企業(yè)內(nèi)部文件資料管理規(guī)范為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件資料的管理工作，保障文件資料的完整性、安全性及高效利用，提升管理效率、降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合企業(yè)運(yùn)營(yíng)實(shí)際，制定本管理規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門及所屬單位的紙質(zhì)、電子文件資料管理，涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、借閱、更新、廢止及保密等全流程管理。一、管理職責(zé)歸口管理部門：行政部（或綜合管理部）作為文件資料管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定并完善文件管理規(guī)范，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況；統(tǒng)籌企業(yè)級(jí)重要文件的歸檔、保管與銷毀工作；協(xié)調(diào)解決跨部門文件管理相關(guān)問(wèn)題。部門管理職責(zé)：各部門應(yīng)指定1名兼職文件管理員，負(fù)責(zé)本部門文件的日常分類、整理、歸檔及借閱登記；定期向歸口管理部門報(bào)送文件管理情況；對(duì)本部門文件的準(zhǔn)確性、有效性負(fù)責(zé)。員工職責(zé)：全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)范，按權(quán)限使用文件資料；發(fā)現(xiàn)文件存在錯(cuò)誤或需更新時(shí)，及時(shí)反饋至部門管理員；對(duì)接觸到的涉密文件承擔(dān)保密責(zé)任。二、文件分類與編碼（一）分類規(guī)則文件資料按“性質(zhì)+生命周期”分為四類：1.制度規(guī)范類：含企業(yè)章程、管理制度、流程規(guī)范等具有長(zhǎng)期指導(dǎo)意義的文件；2.業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類：含合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的文件；3.技術(shù)資料類：含產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)手冊(cè)、系統(tǒng)操作指南等專業(yè)技術(shù)文件；4.檔案記錄類：含會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)記錄、考勤檔案等具有存檔價(jià)值的歷史記錄。（二）編碼規(guī)則文件采用“部門代碼-年份-類別代碼-序號(hào)”的編碼方式（示例如下）：行政部2024年制定的第3項(xiàng)制度規(guī)范，編碼為“XM-ZD-____”（XM為行政部代碼，ZD為制度類代碼）；市場(chǎng)部2024年的第5份客戶資料，編碼為“SC-YW-____”（SC為市場(chǎng)部代碼，YW為業(yè)務(wù)類代碼）。各部門代碼、類別代碼由歸口管理部門統(tǒng)一編制并發(fā)布。三、文件的創(chuàng)建與審批（一）創(chuàng)建要求格式規(guī)范：紙質(zhì)文件采用A4紙、仿宋_GB2312字體（小四號(hào)），電子文件統(tǒng)一使用企業(yè)指定模板（含頁(yè)眉頁(yè)腳、頁(yè)碼、版本號(hào)）；內(nèi)容要求：文件內(nèi)容應(yīng)邏輯清晰、表述準(zhǔn)確，避免歧義；涉及數(shù)據(jù)、流程的部分需經(jīng)相關(guān)部門復(fù)核。（二）審批流程制度規(guī)范類：由部門起草→部門負(fù)責(zé)人審核→歸口管理部門復(fù)核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類：由經(jīng)辦人起草→部門負(fù)責(zé)人審核（涉及財(cái)務(wù)、法務(wù)的需同步會(huì)簽）；技術(shù)資料類：由技術(shù)人員起草→技術(shù)負(fù)責(zé)人審核→分管技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)審批；檔案記錄類：由記錄人整理→部門管理員審核→歸檔留存（無(wú)需單獨(dú)審批）。審批通過(guò)的文件，需在首頁(yè)標(biāo)注“審批日期”“審批人”及“生效日期”。四、文件的存儲(chǔ)與保管（一）紙質(zhì)文件存放要求：使用帶鎖文件柜分類存放，柜內(nèi)放置防潮劑、防蟲劑；文件柜應(yīng)遠(yuǎn)離水源、火源，環(huán)境溫度保持在15-25℃，濕度40%-60%；歸檔周期：業(yè)務(wù)類文件按月歸檔，制度類、技術(shù)類文件按年歸檔，檔案類文件實(shí)時(shí)歸檔；備份要求：重要紙質(zhì)文件（如合同、公章使用記錄）需掃描生成電子檔，與紙質(zhì)版同步保管。（二）電子文件存儲(chǔ)方式：統(tǒng)一存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器（或指定云平臺(tái)），按“部門-年份-類別”建立文件夾；權(quán)限設(shè)置：電子文件按“只讀/編輯/管理員”設(shè)置權(quán)限，由部門管理員分配；備份機(jī)制：每月1日自動(dòng)備份至異地服務(wù)器，每年底進(jìn)行一次離線備份（如移動(dòng)硬盤），備份文件需加密存儲(chǔ)。五、文件的借閱與使用（一）借閱流程紙質(zhì)文件：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到部門管理員處辦理借閱；電子文件：通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)（或指定平臺(tái)）提交借閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后系統(tǒng)自動(dòng)分配權(quán)限（默認(rèn)借閱期限為7個(gè)工作日）。（二）使用要求借閱文件僅限工作使用，不得轉(zhuǎn)借他人或帶離辦公區(qū)域（經(jīng)批準(zhǔn)的外出辦公除外）；紙質(zhì)文件不得涂改、圈畫，電子文件不得私自復(fù)制、篡改；逾期未歸還的，系統(tǒng)自動(dòng)提醒，部門管理員應(yīng)督促借閱人歸還或辦理續(xù)借（續(xù)借期限不超過(guò)5個(gè)工作日）。六、文件的更新與廢止（一）更新機(jī)制當(dāng)政策法規(guī)變化、業(yè)務(wù)流程調(diào)整或文件內(nèi)容存在錯(cuò)誤時(shí)，由原起草部門提出更新申請(qǐng)，按原審批流程修訂后發(fā)布新版本；新版本文件需標(biāo)注“版本號(hào)（如V2.0）”，并在文件末尾說(shuō)明“本版本自×年×月×日起生效，原V1.0版本同時(shí)廢止”。（二）廢止流程過(guò)時(shí)或失效的文件，由歸口管理部門發(fā)布《文件廢止通知》，明確廢止文件的名稱、編碼及生效日期；各部門應(yīng)在通知生效后10個(gè)工作日內(nèi)，回收紙質(zhì)文件（加蓋“廢止”章后歸檔），刪除電子文件（保留備份）。七、保密管理（一）密級(jí)劃分文件按保密程度分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)：絕密：含企業(yè)核心技術(shù)、未公開戰(zhàn)略規(guī)劃等，僅限企業(yè)高管及指定人員接觸；機(jī)密：含客戶核心數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)預(yù)算等，僅限部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員接觸；秘密：含日常業(yè)務(wù)記錄、普通員工檔案等，僅限部門內(nèi)部人員接觸。（二）管理措施涉密文件需在首頁(yè)標(biāo)注“密級(jí)”及“保密期限”，紙質(zhì)文件存放于密碼文件柜，電子文件采用AES-256加密；借閱涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期間需全程登記，使用后立即歸還；員工離職前，需移交所有