商務(wù)合同評(píng)審及管理工具集一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景與對(duì)象本工具集適用于各類(lèi)企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)化公司）在開(kāi)展業(yè)務(wù)合作過(guò)程中，需對(duì)商務(wù)合同進(jìn)行規(guī)范化評(píng)審、全生命周期管理的場(chǎng)景。具體包括但不限于：日常采購(gòu)/銷(xiāo)售合同：與供應(yīng)商、客戶(hù)簽訂的買(mǎi)賣(mài)、服務(wù)類(lèi)合同；項(xiàng)目合作合同：聯(lián)合研發(fā)、工程外包、委托加工等長(zhǎng)期項(xiàng)目協(xié)議；合作協(xié)議：分銷(xiāo)代理、戰(zhàn)略合作、合資經(jīng)營(yíng)等框架性協(xié)議；其他法律文件：補(bǔ)充協(xié)議、變更函、保密協(xié)議等與主合同關(guān)聯(lián)的文件。適用崗位包括業(yè)務(wù)發(fā)起人、法務(wù)專(zhuān)員、財(cái)務(wù)專(zhuān)員、部門(mén)負(fù)責(zé)人、高管審批人等，需協(xié)同完成合同從起草到歸檔的全流程管理。二、全流程操作指引階段一：合同發(fā)起與基礎(chǔ)信息錄入目標(biāo)：明確合同需求，保證基礎(chǔ)信息完整，啟動(dòng)評(píng)審流程。需求確認(rèn)與資料準(zhǔn)備業(yè)務(wù)發(fā)起人（如銷(xiāo)售經(jīng)理、采購(gòu)專(zhuān)員）與合作方初步溝通，明確合作內(nèi)容、核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等）；收集合作方主體資格材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等），保證對(duì)方簽約主體合法有效；根據(jù)合同類(lèi)型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同）選擇對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)模板庫(kù)（若無(wú)可由法務(wù)協(xié)助起草）。填寫(xiě)《合同基礎(chǔ)信息表》在系統(tǒng)中新建合同，錄入基礎(chǔ)信息，包括：合同編號(hào)（規(guī)則：公司代碼-年份-合同類(lèi)型-流水號(hào)，如“ZT-2024-CG-001”）、合同名稱(chēng)（需體現(xiàn)核心合作內(nèi)容，如“辦公設(shè)備采購(gòu)合同”）、合作方全稱(chēng)、簽約主體（我方公司名稱(chēng)）、合同金額（大寫(xiě)+小寫(xiě)）、幣種、簽訂地點(diǎn)、預(yù)計(jì)簽訂日期、業(yè)務(wù)部門(mén)、發(fā)起人等；合作方主體資格材料、技術(shù)附件（如規(guī)格參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）、報(bào)價(jià)單等支撐文件。發(fā)起評(píng)審流程在系統(tǒng)中提交合同及附件，選擇評(píng)審路徑（根據(jù)合同金額/類(lèi)型預(yù)設(shè)，如金額≤10萬(wàn)元由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，＞10萬(wàn)元需法務(wù)+財(cái)務(wù)+分管副總審批）；系統(tǒng)自動(dòng)通知各環(huán)節(jié)評(píng)審人（法務(wù)、財(cái)務(wù)、部門(mén)負(fù)責(zé)人等），同步推送《合同評(píng)審任務(wù)清單》。階段二：多部門(mén)協(xié)同評(píng)審目標(biāo)：從法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等維度審核合同條款，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并提出修訂意見(jiàn)。業(yè)務(wù)部門(mén)初審部門(mén)負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)需求一致，標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等業(yè)務(wù)條款是否明確；重點(diǎn)檢查合作方履約能力（如過(guò)往合作記錄、產(chǎn)能證明等），保證可執(zhí)行性；審核通過(guò)后，在系統(tǒng)中填寫(xiě)“業(yè)務(wù)評(píng)審意見(jiàn)”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。法務(wù)部門(mén)合規(guī)性審核法務(wù)專(zhuān)員重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否具備簽約資質(zhì)（如特殊行業(yè)需經(jīng)營(yíng)許可證），授權(quán)委托書(shū)是否有效（需核對(duì)授權(quán)范圍、期限、簽字蓋章）；條款完整性：是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款；法律風(fēng)險(xiǎn)：是否存在不公平條款（如“我方承擔(dān)全部違約責(zé)任”）、法律禁止性規(guī)定（如違反招投標(biāo)法、反壟斷法等），爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確；文本規(guī)范性：合同文本是否邏輯清晰、無(wú)歧義，附件與主合同是否一致。對(duì)問(wèn)題條款標(biāo)注修訂建議（如“建議刪除‘不可抗力導(dǎo)致延遲履約無(wú)需承擔(dān)責(zé)任’的表述，補(bǔ)充具體情形”），在系統(tǒng)中提交《法務(wù)審核意見(jiàn)表》。財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)條款審核財(cái)務(wù)專(zhuān)員重點(diǎn)審核：價(jià)格條款：?jiǎn)蝺r(jià)、總價(jià)是否合理，是否含稅及稅率，支付方式（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款比例）是否符合公司財(cái)務(wù)制度；發(fā)票要求：是否明確發(fā)票類(lèi)型（如增值稅專(zhuān)用發(fā)票）、開(kāi)具時(shí)間及交付條件；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：違約責(zé)任中賠償金額是否合理，是否存在“資金占用無(wú)成本”等隱性風(fēng)險(xiǎn)；關(guān)聯(lián)交易：若涉及關(guān)聯(lián)方，需是否符合公司關(guān)聯(lián)交易審批流程。填寫(xiě)《財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)表》，反饋至發(fā)起人或法務(wù)部門(mén)。意見(jiàn)匯總與修訂業(yè)務(wù)發(fā)起人收集法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)的評(píng)審意見(jiàn)，與合作方溝通修訂條款；若存在重大分歧（如價(jià)格爭(zhēng)議、違約責(zé)任無(wú)法達(dá)成一致），需組織跨部門(mén)會(huì)議協(xié)商，必要時(shí)提交分管高管協(xié)調(diào)；修訂完成后，在系統(tǒng)中更新合同版本，并重新提交相關(guān)評(píng)審人確認(rèn)，直至所有部門(mén)審核通過(guò)。階段三：最終審批與簽署目標(biāo)：完成合同最終審批，規(guī)范簽署流程，保證合同生效。高管審批根據(jù)合同金額或重要性，由指定高管（如總經(jīng)理、分管副總）進(jìn)行最終審批；高管重點(diǎn)關(guān)注：是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃、成本效益是否合理、重大風(fēng)險(xiǎn)是否可控；審批通過(guò)后，系統(tǒng)中《合同審批確認(rèn)單》，顯示各環(huán)節(jié)審批意見(jiàn)及最終生效狀態(tài)。文本定稿與打印使用審批通過(guò)的最終版本打印合同文本，保證“文本內(nèi)容與系統(tǒng)電子版完全一致”，避免“陰陽(yáng)合同”；合同文本需為PDF格式（含所有附件），打印后檢查頁(yè)碼、簽字頁(yè)是否完整。簽署與用印雙方簽署：我方由授權(quán)代表（如法定代表人或其授權(quán)委托人，需附《授權(quán)委托書(shū)》）簽字，合作方需簽字并加蓋公章（或合同專(zhuān)用章），保證“簽字與蓋章齊全”；用印管理：印章管理員憑《合同審批確認(rèn)單》和已簽署的紙質(zhì)合同，在監(jiān)控下加蓋公司公章/合同章，嚴(yán)禁“先蓋章后簽署”或“空白合同蓋章”；簽署后，掃描紙質(zhì)合同電子版（PDF），與系統(tǒng)電子版一并存檔。階段四：合同歸檔與履約跟蹤目標(biāo)：規(guī)范合同存儲(chǔ)，全程跟蹤履約情況，防范履約風(fēng)險(xiǎn)。合同歸檔印章管理員在簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將紙質(zhì)合同原件（含附件、審批單、簽署頁(yè)）移交至檔案管理部門(mén)；檔案管理員核對(duì)合同信息（編號(hào)、名稱(chēng)、金額等）與系統(tǒng)記錄一致后，編號(hào)入庫(kù)，填寫(xiě)《合同歸檔登記表》；系統(tǒng)同步更新合同狀態(tài)為“已歸檔”，關(guān)聯(lián)電子版合同及附件，支持關(guān)鍵詞檢索。履約跟蹤業(yè)務(wù)部門(mén)作為履約責(zé)任主體，建立《合同履約跟蹤表》，記錄以下信息：履行進(jìn)度：如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)等；異常情況：延遲履約、質(zhì)量糾紛、對(duì)方違約等，需及時(shí)記錄并上報(bào)；相關(guān)證據(jù)：如交付簽收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通函件等，掃描存入系統(tǒng)。法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)定期（如每月）查看履約情況，對(duì)異常風(fēng)險(xiǎn)（如對(duì)方瀕臨破產(chǎn)、長(zhǎng)期未付款）預(yù)警，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)處理。合同變更與終止履約過(guò)程中需變更條款的，參照“發(fā)起-評(píng)審-審批-簽署”流程簽訂補(bǔ)充協(xié)議，原合同編號(hào)不變，備注“變更X次”；合同到期或終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)在系統(tǒng)中更新?tīng)顟B(tài)為“已終止”，歸檔補(bǔ)充協(xié)議、終止函等文件，并完成履約總結(jié)。三、核心工具表單模板模板1：合同評(píng)審流程表合同編號(hào)合同名稱(chēng)合作方合同金額（元）業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起人評(píng)審環(huán)節(jié)評(píng)審人評(píng)審意見(jiàn)評(píng)審時(shí)間狀態(tài)ZT-2024-CG-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同科技有限公司85,000采購(gòu)部張*業(yè)務(wù)部門(mén)初審李*（經(jīng)理）核對(duì)型號(hào)與需求一致2024-03-01已通過(guò)法務(wù)合規(guī)審核王*（專(zhuān)員）建議增加“質(zhì)量異議期15天”2024-03-02已通過(guò)財(cái)務(wù)條款審核劉*（主管）尾款比例調(diào)整為10%2024-03-03已通過(guò)高管審批趙*（副總）同意簽署2024-03-04已審批模板2：合同風(fēng)險(xiǎn)審核表（法務(wù)專(zhuān)用）合同編號(hào)審核維度風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)描述審核標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）修訂建議審核人審核時(shí)間ZT-2024-CG-001主體資格合作方未提供最新年檢報(bào)告需提供近1年?duì)I業(yè)執(zhí)照中要求補(bǔ)充2023年年度報(bào)告王*2024-03-02違約責(zé)任未約定逾期付款違約金計(jì)算方式需明確“日萬(wàn)分之三”標(biāo)準(zhǔn)高增加“買(mǎi)方逾期付款，按應(yīng)付金額日萬(wàn)分之三支付違約金”爭(zhēng)議解決約定由合作方所在地法院管轄優(yōu)先選擇我方所在地或仲裁中修改為“提交仲裁委員會(huì)仲裁”模板3：合同履約跟蹤表合同編號(hào)履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人履約情況簡(jiǎn)述異常說(shuō)明（若有）附件（簽收單/報(bào)告等）ZT-2024-CG-001設(shè)備交付2024-04-152024-04-16張*全部設(shè)備送達(dá)指定地點(diǎn)延遲1天，因物流原因物流簽收單（編號(hào)：WL20240416）驗(yàn)收合格2024-04-30-李*待驗(yàn)收設(shè)備調(diào)試中，需5個(gè)工作日調(diào)試記錄支付第一期款項(xiàng)2024-05-10-劉*待提交付款申請(qǐng)需驗(yàn)收合格后啟動(dòng)-四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)合規(guī)性?xún)?yōu)先合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)及公司內(nèi)部制度，涉及國(guó)有資產(chǎn)、外資、特殊行業(yè)的，需額外滿(mǎn)足行業(yè)監(jiān)管要求；簽約代表需保證權(quán)限合法，超越權(quán)限簽訂的合同可能無(wú)效，必要時(shí)需核實(shí)《法定代表人證件號(hào)碼明書(shū)》《授權(quán)委托書(shū)》。信息一致性紙質(zhì)合同與電子版內(nèi)容必須完全一致，關(guān)鍵條款（如金額、日期、違約責(zé)任）不得涂改，確需修改的需雙方蓋章確認(rèn)；合同編號(hào)需唯一，避免重復(fù)或遺漏，便于后續(xù)查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)。時(shí)效性管理合同評(píng)審需在收到完整材料后3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急合同可縮短，但需書(shū)面說(shuō)明原因）；履約跟蹤需實(shí)時(shí)更新，重大風(fēng)險(xiǎn)（如對(duì)方違約、政策變化）需在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人。保密與安全合同文本