合同管理文檔審查標(biāo)準(zhǔn)流程模板一、適用范圍與場景二、審查流程分步指南（一）合同接收與登記材料接收：業(yè)務(wù)部門通過OA系統(tǒng)或線下提交合同審查申請，需提供以下材料：合同草案（最終版，含電子文檔及簽字蓋章掃描件）；合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資質(zhì)證書等）；項(xiàng)目背景說明（如立項(xiàng)批復(fù)、需求函、會(huì)議紀(jì)要等）；其他與合同相關(guān)的補(bǔ)充材料（如技術(shù)附件、報(bào)價(jià)單等）。信息登記：法務(wù)部門指定專人（如法務(wù)專員）接收材料后，在《合同審查臺(tái)賬》中登記合同基本信息，包括合同編號(hào)、合同名稱、合作方名稱、合同類型、提交部門、提交人、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)簽署日期、項(xiàng)目名稱等，并分配唯一審查編號(hào)。初步確認(rèn)：檢查材料是否齊全，若材料缺失，需在1個(gè)工作日內(nèi)通知業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充；若材料齊全，則進(jìn)入下一環(huán)節(jié)審查。（二）初步形式審查完整性審查：核對合同文本是否包含基本構(gòu)成要素，包括但不限于：合同標(biāo)題、合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人）、合同標(biāo)的、數(shù)量與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限與地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、簽字蓋章頁等。若缺失核心條款，需要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充。規(guī)范性審查：檢查合同文本格式是否規(guī)范，條款編號(hào)是否連續(xù)，無錯(cuò)別字、歧義表述（如“大約”“左右”等模糊用語），金額大小寫是否一致，日期格式是否統(tǒng)一。主體資格初審：核對合作方名稱是否與營業(yè)執(zhí)照一致，是否有超越經(jīng)營范圍或無資質(zhì)經(jīng)營的情形（如涉及特殊行業(yè)，需檢查相關(guān)資質(zhì)證書是否在有效期內(nèi)）。若發(fā)覺明顯主體不適格問題，需暫停審查并上報(bào)法務(wù)負(fù)責(zé)人。（三）深入內(nèi)容審查主體資格詳審：合作方為企業(yè)的，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)其是否存續(xù)、有無經(jīng)營異?；驀?yán)重違法失信記錄；合作方為自然人的，需核實(shí)其身份信息及民事行為能力；若合作方為代理人，需檢查授權(quán)委托書是否載明明確的授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，并核對代理人證件號(hào)碼與委托書信息是否一致。核心條款審查：標(biāo)的條款：明確標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等，避免使用“合格產(chǎn)品”“同類產(chǎn)品”等模糊表述；質(zhì)量條款：約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)），明確驗(yàn)收方式、期限及責(zé)任；價(jià)款與支付條款：明確金額、計(jì)價(jià)貨幣、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付時(shí)間（如“收到發(fā)票后X個(gè)工作日內(nèi)”）、賬戶信息（需與合同主體一致，避免個(gè)人賬戶）；履行條款：明確履行期限（起始/截止日期）、履行地點(diǎn)（交貨地/服務(wù)地）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；違約責(zé)任：約定違約情形、違約金計(jì)算方式（不超過實(shí)際損失的30%）、賠償范圍及免責(zé)條款（如不可抗力需定義明確、通知義務(wù)及證明材料要求）；爭議解決：優(yōu)先約定由企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決，若選擇仲裁，需明確仲裁機(jī)構(gòu)全稱及仲裁規(guī)則。法律合規(guī)性審查：核查合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》《反不正當(dāng)競爭法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如金融、醫(yī)療等特殊行業(yè)）；檢查是否存在格式條款（如“最終解釋權(quán)歸甲方所有”），若存在，需保證已履行提示義務(wù)且不存在免除己方責(zé)任、加重對方責(zé)任的情形；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密信息的，需明確權(quán)利歸屬、保密范圍及期限。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別：識(shí)別合同履行中的潛在風(fēng)險(xiǎn)（如付款條件不明確導(dǎo)致回款困難、違約責(zé)任不對等、不可抗力范圍過寬等），并標(biāo)注風(fēng)險(xiǎn)等級（高/中/低）；對高風(fēng)險(xiǎn)條款，需提出具體修改建議，必要時(shí)征求外部法律顧問意見。（四）溝通與修改反饋出具審查意見：法務(wù)專員完成審查后，填寫《合同審查清單》，明確標(biāo)注“通過”“不通過”或“需修改”的條款，并附具體修改理由及建議。審查意見需經(jīng)法務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核（重大合同需報(bào)企業(yè)總法律顧問審批）。反饋與溝通：通過OA系統(tǒng)或書面形式將審查意見反饋至業(yè)務(wù)部門提交人，并同步抄送部門負(fù)責(zé)人。若存在復(fù)雜爭議條款，需組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門及合作方（必要時(shí)）召開溝通會(huì)，明確修改方向及時(shí)限。修改復(fù)核：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審查意見修改合同后，重新提交法務(wù)復(fù)核。法務(wù)專員需重點(diǎn)核查修改內(nèi)容是否落實(shí)審查意見，避免遺漏或偏離；若修改不充分，需退回業(yè)務(wù)部門二次修改，直至符合要求。（五）最終審核與確認(rèn)最終定稿：法務(wù)復(fù)核通過后，出具《合同審查通過通知書》，明確合同版本號(hào)及生效條件。業(yè)務(wù)部門根據(jù)通知書最終定稿合同文本，并準(zhǔn)備簽署材料（如法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書等）。簽署提醒：法務(wù)部門在合同簽署前1個(gè)工作日，提醒業(yè)務(wù)部門確認(rèn)簽署主體、簽字人權(quán)限（法定代表人或授權(quán)代理人）及簽署方式（紙質(zhì)/電子簽章）。歸檔準(zhǔn)備：簽署完成的合同，業(yè)務(wù)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)將紙質(zhì)版原件（含附件）及電子版掃描件提交法務(wù)部門歸檔。（六）合同歸檔與管理電子歸檔：法務(wù)部門將合同電子版（含審查意見、修改記錄、簽署頁等）加密存儲(chǔ)至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，按“合同類型-年份-編號(hào)”分類命名，保證可追溯。紙質(zhì)歸檔：按“合同正本+副本+附件”順序裝訂，標(biāo)注合同編號(hào)及歸檔日期，存入指定檔案柜，由專人負(fù)責(zé)保管。臺(tái)賬更新：法務(wù)部門在歸檔后1個(gè)工作日內(nèi)更新《合同審查臺(tái)賬》，記錄合同簽署狀態(tài)、歸檔日期、檔案編號(hào)等信息，保證臺(tái)賬與實(shí)際檔案一致。后續(xù)跟蹤：對履行中的重大合同，法務(wù)部門可協(xié)同業(yè)務(wù)部門定期跟蹤履行情況，發(fā)覺異常及時(shí)上報(bào)；合同到期前1個(gè)月，提醒業(yè)務(wù)部門評估是否續(xù)簽或終止。三、常用審查工具表單（一）合同審查清單表審查項(xiàng)目審查內(nèi)容審查結(jié)果（通過/不通過/需修改）備注（具體問題及修改建議）合同完整性是否包含標(biāo)題、主體、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款主體資格合作方名稱與營業(yè)執(zhí)照是否一致，資質(zhì)是否在有效期內(nèi)，授權(quán)委托是否規(guī)范核心條款清晰度標(biāo)的、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限等是否明確，無歧義表述法律合規(guī)性是否違反法律法規(guī)或行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，格式條款是否公平風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)（如付款條件、違約責(zé)任、不可抗力等），標(biāo)注風(fēng)險(xiǎn)等級審查人復(fù)核人審查日期（二）合同修改意見溝通表合同編號(hào)合同名稱修改條款序號(hào)/內(nèi)容原內(nèi)容表述修改建議反饋狀態(tài)（待修改/已修改/已確認(rèn)）責(zé)任部門/人反饋日期2024–采購合同第3.2條“貨到后X日內(nèi)付款”明確“貨到并驗(yàn)收合格后X日內(nèi)付款”待修改采購部/*經(jīng)理2024–2024–服務(wù)合同第5.1條“違約金為合同總額的50%”調(diào)整為“違約金為實(shí)際損失的30%”已修改法務(wù)部/*專員2024–（三）合同審查臺(tái)賬表合同編號(hào)合同名稱合同類型合作方名稱提交部門提交人聯(lián)系方式審查人審查日期審查狀態(tài)（待審/已通過/已歸檔）歸檔編號(hào)備注2024–設(shè)備采購合同采購科技有限公司采購部*小明*小紅2024–已通過DA2024-001含技術(shù)附件2024–咨詢服務(wù)協(xié)議服務(wù)咨詢中心市場部*李華1395678*小紅2024–待審——需補(bǔ)充資質(zhì)四、關(guān)鍵審查要點(diǎn)與規(guī)范（一）主體資格審查核心要求企業(yè)合作方需提供最新年檢的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章），并通過官方渠道核實(shí)工商信息；涉及特許經(jīng)營的行業(yè)（如建筑、食品等），需查驗(yàn)相應(yīng)的許可證件；代理人簽署合同的，必須提供加蓋合作方公章的授權(quán)委托書，載明代理事項(xiàng)、權(quán)限及期限，并留存代理人證件號(hào)碼復(fù)印件。（二）條款審查禁止性規(guī)定禁止約定“霸王條款”（如“乙方不得對合同提出任何異議”“甲方單方有權(quán)解除合同且不承擔(dān)違約責(zé)任”等）；禁止約定違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定的條款（如“爭議提交境外仲裁”“合同簽訂前無需審查合作方資質(zhì)”等）；價(jià)款條款中禁止使用“按市場價(jià)”“雙方協(xié)商確定”等模糊表述，需明確金額或計(jì)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。（三）審查時(shí)效管理常規(guī)合同（金額50萬元以下）：自收到完整材料起2個(gè)工作日內(nèi)完成審查；重大合同（金額50萬元以上或涉及核心業(yè)務(wù)）：自收到完整材料起3-5個(gè)工作日內(nèi)完成審查，必要時(shí)延長至7個(gè)工作日（需提前告知業(yè)務(wù)部門）；緊急合同（如應(yīng)急采購）：開通綠色通道，優(yōu)先審查，原則上1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見。（四）保密與責(zé)任規(guī)范審查過程中接觸的合同內(nèi)容及合作方信息，需嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員；法務(wù)部門對審查意見的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，但因業(yè)務(wù)部門提供虛假材料導(dǎo)致的審查失誤，由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)主要責(zé)