jù)、變更/終止協(xié)議等），掃描至系統(tǒng)，標注“已歸檔”，系統(tǒng)自動合同臺賬，記錄合同全生命周期數(shù)據(jù)，實現(xiàn)“發(fā)起-審批-執(zhí)行-歸檔”閉環(huán)管理。三、核心模板與填寫規(guī)范（一）合同審批單（模板）項目填寫內(nèi)容合同名稱公司2024年辦公設(shè)備采購合同合同類型采購類相對方信息名稱：科技有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：；地址：市區(qū)路合同金額人民幣50萬元（大寫：伍拾萬元整）合同期限2024年5月1日至2024年12月31日主要條款概述采購辦公電腦100臺，單價5000元，交付時間：6月30日前，驗收標準：3個月無故障運行附件清單1.相對方營業(yè)執(zhí)照；2.報價單；3.技術(shù)參數(shù)說明書發(fā)起人*某（業(yè)務(wù)部）部門負責(zé)人審核□同意□不同意（理由：_________________________________）審核人：*經(jīng)理法務(wù)審核□同意□不同意（理由：_________________________________）審核人：*法務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批□同意□不同意（理由：_________________________________）審批人：*副總備注無（二）合同執(zhí)行跟蹤表（模板）合同編號合同名稱履約階段計劃時間實際時間責(zé)任人完成情況風(fēng)險提示CG2024001辦公設(shè)備采購合同設(shè)備生產(chǎn)2024-06-202024-06-18*某已完成無CG2024001辦公設(shè)備采購合同設(shè)備交付2024-06-30-*某進行中物流延遲，預(yù)計7月3日交付CG2024001辦公設(shè)備采購合同驗收2024-07-15-*某未開始需待交付完成后啟動（三）合同變更申請單（模板）項目填寫內(nèi)容原合同編號CG2024001原合同名稱辦公設(shè)備采購合同變更原因增購打印機20臺，因新增部門需求變更后金額人民幣60萬元（原50萬元），增加10萬元變更后條款增加打印機采購條款：單價4000元/臺，交付時間：2024-07-20日前附件清單1.增購需求說明；2.相對方補充報價單發(fā)起人*某（業(yè)務(wù)部）審批意見部門負責(zé)人：經(jīng)理（同意）；法務(wù)：法務(wù)（條款無異議）；領(lǐng)導(dǎo)：*副總（同意）四、使用關(guān)鍵提示與風(fēng)險規(guī)避（一）合同條款審核要點主體資格：嚴格審查相對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍及履約能力，避免與無資質(zhì)主體簽約；金額與支付：明確付款條件（如“預(yù)付款30%到付，驗收合格后70%”）、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）及逾期違約金（如“日萬分之五”）；爭議解決：優(yōu)先約定公司所在地法院管轄，避免約定仲裁機構(gòu)導(dǎo)致維權(quán)成本增加；保密與知識產(chǎn)權(quán)：明保證密范圍、期限及知識產(chǎn)權(quán)歸屬，避免商業(yè)秘密泄露。（二）審批時效管理設(shè)置各審批節(jié)點時限（如部門初審1個工作日、法務(wù)審核2個工作日、領(lǐng)導(dǎo)審批3個工作日），超時未審批系統(tǒng)自動提醒；緊急合同可啟用“加急審批”流程，需說明加急原因并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）執(zhí)行監(jiān)控風(fēng)險防控定期（如每周）更新履約進度，保證數(shù)據(jù)真實、及時；對高風(fēng)險合同（如金額超100萬、履約周期