采購流程與審批標準化手冊前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確各環(huán)節(jié)職責分工，提高采購效率與資金使用效益，防范采購風險，特制定本手冊。本手冊適用于公司所有采購活動相關部門及人員，涵蓋采購需求發(fā)起、審批、執(zhí)行、驗收、付款等全流程，旨在實現(xiàn)采購工作的標準化、透明化與合規(guī)化管理。一、適用范圍與業(yè)務場景本手冊適用于公司各部門（含子公司、分支機構）的所有采購活動，包括但不限于：日常辦公采購：辦公用品、設備耗材等單次采購金額≤5000元的采購項目；生產物料采購：原材料、零部件、輔助材料等與生產直接相關的采購項目；服務類采購：技術服務、咨詢服務、維修保養(yǎng)、勞務外包等服務類采購項目；固定資產采購：單價≥5000元或單次采購金額≥10000元的設備、工具等固定資產采購項目。不同場景下采購流程的復雜度及審批權限可根據(jù)采購金額、物料重要性進行差異化調整，具體見本手冊“采購流程分類與操作規(guī)范”。二、采購流程分類與操作規(guī)范根據(jù)采購金額、物料特性及風險等級，采購流程分為“小額采購流程”和“大額采購流程”兩類，具體操作規(guī)范（一）小額采購流程（單次采購金額≤5000元）適用范圍：日常辦公耗材、小額服務采購等低價值、高頻次采購項目。步驟1：需求發(fā)起與部門審核操作主體：需求部門申請人（如行政專員、項目助理等）、需求部門負責人*。操作說明：申請人根據(jù)實際需求，填寫《采購需求申請表》（詳見“三、標準化模板”），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總預算、用途、緊急程度等信息，并附相關支撐材料（如報價單、需求說明等）；需求部門負責人*對需求的合理性、必要性及預算匹配性進行審核，確認無誤后在《采購需求申請表》中簽字批準。輸出物：經審批的《采購需求申請表》。步驟2：采購執(zhí)行與供應商選擇操作主體：采購專員*、需求部門申請人（可選）。操作說明：采購專員*收到審批通過的《采購需求申請表》后，1個工作日內完成供應商信息查詢（優(yōu)先從公司合格供應商庫中選擇）；對于標準化產品（如辦公用品），可直接從定點供應商處采購；對于非標準化服務或小額物料，需至少向2家供應商詢價，并填寫《供應商比價/議價記錄表》（詳見“三、標準化模板”），記錄報價差異及選擇理由；采購專員*根據(jù)詢價結果確定供應商，與供應商確認交貨期、付款方式等細節(jié)，口頭或郵件告知需求部門申請人。輸出物：《供應商比價/議價記錄表》（可選）、采購訂單（郵件/書面）。步驟3：驗收入庫與費用確認操作主體：需求部門驗收人、倉庫管理員（如涉及實物入庫）、采購專員。操作說明：物料送達后，需求部門驗收人根據(jù)采購訂單核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量，確認無誤后在《到貨驗收單》（詳見“三、標準化模板”）中簽字；涉及實物入庫的，倉庫管理員*核對驗收單信息后辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；服務類采購需由需求部門根據(jù)服務成果驗收，確認服務達標后簽署《服務驗收確認單》。輸出物：《到貨驗收單》或《服務驗收確認單》。步驟4：付款申請與財務審核操作主體：采購專員、財務審核、財務負責人*。操作說明：采購專員*收集《采購需求申請表》《供應商比價/議價記錄表》（如有）、《到貨驗收單》《采購合同》（如有）及發(fā)票，填寫《付款申請單》（詳見“三、標準化模板”），提交財務部門；財務審核核對單據(jù)的完整性、合規(guī)性（如發(fā)票抬頭、稅號是否正確，金額是否與驗收單、合同一致），確認無誤后提交財務負責人審批；財務部門根據(jù)審批結果安排付款（原則上通過銀行轉賬，禁止現(xiàn)金支付大額款項）。輸出物：審批完成的《付款申請單》、付款憑證。（二）大額采購流程（單次采購金額＞5000元或固定資產采購）適用范圍：生產物料、大型設備、重要服務等高價值、低頻次或對公司運營有重大影響的采購項目。步驟1：需求立項與預算評審操作主體：需求部門申請人、需求部門負責人、財務預算專員、分管副總*。操作說明：需求部門申請人根據(jù)業(yè)務規(guī)劃或項目需求，編制《采購立項報告》（詳見“三、標準化模板”），說明采購背景、必要性、預期效益、技術參數(shù)、預算明細（含單價、數(shù)量、總價）等，附相關技術方案或市場調研報告；需求部門負責人*審核立項報告的合理性與可行性，簽字后提交財務部門；財務預算專員*核對采購預算是否符合年度預算安排，超預算項目需說明資金來源（如預算調整、專項審批），并出具《預算審核意見》；分管副總對立項報告及預算審核意見進行審批，重大項目（如金額≥50000元）需提交總經理審批。輸出物：審批通過的《采購立項報告》《預算審核意見》。步驟2：供應商尋源與資質審核操作主體：采購專員、采購部負責人、需求部門技術專家*。操作說明：采購專員*根據(jù)立項報告要求，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判或單一來源采購（符合法定情形時）等方式開展供應商尋源，編制《供應商尋源報告》；采購部負責人*組織對供應商資質進行審核（包括營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質證書、生產/經營許可、過往合作業(yè)績、信譽評價等），必要時進行實地考察；需求部門技術專家*參與供應商技術能力評估，出具《供應商技術評審意見》。輸出物：《供應商尋源報告》《供應商資質審核表》《供應商技術評審意見》。步驟3：招標/談判與合同擬定操作主體：采購專員、采購部負責人、法務專員（可選）、需求部門代表。操作說明：采用招標方式的，需發(fā)布招標公告（或發(fā)出投標邀請書），組建評標委員會（由需求部門、采購部、財務部、法務部人員組成），按招標文件要求進行開標、評標，確定中標供應商并發(fā)布《中標通知書》；采用談判方式的，需與2家以上供應商分別談判，形成《談判記錄》，明確最終報價、服務條款等；采購專員*根據(jù)中標結果或談判結果，擬定《采購合同》（詳見“三、標準化模板”），合同內容應包括標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、質量標準、交付期限、付款方式、違約責任、爭議解決方式等核心條款；法務專員（或外部律師）對合同條款進行合規(guī)性審核，需求部門、采購部確認無誤后，提交分管副總及總經理*審批。輸出物：《招標/談判結果報告》《采購合同》（審批版）。步驟4：合同簽訂與訂單執(zhí)行操作主體：采購專員、授權簽字人、供應商代表。操作說明：采購合同經最終審批后，由授權簽字人*（總經理或其授權人）與供應商代表共同簽字蓋章，合同生效；采購專員*根據(jù)合同內容制作《采購訂單》，明確交貨時間、地點、方式等，發(fā)送給供應商并跟蹤生產/備貨進度；對于需要預付款的合同，按合同約定流程辦理預付款支付（需提供銀行保函等擔保措施）。輸出物：正式《采購合同》《采購訂單》。步驟5：履約驗收與問題處理操作主體：需求部門驗收組（含技術、使用人員）、倉庫管理員、質量檢驗員（如涉及質量檢測）、采購專員*。操作說明：供應商按合同約定交付標的物后，需求部門組織驗收組進行驗收：實物類采購：核對數(shù)量、規(guī)格、外觀，必要時送第三方機構進行質量檢測，出具《質量檢測報告》；服務類采購：按服務標準驗收服務成果（如項目報告、運維記錄等），出具《服務驗收報告》；驗收合格的，需求部門、質量部門（如有）、倉庫在《到貨驗收單》或《服務驗收報告》同簽字確認；驗收不合格的，需在3個工作日內向供應商出具《不合格項通知單》，要求限期整改，整改后重新驗收；涉及索賠的，采購專員*根據(jù)合同約定與供應商協(xié)商處理，形成《索賠處理報告》。輸出物：《到貨驗收單》《質量檢測報告》（如有）、《服務驗收報告》《不合格項通知單》（如有）、《索賠處理報告》（如有）。步驟6：尾款支付與資料歸檔操作主體：采購專員、財務審核、財務負責人、檔案管理員。操作說明：采購專員*收集《采購合同》《采購訂單》《到貨驗收單》《質量檢測報告》《服務驗收報告》《發(fā)票》等資料，填寫《尾款付款申請單》，提交財務部門；財務審核核對合同約定的付款條件是否滿足（如驗收合格、質保金扣除等），確認無誤后經財務負責人審批，安排尾款支付；檔案管理員*將采購全流程資料（立項、招標、合同、驗收、付款等）整理歸檔，保存期限不少于5年。輸出物：審批完成的《尾款付款申請單》、付款憑證、歸檔資料。三、標準化模板與填寫說明（一）《采購需求申請表》字段名稱填寫要求需求部門填寫申請部門全稱申請人填寫申請人姓名及工號聯(lián)系方式填寫申請人手機號或辦公電話采購類別勾選“辦公類/生產類/服務類/固定資產類”采購物品/服務名稱填寫具體名稱（如“A4打印紙”“零件維修服務”），需清晰明確規(guī)格型號/技術參數(shù)填寫詳細要求（如“70g白色，500張/包”“維修響應時間≤2小時”）需求數(shù)量填寫采購數(shù)量，單位需明確（如“臺”“件”“次”）預估單價填寫市場預估單價（保留兩位小數(shù)）總預算數(shù)量×預估單價，與財務預算一致用途說明簡述采購原因及使用場景（如“行政部日常辦公使用”“生產線備件更換”）緊急程度勾選“一般/緊急/特急”（特急需說明原因并經分管副總*審批）附件相關報價單、技術圖紙、需求說明等部門負責人審批需求部門負責人*簽字，確認需求及預算采購部意見采購專員填寫審核意見，采購部負責人簽字備注其他需說明的事項（二）《供應商比價/議價記錄表》字段名稱填寫要求采購項目名稱與《采購需求申請表》一致需求部門填寫申請部門全稱采購數(shù)量與《采購需求申請表》一致序號供應商編號供應商名稱全稱需與營業(yè)執(zhí)照一致聯(lián)系人供應商授權聯(lián)系人聯(lián)系方式聯(lián)系人手機號報價明細分項列出品名、規(guī)格、單價、總價（如有多項需逐條填寫）報價有效期限供應商承諾的報價有效期（如“30天”）交貨期供應商承諾的交付時間付款方式供應商要求的付款條件（如“貨到付款”“30%預付款+70%尾款”）質量保證供應商提供的質量承諾（如“質保1年”“符合國家標準”）比價結論采購專員*填寫選擇該供應商的理由（如“價格最低、交貨期短”）采購部負責人審批簽字確認比價結果（三）《采購合同》（核心條款節(jié)選）合同編號：[年份]-[部門簡稱]-[序號]（如“2024-CG-001”）甲方（采購方）：[公司全稱]乙方（供應商）：[供應商全稱]簽訂日期：YYYY年MM月DD日標的物：名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總價（元）質量標準交付時間交付地點[物品名稱][參數(shù)][數(shù)量][單價][總價][國家標準/行業(yè)標準/約定標準]YYYY-MM-DD[公司指定地點]付款方式：預付款：合同簽訂后[X]個工作日內，甲方向乙方支付合同總價的[%]，即[金額]元；到貨款：標的物送達并驗收合格后[X]個工作日內，甲方向乙方支付合同總價的[%]，即[金額]元；質保金：質保期滿無質量問題后[X]個工作日內，甲方向乙方支付剩余[%]，即[金額]元。違約責任：逾期交貨：每逾期1天，乙方按合同總價的[%]向甲方支付違約金，逾期超過[X]天，甲方有權解除合同；質量問題：驗收不合格或質保期內出現(xiàn)質量問題，乙方應在[X]天內免費維修/更換，否則甲方有權要求乙方支付[金額]元違約金并解除合同。爭議解決：因本合同引起的爭議，雙方應友好協(xié)商解決，協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。（四）《到貨驗收單》字段名稱填寫要求驗收單編號按年份-序號編制（如“YH2024001”）采購訂單編號關聯(lián)對應的《采購訂單》編號供應商名稱與合同一致到貨日期YYYY-MM-DD標的物名稱與合同一致規(guī)格型號與合同一致應到數(shù)量合同約定的數(shù)量實收數(shù)量實際清點數(shù)量驗收結果勾選“合格/不合格”，不合格需注明具體問題（如“外觀劃傷”“參數(shù)不符”）驗收意見需求部門驗收人填寫（如“符合使用要求”“需更換3臺不合格產品”）需求部門簽字驗收人及部門負責人*簽字確認質量部門簽字如涉及質量檢測，質量檢驗員*簽字倉庫簽字倉庫管理員*確認入庫數(shù)量采購部簽字采購專員*確認驗收流程合規(guī)（五）《付款申請單》字段名稱填寫要求申請部門采購部申請人采購專員*付款日期申請付款的日期采購項目名稱與合同一致供應商名稱與合同一致合同編號關聯(lián)對應的《采購合同》編號付款階段勾選“預付款/到貨款/尾款/質保金”申請金額大小寫一致（如“人民幣壹萬元整（￥10000.00）”）付款方式勾選“銀行轉賬/承兌匯票”供應商賬戶信息戶名、開戶行、賬號（需與合同一致）附件清單列出所附單據(jù)名稱及份數(shù)（如“采購合同1份、驗收單1份、發(fā)票1份”）采購部意見采購專員填寫“同意付款”，采購部負責人簽字財務審核意見財務審核*核對單據(jù)無誤后簽字財務負責人審批財務負責人*簽字確認總經理審批金額≥50000元需總經理*簽字四、關鍵控制點與風險提示（一）需求合理性控制風險點：需求部門虛報、多報采購需求，導致資源浪費或預算超支?？刂拼胧盒枨蟛块T負責人*需嚴格審核需求的必要性及預算匹配性，財務部門定期對采購需求進行合理性抽查，對異常需求（如數(shù)量大幅超出歷史平均值）要求說明原因。（二）供應商資質控制風險點：供應商資質不全或信譽不佳，導致采購質量不達標或履約風險?？刂拼胧航⒑细窆處?，定期更新供應商資質（每年審核1次）；新供應商準入需提供營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質證書、業(yè)績證明等材料，必要時進行實地考察；對供應商實行“黑名單”制度，對存在欺詐、違約行為的供應商永久禁入。（三）合同條款控制風險點：合同條款不明確（如質量標準、違約責任缺失），導致爭議或損失?？刂拼胧褐卮蟛少徍贤杞浄▌諏T*審核，核心條款（標的物、價格、交付、付款、違約責任等）必須清晰、可執(zhí)行；合同簽訂前需經采購部、需求部門、財務部聯(lián)合會簽，保證各方無異議。（四）驗收環(huán)節(jié)控制風險點：驗收流于形式，導致不合格產品/服務入庫，影響后續(xù)使用或增加成本?？刂拼胧盒枨蟛块T、質量部門（如有）、倉庫共同參與驗收，嚴格執(zhí)行驗收標準；對技術復雜的采購項目，可邀請第三方機構參與驗收；驗收不合格的，需及時記錄并