標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)流程指南含詢(xún)價(jià)與合同簽訂一體包一、適用范圍本指南適用于企業(yè)各類(lèi)采購(gòu)場(chǎng)景，包括但不限于生產(chǎn)原材料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、服務(wù)外包采購(gòu)（如咨詢(xún)、運(yùn)維）、固定資產(chǎn)采購(gòu)等。適用于采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)協(xié)同崗位，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購(gòu)行為，提升采購(gòu)效率，控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)操作流程（一）需求確認(rèn)與申請(qǐng)階段操作步驟：需求發(fā)起：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、用途、期望交付日期及預(yù)算金額。部門(mén)審核：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)簽字。財(cái)務(wù)復(fù)核：財(cái)務(wù)部對(duì)預(yù)算金額的合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)核查是否超預(yù)算、預(yù)算科目是否正確，復(fù)核通過(guò)后簽字確認(rèn)。責(zé)任主體：需求部門(mén)、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部輸出成果：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（經(jīng)多級(jí)審批簽字版）（二）詢(xún)價(jià)與供應(yīng)商篩選階段操作步驟：制定詢(xún)價(jià)方案：采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，確定詢(xún)價(jià)方式（公開(kāi)詢(xún)價(jià)、邀請(qǐng)?jiān)儍r(jià)或單一來(lái)源采購(gòu)，其中單一來(lái)源需提供書(shū)面說(shuō)明并經(jīng)管理層審批），明確詢(xún)價(jià)范圍（至少3家合格供應(yīng)商，緊急或小額采購(gòu)可酌情減少但不少于2家）。發(fā)放詢(xún)價(jià)函：采購(gòu)部向選定供應(yīng)商發(fā)放《詢(xún)價(jià)函》，附《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》及技術(shù)要求，明確報(bào)價(jià)截止時(shí)間（一般不少于3個(gè)工作日，復(fù)雜項(xiàng)目可延長(zhǎng)）、報(bào)價(jià)方式（書(shū)面蓋章或電子版加密）及聯(lián)系人。收集與整理報(bào)價(jià)：截止時(shí)間前收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫(xiě)《詢(xún)價(jià)記錄表》，匯總各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)明細(xì)、供貨周期、質(zhì)保條款等關(guān)鍵信息。供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購(gòu)部聯(lián)合需求部門(mén)、法務(wù)部對(duì)報(bào)價(jià)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行審核，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如適用）、業(yè)績(jī)證明、質(zhì)量體系認(rèn)證等，保證供應(yīng)商具備履約能力。報(bào)價(jià)評(píng)估：成立評(píng)審小組（由采購(gòu)部、需求部門(mén)、技術(shù)專(zhuān)家、財(cái)務(wù)部代表組成），根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估表》對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，評(píng)分維度包括價(jià)格（占比40%-50%）、技術(shù)參數(shù)匹配度（占比20%-30%）、供貨能力（占比15%-20%）、售后服務(wù)（占比10%-15%）等，選出最優(yōu)供應(yīng)商。責(zé)任主體：采購(gòu)部、需求部門(mén)、法務(wù)部、評(píng)審小組輸出成果：《詢(xún)價(jià)記錄表》《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《供應(yīng)商評(píng)估表》《詢(xún)價(jià)結(jié)果報(bào)告》（三）合同條款擬定與審批階段操作步驟：擬定合同草案：采購(gòu)部根據(jù)《詢(xún)價(jià)結(jié)果報(bào)告》與選定供應(yīng)商對(duì)接，明確雙方權(quán)利義務(wù)，擬定《采購(gòu)合同（草案）》，合同內(nèi)容需包括：雙方基本信息（名稱(chēng)、地址、法定代表人等）；采購(gòu)標(biāo)的（名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)款及支付方式（單價(jià)、總價(jià)、支付節(jié)點(diǎn)、賬戶(hù)信息）；履行期限（交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程；違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情形的處理）；爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟）；其他約定事項(xiàng)（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）。法務(wù)審核：法務(wù)部對(duì)合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性、完整性進(jìn)行審核，重點(diǎn)排查歧義條款、法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提出修改意見(jiàn)并跟蹤落實(shí)。雙方確認(rèn)：采購(gòu)部將法務(wù)審核通過(guò)后的合同草案與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)雙方無(wú)異議后，由供應(yīng)商蓋章簽字。內(nèi)部審批：采購(gòu)部將最終版合同、《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《詢(xún)價(jià)結(jié)果報(bào)告》等材料提交管理層審批，根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（如金額≤5萬(wàn)元由采購(gòu)總監(jiān)審批，5萬(wàn)-50萬(wàn)元由分管副總審批，≥50萬(wàn)元由總經(jīng)理審批）。責(zé)任主體：采購(gòu)部、法務(wù)部、供應(yīng)商、管理層輸出成果：《采購(gòu)合同（草案）》（法務(wù)審核版）、《法務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)》、《合同審批表》（最終審批版）（四）合同簽訂與執(zhí)行跟進(jìn)階段操作步驟：正式簽署：審批通過(guò)后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署合同，合同一式多份（采購(gòu)部、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份，法務(wù)部留存?zhèn)浒福?。?zhí)行監(jiān)控：采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同履行進(jìn)度，包括供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨情況、物流運(yùn)輸狀態(tài)，保證按時(shí)交付；需求部門(mén)配合對(duì)接技術(shù)細(xì)節(jié)，及時(shí)反饋?zhàn)兏枨螅ㄈ缧枳兏?，需簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》并履行審批流程）。異常處理：若供應(yīng)商出現(xiàn)可能影響履約的情況（如延期、質(zhì)量波動(dòng)），采購(gòu)部需及時(shí)發(fā)出《履約預(yù)警通知書(shū)》，要求供應(yīng)商限期整改，同時(shí)啟動(dòng)備選方案（如啟用備選供應(yīng)商）。責(zé)任主體：采購(gòu)部、需求部門(mén)、供應(yīng)商輸出成果：簽署版《采購(gòu)合同》、《合同補(bǔ)充協(xié)議》（如有）、《履約預(yù)警通知書(shū)》（如有）（五）驗(yàn)收與付款結(jié)算階段操作步驟：初步驗(yàn)收：物品/服務(wù)送達(dá)后，需求部門(mén)根據(jù)合同約定的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步驗(yàn)收，填寫(xiě)《初步驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，確認(rèn)數(shù)量、外觀、基本功能是否符合要求。最終驗(yàn)收：對(duì)于需要專(zhuān)業(yè)檢測(cè)的物品（如設(shè)備、原材料），需求部門(mén)可聯(lián)合質(zhì)檢部門(mén)或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行最終檢測(cè)，出具《最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；對(duì)于服務(wù)類(lèi)采購(gòu)，需求部門(mén)根據(jù)服務(wù)成果、交付文檔等進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)服務(wù)達(dá)標(biāo)。付款申請(qǐng)：驗(yàn)收通過(guò)后，采購(gòu)部收集《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《發(fā)票》等材料，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，提交財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)支付：財(cái)務(wù)部核對(duì)付款材料與合同條款的一致性（如金額、收款賬戶(hù)、發(fā)票類(lèi)型），確認(rèn)無(wú)誤后辦理付款手續(xù)，付款方式需與合同約定一致（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯）。責(zé)任主體：需求部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)（如有）、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部輸出成果：《初步驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、《最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（如有）、《付款申請(qǐng)表》、付款憑證三、配套工具模板（一）《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》序號(hào)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量技術(shù)參數(shù)預(yù)算金額（元）期望交付日期需求部門(mén)申請(qǐng)人日期用途說(shuō)明附件（技術(shù)圖紙等）1示例：辦公電腦i7-12700/16G/512G10臺(tái)CPU:i7-12700；內(nèi)存:16GBDDR4；硬盤(pán):512GBSSD50,0002024–行政部*2024–新員工入職配置技術(shù)參數(shù)說(shuō)明書(shū)（二）《詢(xún)價(jià)記錄表》詢(xún)價(jià)項(xiàng)目名稱(chēng)：______________詢(xún)價(jià)日期：____年__月__日詢(xún)價(jià)方式：□公開(kāi)詢(xún)價(jià)□邀請(qǐng)?jiān)儍r(jià)□單一來(lái)源供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人聯(lián)系方式報(bào)價(jià)金額（元）供貨周期（天）質(zhì)保期（年）A公司*–48,000153B公司*YY139–49,500102C公司*ZZ137–47,800203（三）《供應(yīng)商評(píng)估表》供應(yīng)商名稱(chēng)：______________評(píng)估日期：____年__月__日評(píng)估項(xiàng)目：□價(jià)格□技術(shù)□商務(wù)□綜合評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（滿(mǎn)分100分）供應(yīng)商A得分供應(yīng)商B得分供應(yīng)商C得分價(jià)格（40%）報(bào)價(jià)最低者得40分，每高于最低價(jià)1%扣1分35（最低價(jià)48,000）30（比最低價(jià)高3.5%）36（比最低價(jià)低0.4%）技術(shù)參數(shù)匹配度（30%）完全匹配30分，每缺1項(xiàng)關(guān)鍵參數(shù)扣5分30（完全匹配）25（缺1項(xiàng)參數(shù)）30（完全匹配）供貨能力（20%）按期交付20分，每延期1天扣2分16（延期5天）20（按期交付）12（延期8天）售后服務(wù)（10%）質(zhì)保期≥3年且響應(yīng)及時(shí)10分，否則扣分10（3年質(zhì)保，24小時(shí)響應(yīng)）5（2年質(zhì)保）10（3年質(zhì)保，24小時(shí)響應(yīng)）綜合得分——918088（四）《采購(gòu)合同（關(guān)鍵條款模板）》合同編號(hào)：CG-2024-X甲方（采購(gòu)方）：X公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：乙方（供應(yīng)方）：X公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：簽訂地點(diǎn)：X市X區(qū)簽訂日期：____年__月__日第一條采購(gòu)標(biāo)的名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)辦公電腦i7-12700/16G/512G10臺(tái)4,80048,000符合國(guó)家3C標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)參數(shù)要求第二條價(jià)款支付本合同總價(jià)款為人民幣肆萬(wàn)捌仟元整（￥48,000.00），含稅價(jià)（稅率13%）。支付方式：銀行轉(zhuǎn)賬。（1）預(yù)付款：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總價(jià)款的30%，即￥14,400.00；（2）到貨款：乙方交付貨物并經(jīng)甲方驗(yàn)收合格后7個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總價(jià)款的65%，即￥31,200.00；（3）質(zhì)保金：總價(jià)款的5%，即￥2,400.00，質(zhì)保期滿(mǎn)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后7個(gè)工作日內(nèi)支付。第三條履行期限乙方應(yīng)于___年_月__日前將貨物送至甲方指定地點(diǎn)（X市X區(qū)X路X號(hào)），并負(fù)責(zé)安裝調(diào)試（如需）。第四條驗(yàn)收甲方應(yīng)在貨物送達(dá)后5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行初步驗(yàn)收，10個(gè)工作日內(nèi)完成最終驗(yàn)收（需第三方檢測(cè)的，檢測(cè)時(shí)間不計(jì)入驗(yàn)收期）。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：以本合同第一條約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)為準(zhǔn)。第五條違約責(zé)任乙方逾期交付貨物的，每逾期1天，按逾期部分總價(jià)的0.5%向甲方支付違約金，逾期超過(guò)15天，甲方有權(quán)解除合同。貨物質(zhì)量不符合約定的，乙方應(yīng)在7天內(nèi)負(fù)責(zé)更換或退貨，并承擔(dān)由此給甲方造成的損失。第六條爭(zhēng)議解決本合同履行過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。（五）《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告表》驗(yàn)收項(xiàng)目名稱(chēng)：______________合同編號(hào)：______________驗(yàn)收日期：____年__月__日驗(yàn)收內(nèi)容合同約定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際驗(yàn)收情況驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人辦公電腦數(shù)量10臺(tái)10臺(tái)符合*（需求部門(mén)）CPU型號(hào)i7-12700i7-12700符合*YY（技術(shù)部）內(nèi)存容量16GBDDR416GBDDR4符合*YY（技術(shù)部）開(kāi)機(jī)測(cè)試正常啟動(dòng)，無(wú)藍(lán)屏死機(jī)正常啟動(dòng)，運(yùn)行穩(wěn)定符合*ZZ（質(zhì)檢部）綜合結(jié)論□合格□不合格（不合格需說(shuō)明原因）——合格——四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）需求明確性風(fēng)險(xiǎn)需求部門(mén)需在《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》中詳細(xì)描述物品/服務(wù)的規(guī)格、技術(shù)參數(shù)及用途，避免因需求模糊導(dǎo)致采購(gòu)物品與實(shí)際使用不符，造成資源浪費(fèi)。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁與未取得合法資質(zhì)或存在不良記錄的供應(yīng)商合作，需嚴(yán)格核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、業(yè)績(jī)證明等文件，保證供應(yīng)商具備履約能力。（三）詢(xún)價(jià)合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)詢(xún)價(jià)過(guò)程需保持公平、公正、公開(kāi)，不得暗箱操作或傾向特定供應(yīng)商；單一來(lái)源采購(gòu)需提供充分理由并經(jīng)審批，避免利益輸送。（四）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)合同條款需明確雙方權(quán)利義務(wù)，特別是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容，避免歧義條款引發(fā)糾紛；法務(wù)審核環(huán)節(jié)不