采購流程及合同審核通用管理手冊一、引言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購活動全流程及合同審核管理，保證采購行為合規(guī)、高效、經(jīng)濟，降低運營風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益。手冊適用于企業(yè)各部門的采購需求提報、供應(yīng)商管理、合同簽訂及履行等環(huán)節(jié)，相關(guān)崗位人員應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行。二、適用范圍與場景說明本手冊適用于企業(yè)所有采購場景，包括但不限于：生產(chǎn)物資采購：原材料、零部件、設(shè)備等直接用于生產(chǎn)的產(chǎn)品；辦公用品采購：日常辦公所需的文具、耗材、設(shè)備等；服務(wù)類采購：咨詢、維修、保潔、IT服務(wù)等外包服務(wù)；項目采購：新建、改建、擴建項目所需的工程、貨物或服務(wù)。無論采購金額大小、采購周期長短，均需按手冊流程執(zhí)行，特殊緊急采購可簡化部分流程，但需滿足核心控制要求。三、采購流程全階段操作指引（一）需求提報與審批需求發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請表》（詳見第五部分表單1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、用途、期望交付日期及預(yù)算金額。需求部門負(fù)責(zé)人對需求的合理性、必要性及預(yù)算準(zhǔn)確性進行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。預(yù)算與需求復(fù)核采購部門收到需求后，1個工作日內(nèi)完成預(yù)算復(fù)核，重點檢查預(yù)算是否超支、是否符合年度采購計劃；對技術(shù)參數(shù)復(fù)雜的采購需求，組織技術(shù)部門（或?qū)＜覉F隊）進行參數(shù)合理性評審，保證需求描述清晰、無歧義，避免后期供應(yīng)商響應(yīng)偏差。審批權(quán)限劃分采購金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜采購金額≤5萬元：采購部門負(fù)責(zé)人審批；5萬元＜采購金額≤20萬元：分管副總審批；采購金額＞20萬元：總經(jīng)理審批。審批通過后，采購部門方可啟動下一環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商尋源與選擇供應(yīng)商尋源采購部門根據(jù)采購需求，通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價等方式篩選供應(yīng)商；單次采購金額≥5萬元的，供應(yīng)商數(shù)量不少于3家；金額≥20萬元的，需采用公開招標(biāo)方式（特殊情況需書面說明原因并經(jīng)總經(jīng)理審批）。供應(yīng)商資質(zhì)審核供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）、業(yè)績證明（近1年同類項目合同）等材料；采購部門對供應(yīng)商資質(zhì)進行真實性核查，建立《供應(yīng)商資質(zhì)檔案》（詳見第五部分表單2），不合格供應(yīng)商一票否決。供應(yīng)商評估與選定組織技術(shù)、財務(wù)、使用部門組成評審小組，從價格（權(quán)重30%）、資質(zhì)（權(quán)重20%）、業(yè)績（權(quán)重20%）、服務(wù)能力（權(quán)重20%）、付款條件（權(quán)重10%）等維度進行綜合評分；評分結(jié)果按得分高低排序，確定候選供應(yīng)商，形成《供應(yīng)商評審報告》（詳見第五部分表單3），按審批權(quán)限報批后確定最終供應(yīng)商。（三）合同草擬與審核合同草擬采購部門根據(jù)選定結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或參考國家示范文本）草擬采購合同，明確以下核心條款：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人）；標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需附技術(shù)附件）；合同金額、計價方式、支付條件（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例等）；履行期限（交貨/服務(wù)時間、地點、方式）；驗收標(biāo)準(zhǔn)與流程（質(zhì)量驗收、數(shù)量驗收、功能驗收）；違約責(zé)任（違約金計算方式、賠償范圍、合同解除條件）；爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）；其他約定事項（如知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等）。合同審核采購部門初審：檢查合同條款與采購需求、供應(yīng)商評審結(jié)果的一致性，保證金額、數(shù)量、交付時間等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤；法務(wù)部門審核：重點審核合同合法性、合規(guī)性，條款是否完備、是否存在法律漏洞，違約責(zé)任是否明確，爭議解決方式是否有效；財務(wù)部門審核：審核合同金額與預(yù)算匹配度，支付方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開票要求是否明確；使用部門/技術(shù)部門審核：確認(rèn)技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方案是否符合實際需求。所有部門審核通過后，由采購部門匯總意見，形成《合同審批會簽表》（詳見第五部分表單4），按審批權(quán)限報批。（四）合同簽訂與執(zhí)行合同簽訂審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章；供應(yīng)商合同需加蓋其公章及法定代表人簽章，保證“騎縫章”完整；合同一式三份（采購部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份），原件由采購部門歸檔保存，掃描件分發(fā)至相關(guān)部門。訂單下達采購部門根據(jù)合同簽訂結(jié)果，在1個工作日內(nèi)向供應(yīng)商下達《采購訂單》（詳見第五部分表單5），明確交貨批次、時間、地點及聯(lián)系人，訂單內(nèi)容需與合同條款一致。履約跟蹤采購部門指定專人跟蹤合同履行進度，提前3天提醒供應(yīng)商準(zhǔn)備交付/服務(wù)；對延期交付或服務(wù)不符的情況，及時向供應(yīng)商發(fā)出《履約整改通知書》（詳見第五部分表單6），要求限期整改并保留溝通記錄。（五）驗收與付款貨物/服務(wù)驗收供應(yīng)商按訂單交付后，由使用部門、采購部門、技術(shù)部門（如需）共同組成驗收小組，按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程進行驗收；貨物驗收需核對數(shù)量、規(guī)格、外觀、合格證等，并抽樣檢測功能；服務(wù)驗收需檢查服務(wù)成果是否符合合同約定，出具《驗收報告》（詳見第五部分表單7）；驗收不合格的，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退貨、換貨或整改，整改后需重新驗收。付款申請驗收合格后，采購部門收集合同、驗收報告、發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）等資料，填寫《付款申請單》（詳見第五部分表單8），按財務(wù)制度流程報批；財務(wù)部門審核無誤后，按合同約定支付方式安排付款，質(zhì)保金待質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付。（六）采購檔案歸檔采購?fù)瓿珊螅少彶块T負(fù)責(zé)整理采購全流程資料，包括《采購需求申請表》《供應(yīng)商評審報告》《合同審批會簽表》《采購訂單》《驗收報告》《付款申請單》等，按“一采購一檔案”原則歸檔，保存期限不少于5年。四、合同審核核心要點與流程（一）合同主體審核供應(yīng)商需具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如特種行業(yè)許可證），且經(jīng)營范圍涵蓋本次采購內(nèi)容；核對供應(yīng)商法定代表人身份信息，保證簽約代表有合法授權(quán)（如授權(quán)委托書），避免無權(quán)代理風(fēng)險；禁止與被列入“失信被執(zhí)行人”“重大稅收違法案件當(dāng)事人名單”的供應(yīng)商簽約，可通過“信用中國”等公開渠道核查（禁止出現(xiàn)，需說明核查方式）。（二）標(biāo)的物條款審核標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量需與采購需求一致，避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)”“類似”等），需明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需約定驗收依據(jù)（如檢測報告、第三方機構(gòu)鑒定），質(zhì)保期、質(zhì)保范圍及質(zhì)保責(zé)任需明確。（三）價款與支付條款審核合同金額需與采購預(yù)算一致，浮動比例需明確（如±5%以內(nèi)），超預(yù)算需重新審批；支付方式、分期付款比例、時間節(jié)點需符合企業(yè)財務(wù)制度，預(yù)付款比例一般不超過30%，質(zhì)保金比例不低于5%；發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）、開票時間（如預(yù)付款到付后開票）需明確，保證財務(wù)入賬合規(guī)。（四）履行與違約條款審核履行期限（交貨/服務(wù)時間）需具體到日期，明確逾期違約金計算方式（如每日萬分之五，上限不超過合同金額的10%）；違約責(zé)任需對等，避免單方面加重企業(yè)責(zé)任，如供應(yīng)商違約需明確賠償范圍（直接損失、間接損失），企業(yè)違約責(zé)任需合理；爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟，或選擇仲裁機構(gòu)（需明確具體機構(gòu)名稱）。（五）合同審核流程時限采購部門初審：1個工作日；法務(wù)部門審核：2個工作日；財務(wù)部門審核：1個工作日；使用/技術(shù)部門審核：1個工作日；總經(jīng)理審批：1個工作日。特殊情況需加急的，由需求部門提交書面說明，經(jīng)分管副總審批后可縮短時限，但不得少于1個工作日。五、常用管理表單模板表單1：采購需求申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量用途說明期望交付日期預(yù)算金額需求部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：采購部門審核意見：簽字：日期：分管副總意見（如需）：簽字：日期：表單2：供應(yīng)商資質(zhì)檔案供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人及電話主營業(yè)務(wù)資質(zhì)證書名稱（附復(fù)印件）有效期近1年同類項目業(yè)績（附合同復(fù)印件）采購部門核查意見：核查人：日期：法務(wù)部門審核意見：審核人：日期：表單3：供應(yīng)商評審報告采購項目名稱評審日期供應(yīng)商名稱價格得分（30%）資質(zhì)得分（20%）業(yè)績得分（20%）供應(yīng)商A供應(yīng)商B評審小組意見：評審小組成員簽字：審批意見：審批人：日期：表單4：合同審批會簽表合同名稱合同編號供應(yīng)商名稱合同金額采購部門初審意見：簽字：日期：法務(wù)部門審核意見：簽字：日期：財務(wù)部門審核意見：簽字：日期：使用/技術(shù)部門審核意見：簽字：日期：分管副總意見（如需）：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見：簽字：日期：表單5：采購訂單訂單編號下達日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人及電話采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量合同編號交付日期交付地址收貨人及電話采購部門負(fù)責(zé)人簽字：采購員簽字：日期：表單6：履約整改通知書供應(yīng)商名稱合同編號整改事項（如延期交付、質(zhì)量不符）整改要求整改期限采購部門經(jīng)辦人：聯(lián)系方式：日期：供應(yīng)商簽收：簽字：日期：表單7：驗收報告驗收項目名稱驗收日期供應(yīng)商名稱合同編號驗收內(nèi)容（數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）驗收結(jié)果（合格/不合格）備注驗收小組意見：驗收小組成員簽字：使用部門確認(rèn)：簽字：日期：表單8：付款申請單供應(yīng)商名稱合同編號付款事由（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金）付款金額附件清單（合同、驗收報告、發(fā)票等）采購部門意見：簽字：日期：財務(wù)部門審核意見：簽字：日期：分管副總意見（如需）：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（如需）：簽字：日期：六、風(fēng)險防控與操作規(guī)范（一）需求管理風(fēng)險風(fēng)險點：需求描述不清晰、預(yù)算超支、虛假需求；防控措施：需求部門需提供詳細(xì)技術(shù)參數(shù)，采購部門聯(lián)合技術(shù)部門評審；預(yù)算需經(jīng)財務(wù)部門復(fù)核，超預(yù)算需重新履行審批流程；禁止虛構(gòu)需求套取資金，一經(jīng)發(fā)覺嚴(yán)肅處理。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險風(fēng)險點：供應(yīng)商資質(zhì)造假、圍標(biāo)串標(biāo)、履約能力不足；防控措施：建立供應(yīng)商準(zhǔn)入機制，定期更新合格供應(yīng)商庫；對大額采購采用公開招標(biāo)，引入第三方監(jiān)督；合同中約定供應(yīng)商違約責(zé)任，對履約不良的供應(yīng)商建立黑名單。（三）合同條款風(fēng)險風(fēng)險點：條款模糊、法律漏洞、責(zé)任不對等；防控措施：使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板，法務(wù)部門全程審核；明確違約金計算方式、爭議解決方式，避免口頭約定；合同簽訂前需核對雙方主體信息，保證公章、簽字真實有效。（四）驗收與付款風(fēng)險風(fēng)險點：驗收不嚴(yán)格、虛假驗收、提前付款；防控措施：驗收需多方參與，留存驗收記錄及影像資料；付款需憑合同、驗收報告、