某游泳俱樂部行政會議制度

第一章總則1.1目的為規(guī)范某游泳俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）行政會議管理，提升決策效率與執(zhí)行能力，促進內(nèi)部溝通協(xié)同，保障俱樂部各項工作有序開展，助力游泳體育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)《某游泳俱樂部章程》及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合俱樂部實際運營情況，制定本制度。1.2依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國體育法》《民辦非企業(yè)單位登記管理暫行條例》及俱樂部內(nèi)部管理規(guī)定，遵循“科學決策、高效務(wù)實、權(quán)責清晰”原則制定。1.3適用范圍本制度適用于俱樂部各級各類行政會議，包括總經(jīng)理辦公會、部門行政例會、專題工作會議、月度行政總結(jié)會、年度行政工作會議等組織、召開、執(zhí)行及檔案管理全過程。1.4會議原則（一）民主集中原則：重大決策需充分聽取各方意見，經(jīng)集體討論后按民主集中制形成決議，確保決策科學合理。（二）高效務(wù)實原則：會議議題需聚焦核心問題，避免議而不決；會議時長嚴格控制，一般不超過90分鐘（專題會議除外）。（三）議而有決原則：凡列入會議議程的議題，需明確結(jié)論（通過、暫緩、否決），無明確結(jié)論的議題不得結(jié)束討論。（四）決而有行原則：會議決議需明確責任主體、完成時限及驗收標準，確保落地執(zhí)行；執(zhí)行情況需跟蹤督辦，定期反饋。（五）公開透明原則：除涉及保密事項外，會議決議應及時向全體員工公開，接受監(jiān)督。第二章會議分類與職責2.1總經(jīng)理辦公會（一）召開頻率：每周一上午9:00（遇法定節(jié)假日順延至次日）。（二）召集人：總經(jīng)理；總經(jīng)理無法參會時，委托副總經(jīng)理召集。（三）參會人員：俱樂部領(lǐng)導班子成員（總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、運營總監(jiān)）、各部門負責人（教學部、會員服務(wù)部、市場部、財務(wù)部、人事部、后勤部、安全管理部）；列席人員根據(jù)議題需要確定（如外部專家、骨干員工）。（四）主要職責：1.審議俱樂部年度發(fā)展規(guī)劃、季度工作計劃及月度工作總結(jié)；2.審議財務(wù)預算、決算方案及單筆金額超過5萬元的重大費用支出；3.審議人事任免、薪酬調(diào)整、員工獎懲及培訓計劃；4.審議俱樂部規(guī)章制度修訂、新業(yè)務(wù)拓展（如青少年游泳培訓營地建設(shè)）及重大合作項目；5.討論會員服務(wù)體系優(yōu)化、賽事活動策劃（如城市游泳聯(lián)賽）及安全隱患整改方案；6.協(xié)調(diào)跨部門重大問題（如教學部與會員服務(wù)部的課程銜接）；7.聽取各部門重要工作匯報，部署階段性重點任務(wù)。（五）議事規(guī)則：議題需經(jīng)總經(jīng)理審定后方可列入議程；決策需經(jīng)參會人數(shù)2/3以上贊成方可通過；涉及員工切身利益的決策，需提前征求工會意見。2.2部門行政例會（一）召開頻率：每周五下午4:00。（二）召集人：各部門負責人。（三）參會人員：本部門全體員工；必要時邀請相關(guān)部門人員列席。（四）主要職責：1.總結(jié)本周工作完成情況，分析存在的問題及原因；2.部署下周工作任務(wù)，明確責任人和完成時限；3.傳達總經(jīng)理辦公會決議及俱樂部最新政策；4.討論本部門內(nèi)部管理優(yōu)化方案（如教學部的課程排班調(diào)整）；5.收集員工意見建議，解決日常工作中的實際困難。（五）議事規(guī)則：會議時長控制在60分鐘內(nèi)；需形成《部門例會紀要》，報行政部備案。2.3專題工作會議（一）召開頻率：根據(jù)工作需要隨時召開。（二）召集人：相關(guān)業(yè)務(wù)負責人（如賽事籌備專題會由市場部負責人召集）。（三）參會人員：涉及部門的負責人及骨干員工；必要時邀請外部專業(yè)人士。（四）主要職責：1.針對特定事項（如游泳賽事籌備、會員投訴集中問題整改、泳池設(shè)備升級）開展專項討論；2.制定具體實施方案，明確分工及時間節(jié)點；3.協(xié)調(diào)解決專項工作中的資源需求（如資金、人員、設(shè)備）；4.跟蹤專項工作進度，及時調(diào)整方案。（五）議事規(guī)則：議題需提前1個工作日向行政部報備；會議紀要需在24小時內(nèi)報行政部存檔。2.4月度行政總結(jié)會（一）召開頻率：每月最后一個周五下午2:00。（二）召集人：總經(jīng)理。（三）參會人員：領(lǐng)導班子成員、各部門負責人。（四）主要職責：1.各部門匯報當月工作完成情況（對照月度計劃），重點說明未完成任務(wù)的原因及整改措施；2.分析俱樂部月度經(jīng)營數(shù)據(jù)（如會員新增數(shù)、培訓收入、成本控制情況）；3.部署下月重點工作任務(wù)，明確核心指標（如會員續(xù)費率提升5%）；4.表彰當月表現(xiàn)突出的部門及個人。（五）議事規(guī)則：各部門需提前1個工作日提交《月度工作總結(jié)報告》至行政部；會議時長控制在120分鐘內(nèi)。2.5年度行政工作會議（一）召開頻率：每年1月中旬。（二）召集人：總經(jīng)理。（三）參會人員：全體行政人員、優(yōu)秀員工代表；邀請上級主管部門領(lǐng)導、會員代表列席。（四）主要職責：1.總結(jié)上年度工作成績，分析存在的問題及改進方向；2.部署本年度工作目標及重點任務(wù)（如新增會員1000人、舉辦3場市級賽事）；3.表彰年度優(yōu)秀團隊、優(yōu)秀員工及突出貢獻者；4.聽取會員代表意見建議，優(yōu)化服務(wù)體系。（五）議事規(guī)則：會議需提前1個月籌備；工作報告需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過；表彰名單需經(jīng)民主推薦產(chǎn)生。第三章會議籌備3.1議題征集（一）總經(jīng)理辦公會議題：各部門需在會議召開前3個工作日，填寫《會議議題申請表》（附件1），經(jīng)部門負責人簽字后提交至行政部。申請表需包含：議題名稱、背景說明、現(xiàn)狀分析、擬解決方案（至少2個備選方案）、預期效果及所需資源。行政部初審后報總經(jīng)理審定，確定最終議程。（二）部門例會及專題會議題：由部門內(nèi)部征集，提前1個工作日確定議程。（三）月度/年度會議議題：由行政部匯總各部門提交的報告，報總經(jīng)理審定。3.2材料準備（一）行政部需在會議召開前2個工作日，將會議議程、議題材料（含備選方案）通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送至參會人員；紙質(zhì)材料需提前1個工作日放置于會場。（二）材料要求：內(nèi)容簡潔明了，數(shù)據(jù)準確（如財務(wù)數(shù)據(jù)需經(jīng)財務(wù)部審核），方案具體可行；涉及保密事項的材料需標注“保密”字樣，僅限參會人員查閱。3.3會議通知（一）行政部需在會議召開前1個工作日，以電子通知（郵件+內(nèi)部群）及書面通知形式發(fā)送會議信息，包括：時間、地點、議程、參會人員、需攜帶材料及注意事項。（二）通知需確認參會人員是否能按時參加；無法參會的需填寫《請假申請表》（附件4），經(jīng)召集人批準后方可缺席，并委托他人代為參會。3.4會場布置（一）行政部需提前30分鐘布置會場：調(diào)試音響、投影儀、麥克風等設(shè)備；擺放會議材料、水杯、姓名牌；確保會場整潔、光線充足。（二）涉及保密議題的會議，需關(guān)閉手機信號屏蔽器，嚴禁錄音錄像。第四章會議召開流程4.1簽到與入場（一）參會人員需在會議開始前5分鐘到達會場，到行政部工作人員處簽到；簽到表需記錄到達時間、遲到/早退情況。（二）會議開始后10分鐘未簽到且未請假的，視為無故缺席。4.2會議開場（一）主持人宣布會議開始，介紹參會人員及列席人員；（二）說明會議目的、議程安排及預計時長；（三）強調(diào)會議紀律（如關(guān)閉手機、禁止隨意走動）。4.3議題討論（一）按議程順序逐一討論議題：1.提案人簡要介紹議題背景及方案（控制在5分鐘內(nèi)）；2.參會人員依次發(fā)言（每人不超過3分鐘），圍繞議題核心發(fā)表意見；3.主持人引導討論方向，避免跑題；對爭議較大的議題，可組織分組討論后再集中發(fā)言。（二）討論要求：發(fā)言需客觀公正，基于事實數(shù)據(jù)；尊重他人意見，不得人身攻擊。4.4決策形成（一）主持人歸納各方意見，提出初步?jīng)Q議草案；（二）參會人員進行表決（舉手表決或無記名投票）；（三）表決結(jié)果需當場公布：贊成票超過2/3的視為通過；未通過的議題需重新完善后再議，或暫緩討論。（四）決議需明確：事項內(nèi)容、責任主體、完成時限、驗收標準及所需資源。4.5會議記錄（一）行政部文秘人員負責會議記錄，內(nèi)容包括：會議時間、地點、主持人、參會人員、議題、討論要點、決議內(nèi)容、責任分工及完成時限。（二）記錄需實時整理，確保準確無誤；會議結(jié)束后1小時內(nèi)形成初稿，報主持人審核；審核通過后，24小時內(nèi)形成正式《會議紀要》（附件3）。4.6會議結(jié)束（一）主持人總結(jié)會議內(nèi)容，重申決議事項及要求；（二）宣布會議結(jié)束，組織參會人員有序離場；（三）行政部工作人員清理會場，回收保密材料。第五章會議決議執(zhí)行與跟蹤5.1決議傳達（一）行政部需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)，將《會議紀要》發(fā)送至所有參會人員及決議執(zhí)行人員；（二）各部門負責人需在1個工作日內(nèi)，組織本部門員工學習會議決議，明確本部門承擔的任務(wù)。5.2執(zhí)行實施（一）決議執(zhí)行人員需制定詳細的執(zhí)行計劃，分解任務(wù)至每日；（二）執(zhí)行過程中遇到困難時，需在24小時內(nèi)通過部門負責人向行政部反饋；行政部需及時協(xié)調(diào)解決，無法解決的報總經(jīng)理處理。5.3跟蹤督辦（一）行政部設(shè)立《會議決議跟蹤表》（附件5），每周五更新執(zhí)行進度；（二）對逾期未完成的任務(wù)，行政部需向責任人發(fā)出《督辦通知書》（附件9），要求說明原因并制定整改措施；（三）月度行政總結(jié)會需通報決議執(zhí)行情況，未完成任務(wù)的部門負責人需作檢討。5.4驗收評估（一）決議完成后，責任人需填寫《決議執(zhí)行驗收表》（附件6），提交至行政部；（二）行政部組織相關(guān)部門進行驗收：對照驗收標準檢查任務(wù)完成情況；驗收合格的，歸檔相關(guān)材料；驗收不合格的，要求責任人限期整改（一般不超過3個工作日）。第六章會議紀律與要求6.1參會紀律（一）無故缺席者：第一次給予口頭警告，第二次扣當月績效獎金100元，第三次取消季度評優(yōu)資格；年度累計3次無故缺席的，視為不稱職，調(diào)整崗位或解除勞動合同。（二）遲到/早退者：遲到/早退10分鐘以內(nèi)的，扣當月績效獎金50元；超過10分鐘的，視為缺勤半天，扣當日工資；年度累計5次遲到/早退的，取消年度評優(yōu)資格。（三）請假規(guī)定：需提前1個工作日提交《請假申請表》，經(jīng)召集人批準后方可生效；緊急情況需電話請假，事后補填申請表。6.2會場紀律（一）會議期間需關(guān)閉手機或調(diào)至靜音模式，不得接打電話、玩手機；（二）不得隨意離開會場，如需離開需向主持人請示；（三）不得打斷他人發(fā)言，發(fā)言需舉手示意；（四）嚴禁錄音、錄像（經(jīng)召集人批準的除外）；（五）保持會場安靜，不得交頭接耳、喧嘩。6.3保密紀律（一）參會人員需對會議涉及的保密事項（如人事任免、財務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)計劃）嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露；（二）保密材料需妥善保管，會后交回行政部；嚴禁復制、傳播保密材料；（三）違反保密紀律的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、解除勞動合同等處分；造成經(jīng)濟損失的，需承擔賠償責任；觸犯法律的，移送司法機關(guān)處理。6.4發(fā)言紀律（一）發(fā)言需圍繞議題，言簡意賅，避免冗長；（二）發(fā)言需客觀公正，基于事實數(shù)據(jù)，不得主觀臆斷；（三）尊重他人意見，不得攻擊他人；對不同意見需理性討論，不得爭吵。第七章會議檔案管理7.1歸檔范圍（一）會議籌備材料：《會議議題申請表》《請假申請表》《會議通知》；（二）會議過程材料：《會議簽到表》《會議記錄》《會議紀要》；（三）執(zhí)行跟蹤材料：《會議決議跟蹤表》《督辦通知書》《決議執(zhí)行驗收表》；（四）其他材料：會議照片、視頻（經(jīng)批準的）、參會人員意見反饋表。7.2歸檔流程（一）行政部需在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，將所有材料整理成冊，編號歸檔；（二）歸檔要求：材料齊全、順序正確（按籌備→過程→執(zhí)行順序）；紙質(zhì)材料需裝訂成冊，電子材料需備份至俱樂部服務(wù)器。7.3保管期限（一）永久保存：年度行政工作會議檔案、俱樂部重大決策檔案（如章程修訂、人事任免）；（二）保存5年：總經(jīng)理辦公會、月度行政總結(jié)會檔案；（三）保存3年：部門例會、專題工作會議檔案；（四）保存1年：臨時會議檔案。7.4查閱流程（一）內(nèi)部員工查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》（附件7），經(jīng)部門負責人及行政部經(jīng)理批準后方可查閱；（二）查閱需在檔案室內(nèi)進行，不得帶出；如需復制，需經(jīng)總經(jīng)理批準，并登記復制內(nèi)容及用途；（三）外部人員查閱檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準，并由行政部人員陪同。7.5銷毀流程（一）超過保管期限的檔案，行政部需填寫《檔案銷毀申請表》（附件8），列出銷毀清單；（二）銷毀清單需經(jīng)總經(jīng)理批準后，由2名以上工作人員監(jiān)督銷毀；（三）銷毀后需填寫《檔案銷毀記錄》，存檔備查。第八章監(jiān)督與考核8.1監(jiān)督主體（一）行政部負責日常監(jiān)督：檢查會議籌備是否規(guī)范、紀律是否遵守、決議是否執(zhí)行；（二）總經(jīng)理負責不定期抽查：對監(jiān)督結(jié)果進行審核，提出改進意見。8.2考核內(nèi)容（一）會議籌備質(zhì)量：議題征集及時性（是否提前3天提交）、材料準備完整性（是否包含所有必要內(nèi)容）、通知發(fā)送準確性（是否遺漏參會人員）；（二）會議紀律遵守情況：參會率（≥95%為合格）、遲到早退率（≤5%為合格）、請假合規(guī)率（100%為合格）；（三）決議執(zhí)行效率：完成率（≥90%為合格）、按時完成率（≥85%為合格）、驗收合格率（≥95%為合格）；（四）檔案管理情況：歸檔及時性（3個工作日內(nèi)）、完整性（100%）、查閱合規(guī)率（100%）。8.3考核方式（一）月度考核：行政部每月5日前發(fā)布上月考核結(jié)果，納入部門月度績效評分；（二）季度考核：每季度第一個月10日前，評選“優(yōu)秀會議組織部門”（1個）及“決議執(zhí)行先進個人”（3名），給予獎金獎勵（部門獎金1000元，個人獎金300元）；（三）年度考核：年度行政工作會議上，表彰“年度會議管理先進單位”及“年度優(yōu)秀員工”，給予榮譽證書及物質(zhì)獎勵。8.4改進機制（一）行政部每半年向總經(jīng)理提交《會議制度執(zhí)行情況報告》，分析存在的問題（如會議效率低、決議執(zhí)行慢）；（二）針對問題提出改進措施（如優(yōu)化議題審核流程、加強跟蹤督辦），經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議后實施；（三）每年年底，廣泛征求員工意見，對本制度進行修訂完善。第九